Neden Satın Alma ve Satış Yönetimi Bir Çalışma Kısıtlama Yapısından Yarar

Mühendislik projeleri, tedarik ve satıcı yönetiminin kalitesi tarafından canlı veya ölür. Malzemeler, spekizlere ve programlarda teslim edilmelidir.Ancak birçok takım, proje teknik açıdan kesintiye uğratılır, gecikmeler yaratır ve parmak uçları gerekir.

İş Breakdown Yapı (WBS) boşlukları düzgün bir şekilde inşa edilmiş WBS, projeyi bir dizi ayrı iş paketine dönüştürmüş durumda.Her paket, satın alma ve satıcı yönetimi tarafından ne zaman satın alınması gerektiğini tam olarak tanımlar.

Bu makale, mühendislik satın alma ve satıcı yönetimini optimize etmek için bir WBS kullanarak hareket eder. Temel kavramları, adım adım adım uygulama taktiklerini kapsar ve iyi niyetli bir çabayı bile vurabilecek ortak hatalar olacaktır.Sonunda bir projenize adapte olabilirsiniz.

Bir Çalışma Kısıt Yapı Nedir?

Bir Çalışma Breakdown Yapısı, proje ekibi tarafından gerçekleştirilecek olan toplam çalışma kapsamının hiyerarşik bir ayrışmasıdır. En üstteki nihai ürün veya hedefle başlar ve onu daha küçük, yönetilebilir chunks olarak kırılır.Her bir kesinti seviyesi işin giderek ayrıntılı bir tanımını temsil eder.

Standart WBS'nin birkaç özelliği vardır:

  • [FONT:0)Decomposition: [Dönetici: [Dönetici 1) en üst düzey (Level 1) büyük aşamalara veya alt sistemlere yol açıyor. Seviye 2, 3 daha altlara ve bu yüzden iş paketi seviyesine kadar.
  • [FONT:0)% 100 Kural:[Dönetici:[Dönetici:0)[[0][[değiştir | kaynağı değiştir] Herhangi bir seviyede çalışmanın toplamı, ebeveyn elemanı tarafından temsil edilen işin% 100'ü eşit olmalıdır.
  • [FONT:0]İş paketleri: [DÜDÜDÜDÜDÜDÜDÜ:0)İş paketleri:[Döneticiler: [Döneticiler:0)) WBS'nin en düşük seviyesi iş paketlerinden oluşur - belirlenen ayrı çalışma birimleri, planlanmış ve takip edilen bir iş paketi genellikle bir ve üç raporlama dönemi arasında sürer.
  • [FONT=0)WBS Dictionary:[Dönetici:[Dönetici:0)[[FONT=0)[değiştir | kaynağı değiştir] Her WBS elementi, işi tarif eden bir sözlük girişine eşlik eder, teslim edilebilirler, kilometre taşları ve sorumlu partilerdir.

WBS bir program değil, bir bütçe veya bir org grafiği. Bu bir kapsamı modeldir. Ancak yapılması gereken her iş parçasını tanımlar, satın alma için mantıksal başlangıç noktası haline gelir: her çalışma paketi malzeme, ekipman veya hizmetler için bir ihtiyaç anlamına gelir.

Satın alma ve satış için bir WBS kullanmak Faydaları

WBS'yi atlayan ve satın almaya doğru atlayan mühendislik takımları genellikle aynı sorunlarla karşı karşıyadır. Maddeler çok erken veya çok geç sipariş edilir. Eleştirel bileşenler göz ardı edilir. Satış veya kapsamı örtüşür veya boşluklar içerir.The WBS bu sorunları birkaç şekilde önler.

Tüm Satın Alma İhtiyaçlarına Uygunluk Tamam Viability into All Procurement Needs

WBS, satın almadan önce tamamlandığında, her çalışma paketi belgelenmiştir. Ekip, her paket için hangi kaynakların gerekli olduğunu tanımlar. Kontrol valflerini sipariş etmeyi unuttuk. ”The WBS, tüm proje kapsamının ayrıntılı, sistematik bir incelemesini sağlar.

Sipariş etmek için gerekli olan Clear Traceability from necessaryment to Order

Her satın alma emri bir veya daha fazla WBS elementlerine yeniden bağlanabilir. Bu izlenebilirlik, “Bu pompayı neden satın alıyoruz?” veya “Projenin hangi kısmı bu kabloları tüketiyor?” gibi soruları cevaplamayı kolaylaştırır.

Daha İyi Maliyet Estimasyon ve Bütçe Kontrolü

Bir WBS, alt maliyet tahminleri için yapıyı sağlar. Her iş paketi ayrı olarak tahmin edilir ve bu tahminler toplam projeye yapılır. Satın almak için, bu, her malzeme veya ekipman eşyanın belirli bir bütçe hattına sahip olması anlamına gelir.

Satış veya Yanlışlık Riskini Azalın

Satıcılar genellikle yanlış belirtiye teslim edilir, tarihler kaçırılır veya kapsamının belirsiz olduğunu iddia ederler. WBS, doğru, paylaşılan beklentiler yaratmaya yardımcı olur.Her satıcının çalışma açıklaması, ilgili iş paketleri için WBS sözlüğü girişlerinden elde edilebilir. “furnish ve yükleme” gerçekten ne anlama geliyor.

AdımAdım: Bir WBS ile Satın Almayı İyileştirmek

Satın almak için bir WBS'yi entegre etmek otomatik değildir. Bir kasıtlı işlem gerektirir. Aşağıdaki adımlar, bir WBS yapısından nasıl işe yarayan bir tedarik planına nasıl hareket edeceğini özetler.

Adım 1: Clear Work Paketleri Tanımlayın

Projeyi eşsiz bir şekilde tanımlanmış ve açık sınırları olan iş paketlerine tahsis ederek başlayın. İyi bir iş paketi tek bir kişiye veya satıcıya atanacak kadar küçük, ancak “Elektrikli Sistemler” olarak adlandırılan yüksek seviyeli bir element yerine, bunu “Tevfik Tahtlit Tahtli Bir Tahtaj” olarak kırıntıya ayıracak kadar büyük.

Her iş paketinin iyi tanımlanmış bir teslim edilmesi gerekir. Bir teslim olmadan, satın alma için bir şey yoktur.Bir satıcının doğru bir şekilde fiyatlayabileceğini yeterince ayrıntılı olarak tanımlamak için WBS sözlük kullanın.Teknik standartlar, miktarlar, kalite standartları ve geçerli kodları veya standartlar.

Adım 2: Satın Almanın İş Paketine İhtiyacı Var

Her iş paketi için, tüm malzemeleri, ekipman, yazılımları ve hizmetleri tamamlamak için listeleyin. Bu adım mühendislik ekibi, tedarik uzmanları ve potansiyel satıcılarla (eğer erken pazar katılımı izin verilirse).

Bir satın alma matrisine her WBS elementine procured olmak için öğelere ihtiyaç duyar. matrix şunları içermelidir:

  • WBS element ID ve isim
  • Ürün Adı:
  • Gerekli teslimat tarihi (Proje programına göre)
  • Özel gereksinimleri (örneğin, sertifikalar, test, teslimat koşulları)
  • Tahmin edilen maliyet aralığı

Bu matrix, tedarik programının temeli haline gelir. Hiçbir şeyin kaçırılmaması ve bu zamanların proje kilometreleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Adım 3: Assign Responsibiliteleri

Satın alma ihtiyaçları tespit edildiğinde, her öğeyi kimin kaynağı olacağına karar verin. Bazı öğeler iç tedarik ekipleri tarafından satın alınır; diğerleri genel yüklenicilere veya sistem bütünleyicilerine delegelenebilir. WBS bu atamaları netleştirmeye yardımcı olur, çünkü her iş paketinin adı sorumlu bir parti vardır.

Satıcı için, WBS elementi doğrudan satıcıya iş kapsamı olarak atanabilir. Örneğin, Work Package 2.3.1 “Control Valve Procurement ve Delivery” ise, satıcı WBS sözlüğü açıklamasını tam olarak karşılaştırır.Bu uyum genellikle geri alım satımı azaltır.

Adım 4: Project Milestones ile Zamanlı Aligned

WBS bir program değil, ancak programyı besler.İş paketleri mantıklı bir sırayla tanımlanır ve bağlantılı olduğunda, tedarik ekibi sipariş yerleştirme tarihleri, üretim zamanlarını ve teslimat pencerelerini belirleyebilir.

  1. Proje programında her çalışma paketinin en erken başlangıç tarihine.
  2. Satın alma süresi (verme, değerlendirme, müzakere, üretim ve nakliye dahil) siparişi sonlandırmak için.
  3. Yüksek riskli maddeler için tamponlar ekleyin - genellikle toplam liderlik süresinin% 10-20'si.
  4. Bu tarihlere tedarik programı ve proje kontrol sistemi ile girin.

Tedarik kilometre taşları mühendislik ve inşaat için kullanılan aynı sistemde görünürken, tüm ekip bağımlılıkları görür. Bir iş paketi için satıcı seçiminde gecikme derhal aşağı uç aktiviteler için uyarıları tetikler.

WBS kullanarak satış veya yönetim

Satışcı yönetim sadece sözleşmeleri imzalamak ve teslimatları kontrol etmekle ilgili değildir.Her satıcının proje tarafından gerekli standart ve program için yaptığı standart ve program için yaptığı standart ve program için yaptığı standart ve program için yapmasıdır.The WBS, bu kontrol seviyesi için gerekli olan ortak dil ve yapı sunar.

WBS Dictionary'den ayrıntılı Özellikler Geliştirmek

Belirsiz kapsamı açıklamalarını yazmak yerine, WBS sözlüğünü her sözleşme için teknik sergiler oluşturmak için kullanın. Söz konusu sözlük zaten teslimat edilebilir açıklama, kabul kriteri ve standartların referansları içerir.

Bu uygulama, satıcıların belirli bir işin orijinal teklifte olmadığını iddia ettiği tüm “kapılı” ortadan kaldırır.Eğer bu maddede değilse, söz konusu değildir.

WBS Milestones'a karşı İlerleme

Düzenli satıcı performans değerlendirmeleri, WBS iş paketlerini referanslandırmalı ve bu elementler için sorumlu oldukları WBS elementlerini tanımlamak için olmalıdır. Satıcının iç faaliyetlerini izlemek için denemeyin. Bunun yerine, tanımlanmış iş paketlerini tamamlamak için ilerlemelerini ölçmek.

[FONT:0)Example:[Dönetici:[Dönetici:0)[Dönetici:[Dönetici:0)[Dönlendirme:[Dönlendirme) Bir satıcı bir köprü için ana yapısal çelik tedarik ederse, WBS elementleri “Çelik Kumaşı” ve “Çelik Emisyon” olarak tanımlanabilir.

WBS Terminolojisini kullanarak Açık İletişimin Korunması

Satıcı yönetimine en büyük engellerden biri yanlış iletişimdir. Mühendisler teknik jargon kullanır; satın alma işlemi dili kullanır; satıcılar kendi kısaltmalarını kullanır. WBS, herkesin kabul edebileceği tarafsız, yapılandırılmış bir referans sunar.

Gündem WBS elementleri tarafından organize edilen düzenli statü toplantıları tutun. Örneğin: “WBS 1.2.1 ile başlayacağız - Vakfı Excavation, sonra 1.2.2 – Beton Pouring.” Bu yapı, sohbetin kişiliklere veya fikirlere odaklanmasını sağlar.

Riskleri Yönetin, WBS ile proaktif olarak

Risk yönetimi genellikle reaktifdir: bir sorun ortaya çıkıyor ve ekip karışıyor. WBS, her çalışma paketi için sistematik bir süreçle risk tanımlamasını döndürür, üç soru sorar:

  • Bu paket için satın alma ile yanlış ne olabilir? (e.g., tek kaynak tedarikçisi, uzun zaman, ham maddi yetersiz)
  • Olasılık ve etki nedir?
  • Hangi dava eylemleri önceden alınabilir?

Bu riskler, WBS elementinin geçişini riske atarak risk kaydında bulunur. Sonra satın alma ekibi bu bilgiyi yedek tedarikçilere kaynaklayabilir, ceza koşullarını veya sipariş güvenliği stoklarını pazarlık edebilir.Bir risk materyali olduğunda, etkilenen WBS elementleri hemen görünür.

WBS'yi Procurement Systems ve Tools ile bütünleştirin

Modern mühendislik firmaları, işletme kaynakları planlama (ERP) sistemleri, proje yönetimi yazılımı ve bazen Directus gibi kafasız CMS platformları verileri yönetmek için kullanmalıdır. WBS bu sistemlerin arka kemiği olmalı, en iyi belgeden sonra değil.

Bir satın alma modülü oluştururken, her satın alma siparişinin, tedarikçi alıntısının ve makbuzun bir veya daha fazla WBS element kodlarıyla etiketlenebilir. Bu tagging, proje alanı tarafından satın alma durumu hakkında gerçek zamanlı raporlama sağlar. Örneğin, bir pankart, WBS seviyesi-2 element “Piping Systems” için tüm açık siparişleri gösterebilir.

Directus, bir içerik platformu olmak, WBS sözlükleri, tedarik matrisleri ve satıcı kayıtları yapısal bir içerik olarak depolamak için yapılandırılabilir.Her WBS elementi, bütçe, tedarik durumu ve bağlantılı satıcı için alanlardan bir giriş haline gelir.The flexibility of Directus, tam olarak ihtiyacınız olan manzaraları inşa edebilirsiniz - üst düzey bir çalışma paketine kadar - ripertici bir ERP iş akışlarına kilitlenmeden.

Anahtar nokta teknolojik entegrasyon: WBS'yi bir ay içinde güncellenen bir statik yay sayfasında tutmaz. Satın alma eylemlerinin gerçekleştiği gibi, gerçek zamanlı olarak güncelleme yapan bir sisteme koyun.Bu sadece belge değil.

Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak

Satın almak için bir WBS kullanmak aptal değildir. Deneyimli takımlar değeri zayıflatan tuzaklara girerler. İşte onlara karşı en sık pitfalls ve pratik yollar.

Pitfall 1: WBS'yi izolasyon halinde Yaratmak

WBS sadece mühendislik ekibi tarafından geliştiriliyor ve bir anlaşma olarak satın almak için teslim edilirse, tedarik kısıtlamaları yansıtacaktır. Anahtar bilgi - zaman, minimum sipariş miktarları, tedarikçi kullanılabilirliği - eksik. Sonuç kağıt üzerinde iyi görünen bir WBS'dir, ancak verimli bir şekilde kullanılamaz.

[FONT:0) Solution:[Dönetici:[Dönetici:0)) Başlangıçtan WBS yaratımında tedarik profesyonelleri dahil olmak üzere, standart liderlik süreleri, paketleme ve pazar koşulları, iş paketlerinin gerçekçi bir şekilde kaynaklanabileceği bir şeye dönüşecektir.

Pitfall 2: Over-Decomposition veya Under-Decomposition

İş paketleri yapmak çok küçük bir idari yük oluşturur. Yüzlerce küçük paket, her biri kendi satıcı seçimi ve takip etmek için yüzlerce satın alma siparişi gerektirir.Onlara çok büyük bir teslimat ayrıntıları hazırlamak ve risk yönetmek zorlaşır.

[FONT:0) Solution:[[Dönetici: 0 3) Bir rehber olarak “80 saatlik kural”ı takip edin: Bir çalışma paketi, 80 saatten fazla iş (sat desteği dahil) ve bir raporlama dönemi içinde tamamlanabilir bir şekilde temsil edilmelidir.

Pitfall 3: WBS Dictionary'yi görmezden gelir

Bazı takımlar sözlüğü atlar ve yalnızca WBS grafiğine güveniyorlar. ayrıntılı açıklama olmadan, iş paketleri yorum yapmaya açıktır. Satışçılar gerçekle eşleşmeyebilecek varsayımlarla boşlukları doldurur, sipariş ve anlaşmazlıkları değiştirmeye yol açar.

[FONT:0) Solution:[Dönetici:[Dönetici:0) WBS sözlüğü, canlı bir belge olarak ele alınacaktır. Yeni bilgi mevcut olur - örneğin, bir satıcı seçilir veya mühendislik tam ayrıntılı tasarımdan sonra. sözlük, satın alma sistemine bağlı olarak sürüm kontrollü ve bağlantılı olmalıdır.

Pitfall 4: WBS Teslimatlı Align Satışor Ödeme Milestones'a Başarısızlık

Çoğu sözleşme belirli kilometrelere ödeme yapar, ancak bu kilometre taşları genellikle keyfidir (örneğin,% 30 imzalanır,% 30 orta nokta,% 40 tamam). Bu yaklaşım WBS iş paketleri üzerinde gerçek ilerlemeden kesintiye uğrayabilir.

[FONT:0)Solution:[[Dönetici: 0 3) Yapı satıcı ödeme programları WBS'nin etrafında kullanılabilir. Örneğin, proje ekibi tarafından doğrulanan her iş paketinin tamamlanmasına bir yüzde ödersiniz. Bu bağlar satıcı nakit akışı gerçek ilerlemeye ve teslimattan tasarruf etmenizi sağlar.

Kısa Bir Pratik Örnek

Orta büyüklükte bir mühendislik projesi düşünün: Atıksu arıtma yükseltmesinin tasarımı ve kurulumu. Proje beş Seviyeye bölünmüştür: Influent Pump Station, Primary Clarifier, Aeration Basin, Secondary Clarifiers, and Disinfection. Her biri beton iş için iş paketleri, mekanik ekipman, borular, elektrik ve araçlama.

Aeration Basin için, WBS bir çalışma paketi içeriyor “Blower Procurement ve Delivery.” WBS sözlüğü, her biri VFDs ile 200 HP'yi içeriyor, sağlam muhafazalar ve ISO 8573-1 sertifikası.

Proje yöneticisi WBS panounu izler ve “Blower Procurement ve Delivery”in %60 ilerlemesinde olduğunu görür, tam olarak programda. Bu paketin bütçesi sağlam değildir.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Satın alma ve satıcı yönetimi, mühendislik projelerindeki kararlardan sonra çok sık tedavi edilir.İş Breakdown Structure, bunları temel proje yönetimi sürecine entegre etmek için kanıtlanmış, pratik bir yöntem sunar.İş paketlerini tanımlamak, tedarik ihtiyaçlarını belirlemek, sorumluluklarını belirlemek ve satıcı kapsamını WBS sözlüğü ile uyumlu hale getirmek için, takımlar görünürlüğü, kontrol edin ve öngörülebilirliği öngörür.

Kapsamlı bir WBS oluşturmak için gereken çaba gerçek - zaman ve işbirliği gerektirir. Ancak ödemeoff eşit derecede gerçek: daha az acil alışveriş, daha az satıcı anlaşmazlığı ve bütçe üzerinde kalan bir proje.

Küçük başlayın bir sonraki projenizi veya hatta tek bir aşamanızı seçin, WBS'yi tedarik ekibinizle geliştirir ve farkı takip edin.Bir WBS ile ne kadar temiz tedarik akacağını gördüğünüzde, asla reklam satın almanıza geri dönmeyeceksin.