Mühendislik sözleşmesi ve satıcı yönetimi genellikle birden fazla paydaş, karmaşık yasal terimler, tarihler değiştirmek ve Toyota'da gelişmiş bir görsel iş akışı yönetimi yöntemi – bu süreçte netlik, hesaplama ve sürekli iyileşme sağlamak için, bir ekip bir Kanban kuruluna uygun olarak, mühendislik ekipleri her anlaşma durumunu bir bakışta takip etmek zorunda kalmadan, özellikle de pratik bir işbirliği ilkeleri belirlemek için yapısal bir şekilde geliştirilmiş olan bir iş akışı yönetimi yöntemi sunuyor.

Kanban Prensipleri Anlamak

Sözleşmeye özgü uygulamalara girmeden önce Kanban'ı etkili kılan temel ilkeleri anlamak önemlidir. Kanban, beyaz bir tahtadaki sadece yapışkan notlardan daha fazlasıdır; sürekli iyileşme ve akış açısından temel bir zihniyetdir.

İş akışı görselleştirmek

İş akışları genellikle görünmezdir. Bir sözleşme, her bir öğenin nerede olduğunu görebileceği zaman, iletişim geliştirir ve eloffların her iş öğesini temsil ederek şeffaflığa yol açabilir (uza, satıcı isteği, değişiklik) bir gemide kart olarak.

Limit Work in Progress (WIP)

Multitasking, bir zamanlar “Yasal İnceleme”de üç sözleşmeden fazla olmamak üzere, ekip doğal olarak yeni görevleri başlamadan önce mevcut işleri tamamlamak için odaklanır.Bu, yasal danışmanlık veya tedarik memurları gibi özel kaynaklar üzerinde aşırı sınırlar sağlar.

Akışı Yönetin

Kanban, iş birliğinin nereden geldiğini analiz ederek, iş birliğinin bir ön ödeme adımı veya rutin kontrolleri ekleme gibi iş akışını yönetmeyi vurgulamaktadır.

Süreç Politikaları Açıklama

Belirsizlik, sözleşme yönetimi için karışıklıka yol açıyor, bu, bir karttan “Drafting”den “Negotiation” (örneğin, tüm gerekli standart koşullar dahil, fiyat onaylanmış Politikalar belgelenmiş ve aynı kuralları takip ediyor.

Collaboratively'yi geliştirin

Kanban tahtaları statik değildir. Takımlar, metrikleri gözden geçirmek için düzenli retrospektifler tutar, süreç ağrı puanlarını tartışır ve yönetim tasarımını geliştirir. Zamanla, sistem takımın en iyi şekilde nasıl çalıştığının canlı bir yansıması haline gelir.

Mühendislik Sözleşmesi ve Satış Yönetimi için Kanban Neden?

Mühendislik kuruluşları genellikle yüksek bir sözleşme hacmini yönetebilir: yazılım lisanslaması, donanım tedariki, danışmanlık anlaşmaları, ayrımcı olmayan anlaşmalar ve daha fazlası. Sözleşmelerin birden çok bölümü (legal, finans, mühendislik), dış satıcılar ve çalışma alanları dahil ettiğinde karmaşık multiplies. Kanban birkaç ortak ağrı noktası ele alır:

  • [FONT:0]Kategoriler arası fark:[Dönemli:[Dönemli:0)Bir proje başlatmak için imzalanmış bir sözleşme bekliyor olabilir.
  • [FONT:0) Ön gecikmeler:[Dönetmelik:[Dönlendirme:0)[Dönlendirme gecikmeleri:[Dönlendirmeler:[Dönlendirmeler:0)) Bir sözleşme tezgahları “Negotiation” içinde bir sözleşmede durduğunda, yönetim kurulu bu yüzden takım yükselebilir veya yeniden imza kaynaklarına girebilir.
  • [FONT:0] Kaynak kısıtlamaları altında Prioritizasyon: Sınırlı yasal veya tedarik kapasitesi ile, WIP sınırları aynı anda pazarlık edilen birçok sözleşmeyi engeller, genel çevrim süresini azaltır.
  • [FONT:0) Güvenilirlik ve hesap verebilir: [Dönetici: 1 ) Her kart metadata taşıyabilir - sahibi, değer, son tarih, anahtar terimler - kim sorumlu ve eylemlerin yapıldığına kolay.
  • [FONT:0)Kontinuous iyileştirme:[Dönemli) Takımlar, satıcı ve iç paydaşları ile gerçekçi beklentileri belirlemek ve kullanmak için uzun sözleşme aşamalarını genellikle alır ve kullanabilir.

Dahası, Kanban, birçok mühendislik ekibi zaten kullandığı çevik metodolojilerle iyi bir şekilde uyum sağlar. Mevcut sistemler olmadan uygulanabilir, çoğu zaman zaman daha sofistike hale gelen basit bir yönetim kurulu olarak başlayabilir.

Sözleşmeler için Kanban Sisteminizi Ayarlayın

Mühendislik sözleşmesi ve satıcı yönetimi için etkili bir Kanban sistemi inşa etmek, takımınızın özel ihtiyaçlarına hizmet eden bir yönetim kurulu oluşturmak için bu adımları takip etmek gerekir.

Bir Tool seçin

Fiziksel kurullar, bölünmüş veri modelini kullanarak Kanban yönetim kurulu olarak çalışsa da, Pazartesi.com gibi dijital bir araçtan faydalanır.Partner seçeneklerinin zaten kullandığı veya kolayca kabul edebileceğinizi seçin. Directus) (bu, esnek verileriyle özel bir sözleşme yönetimi veritabanı olarak özelleştirilmiş olabilir), Jira, Trello, Notion veya Pazartesi.com gibi özel araçlar.

Köşeleri (Workflow Stages) Tanımlayın

Maden sözleşmelerinizin yaşam döngüsüne sütunlar dahil edilebilir: Tipik bir set şunları içerebilir:

  • [FONT:0)Intake / İstek[Dönetici: 1) – Yeni sözleşme talepleri burada, temel bilgi (döv adı, açıklaması, aciliyet) ile girişilir.
  • [FONT:0]Drafting - Sözleşme şablonu veya ilk terimler sorumlu mühendis veya tedarik lideri tarafından hazırlanmaktadır.
  • [FONT:0) Hukuki İnceleme[Dönem: 1) Yasal ekip değerlendirmeleri, risk ve uyumluluk. Bu aşama, birden fazla inceleme döngüsü için alt segmentlere sahip olabilir.
  • [FONT=0]Negotiation[[[Dönetici: 1 ) – Fiyat, kapsamı, sorumluluğu, vb. satıcı ile geri-ve-forth. (En uzun aşamayı takip edin.)
  • [FONT:0]Internal Onay[[[Dönetici: 1))[[Üye Olmayanlar İçin Tıklayınız.
  • [FONT:0)Execution[[Dönemli: 1) Sözleşme her iki taraf tarafından imzalanmıştır (elektronik imza sistemi entegrasyonu tavsiye edilir).
  • [FONT=0]Active / İzleme[Dönetici:0)[Dönetici:0)[değiştir | kaynağı değiştir]
  • [[Düzücü/Yenileme[[[Dönlendirme: 1 ) – Sözleşme sona ermiş veya sona ermiş ise, kart yenileme kuyruğuna taşınır.

Ayrıca dış giriş veya kararlarda bekleyen sözleşmeler için “On Hold / Blocked” sütunu da isteyebilirsiniz.

Tasarım Kartı İçerik İçerik İçerik

Her kart bir bakışta temel bilgileri taşımalıdır. Tipik alanlarda:

  • [FONT=0)Title:[[Dönetici:[Dönetici:[Dönetici:0)|[[FONT=FONT=0)
  • [FONT:0)Owner: [Dönetici:
  • [FONT:0)Value:[[Dönemli veya gerçek sözleşme değeri (önlendirme için çok iyi)
  • [FONT:0]Due tarihi:[Dönem:[Dönem: 1] Hedef infaz tarihi veya yenileme tarihi
  • [FONT:0)Priority: [Dönetici: [Dönetici: [Düzücü/Düzücük bir puan)
  • [FONT:0)Etiketler /Labels:[Dönetici: Satışcı tier, risk seviyesi, proje birliği
  • [FONT/Tarih: [[Dönem: · 1] Anahtar iletişim ve kararların Log of key Communication and Decision
  • [FONT:0)Attachments:[Dönler:[Dönler:[Dönler:)

Directus'ta, özel alanları ve ilişkileri oluşturabilirsiniz, sonra onları Kanban düzeni üzerine izleyebilirsiniz. Bu, sözleşmeleri satıcılara, projelere ve onay iş akışlarına kopyalamadan bağlantı kurmanızı sağlar.

Set Work-in-Progress (WIP) Limits

WIP sınırları önemlidir. Her sütun için izin verilen en fazla kart sayısına karar verin. Örneğin:

  • Taslağı: 3
  • Yasal İnceleme: 2 (çünkü yasal kaynaklar genellikle az)
  • Negotiation: 4
  • İç Onay: 1 ( ezici onaylayıcılardan kaçınmak için)
  • Execution: sınırsız (since imza hızlıdır)

Bir sütun sınıra ulaştığında, yeni kartlar tek tamamlanmaya kadar taşınamaz. Bu güçler yeni maddeler başlamadan önce çalışmayı bitirmeye, döngü zamanını azaltmaya ve bağlam geçişini önlemeye yardımcı olur.

Politikalar Açıklama

Her sütun için giriş ve çıkış kriterini belgeleyin. Örneğin:

  • [FONT:0) Hukuki İnceleme Girişi:[Dönemli:[Dönetici:0) Taslak:[Dönemli/Dönemli)
  • [FONT:0) Hukuki İnceleme Çıkışı:[Dönemli sürüm geri döndü; tüm yasal yorumları ele alındı.
  • [[Düzg:0)Negotiation çıkışı:[Dönem:[Dönemli:[Döncüm: 1) Final terimleri yazılı olarak kabul edildi; satıcı ilk taslağı imzaladı.

Bu politikaları yönetim kurulunda (fiziksel veya dijital) yayınlayın, böylece her takım üyesi kuralları anlar.

Bir Kanban Kurulunda Bir Sözleşme Yaşam döngüsü Aşamaları

Tipik bir sözleşme yaşam döngüsü ile yürüyelim ve Kanban her aşaması nasıl kolaylaştırır.

Intake and Request

Yeni bir sözleşme isteği bir mühendislik yöneticisinden geliyor. İstek kartı, "Intake" sütununa yerleştirilir. Kart satıcı adı, kısa açıklama ve aciliyet içerir.Eğer talep eksikse, tüm gerekli bilgilere göre bir “Triage” alt-column'a gider.

Taslağın Hazırlanması

Bir mühendis veya tedarik uzmanı, kuyruktan gelen isteği alır. yasal olarak onaylanan şablonları kullanarak ilk sözleşme taslağı hazırlarken, sözleşme değerini, çalışma kapsamını ve kartın anahtar şartlarını ekleyebilirler.Eğer birden fazla bölüm katkıda bulunmalıdır. WIP sınırları, sadece birkaç sözleşmenin aktif olarak hazırlanmasını sağlar, acele etme riskini azaltır.

Yasal İnceleme

Tasarlandığında, kart “Yasal İnceleme” ile hareket eder. Yasal ekip burada tüm bekleyen sözleşmeler görür.Son zamanlarda veya iş eleştirelliğine dayanarak öncelik verebilirler.WIP limitleri ile, yasal bir anda düzinelerce sözleşmeyle boğulmamaktadır.

Negotiation

Bu genellikle en zaman alıcı sahnedir. Kart, yeni mesajlar geldiğinde kartı otomatik olarak güncellemek için “Negotiation” ve satıcı değişim koşullarını sağlar. Kart her turda bir araya gelmelidir - e-posta veya iletişim araçlarıyla bütünleştirilen ve daha fazla net bir şekilde değiştirebilir.

İç Onay

Müzakere sona erdiğinde, kart "Internal Onay" ile hareket eder. Bu, birçok kişiden (mühendislik müdürü CFO, CIO) imza atan bir karta işaret edebilir ve kartın yalnızca onaylar alınabileceği durumlarda “Execution” ile hareket eder.

Execution Execution

İçten onaylandığında, sözleşme imza platformu kullanıyorsanız (DocuSign, Adobe Sign), kart doğrudan imza zarfına bağlanabilir. İmzalanan kopya kartına eklenmiştir.

Aktif Yönetim ve Yenileme

Aktif aşamada, kart kilometre taşları, teslim edilebilirler ve ödeme programları. Her büyük teslim edilebilir için kontrol listelerini veya bağlantılı çocuk kartlarını kullanabilirsiniz. Sözleşme sona erme yaklaşırken, bir tarih hatırlatması kartın "Yenileme" sütununa taşınmasını tetikler, takımın yenileme işlemine erken başlayabilir.

Mühendislik Takımları için Gelişmiş Teknikler

Temel Kanban kurulu sorunsuz bir şekilde çalışıyorsa, daha sofistike uygulamaları tanıtabilirsiniz.

Satışçılar veya öncekilik için menüler

Örneğin, "Vendor: Cloud Infrastructure" için yüzmek için, Google ve GCP ile ilgili tüm sözleşmeleri gösterebilir. Bu, mühendislik liderlerinin bir bakışta kritik satıcılarla ilişkileri görmelerine yardımcı olur.

Cumulative Flow Diagrams

Birçok Kanban aracı, her sütunda her sütunda kart sayısını gösteren birikimli akış diyagramları sağlar. Müzakerelerin çok uzun süre aldığı sinyalleri kapsamlı bir şekilde kullanın.Bu verileri kök nedenlerini araştırmak için kullanın -belki yasal ihtiyaçlar daha fazla kapasiteye veya sözleşme şablonları güncellemeye ihtiyaç duyar.

Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLAs)

Kanban, aşama başına döngü zamanını ölçmenize izin verir. SLAs, e.g., “Yasal inceleme 5 iş günü içinde tamamlanmalıdır.”Bir kart SLA'yı aştığında, bayraklı Teams, o zaman gerçek verilere dayanan paydaşlarla yükselmeye veya yeniden birleşmeye karar verebilir.

Otomatik Tesir ve İntegraler

Kanban aracınızı diğer sistemlerle bütünleştirin: Bir sözleşme DocuSign'ta imzalandığında, otomatik olarak kartı “Active” olarak hareket ettirir, kart sahibine bir bildirim gönderir. Directus'u geri dönüş olarak kullanarak, sözleşme bilgilerinizi diğer platformlara bağlayabilirsiniz.

Çok Disiplinli İnceleme Kurulu

Yüksek değerli sözleşmeler için, “Mühendislik İnceleme” gibi sütunları içeren bir inceleme kurulu kanban oluşturabilirsiniz, “Güvenlik İnceleme” ve “Yasal İnceleme”, her biri kendi WIP limit ve politikası ile.Bu, uygun bir inceleme olmadan yüksek riskli sözleşme kaymalarını sağlar.

Gerçek-World Application Örnek

200'den fazla aktif satıcı sözleşmelerini yöneten orta ölçekli bir donanım şirketinde bir mühendislik ekibi düşünün. Hızlıca eski haline gelen ortak bir elektronik tabloya güvenmek için kullanıldılar. Sözleşme onayları ortalama 45 gün sürdü ve proje fırlatmaları genellikle imzalanmış sözleşmeler için gecikti.

Takım, yukarıda açıklandığı gibi sütunlarla bir Kanban kurulu uyguladılar: WIP limitlerini belirlediler: 3 Tasarlamak, Yasal İnceleme 2, Negotiation 4, Internal Secure 3. "Critical" için yüzmek için eklediler ve "Düzer öncesi" sözleşmeler. Her kart, Google Drive'da sözleşme taslağına bir bağlantı kurdular, bir tarih ve sözleşme değeri.

İki ay içinde, yürütme isteğinden ortalama döngü süresi 22 güne kadar düştü. yasal ekip daha az stres bildirdi çünkü bir haftadan fazla bir süre boyunca cevap beklemedikleri için, yönetilen bir sayıya odaklanabileceklerini sağladı.

Ekip ayrıca, sona ermeden 90 gün önce sözleşmeleri otomatik olarak çeken bir “yeni” sütunu ekledi. Bu, erken dönem yeniden müzakerelere başlamalarına izin verdi, kritik hizmetlerde laps kaçındı. Kanban tahta tüm sözleşme statüsü için tek bir gerçek kaynağı oldu, durum toplantıları için gerekli olan ihtiyacı ortadan kaldırdı.

Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak

Kanban'ı uygulamak aptal değildir. Bu yaygın hatalar için izleyin:

  • [FONT:0) Kurula genel olarak:[Dönetici:[Döncü: 1) Bir kartla başlamak, beş ila yedi sütunla başlayın ve sadece gerekli olduğunda karmaşıklığa dönüşür.
  • [FONT:0) WIP sınırlarını görmezden gelmek:[Dönetici: 0 ) WIP sınırları sadece tartışırsa çalışır. Eğer ekip onları rutin olarak tartışmadan aşırsa, yönetim kurulu bunu ele almak için bir politika yapar.
  • [FONT:0) Kurulu düzenli olarak güncellemiyor: [Döntilmiş Bir Üstetim:0) Bir merdivenin kısa bir stand toplantısı sırasında günlük güncellemelerin daha kötü olması.Eğer birisi bir yedek tasarlarsa.
  • [FONT:0) Gemiyi statik bir sanat olarak ele geçirmek: [Dönetici: [Dönetici: 0:1] Kanban her birkaç ay yönetim kurulu tasarımını gözden geçirmek - sütunların mevcut iş akışını yansıtıp, politikaların hala ilgili olup olmadığını ve WIP sınırlarının ayarlanmadığını düşünmek.
  • [FONT:0]İnsan elementini korumak için:) Kanban insanlar için bir araç değil, iletişim için bir yedek değil. Konuşmayı kıvılcımlamak için, yerine getirmek için yönetim kurulu kullanın.Eğer bir kart bloke edilirse, kişi tarafından sorumlu olan kişi ile konuşun.
  • [FONT:0]Lack of Education:[Dönetici:[Döntilmiş) Her takım üyesi Kanban prensiplerini anlamaktadır. Kısa bir atölye yanlış ifade ve direnişi engelleyebilir.

Diğer Araçlar ve Sistemlerle Entegrasyon

Kanban tahtaları, ekibinize zaten kullandığı ekosisteme bağlanmakta en güçlülerdir. mühendislik sözleşme yönetimi için entegrasyonlar zaman tasarruf edebilir ve veri tutarlılığını sağlayabilir.

  • [FONT:0)Directus:[[Dönetici:0) Açık kaynak veri platformu olarak, Directus, bir Kanban görüşü ile özel bir sözleşme yönetimi veritabanı oluşturmanıza olanak sağlar. Yeni bir aşamaya kadar sözleşmeleri bağlayabilirsiniz.
  • [FONT:0)Document Storage:[[Dönetici:[Dönetici:0) Google Drive, SharePoint veya Dropbox ile sözleşme taslaklarını depolamak ve e-posta eklerini aramanız için gerekli bağlantıları imzalamak.
  • [FONT=0) İletişim Araçları: [Dönetici:[Dönetici: 0 3) Bir kart hareket ettiğinde bir Slack veya Teams entegrasyonunu kullanın (örneğin, “Contract XYZ yasal incelemeye taşındı”). Bu, paydaşları ekstra toplantılar olmadan bilgilendirir.
  • [FONT=0]ERP ve Finans Sistemleri: [[Döneticiler için, sözleşme verilerini ERP sistemlerine bağlar, böylece sözleşme değerleri ve ödeme programları otomatik olarak senkronize edilir.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Mühendislik sözleşmelerini ve satıcı ilişkilerini yönetmek, iş akışlarını kontrol etmek zorunda değildir. Kanban, her iki iç paydaşları ve dış ortaklar için daha iyi sonuçlar verebilir. Her sözleşmenizin yolculuğunu açık aşamalarla haritalayarak, WIP limitleri ve açık politikalarla, ekipler, Kanban'ın prensiplerini güçlendirerek - her iki iç paydaşları ve dış ortaklar için daha iyi sonuçlar verebilir. Küçük başlayın, bu da bir şekilde geliştirilir ve takım sözleşme döngüsüne göre değişir.