Nasıl Yapılır, Yıkıcı Şişeleri ve Drive Sürekli İyileştirme Süreci Nasıl Kullanılır

Neden Süreç Mapping Operasyonel Mükemmeliyet Vakfı

Her organizasyon, bir başlangıç veya küresel bir işletme, süreçler üzerinde çalışır.Müşteri siparişini yerine getirmek için yeni bir çalışandan, bu iş nasıl verimli bir şekilde yapıldığını belirler.Ancak birçok takım, süreçlerin aslında nasıl çalıştığının belirsiz, zihinsel olarak resmini, tekrarlanan çabayı ve kronik gecikmeleri gerçekleştirmeye yol açar.

Süreç Mapping Nedir?

Süreç haritalama, adımları, girişleri, çıktıları ve belirli bir iş akışında karar puanlarını temsil eden görsel uygulamadır. Sonuç, belirli bir akışta soyut bir aktivite dizisini açık, paylaşılabilir maviprint. Process maps hizmet eder: Mevcut devlet işlemleri, ilerleme girişimlerine yönelik karmaşık prosedürler ve hizmet eder.

En Yaygın Süreç Haritalar

[FONT=0)Flowcharts:[[Dönetici: 1 ) En basit ve en yaygın kullanılan standart semboller görevleri temsil eder (nütanglar), kararlar (diamonds), başlangıç / puanlar (ovals), ve akış hatları. Yüksek seviyeli süreç genel bakışları için idealdir.
[FONT:0]Swimin Diagrams:[Dönetici: 1 ) Ayrıca çapraz işlevli akışlar olarak adlandırılır, bu işlem yatay veya dikey şeritler kullanarak belirli bölümlere veya rollere yönelik süreç adımları atır ve görev sahipliğinin bulanıklaştığını ortaya koyarlar.
[FONT:0)Value Stream Maps (VSM): ), malzeme ve bilgi akışını takip etmek için adımların ötesine geçen yalın bir üretim anahtarı, döngü zamanları ve envanter. VSM değerlenmemiş aktivitelere ve üretimde atıkların tespit edilmesi için önemlidir.
[FONT:0]SIPOC: [DÜDÜT:1] Tedarikçiler için Acronym, Girişler, Süreç, Çıktılar, Müşteriler. Bu yüksek seviyeli harita, bir sürecin ve anahtar paydaşlarının sınırlarını ele alır, genellikle Six Sigma DMAIC projesinin başlangıcında kullanılır.

Doğru türü seçmek, hedefe bağlıdır. Hedef çapraz-team işbirliğini geliştirmek istiyorsa, bir yüzme diyagramı en iyisidir. İmalat veya lojistikte derin operasyonel analiz için, değer akışı haritası daha etkili.

Sürecin Rolü Sürekli İyileştirmede

Sürekli iyileştirme çerçeveleri: 0)Plan-Do-Check-Act (PDCA)) ve [[Define, Measure, Analyze, İyi, Kontrol)[Dönetici)[Dönlendirme: “Define” ve “Measure” aşamalarında, verilerin toplandığı yerdeki mevcut devlet haritası ortaya çıkar.

Tipik bir sipariş işlemi düşünün. Ekip, en yavaş adımın depodan öğeleri topladığına inanabilir. Ancak bir kez aktığında, finans departmanında on beş dakikalık bir onay adımın aslında şişenck olduğunu keşfeder.

Etkili bir Süreç Haritası oluşturmak için Step-by-Step Guide

1. Kapsam ve Sınırları Tanımlayın

Hangi süreci haritaya karar vererek başlayın. Özel olun: “Müşteri hizmetleri süreci” yerine, “ilk şikayet bileti oluşturma işlemi” olarak tanımlayın.Başlangıç ve son noktaları tanımlayın ve anahtar girişleri listeleyin (örneğin, müşteri e-postası, bilet sistemi) ve çıktıları (örneğin, bilet geri bildirim anketi).

2. Doğru Takıma benzeyen

Haritalama, süreci dokunan herkesten giriş gerektirir. Bu, takım üyelerinin gerçek zamanlı olarak yürüdüğü bir atölyeyi içeren ön-line çalışanları içerir ve Lucidchart veya Microsoft Visio gibi bir dijital araç kullanarak, veya Miro.

3. Her Adımı Tanımlayın ve Eşitlik

Tanımlanan başlangıçta başlayın ve her aktiviteyi, karar ve gecikmeyi öğrenin. değere ek adımlar arasında kesinti yapın (bu, müşterinin ödeme yapması veya iade edilen adımların (handoffs, denetimler, bekleme) ve herhangi bir şekilde ödeme yapması için karar verin.

4. Süreç Görselleştirin

Dizi kabul edildiğinde, tutarlı sembolleri kullanarak harita çizin. Çoğu takım her adım açıkça ve gerekli zamanı (sadece elaps zamanı) içerecektir. değer akışı haritaları için, her adım için zaman ve döngü zamanı ekle.Bu zaman çizelgesi, şişeleri lekeleme için birincil araç olacaktır.

5. Map with Data ile Geçerlilik

Sadece katılımcıların hafızasına güvenmeyin. Birkaç döngü için süreci, her adım ve kayıt hatası oranları. Adımlar arasındaki verileri toplamak (işte bekleyen öğeler sayısı) Bu verileri haritada çizilenlere kıyasla; çoğu zaman gerçek akış ekstra döngüler veya bekleme süreleri gösterir.

6. Analyze ve Şişencks Tanımlayın

Eldeki geçerli devlet haritasıyla, şişencks'ın sözel işaretlerini arayın: en uzun döngü zamanı ile adım, en sık tekrar iş, ya da her zaman boğulan çalışan.Bu alanları kırmızı bayrakla kullanın: Bu adımda kapasiteyi arttırsak ne olurdu?

7. Geleceğin Devlet Haritasını Tasarlamak

İyileştirmeleri tespit ettikten sonra, şişeleri ortadan kaldıran veya azaltan bir gelecek-devlet haritası çizin. gerçekçi olun: daha önce bir adım atarak, basit bir çeki otomatikleştirmek veya üst saatler boyunca personelleri otomatikleştirmek, mükemmel ama ulaşılamaz bir idealden daha iyidir.

8. Uygulama, İnceleme ve Sürekli Güncelleme

Süreç haritası bir tek çıkış projesi değildir. Düzenli incelemeler - kararlı süreçler için merkezi olarak, dinamik olanlar için aylık - yeni şişeleri tespit etmek ve haritayı her zaman bir süreç değişikliğine uygun olarak haritayı güncelletir.Bir yaşam haritası takımın uyumluluğunu tutar ve Kaizen'i destekler, sürekli küçük gelişmelerin felsefesini destekler.

Işle Şişencks'ı Süreç Haritalama

Bir şişe şişe, kapasitenin talepten daha az olduğu bir adımdır, sık sık sık tekrar çalışmaya yol açan bir karar elması, mükemmel bir şekilde verimli olan bir adım gibi, şişeleri sık sık görünür: başka yerlerde gizli bir rework oluşturmak.

Şişen Ortak İşaretleri

[FONT:0]Uzun zaman:[Dönetici] İş, işlenmeden önce kuyrukta oturur. Bir değer akışı haritasında, bu bir adımın sonu ve bir sonraki başlangıç arasındaki boşluk olarak gösterir.
[FONT:0)Backloglar:[Dönetici:[Dönetici:0) Fiziksel veya dijital görevlerdeki yığınlar bekliyor. kuyruktaki öğelerin sayısı işlenebilirlerinden daha hızlı büyüyor.
[FONT:0) Yeniden işlendi:[Dönemli:[Dönemli: 1) Bir adım genellikle düzeltme için geri gönderir, önceki adımın sürekli olarak kaliteli standartları karşılamadığını gösterir.
[FONT:0)Overloaded resources:[Döntilmiş kaynaklar:[Döntilmiş 1] Bir kişi veya makine sürekli olarak boş kapasiteye sahipken çalışır. Burnout ve yüksek hata oranları genellikle takip eder.
[FONT:0]Idle downstream adımları:[Dönem: 1] Bir sonraki adım düzenli olarak yapılacak bir şey varsa, bir şişenk yukarı uç olasılığı yüksektir.

Bir şişenck doğrulandığında, doğru soruları sormak için kök-çünkü analiz araçları kullanın:0)5 Neden veya aritFLT:2)Fish Bone Diagram) neden bu kadar farklı bir çözüm önerilerine yol açıyor?

Süreç Haritasını analiz edin: Toplar ve Teknikler

Eyleme gözlemden hareket etmek için, sayısal ölçümlere ihtiyacınız var. Aşağıdaki şişenck analizi için önemlidir.

[FONT:0)Cycle Time:[Dönetici:[Dönetici:0) Bir tek adımda bir çalışma birimini tamamlamak için gereken zaman. Bir döngü zamanı diğer adımlardan daha uzun bir şişeye işaret eder.
[FONT:0)Lead Time:[[Dönetici: 0)) Bir birim için sürecin sonuna kadar, bekleme süresi dahil olmak üzere bir birim için işlemden tam zamanlı olarak zaman eşit. Minimizing wait time is a primary goal.
[FONT:0)Takt Time:[Dönetici:[Döneticiler:0)Müşteri talebi ile bölünmüş iş zamanı olarak hesaplanabilir.Eğer bir süreç adım döngüsü zamanı geldiğinde, taleple karşılanamaz ve bir şişenck yaratamaz.
[FONT:0) İlk Geçme (FPY):), yeniden çalışmaya gerek kalmadan bir adımın tamamını tamamlayan birimlerin yüzdesi. Low FPY herhangi bir aşamada daha sonraki aşamalarda ekstra çalışma sağlar, bu aşağı uç adımı bir şişene dönüştürür.
[FONT:0)Waste (Muda): ) Lean yedi tür atık tespit ediyor: ulaşım, envanter, hareket, bekleme, işleme, üretim ve kusurların üzerinden, her adımın boşanması için süreci haritayı kullanın.

[FONT:0)Teknoloji: Şişenck Walkthrough.[[Dönetici:0) Tek bir çalışma birimi (bir sipariş, bir bilet, bir hasta) ve tam anlamıyla her istasyonda yolunu takip edin. Tüm yoldaki birim tezgahlarının% 10'dan fazla bir süre için durduğu her istasyonda, özellikle de dijital izlerinin bulunduğu hizmet ortamındaki bir adım.

Şişens'ten Çözümlere: Strategies'leri İyileştirme

Şişenck ve kök nedenini tespit ettikten sonra, bağlama uygun bir strateji seçin. Şişenck tek başına kapasiteye uygun olmadıkça daha fazla kaynak eklemeden kaçının.

Süreç Yeniden Tasarım

Şişenck'tan önceki adımlara bakın. Herhangi bir kombinasyon, kaldırılabilir veya yükü azaltmak için yeniden sipariş edilebilir mi? Örneğin, kaliteli bir denetim şişenin şişenck olduğunu düşünün, bazı denetim kriterlerini daha hızlı yakalayabildiği bir adıma taşıyabilir, denetim frekansının istatistiksel örneklemesini azaltır.

Otomasyon Otomasyon Otomasyon Otomasyon

Teknoloji güçlü bir de-bottlenecking aracı. Automate tekrarlanan onaylar, veri girişi veya rapor nesli. Basit bir kural tabanlı otomasyon (otomatik olarak otomatik olarak destek biletleri gibi) insan kapasitesinden tasarruf edebilir. Önce basit, otomatikleştirilme.

Kaynak Gerçekliği

Şişenck, son zamanlardan çok daha uzun bir süre yol katarsa, üst saatlerde yardımcı olmak için alttan gelen personel. İmalatta operatörler şişenck istasyonuna hareket ettirin. Hizmetinde geçici olarak destek ajanlarının triage kuyruğuna doğru çalışmasını sağlayın.

Standart Çalışma Standartları

Şişenck karar verme yetisini içeriyorsa, belirsizlikleri azaltan standart bir işletim prosedürü (SOP) yaratır. Örneğin, geri ödeme onayları için açık kriterleri tanımlar, böylece çalışanlar her durumda yükselmeye ihtiyaç duymazlar. Standart çalışma döngüsü zaman değişkenliği azaltır ve süreci daha öngörülebilir hale getirir.

Sürekli İyileştirme Kültürünin Gelişimi

Süreç haritalama, operasyonların bölümünde yaşayan bir teknik değildir; organizasyonda paylaşılan bir dil olmalıdır. Ekipler düzenli olarak süreçleri haritalarken, statükoyu meydan okuma konusunda bir önyargı geliştirirler.

[FONT:0)Empower front-line işçiler: Süreçleri en iyi şekilde bilirler.Onların araçları ve zamanlarını oluşturmak ve güncellemek için verin.
[[Din:0)Celebrate küçük kazanır: Bir şişenck kaldırıldığında, işlem başına sadece beş dakika tasarruf ederse, hikayeyi paylaşın.
[FONT:0)Integrate haritası normal ritimlere:) Takım toplantılarında ayakta bir öğe olarak bir süreç haritası incelemesi içerir. Canlı bir sanat eseri olarak kullanın, tozlu bir belge değil.
[FONT:0) Stratejik hedeflere Giriş:[Dönetici:[Dönetici:0) FPY'nin doğrudan müşteri memnuniyeti veya gelir büyümesini nasıl desteklediğini göster.

Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak

[0] Gerçek olanın yerine ideal süreci ele alalım: Takımlar genellikle ne olacağını tarif ederler, gerçekte ne olacağını asla doğrulayamazlar.
[FONT:0) Haritasın ortaya çıkmasının dışında:[Dönetici: 0 ) Çok fazla ayrıntı, haritayı geri çeviremez hale getirir. Sadece şişen adımları için üst düzey bir görüş ve matkapla başlayın.
[FONT:0]Kahveçlerin satın alma-in:[Dönetici:0)[Döneticileri olmayan takım, haritanın hoşgörüsüz ve iyileştirmelere karşı direneceği anlamına gelir.
[0] Haritayı güncellemez:[Dönetici: [Dönetici:0) Bir yıl sonra hızla bir karışıklık kaynağı haline gelir.
[FONT:0] Şişeleri statik olarak ele geçirmek: Bir şişeyi kaldırdığınızda, başka bir ortaya çıkar. Sürekli iyileşme sürekli haritalama gerektirir.

Gerçek Dünya Örneği: Bir Müşteri Destek Merkezinde Süreç Haritası

Bir orta büyüklükte e-ticaret şirketi, müşteri memnuniyeti puanlarının azaldığını ve karar süreleri arttığını fark etti. Destek ekibi, şikayet kararı sürecinin bir yüzme haritası oluşturdu, bilet tesliminden her akşam ve hafta sonu en büyük gecikmenin “yardım ve atama” aşamasında meydana geldiğini keşfetti.Bir uzmana oturmadan önce ortalama 18 saat önce biletler ödediğini açıkladı.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Süreç haritalama, akışlı bir egzersizden çok daha fazlasıdır. Karmaşık, sürdürülebilir ve ölçeklenebilir olan gizli sürtünmeyi ortaya çıkarmak için stratejik bir disiplindir.Bir süreç, en iyi bilen insanları toplamak ve dışarı çıkarmak. şişenleri analiz etmek, gelecekteki gelişmelerle birlikte, takımların sürekli olarak daha iyi bir şekilde geliştirilmesini sağlamak için sürekli bir gelişme sağlayabilir.