Mahalaga ang mabisang pagkontrol sa dokumento para mapanatili ang pagsunod sa pamantayan ng ISO 9001.
Karaniwang mga Pagkakamali sa Pagkontrol ng mga Dokumento
Ang isang madalas na pagkakamali ay ang hindi pagpapanatili ng mga dokumentong up-to-deate. Ang mga outdated na pamamaraan o patakaran ay maaaring humantong sa mga hindi-kompligo at pabagu-bago na mga gawain. Ang isa pang isyu ay ang hindi sapat na kontrol sa access, na maaaring magbunga ng hindi awtorisadong mga modipikasyon o paggamit ng hindi tamang mga dokumento. Karagdagan pa, ang hindi mahusay na pagkontrol sa bersyon ay maaaring magdulot ng kalituhan, habang ang mga miyembro ng pangkat ay maaaring tumukoy sa iba't ibang bersiyon ng dokumento.
Mga Estratehiya Upang Maiwasan ang mga Pagkakamali sa Pagkontrol ng mga Document
Ang pagpopondo ng isang sentralisadong sistema ng pangangasiwa ng dokumento ay tumutulong upang matiyak na ang lahat ng dokumento ay kasalukuyan at madaling makuha ng awtorisadong mga tauhan.[kailangan ng sanggunian] Mahalaga ang regular na pagrerepaso at mga iskedyul ng rebisyon upang mapanatiling may kaugnayan ang mga dokumento. Ang pagsasanay sa mga tauhan sa mga pamamaraan ng pagkontrol sa dokumento ay nagpapasulong sa kabatiran at pagsunod sa mga pamantayan.
Pinakamabuting mga Gawain Para sa Kampanya
- Panatilihin ang isang master document register para masubaybayan ang lahat ng dokumento.
- Pagbawal sa pagsasaayos ng mga karapatan sa awtorisadong mga tauhan lamang.
- Pag - uugali na pana - panahong nag - aawdisyon sa mga proseso ng pagkontrol sa dokumento.
- Tiyakin ang wastong mga dokumento ng mga rebisyon at mga pagsang - ayon.
- Maglaan ng patuluyang pagsasanay sa mga patakaran ng pangangasiwa sa dokumento.