การ ควบคุม เอกสาร ที่ มี ประสิทธิภาพ เป็น สิ่ง สําคัญ เพื่อ รักษา ความ เชื่อ ฟัง มาตรฐาน ของ ISO 9001 แต่ บ่อย ครั้ง องค์การ ต่าง ๆ เผชิญ ข้อ ผิด พลาด ทั่ว ไป ที่ อาจ ทํา ให้ ระบบ การ จัด การ ของ ตน เสีย หาย ได้
ข้อ ผิด พลาด ทั่ว ไป ใน การ ควบคุม เอกสาร
ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ คือ การไม่รักษาเอกสารให้ทํางานดีขึ้น โพรเซสหรือนโยบายที่ออกจําหน่าย สามารถนําไปสู่การไม่ต่อเนื่องและปฏิบัติที่ไม่สอดคล้องกัน ปัญหาอื่นอาจเป็นการควบคุมการใช้งานที่ไม่เพียงพอ ซึ่งอาจส่งผลให้มีการปรับเปลี่ยนหรือใช้เอกสารไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ การควบคุมรุ่นที่ไม่ดีนี้อาจทําให้เกิดความสับสนได้ เนื่องจากสมาชิกในทีมอาจจะอ้างถึงเอกสารที่แตกต่างกัน
กลยุทธ์ในการป้องกันข้อผิดพลาดในการควบคุมเอกสาร
การทําให้ระบบจัดการเอกสารส่วนกลางสมบูรณ์ จะช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารทั้งหมดอยู่ปัจจุบัน และเข้าถึงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตได้ การทบทวนและแก้ไขตารางการทํางานตามปกติจําเป็นยิ่งในการรักษาเอกสารไว้ การฝึกพนักงานในกระบวนการควบคุมเอกสาร จะเพิ่มความตระหนักและยึดติดกับมาตรฐาน การสร้างมาตรการควบคุมรุ่นชัดเจนป้องกันความสับสนจากเอกสารหลายรุ่น
กิจ ปฏิบัติ ที่ ดี ที่ สุด สําหรับ ความ ร่วม มือ
- เก็บการลงทะเบียนเอกสารหลักไว้เพื่อติดตามเอกสารทั้งหมด
- จํากัดการแก้ไขสิทธิ์เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาต
- การตรวจสอบช่วงของการทํางานของโพรเซสควบคุมเอกสาร
- ทําให้แน่ใจว่าเอกสารที่บันทึกไว้ ของการแก้ไขและอนุมัติ
- ให้การฝึกอย่างต่อเนื่องกับนโยบายการจัดการเอกสาร