Разработка эффективных структур разбивки работ (WB) с практическими примерами

Структура разбивки работ становится общей точкой отсчета для всех участников проекта. Заинтересованные стороны могут видеть, как их вклад вписывается в общую картину. Члены команды понимают контекст своих задач, в то время как спонсоры и клиенты получают прозрачность в прогрессе и масштабах.

Достижимо-ориентированный vs. ориентированный на деятельность

Одна из важнейших концепций, которую следует понимать при создании WBS, заключается в том, что он должен быть ориентирован на результат, а не на деятельность. Элементы WBS должны быть оформлены как существительные, а не глаголы. Например, используйте «Руководство по обучению пользователей» вместо «Руководство по обучению пользователей». Это поддерживает структуру, согласованную с результатами, и предотвращает превращение ее в список задач.

WBS должен сосредоточиться на результатах работы, т.е. на результатах, а не на действиях, необходимых для достижения цели. Каждый элемент должен быть описан существительными, а не глаголами. Это различие имеет решающее значение, поскольку оно позволяет вашему WBS сосредоточиться на том, что должно быть произведено, а не на том, как оно будет произведено, что лучше учтено в вашем графике проекта и списках задач.

Типы структур разбивки работ

Различные проекты и отрасли используют различные подходы к структурированию WBS. Понимание типов помогает вам выбрать наиболее подходящий для вашего проекта. Давайте рассмотрим основные типы фреймворков WBS, которые вы можете реализовать.

Доставка на основе WBS

Наиболее распространенный тип WBS основан на результатах. Он организует проект вокруг материальных результатов, которые вы должны произвести. Структура разбивки работ на основе результатов четко демонстрирует взаимосвязь между результатами проекта (то есть продуктами, услугами или результатами) и объемом (то есть работой, которая должна быть выполнена).

В WBS, основанном на результатах, уровень 1 представляет весь проект, уровень 2 содержит основные результаты, а последующие уровни разбивают эти результаты на более мелкие, более управляемые компоненты. Этот подход предпочтителен в большинстве отраслей, поскольку он сохраняет четкий акцент на результатах проекта и облегчает отслеживание того, что было завершено, по сравнению с тем, что осталось.

Фазовый WBS

Фазовый WBS отлично подходит для управления рисками и управления ресурсами тяжелых проектов, таких как разработка программного обеспечения. Фазовый WBS разбивает проект на фазы, а затем разбивает каждый этап на задачи. В этой структуре элементы уровня 1 представляют собой типичные фазы проекта, такие как инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.

Фазовые структуры работают особенно хорошо, когда проект следует последовательному процессу, когда одна фаза должна быть существенно завершена до начала следующей.Однако они иногда могут привести к дублированию, если один и тот же результат появляется в нескольких фазах.

Процессно-ориентированный WBS

Реже используется, этот тип WBS разбивает проект на процессы, а не на точные результаты, которые производятся. Хотя этот подход может гарантировать, что каждый процесс проекта четко сформулирован, он может размыть грань между WBS и графиком проекта, потенциально создавая путаницу в том, что представляет собой результат по сравнению с деятельностью.

Ответственность на основе WBS

Этот тип WBS используется в самых сложных проектах с участием нескольких заинтересованных сторон, департаментов или предприятий. Он разделяет проект на разделы, основанные на том, кто отвечает за завершение этой части общего проекта. Организационный подход назначает отдельные части структуры конкретным отделам, компетенциям или местам. Такое решение облегчает как планирование работы, так и последующую отчетность. Каждая команда работает в четко определенной области, и благодаря структуре WBS менеджер проекта получает полную картину того, кто отвечает за каждую задачу.

Основные принципы и правила создания WBS

Чтобы создать эффективный WBS, необходимо следовать определенным фундаментальным принципам, которые гарантируют, что ваша структура будет всеобъемлющей, логичной и полезной на протяжении всего жизненного цикла проекта.

100% правило

Правило 100% гласит, что WBS должен включать в себя всю работу, определенную в рамках проекта, и только эту работу. Это относится на каждом уровне. Обеспечить, чтобы каждый уровень WBS полностью суммировал до 100% работы, требуемой его родительским уровнем. Избегайте перекрытия работы между элементами.

Этот принцип гарантирует, что ничто не провалится сквозь трещины и что вы не планируете работать вне сферы проекта.Когда вы сложите все детские элементы на любом уровне, они должны равняться ровно 100% родительского элемента - не больше, не меньше.

Взаимно исключительные элементы

Два пакета работ никогда не должны включать одну и ту же работу, что позволяет избежать дублирования усилий, путаницы и неточных оценок затрат или времени. Каждый элемент должен представлять собой отдельную часть работы с четкими границами, которые не посягают на другие элементы на том же уровне.

Правило 8/80

Не перегружайте ваш WBS - рабочие пакеты, которые занимают менее восьми часов, могут загромождать вашу структуру, в то время как те, которые превышают 80 часов, могут быть слишком широкими, чтобы эффективно управлять. Это руководство помогает вам найти правильный уровень детализации - достаточно гранулированный, чтобы быть управляемым, но не настолько подробным, чтобы вы тонули в мелочах.

Тем не менее, это скорее руководство, чем жесткое правило. Некоторые проекты могут требовать разных порогов в зависимости от их сложности, продолжительности и требований к отчетности.

Иерархическая структура

WBS имеет иерархическую природу. Каждый уровень «ребёнка» имеет строгую иерархическую связь с родительским уровнем. Сумма всех элементов ребёнка должна дать вам родительский элемент. Эта древовидная структура позволяет легко понять отношения между различными компонентами и свернуть информацию с подробных уровней на сводные уровни.

Пошаговый процесс разработки WBS

Создание эффективной WBS требует систематического подхода. Вот подробный, пошаговый процесс, который проведет вас через разработку всеобъемлющей структуры разбивки работы для любого проекта.

Шаг 1: Соберите критические документы проекта

Соберите критические проектные документы. Определите содержание, содержащее результаты проекта, такие как Устав проекта, Заявление о масштабах и планы дочерних компаний по управлению проектами (PMP). Эти документы обеспечивают основу для понимания того, что ваш проект должен выполнить и какие результаты ожидаются.

Внимательно просмотрите эти документы, чтобы получить информацию о:

• Цели и задачи проекта
• Основные результаты и этапы
• Ограничения и предположения
• Требования заинтересованных сторон
• Критерии успеха
• Исключения из сферы охвата

Шаг 2: Определите масштаб проекта

Создание WBS начинается с установления границ области действия проекта. Устав проекта, заявление о работе и требования заинтересованных сторон служат вводными данными. Определить, что явно исключено из проекта, чтобы предотвратить ползучесть области действия. Понимание того, что находится в области действия и что находится вне сферы действия, имеет важное значение для создания WBS, который точно представляет проект.

Документируйте свое определение области применения четко и убедитесь, что все заинтересованные стороны согласны с границами, прежде чем приступить к разложению работы.

Шаг 3: Определите основные результаты (уровень 1 и уровень 2)

Идентифицируйте элементы уровня 2 — результаты или результаты самого высокого уровня, которые будет производить проект. Думайте с точки зрения клиента или конечного пользователя. Для программного проекта основные результаты могут включать в себя мобильное приложение, веб-портал и админ-бэкенд.

Уровень 1 всегда является самим проектом — результативностью высшего уровня, который охватывает все. Уровень 2 представляет основные компоненты или результаты, которые, в сочетании, создают полный проект. Они должны быть значительными, отличными результатами, которые представляют основные части объема проекта.

Шаг 4: Разложите основные результаты на более мелкие компоненты

Разбейте основные результаты на более мелкие компоненты. Спросите: «Какие компоненты составляют этот результат?», чтобы провести разложение. Здесь вы создаете уровни 3, 4 и потенциально более глубокие уровни вашего WBS.

Продолжайте разлагаться, пока не достигнете пакетов работ — самого низкого уровня WBS. Элементы самого низкого уровня в WBS называются рабочими пакетами. Создайте описания словаря WBS на уровне рабочего пакета с достаточной детализацией, чтобы обеспечить охват 100% объема проекта. Описания должны включать в себя информацию, такую как границы, вехи, риски, владелец, затраты и т. Д.

Стремитесь к 3-5 уровням. Еще дальше, и у вас, вероятно, будет слишком сложный проект (и, возможно, лучше, чем программа). Правильное количество уровней зависит от сложности вашего проекта, но большинство проектов хорошо работают с тремя-пятью уровнями разложения.

Шаг 5: Организуйте задачи иерархически

После того, как вы определили все компоненты, организуйте их в четкую иерархическую структуру. Все элементы WBS должны быть пронумерованы, чтобы указать уровни WBS, и подчиненные каждого элемента. То есть, например, интеграция компонента 1.2.1, компонента 1.2.2 и компонента 1.2.3 станет подсистемой 1.2.

Эта система нумерации, часто называемая WBS-кодом или WBS-идентификатором, позволяет легко ссылаться на конкретные элементы и понимать их взаимосвязи в общей структуре.

Шаг 6: Проверка полноты и точности

Прежде чем завершить работу над WBS, убедитесь, что он соответствует всем ключевым принципам:

• Охватывает ли он 100% объема проекта?
• Все ли элементы на одном уровне взаимоисключающие?
• Описываются ли элементы как конечные результаты (существительные), а не действия (глаголы)?
• Является ли каждый пакет работ управляемым и целесообразным?
• Можете ли вы оценить время и стоимость каждого пакета работ?

Члены команды, выполняющие работу, часто лучше понимают, что требуется. Привлеките свою команду к рассмотрению WBS, чтобы убедиться, что ничего не было пропущено, и что разложение имеет смысл с точки зрения исполнения.

Шаг 7: Создайте словарь WBS

Словарь WBS — это повествовательное описание работы, охватываемой каждым элементом в WBS.Без словаря заинтересованные стороны могут интерпретировать результаты по-разному, что приводит к путанице и переделке.

Для каждого рабочего пакета словарь WBS должен включать:

• WBS код и название элемента
• Описание результатов
• Ответственная организация или частное лицо
• Вехи и критерии принятия
• Необходимые ресурсы
• Смета расходов
• Зависимости и предположения
• Риски и ограничения

Шаг 8: Назначение обязанностей и ресурсов

После завершения WBS, назначьте право собственности на каждый пакет работ. Определите, кто будет отвечать за доставку каждого компонента и какие ресурсы им понадобятся. Этот шаг превращает ваш WBS из документа планирования в операционный инструмент, который направляет выполнение.

Шаг 9: Интеграция с графиком проекта

Экспортировать или ввести Структуру разбивки работ в диаграмму Ганта для дальнейшего планирования и отслеживания проектов. WBS обеспечивает основу для вашего графика проекта, но это не сам график. После того, как у вас есть ваш WBS, вы можете добавить время, зависимости и последовательность для создания всеобъемлющего графика проекта.

Примеры WBS в разных отраслях

Понимание концепций WBS важно, но, видя, как они применяются в реальных сценариях, принципы оживают. Давайте рассмотрим подробные примеры из различных отраслей, чтобы проиллюстрировать, как структуры WBS адаптируются к различным типам проектов.

Пример проекта по разработке сайта

Рассмотрим комплексный проект по разработке веб-сайтов для платформы электронной коммерции. Вот как может быть структурирован WBS:

Уровень 1: Веб-сайт электронной коммерции

Уровень 2: Основные результаты

• Управление проектами
• Требования и планирование
• Дизайн
• Развитие
• Контент
• Испытание
• Развертывание
• Подготовка кадров и документация

Уровень 3: Компоненты проектирования

• Исследование и анализ пользователей
• Информационная архитектура
• Wireframing
• Визуальный дизайн (UI)
• Дизайн пользовательского опыта (UX)
• Адаптивные спецификации дизайна
• Дизайн системы и стиль Руководство

Уровень 3: Компоненты разработки

• Фронтально-конец развития
• Обратное развитие
• Проектирование и внедрение баз данных
• Платежный шлюз интеграции
• Функциональность корзины покупок
• Система аутентификации пользователей
• Администрировать Dashboard
• Разработка API

Уровень 3: Тестирование компонентов

• Испытание на блоке
• Интеграция тестирования
• Тестирование на принятие пользователей
• Испытание на эффективность
• Тестирование безопасности
• Кросс-браузерное тестирование
• Тестирование мобильной отзывчивости
• Bug Fixes и уточнения

Этот пример демонстрирует, как проект веб-сайта может быть разбит на отдельные этапы и конкретные, действенные рабочие пакеты. Каждый компонент является конечным (существительным), а не действием (глаголом), сохраняя ориентированный на результат фокус.

Пример строительного проекта

Строительство регулируется разными правилами. Здесь заранее определена последовательность мероприятий - например, нельзя пропустить этап подготовки площадки или фундаментные работы. Рассмотрим проект строительства жилого дома:

Уровень 1: Жилой дом для одной семьи

Уровень 2: Основные результаты

• Управление проектами и планирование
• Подготовка сайта
• Фонд
• Структурные рамки
• Внешняя работа
• Внутренние работы
• Механическая, электрическая и сантехническая (MEP)
• Окончание и ландшафтный дизайн

Уровень 3: Компоненты подготовки сайта

• Разрешения и утверждения
• Сайт обзора
• Очистка земель
• Раскопки
• Сортировка
• Временные коммунальные услуги

Уровень 3: Структурные компоненты структуры

• Обрамление пола
• Обрамление стен
• Обрамление крыши
• Структурные проверки

Уровень 3: Компоненты внутренней работы

• Изоляция
• Установка Drywall
• Внутренняя живопись
• наводнение
• Кабинет и столешницы
• Внутренняя отделка и формование
• Внутренние двери
• Заправки и оборудование

Строительные проекты выигрывают от конструкций WBS, основанных на результатах, потому что они четко показывают физические компоненты, которые должны быть завершены.Последовательность строительных работ отражается в логической прогрессии результатов, даже если сам WBS не диктует график.

Пример проекта по разработке программного обеспечения

Классический WBS для ИТ-проектов начинается с анализа требований и подготовки документации. Затем он переходит к этапу проектирования архитектуры и разделения работ по разработке на отдельные модули или спринты. Следующий этап - тестирование - как модульное, так и интеграционное. Наконец, есть поддержка внедрения и после внедрения. Этот подход не только обеспечивает прозрачность деятельности, но и позволяет легко сообщать о ходе работ.

Уровень 1: Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) Программное обеспечение

Уровень 2: Основные результаты

• Инициирование и планирование проекта
• Анализ требований
• Системная архитектура и дизайн
• Развитие
• Обеспечение качества и тестирование
• Развертывание и осуществление
• Подготовка кадров и документация
• Послезапускная поддержка

Уровень 3: Компоненты анализа требований

• Интервью с заинтересованными сторонами
• Бизнес-требования Документ
• Спецификация функциональных требований
• Технические требования Спецификация
• Используйте Случаи и Истории пользователей
• Требования к утверждению

Уровень 3: Компоненты разработки

• Модуль управления контактами
• Модуль трубопровода продаж
• Модуль отчетности и аналитики
• Модуль интеграции электронной почты
• Мобильное приложение
• API и сторонние интеграции
• Разработка базы данных
• Осуществление мер безопасности

Уровень 4: Компоненты модуля управления контактами

• Схема контактной базы данных
• Контактные формы входа
• Контактный поиск и функционал фильтра
• Контактные инструменты импорта/экспорта
• Отслеживание контактной активности
• Функции сегментации контактов

Проекты по разработке программного обеспечения часто получают выгоду от гибридного подхода, который сочетает в себе структуры, основанные на результатах и на фазе. Некоторые команды предполагают, что Agile-проекты не нуждаются в WBS, потому что итеративные фреймворки подчеркивают гибкость. Однако WBS может сосуществовать с Agile-практиками и даже улучшать их. В Agile вы можете рассматривать эпопеи или функции как высокоуровневые результаты и разбивать их на пользовательские истории, которые становятся рабочими пакетами.

Пример маркетинговой кампании

Маркетинговые проекты могут быть сложными, включающими несколько каналов, творческие активы и координацию заинтересованных сторон. Вот как может быть структурирована кампания по запуску продукта:

Уровень 1: Маркетинговая кампания по запуску продукта

Уровень 2: Основные результаты

• Стратегия кампании и планирование
• Исследование рынка
• Креативное развитие
• Цифровой маркетинг
• Традиционные СМИ
• Общественные отношения
• События и активации
• Измерения и аналитика

Уровень 3: Компоненты творческого развития

• Обмен сообщениями и позиционирование бренда
• Визуальная идентичность и дизайнерские активы
• Видеопроизводство
• Фотография
• копирайтинг
• Страницы приземления
• Шаблоны электронной почты
• Активы социальных сетей

Уровень 3: Компоненты цифрового маркетинга

• Поисковая оптимизация (SEO)
• Реклама Pay-Per-Click
• Маркетинг в социальных сетях
• Email маркетинговые кампании
• Партнерство влияния
• Контент-маркетинг
• Настройка автоматизации маркетинга

Маркетинговые кампании выигрывают от четких структур WBS, потому что они включают в себя так много движущихся частей по различным каналам и командам. WBS помогает гарантировать, что ни один компонент не упускается из виду и что все элементы работают вместе для целей кампании.

Пример планирования событий

Большие мероприятия требуют тщательного планирования и координации. Вот WBS для корпоративной конференции:

Уровень 1: Ежегодная корпоративная конференция

Уровень 2: Основные результаты

• Планирование и управление событиями
• Место и логистика
• Программа и контент
• Маркетинг и коммуникации
• Регистрация и управление посетителями
• Технологии и AV
• Питание и гостеприимство
• Спонсорство и выставки
• Послесобытийная деятельность

Уровень 3: Место и логистические компоненты

• Выбор места и заключение контрактов
• Планы этажей и комнат
• Знаки и поиск путей
• Транспортные соглашения
• Блоки размещения
• Планирование безопасности и охраны
• Доступность размещения

Уровень 3: Компоненты программы и контента

• Ключевые договоренности спикера
• Планирование сессий Breakout
• Семинар Развитие
• Панельные обсуждения
• Сетевая деятельность
• Развлечения
• Презентационные материалы

Структуры планирования мероприятий WBS помогают обеспечить учет каждой детали, от стратегических элементов высокого уровня до конкретных логистических компонентов. Этот всеобъемлющий взгляд имеет важное значение для успешного проведения мероприятий.

Пример проекта «Здоровье»

Руководители проектов в сфере здравоохранения должны подобрать тип структуры разбивки работ, исходя из специфики проектов, которыми они управляют. Форматы WBS для медицины и здравоохранения подчеркивают различные аспекты корреспондентских проектов.

Уровень 1: Внедрение больничных электронных медицинских карт (EHR)

Уровень 2: Основные результаты

• Управление проектами и управление
• Выбор системы и закупки
• Инфраструктура и техническая настройка
• Клинический дизайн рабочего процесса
• Миграция данных
• Конфигурация и кастомизация системы
• Обучение и управление изменениями
• Тестирование и валидация
• Go-Live и поддержка
• Оптимизация и постоянное совершенствование

Уровень 3: Компоненты проектирования клинических рабочих процессов

• Текущий анализ рабочего процесса
• Будущий государственный проект рабочего процесса
• Клиническая документация Шаблоны
• Наборы ордеров и протоколы
• Правила поддержки клинических решений
• Кафедральные рабочие процессы (чрезвычайная ситуация, хирургия, фармацевтика и т. Д.)
• Валидация рабочего процесса с клиническим персоналом

Уровень 3: Компоненты обучения и управления изменениями

• Тренинг нуждается в оценке
• Разработка учебных материалов
• Супер-пользовательский тренинг
• Обучение конечных пользователей
• Подготовка врачей
• Тренинговая среда Set
• Стратегия управления изменениями
• Коммуникационный план
• Управление сопротивлением

Проекты в области здравоохранения часто включают сложные нормативные требования, несколько групп заинтересованных сторон и критические соображения безопасности. Хорошо структурированный WBS помогает управлять этой сложностью и обеспечивает соблюдение всех требований и требований безопасности.

Лучшие практики для создания эффективных документов WBS

Создание WBS является одновременно искусством и наукой. Следование этим лучшим практикам поможет вам разработать структуры, которые действительно удовлетворяют ваши потребности в проекте.

Вовлекайте правильных людей

Неспособность привлечь членов команды, спонсоров или клиентов может привести к отсутствию результатов или нереалистичным сбоям. Лучшие документы WBS создаются совместно, опираясь на опыт тех, кто действительно будет выполнять работу.

Вовлекайте:

• Специалисты по предмету, понимающие технические требования
• Члены команды, которые будут выполнять работу
• Заинтересованные стороны, которые имеют требования или ограничения
• Опытные менеджеры проектов, которые могут определить общие подводные камни

Используйте последовательную терминологию

Сохраняйте согласованность в том, как вы называете и описываете элементы WBS. Используйте ту же терминологию, которая появляется в вашем уставе проекта, заявлении о масштабах и других проектных документах. Эта согласованность уменьшает путаницу и облегчает понимание WBS заинтересованными сторонами.

Держите визуально

В то время как информация WBS может быть представлена в различных форматах (диаграммы деревьев, иерархические списки, диаграммы Ганта), визуальные представления часто наиболее эффективны для связи. Графический характер WBS обычно визуализируется как ориентированное на результат дерево, которое охватывает все процедуры проекта организованным образом.

Выберите формат визуализации, который работает для вашей аудитории и типа проекта.Деревянные диаграммы хорошо работают для презентаций и обзоров высокого уровня, в то время как иерархические списки в программном обеспечении для управления проектами лучше подходят для детального планирования и отслеживания.

Избегайте чрезмерной разложения

Слишком тонкое разрушение работы может создать ненужную сложность. Придерживайтесь руководства 8/80, если нет веских причин выходить за его рамки. Можно слишком сильно сломать работу. Поскольку сбор, анализ и отчетность по стоимости и расписанию связаны с WBS, очень подробный WBS может потребовать значительного количества ненужных усилий для управления.

Прекратите разлагаться, когда достигнете уровня, где:

• Рабочий пакет можно реально оценить.
• Одному человеку или команде может быть назначена ответственность.
• Прогресс можно измерить
• Результат четко определен

Относитесь к WBS как к живому документу

Рассматривая WBS как статический документ, он теряет свой потенциал для отслеживания прогресса и управления изменениями. Обновляйте его на протяжении всего проекта. По мере развития вашего проекта ваше понимание работы будет углубляться, и могут произойти изменения в объеме. Ваш WBS должен развиваться соответственно.

Установите процесс управления изменениями для WBS, который позволяет получать необходимые обновления при сохранении контроля конфигурации и прослеживаемости.

Используйте шаблоны мудро

Шаблоны могут быть невероятно полезными отправными точками, особенно для типов проектов, которые вы выполняли ранее. Однако не заставляйте свой проект в шаблон, который не подходит. Структура разбивки работ может быть различной для каждого проекта. Пытаясь найти наиболее подходящий пример структуры разбивки работ в управлении проектами, вы должны потратить некоторое время на эксперименты и посмотреть, какая WBS лучше всего подходит для вашей команды. Здесь нет необходимости спешить, так как результат всего проекта будет зависеть от вашего выбора.

Используйте шаблоны в качестве вдохновения и отправных точек, но настраивайте их, чтобы отразить уникальные характеристики вашего проекта, результаты и организационный контекст.

Использование технологии

Базовые инструменты управления проектами могут помочь вам наметить иерархию, но лучшее программное обеспечение WBS делает структуру работоспособной: легко поддерживать, легко назначать, легко оценивать и легко сообщать по мере развития проекта.

Современное программное обеспечение для управления проектами может помочь вам:

• Быстро создавать и визуализировать структуры WBS
• Связывайте элементы WBS с расписаниями, бюджетами и ресурсами
• Отслеживание прогресса на уровне пакета работ
• Создание отчетов на основе структуры WBS
• Управление изменениями и поддержание контроля версий
• Сотрудничество с распределенными командами

Популярные инструменты для создания WBS включают Microsoft Project, Smartsheet, Monday.com, Asana и специализированное программное обеспечение WBS. Выберите инструменты, которые хорошо интегрируются с другими процессами и системами управления проектами.

Документ с словарем WBS

Этот сопутствующий документ содержит важные детали, которые не может передать только диаграмма WBS. Для каждого рабочего пакета документ:

• Описание: Что такое результат и что он включает в себя
• Критерии принятия: Как вы узнаете, что результат является полным и приемлемым
• Ответственная сторона: Кто владеет этим результатом
• Требуемые ресурсы: Какие ресурсы необходимы для достижения этой цели
• Милеумы: Ключевые контрольные точки или промежуточные результаты
• Зависимости: Что должно быть завершено до начала этой работы
• Предположения: То, что вы предполагаете, чтобы быть правдой
• Ограничения: Ограничения или ограничения
• Риски: Потенциальные проблемы, которые могут повлиять на этот результат

Общие ошибки, которых следует избегать

Даже опытные менеджеры проектов могут попасть в распространенные ловушки при создании документов WBS. Осознание этих подводных камней поможет вам избежать их.

Спутать WBS с графиком проекта

Одна из самых распространенных ошибок — это трактовка WBS как графика проекта. WBS определяет «что» проекта. Все, что нужно для выполнения в проекте, отображается в едином, легко понимаемом графике. Цель этой диаграммы — разбить сложные действия на более мелкие, более управляемые составляющие.

WBS показывает, что должно быть доставлено, но не показывает, когда, в какой последовательности или сколько времени займет каждый результат. Эта информация относится к вашему графику проекта, который построен из WBS, но добавляет сроки, зависимости и распределение ресурсов.

Использование глаголов вместо существительных

Как подчеркивается в этой статье, элементы WBS должны быть конечными результатами (существительные), а не действиями (глаголы). «Дизайн сайта» является уместным; «Дизайн сайта» - нет. Это различие держит ваш WBS сосредоточенным на результатах, а не процессах.

Создание перекрывающихся элементов

Каждый элемент WBS должен быть отличным и взаимоисключающим от своих братьев и сестер.Если два элемента на одном уровне включают одну и ту же работу, у вас будет путаница в отношении владения, дублирования усилий и неточных оценок.

Игнорирование 100%-го правила

Неспособность обеспечить, чтобы детские элементы составляли 100% от родительского элемента, приводит к неполному охвату или ползучести области охвата.

Обзор заинтересованных сторон Skipping Stakeholder

Создание WBS в изоляции без участия заинтересованных сторон и обзора почти всегда приводит к отсутствию результатов, нереалистичным сбоям или смещенным ожиданиям.

Отказ от WBS после планирования

WBS - это не просто артефакт планирования - это инструмент для мониторинга, контроля и общения на протяжении всего жизненного цикла проекта. Используйте его для отслеживания прогресса, управления изменениями и сообщения о статусе. Держите его в актуальном состоянии по мере развития проекта.

Интеграция WBS с другими инструментами управления проектами

WBS не существует изолированно, он интегрируется и поддерживает множество других процессов и документов управления проектами.

WBS и расписание проектов

WBS обеспечивает основу для вашего графика проекта. Рабочие пакеты от WBS становятся действиями в вашем расписании. Затем вы добавляете оценки продолжительности, зависимости, назначения ресурсов и ограничения для создания всеобъемлющей временной шкалы.

Определите этапы в вашем проекте, чтобы создать больше, чем просто список задач. Отделите их с помощью знаковых функций на инструменте диаграммы Ганта. Они также могут быть закодированы цветом, чтобы лучше дифференцировать фазы.

WBS и управление затратами

Структура WBS обеспечивает основу для оценки, бюджетирования и отслеживания затрат.Оценивая затраты на уровне пакета работ и разворачивая их через иерархию WBS, вы можете создавать подробные бюджеты и отслеживать расходы по конкретным результатам.

Этот подход, часто называемый структурой разбивки затрат (CBS), напрямую согласуется с WBS. Структура разбивки работ (WBS) представляет все задачи, выполненные в рамках проекта. CBS представляет все категории затрат, приобретенные в рамках задач.

WBS и управление ресурсами

WBS помогает определить, какие ресурсы необходимы для каждого результата. Эта информация вносит свой вклад в процессы планирования, распределения и управления ресурсами. Понимая потребности в ресурсах на уровне пакета работ, вы можете определить конфликты ресурсов, оптимизировать распределение и обеспечить наличие правильных навыков, когда это необходимо.

WBS и управление рисками

WBS обеспечивает структурированную основу для выявления и анализа рисков.Исследуя каждый рабочий пакет, вы можете определить конкретные риски, связанные с этим результатом, оценить их потенциальное влияние и разработать соответствующие стратегии реагирования.

Этот детальный подход к идентификации рисков часто раскрывает риски, которые могут быть упущены при менее структурированном анализе.

WBS и управление качеством

Стандарты качества и критерии приемлемости могут быть определены на уровне пакета работ в Словаре WBS. Это гарантирует, что требования к качеству четко поняты и что результаты могут быть объективно оценены для принятия.

WBS и управление коммуникациями

WBS предоставляет общий язык для обсуждения масштаба проекта и прогресса. Это помогает заинтересованным сторонам понять, что включено в проект, над чем ведется работа и что было завершено. Это общее понимание улучшает общение и уменьшает недоразумения.

Продвинутые концепции WBS

После того, как вы освоили основы создания WBS, эти передовые концепции могут помочь вам использовать инструмент еще более эффективно.

Контрольные счета

Контрольные счета - это элементы WBS, на которых проект планирует контролировать и сообщать о производительности. Контрольные счета могут быть любым элементом в WBS. Контрольные счета - это контрольные точки управления, где объем, бюджет, фактическая стоимость и график интегрированы и сравниваются с заработанной стоимостью для измерения производительности.

Не каждый пакет работ должен быть контрольным счетом. Вы можете создать контрольные учетные записи на более высоких уровнях WBS, где вы хотите отслеживать и сообщать о производительности, сохраняя при этом подробные рабочие пакеты ниже для планирования и выполнения.

Планирование Rolling Wave

Для долгосрочных проектов или проектов со значительной неопределенностью вы не сможете разложить все результаты на уровне пакета работ на старте. Планирование волновой перекатки позволяет детально разложить краткосрочную работу, сохраняя при этом будущую работу на более высоких уровнях WBS.

По мере того, как проект прогрессирует и неопределенность уменьшается, вы постепенно разрабатываете WBS, разлагая будущие результаты по мере их приближения.

WBS для программ и портфелей

Концепция WBS может быть распространена за пределы отдельных проектов на программы (группы связанных проектов) и портфели (коллекции проектов и программ). Программа WBS показывает, как отдельные проекты WBS сворачиваются до результатов на уровне программ, в то время как портфель WBS обеспечивает представление предприятия обо всей работе.

Организационные шаблоны WBS

Организации, которые выполняют подобные типы проектов неоднократно, могут разрабатывать стандартизированные шаблоны WBS. Эти шаблоны захватывают организационные знания, обеспечивают согласованность проектов и ускоряют разработку WBS для новых проектов.

Однако шаблоны должны быть отправными точками, а не смирительными рубашками. Каждый проект должен настраивать шаблон, чтобы отразить его уникальные характеристики.

WBS в различных методологиях управления проектами

Концепция WBS возникла в традиционном, ориентированном на планирование управлении проектами, но была адаптирована для использования в различных методологиях.

WBS в водопаде / Традиционные проекты

В традиционных проектах водопада WBS обычно создается на этапе планирования и обеспечивает основу для всего плана проекта. Он разлагается до детального уровня заранее, а изменения управляются посредством формальных процессов управления изменениями.

WBS в Agile-проектах

В то время как Agile методологии подчеркивают гибкость и итеративную разработку, концепции WBS все еще применяются. Эпикаты можно рассматривать как результаты высокого уровня, функции как результаты среднего уровня и пользовательские истории как рабочие пакеты. WBS обеспечивает структуру, в то же время позволяя гибкость и итерацию, которые требуются Agile.

Ключевое отличие заключается в том, что структуры Agile WBS более динамичны, развиваются с каждым спринтом или итерацией по мере совершенствования отставания продукта.

WBS в гибридных подходах

Многие организации используют гибридные подходы, сочетающие элементы традиционной и гибкой методологий. В этих средах WBS может использоваться для общей структуры проекта и основных результатов, в то время как Agile-технологии используются для детального планирования и выполнения в конкретных рабочих потоках.

Измерение успеха с помощью WBS

Как узнать, эффективен ли ваш WBS? Вот некоторые показатели хорошо построенного WBS:

• Полнота: Представлены все результаты проекта, и заинтересованные стороны подтверждают, что ничего не пропало.
• Четкость: Члены команды понимают, что представляет собой каждый элемент и что ожидается
• Удобство использования: WBS фактически используется для планирования, отслеживания и связи, а не просто отправляется в отставку.
• Оцениваемость: Рабочие пакеты могут быть реалистично оценены по времени, стоимости и ресурсам
• Подписываемость: Четкое владение может быть установлено для каждого пакета работ
• Измеримость: Прогресс можно объективно измерить и сообщить
• Гибкость: Гибкость: WBS может вносить необходимые изменения без полной реструктуризации.

Отслеживание прогресса на уровне пакета работ дает вам четкое представление о том, какие части проекта находятся в графике, какие отстают, и где развиваются узкие места. При использовании с программным обеспечением для управления проектами WBS подает непосредственно на панели инструментов и отчеты, предоставляя информацию в режиме реального времени.

Ресурсы для дальнейшего обучения

Чтобы углубить понимание структуры разбивки работ и управления проектами, рассмотрите возможность изучения этих ресурсов:

• Стандарт практики PMI для структур разбивки работ: Окончательное руководство от Института управления проектами
• Руководство по PMBOK: Свод знаний по управлению проектами включает в себя всеобъемлющий охват концепций WBS
• Онлайн сообщества по управлению проектами: Форумы и дискуссионные группы, где практикующие делятся опытом и шаблонами
• Учебники по программному обеспечению для управления проектами: Большинство основных инструментов PM предлагают обучение созданию и использованию структур WBS
• Промышленные шаблоны: Многие профессиональные ассоциации предоставляют шаблоны WBS, адаптированные к конкретным отраслям промышленности.

Для практической практики рассмотрите возможность использования бесплатных шаблонов WBS, доступных из таких источников, как ProjectManager.com, который предлагает различные шаблоны и инструменты для создания структур разбиения работы по различным типам проектов.

Заключение

Разработка эффективной структуры разбивки работ является одним из наиболее ценных навыков, которые может освоить менеджер проекта. Хорошо построенная структура разбивки работ помогает с важными группами процессов управления проектами и областями знаний, такими как планирование проектов, планирование проектов и бюджетирование проектов, управление рисками, управление ресурсами, управление задачами и управление командой. Другими словами, структура разбивки работ служит вашей картой через сложные проекты.

Разбивая сложные проекты на управляемые, четко определенные результаты, WBS обеспечивает ясность, повышает точность оценки, облегчает распределение ресурсов и позволяет эффективно отслеживать прогресс. Независимо от того, строите ли вы дом, разрабатываете программное обеспечение, запускаете маркетинговую кампанию или внедряете систему здравоохранения, принципы развития WBS остаются последовательными: иерархически разлагайте результаты, соблюдайте правило 100%, обеспечивайте взаимную эксклюзивность и сосредоточьтесь на результатах, а не на деятельности.

Практические примеры, приведенные в этом руководстве, демонстрируют, как эти принципы применяются в различных отраслях и типах проектов. От разработки веб-сайтов до строительства, от программных проектов до планирования мероприятий, WBS адаптируется к уникальным характеристикам каждого проекта, сохраняя при этом свою фундаментальную структуру и цель.

Помните, что создание эффективного WBS - это и наука, и искусство. Следуйте установленным принципам и передовым практикам, но также применяйте суждение и творчество для разработки структур, которые действительно служат потребностям вашего проекта. Вовлекайте свою команду, используйте технологии, ведите словарь WBS и относитесь к вашему WBS как к живому документу, который развивается вместе с вашим проектом.

Применяя эти концепции к собственным проектам, вы будете развивать интуицию для правильного уровня разложения, наиболее эффективного типа структуры и наилучших способов использования вашего WBS на протяжении всего жизненного цикла проекта. С практикой и опытом разработка WBS станет второй натурой, и вы будете удивляться, как вы когда-либо управляли сложными проектами без этого важного инструмента.

Начните с приведенных здесь примеров и шаблонов, настройте их под свои конкретные потребности и постоянно совершенствуйте свой подход на основе того, что лучше всего подходит для вашей организации, вашей команды и ваших проектов. Инвестиции, которые вы делаете в разработку качественных структур разбиения работы, будут приносить дивиденды в улучшенных результатах проекта, уменьшении рисков, лучшей коммуникации с заинтересованными сторонами и, в конечном итоге, большем успехе проекта.