Понимание процесса применения PMP и его подводных камней

Сертификация Project Management Professional (PMP) является важной вехой в карьере многих руководителей проектов. Она сигнализирует работодателям и коллегам о том, что вы обладаете глобальным стандартом компетентности в ведущих проектах. Однако путь к этой проверке начинается с одного шага, который привлекает многих других квалифицированных специалистов: заявка. Заявка PMP - это не просто формальность; это механизм хранения. Институт управления проектами (PMI) тщательно изучает каждую заявку, чтобы убедиться, что кандидаты соответствуют строгому опыту и требованиям к образованию. Плохо подготовленная заявка может привести к задержкам, ужасному аудиту или прямому отказу. Понимание наиболее распространенных ошибок и обучение тому, как их избежать, имеет важное значение для плавного процесса. Эта статья предоставляет подробное руководство по основным ошибкам, которые делают заявители, и предлагает действенные стратегии для подачи полного, точного и убедительного приложения.

Приложение PMP требует от вас документировать тысячи часов опыта управления проектами, подробно описать ваше образование и описать ваше профессиональное развитие. Это сложный документ, который требует точности. Многие соискатели спешат через процесс, недооценивают необходимый уровень детализации или неправильно понимают критерии. К концу этого руководства вы будете точно знать, что искать и как представить свой опыт таким образом, чтобы соответствовать ожиданиям PMI. Являетесь ли вы опытным менеджером проекта или кем-то с несколькими годами опыта, избегая этих подводных камней, сэкономит вам время, разочарование и ненужный стресс.

Общие ошибки, которых следует избегать

1. Неполные или нечеткие описания опыта

Наиболее частой и дорогостоящей ошибкой соискателей является представление описания опыта, которые слишком краткие, общие или расплывчатые. PMI требует, чтобы вы написали несколько предложений для каждого проекта, который вы перечислили, описывая вашу конкретную роль, цели проекта, ваши результаты и результаты. Написание «Управляемая команда для своевременного обновления программного обеспечения» недостаточно. Это утверждение не имеет контекста и не демонстрирует глубину ваших навыков управления проектом. Вместо этого вы должны описать объем проекта, размер команды, бюджет, используемые вами методологии и достигнутые результаты. Используйте конкретные цифры и конкретные действия. Например: «Вела кросс-функциональную команду из восьми разработчиков, дизайнеров и аналитиков QA для предоставления облачного обновления CRM в течение шестимесячного периода. Управляла бюджетом в 150 000 долларов США, определяла этапы проекта с использованием гибкой методологии и достигла 95% скорости доставки во всех спринтах».

Другой аспект этой ошибки заключается в том, что вы не можете согласовать свои описания с тремя областями экзамена PMP: Люди, Процесс и Деловая среда. Ваш опыт должен демонстрировать лидерство, управление командой, вовлечение заинтересованных сторон, управление рисками, бюджетирование и стратегическое выравнивание. Просмотрите треугольник талантов PMI и описание содержания экзамена, чтобы убедиться, что ваши описания охватывают эти области. Помните, человек, просматривающий ваше приложение (или автоматизированную систему), ищет доказательства того, что вы выполнили работу по управлению проектами, а не просто общее участие в команде. Используйте глаголы действий и избегайте пассивного языка. Будьте точны в отношении ваших обязанностей и воздействия проекта.

2.Просчет времени работы над проектом

Удовлетворение требования к часу опыта не является обязательным. PMI требует, чтобы кандидаты с четырехлетней степенью должны иметь 36 месяцев опыта управления проектами и 4500 часов ведущих проектов. Те, у кого есть диплом средней школы или диплом младшего специалиста, нуждаются в 60 месяцах и 7500 часов. Распространенной ошибкой является округление часов, подсчет обязанностей по управлению проектами, или включение времени, затрачиваемого на проекты, которые слишком малы или неформальны. PMI определяет проект как временное начинание с началом и концом, создание уникального продукта, услуги или результата. Текущие операции, повторяющиеся задачи или личная деятельность не квалифицируются. Если вы работаете в роли, где управление проектами является только частью вашей работы, вы должны точно рассчитать процент времени, затрачиваемого на проектные задачи, и применять эту пропорцию к вашим общим часам. Не завышайте цифры. Непредставление вашего опыта может привести к аудиту или отказу и может нанести вред вашей профессиональной репутации с PMI.

Чтобы избежать этой ошибки, сохраните подробный журнал часов вашего проекта с течением времени. Если вы подаете заявку после нескольких лет опыта, реконструируйте свою историю с помощью календарей, электронных писем, инструментов отслеживания времени и обзоров производительности. Используйте официальный формат описания проекта PMI и будьте честны в отношении часов, которые вы утверждаете. Если вы не соответствуете требованию, подумайте о том, чтобы подождать, пока вы не накопите достаточный квалификационный опыт. Подача заявки с недостаточными часами является пустой тратой времени и может привести к приостановлению вашей способности повторно подавать заявку на период.

3. Пренебрежение требованиями к образованию и контактным часам

Заявка на PMP требует 35 часов обучения управлению проектами (если вы не имеете сертификат Certified Associate in Project Management (CAPM), который отменяет это требование). Удивительное количество заявителей забывают включить это обучение или недооценить его важность. Вы должны предоставить доказательство завершения формальной программы обучения управлению проектами. Это может быть курс от зарегистрированного поставщика образования PMI (R.E.P.), университетского класса или семинара главы PMI. Перечисление общих семинаров на рабочем месте, которые не связаны конкретно с управлением проектами, может привести к отказу. Убедитесь, что ваше обучение охватывает области знаний PMBOK Guide и контур содержания экзамена. Держите свой сертификат завершения удобным, так как вам может потребоваться загрузить его во время процесса подачи заявки или аудита.

Другая связанная с этим ошибка заключается в том, что вы не включили все соответствующие данные об образовании. Ваш самый высокий уровень образования определяет требование к опыту, которому вы должны соответствовать. Двойная проверка того, что вы точно сообщили о своем образовании, включая название учреждения, степень и дату завершения. Если у вас есть несколько степеней, перечислите их все. Неточные данные об образовании могут вызвать аудит и вызвать задержки.

4. Игнорирование инструкций по применению и правил форматирования

PMI предоставляет подробные инструкции для каждой области в приложении. Игнорирование этих рекомендаций является рецептом для отказа. Некоторые заявители используют пулевые точки, когда требуются абзацы. Другие превышают ограничения по характеру или пишут в неполных предложениях. Портал приложений имеет конкретные поля для названия проекта, организации, роли и описания. Следуйте формату точно. Не используйте все шапки, чрезмерную пунктуацию или неформальный язык. Также имейте в виду, что PMI использует автоматизированные системы для сканирования ключевых слов и согласованности. Если ваши описания разрознены или не соответствуют датам и часам, которые вы утверждаете, система будет тщательно проверять вашу заявку на ручной обзор. Прочитайте каждую инструкцию перед набором. Используйте руководство по применению PMI в качестве основной ссылки.

Еще одна проблема форматирования - это представление дублирующих или перекрывающихся проектов. Если вы работали над несколькими проектами одновременно, вы не можете считать одни и те же часы для разных проектов. Вы должны распределять свои часы пропорционально и следить за тем, чтобы общая сумма не превышала максимально возможные часы за этот период. Например, если вы работали 40 часов в неделю и управляли двумя проектами одновременно, вы не можете претендовать на 40 часов для каждого проекта в одну и ту же неделю. Будьте честны и реалистичны. PMI имеет сложные проверки для выявления несоответствий.

5. Представление без тщательного обзора и прочитанного текста

Типы, грамматические ошибки и непоследовательные даты могут подорвать вашу заявку. Рецензенты могут воспринимать недостаток профессионализма или внимания к деталям. Даже небольшая ошибка, такая как ввод неподходящего года для проекта, может вызвать путаницу. Всегда корректируйте свою заявку несколько раз. Прочитайте ее вслух, чтобы поймать неловкую фразу. Используйте проверку орфографии, но также читайте вручную. Попросите коллегу или наставника просмотреть вашу заявку до подачи. Свежий набор глаз может обнаружить ошибки, которые вы пропустили. Проверьте, что все даты являются хронологическими и что количество часов в неделю реалистично для продолжительности проекта. Последовательность между описаниями проекта и резюме часов имеет решающее значение.

6. Обзор процесса аудита и подготовки документов

Для аудита отбирается случайный процент заявок PMP. Некоторые заявители застигнуты врасплох, когда получат уведомление о аудите и поймут, что не сохранили надлежащую документацию. PMI может запросить копии описаний вашего проекта, подписанные руководителем или клиентом, а также ваши сертификаты об обучении и дипломы об образовании. Если вы не можете предоставить эти документы в указанные сроки, ваша заявка будет отклонена и ваша плата будет аннулирована. Не думайте, что вы не будете проверены. Подготовьтесь к возможности, соберя все подтверждающие документы до того, как вы подаете. Это включает в себя письма о завершении проекта, подписанные формы проверки, сертификаты об обучении и стенограммы. Держите цифровые копии организованными в папке. Если вы прошли аудит, у вас будет 90 дней, чтобы ответить. Наличие всего готово делает процесс без стресса и быстрым.

Еще один аспект аудита заключается в том, что PMI может связаться с вашими ссылками. Убедитесь, что у вас есть разрешение от ваших руководителей или клиентов, чтобы перечислить их в качестве контактных пунктов. Сообщите им, что они могут получить электронное письмо или звонок от PMI. Предоставьте им резюме проектов, которые вы перечислили, чтобы они могли подтвердить вашу роль и вклад. Ссылка, которая не готова или не помнит вашу работу, может привести к отказу вашей заявки.

Как структурировать описания опыта PMP для утверждения

Написание сильных описаний проектов является одним из наиболее важных навыков для успешного применения PMP. Хорошо структурированное описание демонстрирует вашу компетентность и упрощает работу рецензента. Используйте следующую структуру для каждого проекта, который вы описываете. Начните с названия проекта и краткого резюме цели. Затем объясните свою роль и обязанности в отношении пяти групп процессов управления проектами: Инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Даже если вы не выполнили каждую группу процессов, покажите, как вы затронули каждую область. Например, вы инициировали проект, определив область и обеспечив одобрение заинтересованных сторон. Вы планировали, создавая график и регистр рисков. Вы выполняли, возглавляя команду и сообщая о прогрессе. Вы контролировали, отслеживая бюджет и показатели качества. Вы закрывались, проводя уроки, извлеченные сессии и передавая результаты.

Кроме того, подчеркните результаты и результаты. Оцените свои достижения, когда это возможно. Вместо того, чтобы говорить «проект был успешным», заявите, что «проект был доставлен на 10% в рамках бюджета и на одну неделю раньше срока, с оценкой удовлетворенности клиентов 92%». Такая специфика повышает доверие. Выравнивайте свой язык с лексикой PMI. Используйте такие термины, как структура разбивки работы, управление заработанной стоимостью, анализ заинтересованных сторон, снижение риска и обеспечение качества. Это демонстрирует, что вы говорите на языке профессионального управления проектами. Однако не злоупотребляйте жаргоном без контекста. Рецензент должен понимать, что вы на самом деле сделали, а не просто видеть список терминов.

Каждое описание должно быть от 200 до 500 слов в зависимости от сложности проекта. Используйте количество слов с умом. Не повторяйте информацию по нескольким проектам. Каждая запись проекта должна стоять самостоятельно и выделять различные аспекты вашего набора навыков. Например, один проект может продемонстрировать ваши навыки составления бюджета, а другой демонстрирует ваш опыт в Agile методологиях. Это разнообразие усиливает ваше общее применение.

Советы по успешной подаче заявки PMP

Помимо избежания ошибок, вы можете предпринять активные шаги, чтобы убедиться, что ваша заявка проходит. Во-первых, создать временную шкалу. PMI обычно занимает до пяти рабочих дней для рассмотрения заявок, но аудиты могут продлить это до нескольких недель. Планируйте дату подачи, чтобы у вас было время для буфера до даты вашего целевого экзамена. Во-вторых, используйте функцию предварительного просмотра портала приложений PMI перед отправкой. Это позволяет вам точно увидеть, как ваша заявка появится рецензенту. В-третьих, сохраните копию вашей заполненной заявки для ваших записей. Вам нужно будет изучить для экзамена и ссылаться во время процесса аудита. В-четвертых, если вы работаете в организации, которая имеет PMO или офис управления проектами, спросите, есть ли у них внутренние ресурсы или шаблоны для приложений PMP. Многие компании оказывают поддержку сотрудникам, ищущим сертификацию.

Еще один полезный совет - присоединиться к главе PMI или онлайн-группе исследования. Опытные PMP часто делятся своими историями приложений и могут предоставить обратную связь о ваших. Например, подреддит r / pmp - это яркое сообщество, где члены просматривают проекты приложений друг друга. Использование этих ресурсов может спасти вас от распространенных ошибок. Наконец, подумайте об использовании службы обзора приложений PMP. Несколько авторитетных поставщиков предлагают профессиональные обзоры вашего приложения перед отправкой. Они проверяют полноту, соответствие стандартам PMI и ясность. Хотя это дополнительные расходы, это может стоить инвестиций, если вы хотите душевного спокойствия или если ваше приложение сложно.

Что делать, если ваше приложение проверено

Получение уведомления о аудите может быть тревожным, но это не отказ. Это просто означает, что PMI выбрал вашу заявку на случайную проверку. Не паникуйте. Войдите на портал PMI и внимательно прочитайте инструкции по аудиту. Вам нужно будет представить документы в течение 90 дней. Аудит обычно требует от вас предоставить копии вашего сертификата об обучении управлению проектами, вашего диплома об образовании и подписанных форм проверки опыта проекта из каждого перечисленного вами проекта. Используйте шаблоны, предоставленные PMI. Убедитесь, что ваши руководители подписывают и датируют формы. Если супервизор больше не доступен, вы можете спросить клиента или коллегу, который работал над проектом с вами. Проверщик должен быть в состоянии подтвердить вашу роль и вклад.

Подготовьте цифровые копии всех документов в формате PDF. Загрузите их на портал по инструкции. Как только вы отправите, PMI займет несколько недель на проверку. Вы можете продолжить обучение на экзамене пока вы ждете. После того, как аудит будет очищен, вы получите разрешение на планирование экзамена. Помните, что процесс аудита является процедурным. Пока ваша заявка точна и у вас есть надлежащая документация, вы пройдете. Ключ должен быть подготовлен с самого начала.

Заключительные мысли

Приложение PMP является первым препятствием на пути к сертификации. Оно требует тщательного планирования, внимания к деталям и честности. Понимая общие ошибки, изложенные в этой статье, вы можете подойти к своей заявке с уверенностью. Сосредоточьтесь на написании четких, конкретных и ориентированных на результаты описаний проектов. Точно подсчитайте свои часы опыта и убедитесь, что они соответствуют минимальным требованиям. Не пренебрегайте инструкциями PMI к письму и подготовьтесь к возможности аудита. При тщательной подготовке вы можете избежать задержек и отказов, а также перейти к следующему этапу вашего путешествия PMP: обучение для экзамена. Для получения более официального руководства обратитесь к странице PMI PMP Certification , PMP Application Handbook и PMI Talent Triangle для согласования вашего опыта. Удачи с вашим приложением и вашими целями сертификации.