Her proje yöneticisi, kapsamın ve bütçenin aynı türden iki tarafı olduğunu bilir. Ancak birçok kuruluşta, Çalışma Breakdown Yapı (WBS) bir sistemde yaşarken, her iş paketi kendi maliyet tabanını taşırken, gerçeklerle ve tahminlerle gerçekleşir. Sonuç, doğru bir takip, proaktif bir şekilde analiz ve veri oluşturma konusunda projeler sunmak için bir temel disiplindir.

Bu makale, bu bağlantı oluşturmak için en iyi uygulamaları özetliyor, iyi yapılandırılmış bir WBS oluşturmak için uyumlu araçları seçmek ve devam eden geçerliliği uygulamak için iyi bir entegrasyon inşa ediyor.

Bir Çalışma Kısıt Yapısı Nedir (WBS)?

Bir Çalışma Breakdown Yapısı, bir proje tamamlamak için gerekli olan işin teslim edilmesi için kullanılabilir bir temeldir; sonraki düzeylerde işi daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere ayırarak, iş paketleri).

Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) WBS'yi “bir hiyerarşik dekompozisyon olarak tanımlar ve proje ekibi tarafından proje hedeflerini gerçekleştirmek ve gerekli teslim edilebilirleri belirlemek için yapılan çalışma kapsamını daha ayrıntılı bir şekilde temsil eder. ” )

Ortak bir hata, WBS'deki her elementin bütçelenebilen, planlanabilir ve ölçülmüş bir somut duruma karşılık geldiğini garanti eden bir WBS yaratıyor.

Proje Maliyet Yönetimi Sistemleri: Bir Genel Bakış

Proje maliyet yönetimi sistemleri, Microsoft Project, Primavera P6, Jira ve Smartsheet dahil olmak üzere tümleşik işletme kaynakları planlama (ERP) sistemleri ile bağlantılı olarak, Microsoft Project (FLT) veya SAP. Modern proje yönetim araçları tahmin etmek için kullanılan yazılım platformlarıdır.

Güçlü bir maliyet yönetim sisteminin temel yetenekleri şunlardır:

  • [FONT:0]Cost tahminleri[[Döntilmiş: 1) - Tarihi verilere dayanan bütçeler inşa etmek, parametrik modeller veya alt sınıflar WBS iş paketlerine bağlı olarak tahminler.
  • [FONT:0]Cost tahsis[[[Dönetici: 1)) - belirli WBS elementlerine bütçeler tayin etmek.
  • [FONT:0) Gerçek maliyet yakalama[[Dönemli maliyet yakalaması ). – Gerçek harcamalar veya kayıt işlemleri (işlem, malzeme, ekipman) meydana geldiği gibi.
  • [FONT:0)Earned değer yönetimi (EVM)) - planlanan değeri karşılaştırarak, değer kazandı ve maliyet ve program değişkenlerini hesaplamak için gerçek maliyet.
  • [FONT:0)Forecasting[[[DÜT:1) - tamamlanmada proje tahminine güncel veriler kullanarak (EAC) ve tam olarak tahmin etmeyi (ETC).
  • [FONT:0]Reporting[[Dönemli raporlara karşı bütçe oluşturmak, herhangi bir WBS seviyesindeki göstergeler ve paniğe uygun.

WBS'ye sıkı bir bağlantı olmadan, bu yetenekler kırılır. Sadece bölüm veya hesap kodu tarafından yapılan masraflar bu maliyetleri kolayca onları tüketilen iş kapsamına geri çeviremez.Bu nedenle WBS ve maliyet sistemi arasındaki entegrasyon bu kadar hayati önem taşıyor.

WBS'yi Maliyet Yönetimi Konularına Neden Bağlama

WBS'yi maliyet yönetim sistemine bağlantı kurmak, reaktif bir muhasebe egzersizinden proaktif bir yönetim uygulamasına geçiş yapar. İşte doğru entegre bir sistemin birincil faydaları:

Granular Maliyet Viability

WBS'deki her iş paketinin ilgili bir bütçe hattı ve gerçek maliyet pisti olduğu zaman, projenin hangi kısmının "Proje A'nın bütçede %10'u olduğunu görmek yerine, "Work paketi 1.3.2 (koncrete temel) planlanmamış yenidenbar maliyetleri nedeniyle %25'i test edebilirsiniz."

Verilmiş Değer Yönetimi (EVM) Enablement

EVM en güçlü proje kontrol tekniklerinden biridir ve uygun bir bağlantı olmadan yapılan iş maliyeti gerektirir (WBS), zamanlama (aktivite listesi), ve maliyet (budget). WBS, [Dönemli maliyetle planlanan değere göre) ve değer kazandıran (gödülen bir bağlantı olmadan yapılan işin maliyeti) sunar.

Doğru Tahminler

Bağlantılı bir sistem, kalan çalışma tahminlerini bilgilendirmek için gerçek maliyetler kullanır. WBS seviyesinde tekrarlanan bir model ortaya çıkarsa, tahminler gerçek zamanlı olarak ayarlanabilir. Örneğin, ilk beş yazılım modülleri planlandığından% 20 daha pahalıya mal olabilirse, kalan on beş modül otomatik olarak yeniden hesaplanabilir.

Geliştirilmiş Kaynak Yönetimi

WBS ile bağlantılı maliyet verileri, en fazla iş veya malzeme tüketilebilecekleri ortaya koyar. Bu bilgi daha iyi kaynak seviyesi, işe alım kararları ve tedarik planı destekler. Ayrıca dış satıcılar sözleşmeli iş paketlerine karşı doğru şarj olup olmadığını da tanımlamaya yardımcı olur.

Akışkan Denetimler ve Uyum

Düzenleme veya sözleşme maliyeti geri ödemeye tabi projeler için (örneğin, hükümet sözleşmeleri, hibeler), bağlantılı bir WBS-cost sistemi tarafından sağlanan denetim yolu paha biçilmezdir. harcanan her dolar, onaylanmış bir elemana izlenebilir, bu fonların amaçlandığı gibi kullanıldığını gösterir.

WBS'yi Maliyet Sistemlerine Bağlama için En İyi Uygulamalar

Şimdi “neden” anlıyoruz, “nasıl” ile başlayalım. Aşağıdaki en iyi uygulamalar hem pratik hem de dirençli olan bir entegrasyon oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

1. Bir Clear ve Granular WBS

Her şeyin temeli doğru şekilde inşa edilmiş bir WBS. Eğer WBS belirsiz, eksik veya çok yüksek seviyeli ise, maliyet bağlantınız ihtiyacınız olan granularity'yi teslim etmeyi başaramaz.

  • [FONT:0) Bir teslimiyet odaklı bir varsayımı kullanın.[DÜT:1] Her bir düğüm bir somut çıktıyı temsil etmeli, bir aktivite veya aşama değil.
  • [FONT:0]% 100 kuralının ardından [Dönetici:0] WBS, proje kapsamı tarafından tanımlanan işin% 100'ünü dahil etmelidir - daha az değil.
  • [FONT:0) Hassas bir detay seviyesine durun.[[Dönetici:0)İş paketinin güvenilir olarak tahmin edilebilir, tek bir sahibine atanan ve iki raporlama dönemi için bir süre boyunca yönetilen; çok derin bir yönetimsel yük oluşturur; çok sığ bir kontrol.
  • [FONT:0]Bir WBS sözlüğünü oluşturun.[[Dönetici:0) Bu belge her bir elementi tanımlar, teslim edilebilirleri, varsayımları ve (önemli) hesap kodu veya maliyet merkezi haritaları için haritalar oluşturur.

Standart bir WBS şablonu benimsemiş olan kuruluşlar (örneğin, endüstri standartlarına göre) <0)PKKI'nin WBS için standart () çoklu projelerde bağlantı kurmasını daha kolay bulur çünkü kodlama yapısı tutarlıdır.

2. Konsist ve Naming Conventions'ı kullanın

Bir WBS, kodlarının doğrudan maliyet yönetim sistemine haritalanabilmesi için sadece kullanışlıdır. Inconsistent adlandırma, özel karakterler veya ad hoc kısaltmalar manuel uzlaşma hatalarına yol açan yanlış eşleştirmelere neden olur.En iyi uygulamalar şunları içerir:

  • [FONT:0]Her bir WBS elementine benzersiz bir alfa sayısal kod atamak.[[Dönem: 1) Örneğin, her bir sayısal hiyerarşide bir seviye temsil eden bir format kullanın.
  • [FONT:0) Yeterince kolay kullanılabilir..[[Döneticiler uzun dizelere yol açabilir; tam yolu tekrarlamak yerine barajları kullanmayı düşünün.
  • [FONT:0] Boş alanlar ve özel karakterler [Dönetici alanları kırabilecek veya rutinleri ithal edebilir.
  • [FONT:0)Mirror the WBS code in the cost system.[[FONT ve proje yönetimi araçları, WBS yapısını eşleşen maliyet hesaplarını oluşturmanıza izin verir. finansal sistemde paralel bir hiyerarşi kurmak için zaman ayırın.
  • [FONT:0) kod tanımları için tek bir gerçek kaynağı kullanın. WBS sözlüğünde bir master listesi tutmak ve herhangi bir değişiklik resmi bir değişim kontrol süreci aracılığıyla maliyet sistemine yol açıyor.

3. Planlama Aşamasında Bütünleme

Çok sık, proje takımları WBS ve maliyet taban çizgisini bağımsız olarak inşa ediyor, sadece infaz başlamadan önce son dakika haritalama denemesi başlıyor.Bu reaktif yaklaşım yanlış yapılara yol açıyor, eksik maliyet elementleri ve veri temizleme saatleri. Bunun yerine, planlama aşamasında bağlantıyı entegre edin:

  • [FONT:0] Finans veya maliyet kontrol ekibini WBS oluşturma atölyelerine davet ediyor.). Hesapların grafiğini anlıyorlar ve mevcut maliyet kategorileriyle WBS'yi nasıl en iyi şekilde hizalamalarını tavsiye edebilirler.
  • [FONT:0) WBS seviyeleri ile maliyet hesap seviyeleri arasındaki haritayı ifade edin ve maliyet hesabı seviyeleri.[ °T:1] Örneğin, WBS seviyesinin 3'ün hesap seviyesine mal olduğuna karar verebilirsiniz. 2. Bu stratejik karar, yetim maliyeti nesneler yaratma riskini basitleştirir.
  • [FONT:0] Maliyet sistemini kontrol hesaplarını aynı zamanda WBS'yi sonlandırdığınız bir anda, maliyet sistemi doğrudan WBS yapısını ithal etmenize veya aynaları sunmanıza izin vermeli.

Erken entegrasyon da test işlemleri çalıştırmanıza izin verir - WBS elementine karşı bir mumya gerçek maliyet - gerçek paradan önce bağlantının çalışmasını sağlamak.

4. Uyumlu Yazılım Araçları seçin

Proje yönetimi ve maliyet yönetim araçları seçerken, WBS-cost entegrasyonunu yerel olarak destekleyenlere öncelik verebilir. Anahtar uyumluluk özellikleri aramak için:

  • [FONT:0)Doğru ithalat / WBS kodları - Maliyet sistemi, WBS yapısını proje yönetim aracından (ve tersi) özel senaryo olmadan okuyabilmelidir.
  • [FONT:0]Biyönel Güncellemeler[[Dönetici:0)[Dönergeler[Dönergeler) - WBS'ye değişiklikler (örneğin, yeni bir iş paketi eklemek) otomatik olarak maliyet sistemine yol açmalı ve gerçek maliyet güncelleştirmeleri proje programına geri dönmelidir.
  • [FONT=0)API veya web hizmeti entegrasyonu[Dönetici:0)[Dönetici:0)API veya web hizmeti entegrasyonu[Dönetici:0)[Dönememiş araçlar birleştirilirseniz, gerçek zamanlı veri değişimi için sağlam API'ler sunarlar.
  • [FONT:0) kazanmış değer hesaplamaları için destek [Dönetici: 1) Yazılım, bütçeleri WBS elementlerine atamanıza ve BCWS (planılmış değer), BCWP (kaynmış değer), ve ACWP (aslı maliyet) her seviyede.

Şirketler zaten ERP sistemini kullanıyor, proje yönetimi modülü (örneğin, Oracle Projects, SAP Project System) genellikle WBS elementlerini hesaplara mal olarak bağlar. Standalone projesi yönetim araçları Microsoft Project gibi entegre edilebilir, ancak bu devam eden bakım gerektirir.

5. Veri Geçerliliği ve Yeniden Teklifi Routines

Mükemmel bir başlangıç kurulumu ile bile, veri sürüklenmeleri ortaya çıkıyor.İş paketleri yeniden atalanıyor, kapsamı değişiklikler meydana geliyor ve maliyet işlemleri yanlış kodlanabilir. Düzenli geçerlilik ve uzlaşma bu rutinleri korumak için gereklidir.

  • [[0) Ticaret girişinde otomatik olarak güncel olan tarih.[DÜDÜT:1] Maliyet sistemi geçerli bir WBS elementine eşleştirilmeyen herhangi bir gerçek maliyeti reddetmeli.Eğer yanlış bir WBS kodunda maliyet işlemci türü varsa, işlem postalamamalıdır.
  • [FONT:0]Run haftalık uzlaşma raporları[Dönetici:0) WBS sisteminde kaydedilen toplam maliyeti karşılaştıran (planlanan + gerçek) genel olarak öncüldeki toplam maliyete karşı. Herhangi bir diskreplik soruşturmayı tetiklemelidir.
  • [[0) {0}Üye değer WBS elementlerine göz atın.[[Dönder: 1 ) Zaman içinde, kapsamı değişiklikleri iş paketlerini kaldırabilir, ancak ilgili maliyet hesabı açık kalabilir.Dönemli olarak WBS ve yakın hesapları gözden geçiremez.
  • [FONT:0]Validate değer ölçümler kazandı.[DÜT:1] Eğer sisteminiz EVM otomatik olarak hesaplarsa, formüllerin her ay bir çalışma paketi örneği hesaplamak için doğru olduğunu doğrulayın.

Geçerlilik bir tek zaman aktivitesi değildir; bağlantıyı güvenilir tutan devam eden bir disiplindir. Bu süreci kendi başına bir proje kontrol uzmanı atamayı düşünün.

6. Düzenli Güncellemeler ve Değişim Kontrolleri

Projeler dinamiktir. Kapsam değişiklikleri, bütçe transferleri ve en iyiler sık sık gerçekleşir. WBS ile maliyet sistemi arasındaki bağlantı onlarla birlikte evrimmelidir. Anahtar uygulamalar:

  • [FONT:0] Resmi bir değişim kontrol sürecine [Dönetici'ye herhangi bir değişiklik veya maliyet temeline yapılan değişiklikler için [Döneticileri ve ilgili maliyet hesap ayarlamalarını belirtmeli.
  • [FONT:0]Re-baseline sadece gerekli olduğunda; Frequent, tarihsel varyanlığı takip etme yeteneğini geri alma, ancak büyük kapsamın karşısında yeniden kategorize etmeyi reddediyor.
  • [FONT:0) Bir WBS değişikliğinden hemen sonra maliyet sistemini güncellemiyor.[*] İki sistemin ayrı sürüklemesine izin vermeyin, hatta bir gün için Automate.
  • [FONT:0) Proje ekibine iletişim değişikliği yapar.[DÜDÜT:1] Faturalarda zaman veya süreçleri kodlayan herkes, WBS elementinin eklendiği veya yeniden adlandırıldığı zaman bildirimde bulunmalıdır.A önbellekli bir yay sayfası haftalar için yanlış yönlendirmelere neden olabilir.

Ortak meydan okumalar ve Nasıl Overcome Them

En iyi uygulamalarla bile, WBS'nin maliyet yönetimine bağlantı kurmaları için bağlantı kurmak yolblocks olabilir. İşte en sık zorluklar ve pratik çözümler:

Meydan 1: Finansmandan Kültürel Direniş

Finans ekibi, proje tarafından sunulan hesap veya maliyet merkezleri tarafından maliyetleri yönetmek için alışkın olabilir. Bir WBS tabanlı maliyet yapısını korumak için ek bir üst seviyeye karşı koyabilirler.

[FONT:0)Solution: [Dönetici: [Dönetici: 0 3) Bir pilot proje aracılığıyla teslim edilebilir düzey maliyet izleme değerini göz önünde bulundurun.Ayrıca, tahmin doğruluğunu nasıl azalttığını göster.

2. HaftaSüresel WBS Derinliği Across Projects

Birden fazla proje yöneticisi WBS yapıları çeşitli detay seviyelerinde yaratırken, portföy seviyesindeki toplam maliyet verileri toplamak neredeyse imkansızdır.

[FONT:0) Solution:[[Dönetici:0)) Organizasyonu zorunlu minimum düzeyde standart geliştirir (örneğin, belirli bir bütçenin üzerindeki tüm projeler için 3 seviye) ve şablonlar sağlar.Finansal WBS derinliğine bakılmaksızın farklı projelerde maliyetle üst düzey bir şekilde yuvarlanabilir.

Challenge 3: Data Silos ve Manual Handoffs

Proje verileri bir araçta yaşarsa, üçüncü, manuel ihracatta veri ve ithalatta bir hata ve gecikme kaynağı haline gelir.

[FONT:0)Çözü:[Dönetici:[Dönetici:0)Ortalamada yatırım yapmak veya birleşik bir platform seçmek, eğer tam bir entegrasyon mümkün değilse, en azından otomatik veri transferleri planlanan senaryolar veya API'ler kullanarak. Miniye el baslama işlemine barkod tarama yapmak için el ele alın, iş için zaman çizelgesi entegrasyonu ve otomatik yemler satın alma sistemleri için otomatik olarak yapılır.

Challenge 4: Over-Granularity Leader to Data Gürültü

WBS'yi çok iyi bir şekilde yüzlerce küçük iş paketi oluşturur. Her biri bütçe hattı, gerçek maliyet izleme ve dikkat gerektirir. Sonuç, orantılı kontrol yararı olmadan idari aşırı yüklemedir.

[FONT:0)Solution:[Dönetici:[Dönetici:) Bir iş paketi, en az bir haftalık çabayı temsil etmeli ve tek bir kişi veya ekip tarafından yönetilebilir. Güvenilir maliyet tahminlerinin mümkün olduğu seviyeden kaçının.

Sonuç: Finansal Kontrole Bir Yol İnşa Etmek

İş Breakdown Yapısını maliyet yönetim sistemlerinin oluşturulması sadece teknik bir entegrasyon değildir - her doların belirli bir alana bağlı olduğu bir proje kontrolleri disiplindir.Bu bağlantı güçlerini inşa etmek, tutarlı kodlamayı benimsemek; erken seçmek; uyumlu yazılım seçmek; verileri düzenli olarak seçmek; ve yönetimin her doların belirli bir alana bağlı olduğu bir ortam yaratırsınız.Bu bağlantı güçlendiricileri proje yöneticileri, kazanılan değer analizlerini önceden tahmin etmek için, kazanılan değer analizini yapmak ve finansal raporlamaya güven yaratmak.

Bir projeyi standartlaştırmanız gerekiyorsa, sonuçları göster ve sonra ölçeklendirmek. Burada açıklanan en iyi uygulamalar, inşaattan yazılım geliştirmeye kadar endüstrilerde kanıtlandı ve herhangi bir boyuttaki kuruluşlara adapte edilebilirler.