Giriş: Stakeholder İletişim Neden Mühendislik Projelerinde Başarısız

Büyük mühendislik projeleri – sivil altyapı, petrol ve gaz veya üretim – kötü iletişim nedeniyle alarm verici bir oranta, teknik kusurlar değil.A 2021FLT:0)PMI Pulse of the Profession report), proje hatalarının% 37'sinin doğrudan etkisiz hale geldiğini tespit etti.Programlar kaybolup geldiğinde, bütçeler meydana gelir veya kapsamı değişiklikleri meydana gelir, güvenlikten yoksun olan paydaşlar olumsuz tepki gösterdiler.

[FONTD:0]Primavera P6[[Dönetici:0][Dönetici projesi yönetimi için endüstri standart planlama aracıdır, ancak çoğu takım bunu sadece Gantt-chart jeneratörü olarak kullanır. Bu makalede, pasif bir planlama aracının aktif bir hisset iletişimine nasıl dönüştüreceğini öğreneceksiniz.

Primavera P6'nın İletişim Ekosistemini Anlamak

Mühendislik projelerindeki paydaş iletişimi birden çok izleyici içerir: sahipleri, düzenleyiciler, müteahhitler, alt işverenler, mühendislik liderlik eder, tedarik yöneticileri ve finans takımları.Her grup farklı veriler gerektirir, farklı aralıklarda, farklı detay seviyelerinde, Primavera P6 bunu bir katmanlı mimari ile destekler:

  • [FONT:0]Proje düzeyindeki görüşler[[Dönetici:0] - temel proje ekibi arasında günlük işbirliği için.
  • [FONT:0)Portfolio ve program görüşleri[[Dönetici: 1) üst düzey summarylere ihtiyaç duyan yöneticiler ve sponsorlar için.
  • [FONT:0]Role tabanlı panjurlar[[Dönemli panjurlar[Dönemli panjurlar[Dönler: 1 ) – {FONTavera P6 EPPM (Enterprise Project Portfolio Management)[Döneticileri 3 )
  • [[Dönetici:0)Automated distribution) - raporlar ve temeller manuel müdahale olmadan paylaşılan sürücüleri e-posta ile veya yayınlanabilir.

Anahtar bu iletişim kanalları yapılandırmaktır. önceki ilk statü toplantısına göre varsayılan raporlar, dönüm programları ve proje iletişim yönetimi planı ile uyumlu olan ilerleme ölçümleri.

Vakfın belirlenmesi: Temelleri, WBS ve İletişim için Kodlama

Primavera P6'daki etkili iletişim iyi yapılandırılmış bir Çalışma Breakdown Yapısı (WBS) ve tutarlı kodlama ile başlar.Eğer programınız dağınıksa, ürettiğiniz her rapor kafa karıştırıcı olacaktır.

Bir Stakeholder-Centric WBS

Tamamen işlevsel bir WBS (örneğin, “Civil Works”, “Mechanical Works”), [[Şerefli WBS'yi içeren bir karma WBS'yi göz önünde bulundurmak ve ve . Örneğin:

  • 1. Tasarım & Onaylar
  • 2. Satın Alma veamp; Satış veya Yönetim
  • 3. İnşaat - Alan A
  • 4. İnşaat - Alan B
  • 5. Komisyon veamp; Handover

Her WBS elementinin açık bir sahibi olması gerekir ve bu sahibi program kaynak atamalarında tanımlanabilir olmalıdır. Bu, “by- owner” statüsü raporlarını üretmek için önemsiz hale getirir.

Stakeholder için etkinlik kodları kullanın

Faaliyet kodları Primavera P6'daki en çok kullanılan iletişim özelliğidir. Özel aktivite kodları gibi oluşturun:

  • [FONT:0]STAKEHOLDER VIEW: Executive, Engineering, Procurement, Field
  • [FONT=0)KRITICALITY[[[Dönetici: Eleştirel Yol, Yakın-Critical, Non-Critical
  • [FONT:0]RISK LEVEL)

Ardından, raporlar veya panolar oluştururken, yalnızca “Mühendislik” paydaşlarına tasarım incelemeleri veya “Executive” paydaşları ile ilgili faaliyetleri tasarım değerlendirmeleri veya “Executive” paydaşlarına ilişkin bilgileri şeffaflığı korumak için anında filtreleyebilirsiniz.

Dashboards ve Raporlar: Mesajı Teroring

Primavera P6 hem standart hem de özel raporlama sunmaktadır. . . . . . . . . . . . . . . ... . . ... . . . . . . . . . . . . . . ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇

EPPM'de Rol Tabanlı Dashboardlar Oluşturun

Organizasyonunuz Primavera P6 EPPM (bulunma veya on-premise) kullanırsa, [[Dashboard Portlets) her kullanıcı kişiselleştirilmiş bir ev sayfası görür.Configure portlets for:0Configure portlets for: Configure portlets for:

  • [FONT:0)Proje Yöneticisi Dashboard:[Dönemli: 1) Bu hafta kritik kilometreler, aşırı konum uyarıları, açık değişim talepleri.
  • [FONT:0)Mühendislik Ekibi Dashboard: [Dönemli tarihler tasarım teklifleri için, RFI yanıtları bekleyen, inceleme durumu.
  • [FONT:0)Executive Dashboard:[Dönetici:[Dönetici: 0,3) Değer Yönetimi (EVM) göstergeleri, bütçe vs. gerçek trend grafikler, üst 3 risk.

Bunları Primavera'nın inşa edilmiş grafik porteks (bar grafikler, pasta grafikler, performans eğrileri) kullanarak dakikalar içinde inşa edebilirsiniz. manuel PowerPoint güncelleştirmeleri ilk ay kendi başına ödemeler yapılır.

Otomatik Rapor Dağıtımı

Primavera P6 Profesyonel (toplayıcı) kullanıcıların rapor şablonları oluşturmalarına ve otomatik olarak çalıştırmalarını sağlar. Örneğin:

  • [FONT=0) Haftaya Göre Durum Raporu: [Dönetici: [Dönetici: 0,00 $ 1, PDF ve Excel'de proje ekibine e-posta iletildi.
  • [FONT:0)Monthly Executive Özet:[Dönetici:[Dönetici:0) Ay'ın ilk iş gününde Runs, temel karşılaştırmalarla ihraç edildi, SPI/CPI ve kilometre tahminleri.
  • [FONT:0)Risk Kayıt Raporu:[[Dönetici:[Dönetici:0) Bir risk bir eşiği tetiklerken (örneğin, düşük ila ortadan risk olası değişiklikler).

Otomatik dağıtım kurmak için, Primavera'yı bir SMTP sunucusuna bağlamanız ve iş hizmetleri yapılandırmanız gerekir. Süreç, sahada belgelenmiştir.Oracle Primavera P6 Yönetici Kılavuzu).

İlerleme İzleme: Yüzde Daha Fazla Tamamlandı

Mühendislik projeleri karmaşık bağımlılıkları içerir. Sadece bağlam olmadan “% 50 tam” raporlamak tehlikelidir. Primavea P6 iletişim geliştirmek için birden fazla boyutta ilerlemenizi sağlar:

Fiziksel Yüzde Tamam vs. Birimler Yüzde Tamam

Mühendislik için kullanılabilir, kullanım için:0)Physical Percent Complete) (toplamsal ilerlemeye dayalı olarak, onaylanmış çizimler için% 50, incelemede% 50, vb.) yerine, tasarım ekibiyle paylaşın. İnşaat için, kullanım için [[Fırasal Percent Tamam:2).[Dönetici: 3 )[değiştir | kaynağı değiştir] (toplayıcılar için% 100, doğru ölçümleri gözlemler için% 50.

Executive İletişim için Değer Temelleri

Primavera P6, elde edilen Değer Yönetimi için en iyi araçlardan biridir (EVM) Bir performans tabanını ayarlar ve sonra EVM hesaplamalarını (BCWS, BCWP, ACWP, SPI, CPI) projenin tam olarak nerede durduğunu söyleyen sponsoru anlatır.

EVM'yi Primavera P6'da etkinleştirin, ISS >'e gidin; Admin Tercihleri vegt; Değeri [DÜ:1) ve uygun hesaplama yöntemi seçin. federal mühendislik sözleşmeleri için, 2DOD EVM yönergelerine uymanız gerekebilir).

Baseline Yönetimi: Panicic olmadan Değişimi İletişim Etmek

Mühendislik projeleri sürekli değişiyor.Değişme ile iletişim kurmanın yolu, paydaşların bunu bir sorun veya kaçınılmaz bir ayarlama olarak görmelerini belirler.

Bir Traceable Basel Tarihi

Primavera P6, birden çok temelleri depolamanıza izin verir (örneğin Baseline 1, Baseline 2, Baseline 3). Asla eski bir temel belirleme süresini silmeyin (örneğin, sahibi bir temel tasarım), mevcut programı yeni bir temel olarak değiştirir:0).

Bu raporu bir sayfa özeti ile paydaşlarına gönderin:

  • Ne değişti.
  • Neden değişti.
  • Bit tarihi (örneğin, +15 çalışma günleri).
  • Mitigation planı (örneğin, non-kritik olmayan yol aktiviteleri hızlandırdı).

Bu proaktif iletişim söylentileri önler ve emirleri değiştirmek için direniş azaltır.

Basel'e kim Yetki?

Açık bir politika ayarla: sadece proje yöneticisi (veya bir delegeci) temelleri koruyabilir. Stakeholders sadece iletişimin bütünlüğüne kıyasla olmayan ham program verilerini görmemelidir.Use Primavera's security role to restrict access: "Scheduler" rolü güncelleştirmek için kullanılabilir; “Stakeholder” rolü yalnızca temelleri ve variance raporları görebilir.

Risk İletişim: Gantt Charts to Risk Registers

Primavera P6 birçok mühendislik ekibi görmezden gelen bir risk yönetim modülü içerir. Kimsenin okumadığı Excel ve e-posta yay tablolarına risk ihraç ederler. Bunun yerine, doğrudan Primavera'ya risk iletişimi entegre eder.

Faaliyetlere İlişkin Riskler

Her mühendislik riski için, Primavera'da risk kaydı oluşturmak, bir olasılık ve etki (malzeme ve program) ve etkilenen aktivitelere bağlantı kurmak. Sonra bir dördüşütme Raporu [DDDDDD: 1)Risk Matrix Raporu [DDDD: 3: Beton tedarikçi eksikliği – 45 gün yol çalışmasına bağlantılar) x I(20 gün) = 7 gün yüz tüketim tüketimi bekleniyor.

Bunu aylık risk inceleme toplantıları sırasında paydaşlarıyla paylaşın. Bir risk ile zamanlama etkisi arasındaki görsel bağlantı soyut tehditler somut hale getirir.

Risk Yanıtı sırasında İletişim

Risk materyali (örneğin, bir geoteknik konu), Primavera P6'daki risk kaydının statüsünü güncelle ve “Aktifika” ile ilgili olarak yapılan bir sorun arasında (Düzücük) bir uyarı raporu (örneğin, bütçenin kullandığı ve program etkisini gösteren) ortadan kaldırır.

Primavera'daki entegre risk yönetimi hakkında daha fazla okuma için, Oracle'ın “Ücretsiz”e atıfta bulunun.

Kaynak İletişim: Odadaki Doğru İnsanlar Olmak

Mühendislik projeleri birçok özel rol içerir: yapısal mühendisler, boru tasarımcıları, elektrik yol açar, güvenlik görevlileri. Primavera P6'nın kaynak yönetimi yetenekleri, kaynak yüklerini ve kısıtlamaların işlevsel yöneticilere ve paydaşlarına iletilmesine izin verir.

Onuntogramları ve Seviyeleri

Primavera'nın kaynak histogramlarını, proje seviyesinde haftalık “Kaynak Talep vs. Supply” raporunu paylaşmak için 12. haftada 120'de aşırı yükleniyorsa, liderlik geçici bir yükleniciye eklemeye veya zorlamaya karar verebilir.

Paydaşlara Kaynak Kıtlamaları

Anahtar bir kaynak (örneğin, yalnızca sertifikalı kaynak denetçisi) aynı anda iki projeye atanırsa, Primavera P6, aşırılık sağlar.Aur-Proje Kaynak Raporu[Dönetici][Döneticileri ve onların program yöneticisine veya direksiyon komitesine göre. Bu, “biz meşgulüz” ile “bizim tam şişe ve maliyetidir.”

Multi-Project Engineering Programlarında İletişimin Kullanımı

Birçok mühendislik projesi daha büyük programların parçasıdır (örneğin, birden fazla koncurrent inşaat paketi ile bir rafineri genişleme). Primavera P6'nın portföy yönetimi, program düzeyinde iletişim sağlar.

Sistem için Portfolio Dashboard Stakeholders

BirFL:0)Portfolio View[[Dönetici:0) Tüm projeleri toplayandır.

  • Project Name Name Name
  • Baseline Bitti vs. Tahminleri Tamamlandı
  • Bütçe Variance (%)
  • Risk Seviyesi (color-coded: yeşil/yellow/red)
  • Son Güncelleme Tarihi

Bunu bir haftalık PDF olarak direksiyon komitesi ile paylaşın. 17 ayrı statü raporlarını tek bir görüşle değiştirir. İlk önce kırmızı eşyaları taramak için onları eğitebilirsiniz. Primavera P6 EPPM'yi canlı paniğe bir bağlantıyla otomatik olarak otomatik olarak oluşturabilirsiniz.

Cross-Project Bağımlılık İletişim

Project B'nin bir projeden önce tamamlanmış bir temele ihtiyacı olduğunda, Primavera P6, önceki projelerde dış bağımlılık bağlantıların devam etmesini sağlar. Map these dependencies and create aÖRDÜ:0)Cross-Project Dependency Report[DÜDÜDÜDÜDÜDÜye Olmayanlar Programında haftalık olarak yürütür ve tartışmayı başarır.

Raporlara Yönelik Eylem Vermek: 5 İletişim Kuralları

Dünyadaki tüm araçlar kendilerini görmezden gelmeye yardımcı olmaz. Bu kuralları her Primavera P6 çıktıya göre paydaşlarınıza gönderin:

  1. [FONT:0] Raporda bir mesaj.[[Dönetici:0) İlerleme, risk ve maliyetle iletişim kurmak için ihtiyacınız varsa, her biri açık bir konu hattı ile, karma raporlar kayakla yapılır.
  2. [FONT:0]Include a "What This means" summary.[[FONTT:1] Her bir raporda, bir cümle yaz: “Proje şu anda sismik yeniden tasarım nedeniyle 2 hafta geride; mitigation SPI=0.92 yorumlamak için paydaşların beklemesini beklemeyin.
  3. [FONT:0) tutarlı formatlandırmayı kullanın.[[DD-MMM-YY) Tüm raporların hepsinde bir rapor şablonuna dahil olmak üzere.
  4. [FONT:0]Flag kararları gerekliydi.[[DÜDÜDÜDÜDÜDÜŞÜNCÜDÜŞÜNÜ: 1) Her bir rapora bir mermi listesi ile son verdi: “ Cuma günü ihtiyaç duyulan kararlara karşı karar verin: (1) Approve change order #12, (2) Uzun süreli geçiş için serbest bırakma sağlayın.
  5. [FONT:0]Archive ve karşılaştırma[Dönetici:0] Primavera'nın temel karşılaştırma özelliklerini zamanla ilerleme göstermek için kullanır. Bir trend hattı tek bir veri noktasından daha fazlasını söyler.

Primavera Data'yı Yorumlama için Eğitim Stakeholders to Interpret Primavera Data

En iyi Primavera P6 raporları, paydaşların bunları okuyabilmesi durumunda işe yaramaz. Eğitim seanslarında erken yatırım.

Farklı Rollar için Kısa Eğitim Seanları

  • [FONT:0]Executives (30 dakika): EVM metrikleri, kritik yolu ve kilometre tahminlerini nasıl okuyacağımızı göster.
  • [FONT:0)Mühendislik Liderleri (1 saat): Kaynak histogramlarını nasıl yorumlayacağımızı ve geri kalan süreyi nasıl tanımlayacağımızı ve takım kritik faaliyetlerini nasıl tanımlayacağımızı öğretin.
  • [FONT=0)Owners'ın Temsilcileri (2 saat):) Kapak temel karşılaştırmaları, değişim günlük raporları ve ilerleme yüzdelerini nasıl doğrulayacağımızı (fiziksel kanıtlar için nasıl onaylanacağı)

Eğitim gerçek proje verileri ile el-on egzersizlerini içermelidir (sanitized). Soykağınlardan kaçının. Her rol için bir sayfa hile sayfası sağlayın.

Sonuç: İletişim Sistem değil, Bir Görev Değil

Primavera P6 sadece bir programcı değil - mühendislik proje iletişiminizin merkezi sinir sistemi.Temelleri yapılandırdığınızda, etkinlik kodları, panoları, otomatik raporları ve rol tabanlı görüşleri, kaotik e-posta zincirlerini yapılandırır, denetimlenebilir bir sistem. Stakeholders ihtiyaç duydukları kesin verilere eriştirir, ihtiyaç duyduklarında PowerPoint kaydırır.

Mevcut hisse senedi iletişim planınızı denetim altına almak. görünürlük eksikliğinden şikayet eden ilk üç grubu tanımlayın.Her bir haftalık rapor için özel bir paniğe sahip olun. Birkaç ay boyunca, risk, kaynak ve portföy iletişimine genişletin. Primavera P6 yapılandırma ve paydaş eğitimi yatırım, daha hızlı kararlar ve mühendisliğinizin yaşam döngüsü boyunca daha güçlü bir şekilde güven sağlayacaktır.