Bir mühendislik ekibini birden fazla zaman bölgelerine yayılabilir. Etkili koordinasyon, proje kilometrekahkadarları karışık veya gecikmeler olmadan karşı karşıya kaldığımızı garanti eder. Microsoft Project, yöneticilere plan, program ve farklı bölgelere yönelik görevleri takip eden güçlü bir araçtır. Bu makale MS Project'in dağıtılmış mühendislik ekiplerinin benzersiz engellerini nasıl elde edeceğine dair özellikleri genişletiyor, program ayarlamaları, kaynakları atamaları ve iletişim kurmaları için pratik tavsiyeler veriyor.
Mühendislik Takımlarını Koordinasyon Etmenin Meydanları Zaman Bölgesi
Mühendislik projeleri genellikle sıkı bağımlılıklar, iteratif tasarım döngüleri ve hızlı problem çözme içerir. Takım üyeleri farklı zaman bölgelerinde çalışırken, hatta basit koordinasyon karmaşık hale gelir:
- [FONT:0) İletişim boşlukları[[Döneticiler arası geçişler gecikebilir veya kritik bağlamı kaybedebilir.
- [FONT:0]Scheduling çatışmaları[Dönetici: 1 ) – New York'taki bir ekip üyesi, Singapur'daki bir meslektaşın çalışma saatlerini bitirebilir, boş zamanlara neden olabilir.
- [FONT:0)Kaynak çakışması[Dönetici:0)[[[Dönetici:0)))[[[Döneticiler, aynı göreve aynı görevde bulunabilirler.
- [FONT:0]Holiday yanlış eşler[[Dönem: 1 ) - Bir bölgedeki yerel bir tatil başka bölgenin bağlı olduğu bir teslim edilebiliri engelleyebilir.
- [FONT:0] Gerçek zamanlı görünürlük ([Dönetici: 1) Proje yöneticileri genellikle tüm sitelerde doğru ilerleme görmek için mücadele eder.
Microsoft Project, tüm mühendislik çaba için zaman alan-aware komut merkezi olarak kullanıldığında, programlar, kaynaklar ve görev bağımlılıklar için tek bir gerçek kaynağı sağlayarak bu zorlukları ele alır.
Microsoft Project, Dağıtılmış Mühendislik Takımları için Doğru Araç
Birçok proje yönetimi araçları var olsa da, MS Project, mühendislik çalışması için gerekli olan derin zamanlama yetenekleri sunar. Kaynak seviyesi, kritik yol analizi ve özel takvimler daha basit görev takiplerinde mevcut değildir. Dahası, MS Project Microsoft Teams, SharePoint ve Power BI ile entegre eder, mühendislik verilerinin zaten kullandığı işbirliği araçlarına girmesine izin verir.
Boş araçlar için, çoklu temel takvimleri tanımlama ve bunları belirli kaynaklara atama yeteneği, bir oyun değiştiricidir. ABD ekibi için bir takvim ayarlayabilirsiniz, Avrupa takımı için başka bir şey ve Asya-Pacific ekibi için, tüm aynı proje dosyası içinde. MS Project, her kaynak çalışma saatlerine dayanan görev tarihlerini ve süresini otomatik olarak ayarlar, dünyanın bir tarafında bir toplantıyı 3 AM'te bir toplantıyı planlamanın klasik hatasını kaçınabilirsiniz.
Cross-Time Zone Koordinasyon için Anahtar Özellikler
Zaman Bölgesi ile Görev Planlama
Herhangi bir zaman bölgesi projesinin temeli doğru bir zamanlamadır. MS Project'te, projeyi kendi zaman bölgenizde başlatabilirsiniz, ancak yazılım, mutlak saatler yerine "iş günleri" olarak düşünmenizi teşvik eder. Ancak, dağıtık takımlar için her görevin hangi takvime açık olmanız gerekir.
Her bölge için ayrı bir temel takvim oluşturun, yerel normlara göre çalışma günleri ve saatlerini ayarlayın. Örneğin, ABD ekibi, iş bittiğinde hesaplanan her kaynağın takvimini kullanır.Bu, bir kaynak çalışma süresi içinde planlanan görevlerin yapılmasını engelleyebilir.
Örneğin, Almanya'daki tasarım ekibi 5:00 PM CET ve test ekibi, 8:00 AM BRT'de çalışmaya başlarsa, bir gecede farkını dikkate almak için bir gecikmeyi ekleyebilirsiniz.
Kaynak Allocation ve Müsaitlik Durumu
Kaynak seviyesi MS Project'in dağıtılmış takımlar için en güçlü özelliklerinden biridir. Aynı kaynağı birden fazla göreve atamanızda MS Project, mevcut saatlerden daha fazla çalışma planlandığında gerçekleşir.Bir zaman aralığında, bu genellikle iki iş akışına karşı bir çift kitaplıkta bir yönetici çift kitap olduğunda gerçekleşir.
Kaynakları etkin bir şekilde kullanmak için, her kaynağın doğru takvime uygun olmasını sağlar. Ardından, "Kaynak Seviyeleme" veya "Manual" için tercih ettiğiniz gibi, MS Project, uzmanlıkların yetersiz olduğu mühendislik takımları için, seviyeleme, Hindistan'daki kritik bir tasarımcının sadece iki çakışma görevine atanmasını sağlar.
Ayrıca, her takımın üyesinin projedeki toplam çalışma saatlerini görmek için "Kaynak Dokümanı" görüşünü kullanın.Bu, potansiyel şişeleri erken ve gerçek konumlu çalışmayı diğer zaman bölgelerinde takım arkadaşlarına yerleştirmenize yardımcı olur.
Gantt Charts ile Zamanları Görselleştirmek
Gantt grafiği, proje statüsünü zamanındaki bölgelerde iletişim kurmanın en sezgisel yoludur. MS Project, şu anda birden fazla zaman bölgesinde tabloyu sergilemenize veya ortak bir referans zamanında (örneğin, UTC) 3 bölgeleri kapsayan mühendislik yöneticileri için, şu anda ilerlemedeki görevleri gösteren bir Gantt grafiğine sahip olmak - herkesin yer aldığı yerde - herkes hizaya girmez.
Bağımlılıklar özellikle coğrafi olarak ayrı olduğunda önemlidir. Japonya'da göreve bağlı olan bir görev, zaman aralığına dikkat etmek için kesinlikle bitmelidir, ancak gerçek eloff, zaman farkı nedeniyle tam bir gün ertelenebilir. MS Project'in "Critical Path" özelliği, tüm projeyi geciktirmek için kesinlikle zaman sona erdirmesi gerektiğini gösteriyor.
Planlanan vs. gerçek ilerlemeyi karşılaştırmak için "Tracking Gantt" görüşünü kullanmayı düşünün. Bir bölgedeki bir ekip bir hafta erken sona erdiğinde, başka bir bölgenin geride kaldığı zaman çok değerlidir; görsel delta gerçek kaynakların nerede olduğunu netleştirir.
Collaborative Özellikler ve Entegrasyon
MS Project bir standalone aracı değildir.ARD:0)Microsoft 365), deneyle senkronize etmek, e-posta yoluyla rapor paylaşmak ve SharePoint'e zaman çizelgesi yayınlamaktır.
Projenizi bir Takım kanalına bağlarken, bir görevin ne zaman olduğu, aşırı kullanımdan veya güncellendiği zaman otomatik bildirimleri itebilirsiniz.Bu, manuel " statüsü nedir?" mesajların zaman bölgeleri boyunca kesilmesi ve derin işleri bozduğunu azaltır.
Daha az sık güncelleme tercih eden takımlar için, "Publish to SharePoint" özelliğini projenin bir okuma-sadece web versiyonunu oluşturmak için kullanın. Bu, paydaşları farklı zaman bölgelerinde MS Project için bir lisansa gerek kalmadan programı görüntülemek için izin verir. Düzenli günlük veya haftalık ihracat tüm organizasyona bilgi kazandırabilir.
Baseline ve Progress Takip
Bir dağıtılmış mühendislik projesi, bir bildirimin erken olup olmadığını kolayca planlayabilir. MS Project, bir temel ayarlı ayarlamanızı sağlar - orijinal planın anlık bir görüntüsü - ve sonra gerçek başlangıç, bitirmek ve% tam buna karşı.Ne zaman variances ortaya çıkar, bir zaman bölgesi yanlışlık nedeni olup olmadığını araştırabilirsiniz.
Örneğin, 5 gün sürecek bir görev planlandığında, 8 tane almış olsaydı, Avustralya’nın takvimini içeren atamanın bölgesel bir tatil sırasında işe izin verildiğine dikkat edin. "Variance" masası, temel ve gerçek tarihler arasındaki farkı gösterir.Bu verileri zamanla düzeltmeye çalışabilirsiniz, heuristics: "Avustralyalı takımını içeren şeyler genellikle eloff boşluğu nedeniyle iki ekstra gün alır."
Encourage ekibi üyeleri her yerel iş gününde ilerlemelerini güncellemek için. Bu disiplin, MS Project'ten otomatik e-posta hatırlatmalarıyla birlikte, master programının her zaman mevcut olmasını sağlar.Her zaman bölgedeki herkes doğru verilerden başlar.
MS Project'i Etkili Olarak Kullanacak En İyi Uygulamalar
Clear Deadlines ve Milestones
Belirsiz tarihler dağıtılmış mühendislik düşmanıdır. MS Project'te, her büyük teslim edilebilir bir hedef tarihi kurmak için "Deadline" alanı kullanın. Yazılım, son zamanlarda risk altında olup biten kırmızı işaretleyici gösterecektir.Bunu sıfır süresi olan atlar ile birleştirin - örneğin, bir sonraki aşamaya kadar "Tayarım Onaylanmış" sinyalleri başlatabilir, gerçek onaylar olsa bile, gerçek onaylar.
Son tarihler ayarlandığında, sorumlu kişinin zaman bölgesini düşünün. "Günlük bir günün sonu", alıcının farklı bir zamanda olduğu anlamına gelir. Bunun yerine, ortak bir zamanda son tarihlerinizi belirtin (örneğin, "Friday 23:59 UTC MS Project, herhangi bir zamanda sonları gösterebilir, ancak takıma açıkça standartla iletişim kurmanız gerekir.
Instri Bölgesel Tatiller ve Zaman Off
Yerel tatilleri görmezden gelmek, programı yok eden ortak bir hatadır. MS Project, her bölge için çalışma günlerini temel takvime eklemenize olanak sağlar.Projeye başlamadan önce, her yer için bir kamu tatil listesi toplayın.Bu, takımdan planlandığında bir gün planlanmadan görevlerin yapılmasını engeller.
Ayrıca, tatil veya eğitim gibi bireysel zaman dahil. Kaynak-calendar istisnaları olarak girin. MS Projesi atan kaynak kullanılamadığında otomatik olarak görev süresini uzatacaktır.Bu, tarihleri uzatmayı hatırlamaktan çok daha iyi.
Düzenli olarak iletişim kurmak ve Entegre Araçları Kullanın
MS Project, iletişim için bir yedek değil, ancak her şeyi sürtünmeyi azaltabilir.Bir görev aracında "Complete" toplantısını bir kez daha gerçekleştirdiğinde, ayrı bir "done" mesajı için ihtiyacı ortadan kaldırır.
Karmaşık mühendislik sorunları için, her bölgenin bir gecede ne olduğunu merak eden bir sayfalık bir rapor oluşturmak için "Project summary" raporu kullanın.Bu raporu paylaşılan bir posta kutusu veya Takım kanalı aracılığıyla paylaşın, böylece her bölgenin bir gecede neler olduğunu merak ediyor.
Kaynak Düzeyi ve Overallok Checks
Dağıtılmış takımlar genellikle talep edilen özel bireylere sahiptir. Berlin'deki üst düzey bir mühendis aynı anda üç projeye atanabilir. MS Project'in kaynak seviyesi, çalışmalarını takvimde yayabilir, ancak düzenli olarak çalıştırmalısınız - özellikle de görev güncellemelerinden sonra.
Her kişi için günlük iş saatlerini görmek için "Kaynak Kullanımı" görüşüne göz atın.Bir barın 8 saatten fazla olduğunu görürseniz, bu kaynak otomatik olarak daha düşük öncelikli görevleri geciktirecektir. ancak, manuel müdahale, görev düzeninin kritik olduğu mühendislik projeleri için daha iyi olabilir.
Payage Views ve Stakeholders için raporlar
Herkes tam Gantt grafiğini bağımlılıklarla görmeli değil. Farklı izleyiciler için özel görüşler oluşturun:
- [FONT:0)Mühendislik, [Dönetici: 1))[Döneticiler, en erken başlangıç tarihine göre verilen görevleri gösteren bir görüş.
- [FONT:0]Executives[[Dönemli: 1) Bir panoda anahtar kilometrelik bir rapor, % tam ve risk göstergeleri.
- [FONT:0] Global takım[Dönetici:0)[Dönetici:0) – Bir sonraki iki hafta çalışmayı bir yuvarlanma formatında gösteren bir zaman çizelgesi.
MS Project'in raporlama motoru, daha fazla analiz için Excel veya Power BI'a ihracat yapabilir. Örneğin, bölgedeki görevi tamamlama oranlarını gösteren bir Power BI pano oluşturabilirsiniz, hangi zaman bölgesinin düşük bir şekilde kaydedilmesine yardımcı olabilirsiniz.
Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak
Deneyimli proje yöneticileri, MS Project'i zamanındaki bölgelerde kullanırken tuzağa düşer. İşte en sık sorunlar ve onları nasıl yönlendirecektir.
[FONT:0)Pitfall: Zaman bölgeleri görmezden gelen zamanlarda toplantılar veya incelemeler.), her zaman toplantı organizatörünün zamanında sergilenecek proje takvimini belirledi, ancak başkalarının Gantt grafiğinde iki kez göstereceğini unutmayın.
[FONT:0)Pitfall: Sürekli olarak ilerleme kaydetmeyin.[DÜDÜDÜDÜDÜDÜ:0)Pitfall: Sürekli olarak ilerleme kaydetmeyin.) Sydney'deki bir ekip bir hafta boyunca görevlerini güncellerse, ABD ekibi sabit bir şekilde sabitleyebilir ve "Güncelleme Projesi" işlevini kullanabilir.
[FONT:0)Pitfall: Aşırı bağımlılıklar[Döneticiler için][Döneticiler için) çok daha önceden belirlenmiş bir bağlantı oluşturmak cazip, ancak bu kolayca kırılan bir tunç programına yol açabilir.
[FONT:0)Pitfall: İletişim gecikmeleri için hesabı unutun. [Dönetici:0] Mühendislik takımları genellikle bir eloff sonra larificatione ihtiyaç duyar. Küçük bir tampon (örneğin, yarım gün) zaman bölgelerin görev notları için dikkate almasının için.
Dış Kaynaklar Bilginizi Derinleştirmek
MS Project'in en çok dağıtık mühendisliği için elde etmek için, bu ek kılavuzları keşfedin:
- [0] Microsoft'un Project[Dönemli zaman bölgeleri yönetmek için resmi rehberi[Dönemli:0).
- [FONT:0] Kaynak seviyesi tekniklerinin ayrıntılı bir yürüyüşleri ).
- [0]Time zone dönüştürücü aracı çalışma saatleri
Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç
Zaman bölgelerinde bir mühendislik ekibi koordine etmek, proje yöneticisinin karşılaştığı en zorlu zorluklardan biridir. Microsoft Project, kasıtlı olarak kullanıldığında, yüksek kaliteli mühendislik çalışmalarını ayarlamanız için gerekli olan yapıyı sağlar ve herkesin bilgilendirilmesiyle ilgili olarak bilgi sahibi olun.
Anahtar, belirli takım zaman bölgeleriniz, tatiller ve iletişim kalıpları için aracı yapılandırarak zaman aralığına yatırım yapmaktır.Bir kez yerinde MS Project, köşede gördüğünüze yardımcı olan güvenilir bir ortak haline gelir - ne zaman bölgesinden çalıştığınız önemli değil.