Mühendislik projelerinde, satın alma süreçleri genellikle bütçe ve programın önemli bir kısmı için hesap verebilir.En az miktarda malzeme, ekipman ve hizmetler pahalı gecikmelere, kaliteli sorunlara ve kapsamın arttırılmasına yol açabilir.Bu karmaşıklığa ulaşmak için proje yöneticileri giderek artan bir şekilde, proje kapsamını ve teslim edilebilirleri tanımlamak için bir araç olarak, WBS planlama, takip etmek ve tedarik faaliyetleri için güçlü bir çerçeve sunar.

Bu makale, WBS'yi mühendislik projelerindeki satın alma için ayrıntılı bir kılavuz sunuyor. Bir WBS'nin temel kavramlarını, tedarik için doğrudan faydalarını, endüstri deneyiminden çekilen en iyi uygulamalar ve gerçek dünya örneği yönetin.

Çalışma Breakdown Yapısını Anlayın (WBS)

Bir Çalışma Breakdown Yapısı, proje hedeflerini gerçekleştirmek ve gerekli teslim edilebilir bölümleri oluşturmak için bir proje ekibi tarafından gerçekleştirilecek olan toplam çalışma kapsamının hiyerarşik bir ayrışmasıdır.Projeyi yönetilebilir bölümlere organize eder, genellikle üç veya daha fazla seviyededir.

WBS, projenin doğasına bağlı olarak birkaç şekilde yapılandırılabilir:

  • [FONT:0)Deliverable-based WBS: Gruplar teslim edilecek son ürünler veya bileşenler tarafından çalışır. Örneğin, bir otoyol projesinde, "Bridges" ve "Işıklama" üst düzey teslimatlar olarak kullanılabilir.
  • [FONT=0)Phase-based WBS:[DDönetici] Organizeler proje aşamalarıyla, "Taraf", "Procurement", "Construction" ve "Commissioning" gibi proje aşamalarıyla çalışır.
  • [FONT-based WBS:[FONTT:1) Fonksiyonel alanlar veya disiplinler tarafından, "Civil Works", "Elektrikli Kurulumlar" ve "Mechanical Works" gibi işlerini bölmektedir.

Yapının ne olursa olsun, temel ilke kalır: Proje kapsamının her elemanı bir kez ve sadece WBS'de bir kez görünür.Bu 100% kural, netlik ve tamlık sağlar - tedarik planlama için kritik bir temel.

Bir WBS'nin Anahtar Bileşenleri

Satın almak için bir WBS faydalı hale getirmek için, bina bloklarını anlamanız gerekir:

  • [FONT=0)WBS Dictionary:[Dönetici: 0 3) Her WBS elementini, teslimat kriterlerini, aktiviteleri, kabul kriterlerini ve sorumlu partileri de içeren bir belge.
  • [FONT:0)Work Package:[Dönetici:0) Küçük, en düşük WBS seviyesinde iş birimini yönetmek.Her çalışma paketinin benzersiz bir tanımlayıcısı (WBS kodu), açık bir açıklama ve tanımlanmış maliyet ve program tabanları olması gerekir.
  • [FONT:0) Kontrol Hesapları: [Dönetici: [Dönetici: 0,3] Performansın ölçüldüğü noktalar. Bir kontrol hesabı, çeşitli iş paketlerini toplayabilir ve bu tedarik ilerlemesinin genellikle bütçeye karşı takip edildiği seviyededir.

Satın alım öğeleri doğrudan iş paketleri ve kontrol hesapları ile bağlantı kurarak, proje teslim edilebilir hale getirmek için doğrudan bir izlenebilirlik hattı yaratırsınız.

WBS'yi Satın Almanın Faydaları

WBS'yi satın alma süreçleri ile bütünleştirmek basit organizasyon ötesinde somut avantajlar sunar. Bu avantajlar mühendislik projelerinde en yaygın ağrı noktalarına hitap eder: maliyet overruns, schedule gecikmeleri ve hisse senedi yanlışlığı.

Clarity ve Transparency

İyi yapılandırılmış WBS, hangi malzemeleri, bileşenleri ve hizmetlerin projenin her bir parçası için gerekli olduğunu hemen açık hale getirir. Yüksek seviyeli bütçelere veya gevşek özelliklere güvenmek yerine, tedarik ekipleri WBS sözlüğüne tam olarak ne gerekli olduğunu anlayabilirsiniz, ne zaman ihtiyaç duyulduğunda ve daha büyük sisteme nasıl uyum sağlar.

Sourcing ve Tedarikçi İletişimi

WBS iş paketleri tarafından tedarik talepleri düzenlenirken, satın alma siparişlerine ilişkin maddeleri stratejik kaynak paketlerine dahil etmek daha kolay hale gelir. Örneğin, tüm çelik kirişler bir köprü alt yapısı için bir tedarik paketine gruplanabilir, yeniden başlatma için barı teşvik etmek için izin verebilir.Bu gruplama alıcılar daha iyi şartlara izin verir, satın alma siparişlerini en aza indirmek ve lojistiklerini azaltır. Clear WBS referansları ayrıca proje öncelikleri ve sonları anlamalarına yardımcı olur.

Maliyet Kontrolü ve Bütçe Viability

Her satın alma maliyeti doğrudan bir WBS elementine atanabilir. Bu granularity, doğru maliyet tahminini, variance analizini sağlar ve değer yönetimi (EVM) kazanır. Belirli bir iş paketi bütçe üzerinde çalışırsa, proje yöneticisinin hangi özel eşyaların artacağını görmek için kaldırılabilir.

Risk Yönetimi Risk Yönetimi Risk Yönetimi

Satın alma riskleri – tek kaynak bağımlılığı gibi, uzun zaman, fiyat dalgalanmaları veya kalite sorunları – projeye erkenden itibaren haritalanabilir veya alternatif bir tedarikçi, tedarik eşyasının proaktif olarak azaltılmasına yardımcı olur. Örneğin, eleştirel bir ekipman parçası (örneğin, yüksek riskli bir çalışma paketine bağlı olarak) altı aylık bir süreye sahiptir, proje programına göre ayarlanabilir veya alternatif bir tedarikçi önceden belirlenebilir.

Geliştirilmiş Stakeholder İletişim

WBS'yi ortak bir dil olarak kullanarak, proje yöneticileri, mühendisler, tedarik memurları ve finans ekipleri tüm tedariki aynı yapısal açıdan tartışabilir. Progress reports that show Supply status per WBS element are easier to comments than reports based on nice-discipline projelerde özellikle farklı takımlar arasındaki arayüzler çatışma kaynağı olabilir.

WBS'yi Akışkanlık için Kullanımı Adımları

WBS'yi satın almak için uygulamak tek zaman aktivitesi değildir, ancak proje yaşam döngüsünü kapsayan sürekli bir süreçtir. Aşağıdaki adımlar pratik bir metodoloji sağlar.

Adım 1: Proje Kapsam'ı Tanımlayın ve Önlisanslı Bir WBS oluşturun

Proje kiralama, tasarım özellikleri ve sözleşme gereksinimleri gibi mevcut tüm belgeleri toplamakla başlayın. Engage key paydaşları (mühendislik, inşaat, tedarik, finans) ortak olarak, uygun fiyatlı veya kumaşlı iş paketleri için karşılık vermelidir.Proje Yönetimi Enstitüsü).

Adım 2: Map Procurement Her WBS Elementine İhtiyacı Var

Her iş paketi için, belirli malzemeleri, bileşenleri, ekipman, yazılımları, alt işveren hizmetleri ve WBS'yi bir satın alma kaydında veya doğrudan WBS sözlüğünde bulunun. Mümkün olduğunca özel olun: miktarlar, teknik özellikler, tercih edilen tedarikçiler (bilinirse), kabul kriterlerini ve herhangi bir özel kullanım veya depolama gerekliliklerini ekleyin.

Adım 3: Satın Alma Çalışması Paketleri ve Grafikleri Oluşturun

Step 2'den mantıksal tedarik paketlerine kadar tedarik malzemeleri tedarik etmek hedef, izlenebilirlik olmadan kaynak verimliliğini optimize etmektir. Ortak grup stratejileri şunları içerir:

  • Meta tipine (örneğin, tüm borular, tüm elektrik kablo).
  • Teslimat programına (örneğin, projede daha sonra gerekli olan öğeler) ihtiyaç duyuyordu.
  • tedarikçi kapasitesi (örneğin, uzmanlık üretimi gerektiren paketler)
  • WBS ebeveyn kontrolü hesabı (örneğin, belirli bir alt sistem için tüm öğeler).

Her satın alma paketinin açık bir sahibi olması gerekir (örneğin, bir alıcı veya alt işveren yöneticisi) ve WBS elementlerine yeniden bağlantı kurmak.Bir satın alma WBS (bazen bir tedarik kesinti yapısı olarak adlandırılır) bu aynalar takip etmek için WBS'ye bağlanır.

Adım 4: Align Procurement Schedule with the Project Schedule

WBS'yi arka kemiği olarak kullanarak, anahtar kilometrelik bir satın alma programı oluşturmak için bir satın alma programı oluşturmak: İstek (RFQ) konusu, teklif değerlendirme, sözleşme ödülü, tedarikçi üretimi başlangıç, kaliteli denetimler, Microsoft Project (IPT:0) veya site teslimatı.Bu program proje paketinden elde edilir.[Döneticileri için hesaplama işlemlerinin son dakikaya kadar unutulmamasını sağlar.

Adım 5: Bir RACI Matrix kullanarak Sorumluluklar

Her bir tedarik paketi için, roller ve sorumlulukları tanımlayın. A RACI (Sorumlu, Hesaplanabilir, Danışma Kurulu, WBS ile bağlantılı matrix, bir WBS elementinin, proje iş akışlarının teknik özellikleri yazmak için sorumlu olabilir, tedarik yöneticisi genel kaynak süreci için kullanılabilir, kaliteli ekip denetim kriterleri için tavsiye edilir ve inşaat yöneticisi Informasyon tarihlerine bağlı olarak bilgilendirilir.

Adım 6: İzleme ve Kontrol Satın Alma Performansı

Uygulama sırasında, WBS'ye karşı satın alma durumunu takip edin. Kullanım, planlanan değeri (PV) gerçek maliyete karşı (AC) ve elde edilen değer (EV) satın almak için planlanan değer yönetimini elde edin.Eğer bir tedarikçi bir malzeme değişikliği yaparsa, düşük riskli değerlendirmeler - genel satın alma portföyünü ölçmek için haftalık olarak - WBS sözlüğünde değişiklikler yapılır.

Adım 7: WBS Element başına Satın Alın

Bir çalışma paketi tamamlandığında, projeyle ilgili tüm tedarik malzemelerinin alındığı, denetim altına alınıp kabul edilen arşiv satın alma siparişleri, teslimat notları ve WBS koduna atıfta bulunulmasını sağlayın.Bu sadece projeyle ilgili değerli verilere yardımcı olmaz, ancak ayrıca WBS elementlerinin çoğunun en pahalı malum olduğunu analiz edebilir.

WBS'yi Satın Almada En İyi Uygulamalar

WBS tabanlı tedarikin etkinliğini artırmak için aşağıdaki uygulamaları benimsemek:

WBS Creation'da Yeterli Zamana Yatırım Yap

Yüzeysel bir WBS yüzeysel satın alma planlarını üretecektir. Yeterli takvim süresi ve konu-gerçer uzman katılımı ayrıntılı, doğru bir WBS oluşturmak için gerekli olan bir uzman katılımı ve yapıyı deneyimli mühendisler ve alıcılarla doğrulayacaktır. %100 kural tam olarak uygulanmalıdır - her şey teslim edilmelidir.

Enterprise Systems ile bütünleşme

Modern mühendislik şirketleri, SAP, Oracle veya IFS gibi Enterprise Resource Planlama (ERP) sistemlerini kullanıyor. ERP'nizi satın alma konusundaki zorunlu alanları kabul etmek için yapılandırın (Döneticileri satın almak, satın alma siparişleri ve mal makbuzları satın almak için doğrudan proje maliyeti raporlarına manuel olarak geri yüklemelerini sağlar.Eğer ERP bu yeteneğiniz olmadan satın alma konusunda yapılandırırsa, aENFLT:0) Procore alanları gibi proje yönetimi platformuna hizmet edebilir)

Hierarchical Numbering Scheme

Örneğin, dört seviyeli WBS, ilk sayısalların aşamayı, ikinci teslimatı, üçüncü satın alma paketini ifade ettiği bir WBS numarası programı oluşturun. Örneğin, dört seviyeli WBS, tablolarda veya veritabanında kullanım verileri kolayca şekillendirebilir ve satın alma işlemini gerçekleştirebilir.

Düzenli WBS değerlendirmeleri tedarikçilerle

WBS'nin tek başına toplantılar sırasında anahtar tedarikçilerle ilgili bölümleri paylaşın. Bu şeffaflık, tedarikçinin kapsamıyla ilgili ürünlerin nasıl uygun olduğunu anlamalarına yardımcı olur.Bu, alternatifleri öneren, değer mühendisliği önererek kendi alt işveren programlarını yönetme yeteneğine sahiptir. Elbette, hassas ticari bilgileri korur; sadece WBS'nin kapsamıyla ilgili öğeleri paylaşır.

WBS ile Değişiklikleri Yönetin

Kapsam veya tasarım değişiklikleri gerçekleştiğinde, WBS'yi ilk olarak güncellemek, sonra satın alma kaydına yapılan değişikliklerle ilgili olarak cascade değişiklikleri güncellemek gerekir. Bu disiplin, eski malzemeleri sipariş etmek veya yeni gereksinimleri kaçırmak için tedarik etmeyi önler.Her değişiklik isteği WBS elementlerinin hangi etkilendiğini ve tedarik ekibini onay vermeden önce zaman ve maliyet etkilerini değerlendirmelidir.

Özgün Veriye Yarar

Bir proje tamamlandıktan sonra, satın alma maliyetlerini analiz edin ve WBS elementine zaman liderlik edin. Tarihi ölçümler veritabanı inşa edin (örneğin, seviye 2 teslim edilebilir “Bridges”) için ortalama maliyet. Bu paha biçilemez veriler gelecekteki projelerde bütçe tahmin ve risk analizi için olur, öncekinden daha doğru bir tedarik planlama sağlar.

Gerçek Dünya Örneği: Su Tedavisi Bitkileri Üzerine WBS-Driven Procurement

Orta büyüklükte bir su arıtma tesisi projesini 50 milyon dolarlık bir bütçeyle düşünün ve 24 aylık bir program. Proje yöneticisi üst düzey elementlerle “Polymer Makyajlı”, “Chemical Feed Systems” ve “Dosinfection” (Sifeksiyon) “Clwell” ile "Yönetimsel Beslenme Sistemleri" olarak içerir.

WBS kullanarak, satın alma ekibi, "Ferric Chloride Tanks"ın 14 haftalık bir liderlik süresi ile özel bir elyaf üretimi gerektirdiğini tespit ediyor.Bu çalışma paketini “Lime Ramseys” ile paketle bir araya getiriyor (ayrıca Ay 5'te uzun vadeli bir ürün) üretim ve taşıma için tek bir satın alma paketine göre değerlendiriyor.

Uygulama sırasında, kimyasal besleme sistemi kontrol hesabı, tedarikçiden kısmi krediyi derhal ayırdığını bildiriyor.% 100 kural ayrıca kimyasal besleme sistemi için bir değişiklik nedeniyle bütçede% 15'dir; WBS kodu satın almak için eklenmiş olur.Projeye yakın olarak, satın alma yöneticisi arşivleri, WBS kodu ile tüm belgeleri tedarikçiden kısmi olarak ayırır ve tüm kimyasal besleme paketine satın almamasını sağlar; tek bir eksik valf flange gecikmeli bir şekilde talep eder.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Bir Çalışma Kısıtlama Yapısını kullanarak, tedarik edilen parçaların ortak tuzaklarından kaçınarak, mühendislik projesi yönetiminin en zorlu özelliklerinden birine kontrol edin.Proje kapsamını eyleme geçirerek belirli bir WBS elementine bağlantı kurmak, takımların ortak tuzaklarından kaçınabilmesi, gizli maliyetler ve zamanlama sürprizlerinden kaçınılması.

Bu yaklaşımı benimsemek, ayrıntılı bir WBS oluşturmak için ön bir yatırım gerektirir, tedarik sistemleri ile bütünleşmeye devam eder ve tüm proje ekibini eğitir. Ancak, yatırım getirisi azaltılabilir maliyetler şeklinde hızla ortaya çıkmaktadır, daha az değişiklik siparişleri, geliştirilmiş tedarikçi performansı ve daha doğru maliyet tahminleri.

Mevcut tedarik planlama sürecinizi değerlendirmek için başlayın.Eğer WBS modellerinizi ve tedarik iş akışlarınızı kullanarak önceden ayarlamasanız, küçük bir alt sistem veya tek bir disiplin.SWBS elementlerinizi sipariş satın almak ve sonuçları takip etmek için haritalayın.

Daha fazla kullanım kapsamı ve satın alma üzerine okuma, TheFLT:0)PMBOK Kılavuzu[DÜT:1) WBS ve tedarik yönetimi ile ilgili geniş bir rehberlik sağlar. Ayrıca, özel profesyonel mühendisler için vaka çalışmaları hakkında bilgi edin.).