Kayıt Dokümantasyonunun Uzun Süreli Bakımdaki Rolü

Kayıtlar kütüphanelerde temel kayıt olarak hizmet eder, arşivler, hükümet ajansları ve araştırma kurumları. İşlemleri yakalarlar, olaylar, genalojik veriler, finansal öncüler ve daha fazlası. Bu kayıtların belgelemesi bir zaman idari görev değildir, ancak birkaç yıl boyunca bilginin bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini korumak için sürekli bir taahhüt değildir. Kapsamlı belge olmadan, en titiz şekilde kayıt altına alınabilecek bir rakam ve kısaltmalar olabilir.

Kayıt ayrıntılarının uzun vadeli bakımı, teknolojik değişimin, organizasyonel cironun ve gelişen bilimsel standartlarda bilgi kaybının tahmin edilmesi için sistematik bir yaklaşım talep etmektedir. Dokümantasyon, herhangi bir Rosetta Stone olarak hareket eder - on yıllardır veya meraklı bir vatandaşa güvenilen bir kanıt kaynağı sağlar - kayıt doğru bir şekilde kodlanır. Ayrıca, doğal afetler veya kurumsal ihmal nedeniyle veri kaybına karşı koruma sağlar.

Ayrıca, fiziksel öncülerden dijital veritabanına giderek artan geçiş kaydederken, sağlam belge için gerekli olan dokümanlar karmaşık yazılımlara bağımlıdır, metadata şemalar ve sürümlenmiş depolama standartları, ve tüm bunlar gelecekteki bakım uzmanları için açık bir şekilde açıklanmalıdır. İyi bir kayıt, göçebe dayalı bir kayıt, ya da sadakat kaybı ile yeniden tanımlanabilir.Bu makale temel bileşenleri ortaya koyar, kanıtlanmış en iyi uygulamalar, kullanışlı depolama standartları ve uyarı notları, ve tüm zaman testine dayanabilecek bir belge oluşturmanıza yardımcı olmak için.

Thorough Register Documentation

Kapsamlı kayıt belgeleri, kayıt her katmanını kapsamalıdır: kökeninden ve içerik kurallarına ve kullanım politikalarına tasarım. Aşağıda, her biri ayrıntılı olarak incelenmiştir.

Provenance and Source Attribution

Her kayıt bir tarihe sahiptir. Kayıt nereden geldi, onu yaratan ve hangi otoritenin adını içeren belge, ve daha sonraki herhangi bir tutuklama tarihi için yasal transferler. Örneğin, 1800'lerden bir parish kaydı, 1970'te mikrofilme alındı ve 2010 yılında dijitalleştirildi; Her adım kaydedildi.

Yapısal ve Biçim Özellikler

Kayıt fiziksel veya dijital yapı.Bir kağıt kaydı için, sayfa sayısını not edin, sütun başlığı, sayfa düzeni ve herhangi bir özel bağlayıcı kullanın. Bir dijital kayıt için, dosya formatını (örneğin, Net Dokümanlar, JSON), encoding (UTF-8, ASCII), kasıtlı karakterler, veri türleri ve alan uzunluğu.Eğer kayıt bir veritabanı yönetim sistemi kullanırsa, şemayı, tablo ilişkilerini belirtir, işaret eder.

Abbreviations, Kodlar ve Vocabularies Kontrol Edildi

Kayıtlar genellikle uzayı kurtarmak ve tutarlılığı korumak için kısa bir şekilde veya kontrol edilebilir kodlar kullanırlar. Her kısaltma veya kod kullanılır, tam anlamıyla ve herhangi bir kullanım kuralları ile birlikte. Örneğin, bir sayı kaydında, “M” veya “Married” sütuna bağlı olarak, meslekler için kontrollü bir kelime, yer isimleri veya hastalıklar dışsal belgelerle listelenmelidir.

İdari ve Access Controls

Tüm kayıtlar herkese açıktır.Rezervasyonlar, düzenleme veya kayıtları silebilecek ve hangi koşullar altında herhangi bir gizlilik kısıtlaması (örneğin, HIPAA tıbbi kayıtlar, kişisel veriler için GDPR), embargo dönemleri veya erişim tiers. Ayrıca kağıt kayıtları için fiziksel güvenlik önlemleri (örneğin, yangın geçirmez kabinler, iklim kontrollü depolama) ve dijital güvenlik önlemleri (örneğin, şifreleme, yedekleme programları, kullanıcı kimlik doğrulama sistemleri).

Tarih ve Version Takip

Bir kayıt nadiren statik.Her düzeltme, güncelleme veya ek bir değişiklik günlük veya sürüm kontrol sistemi aracılığıyla takip edilebilir. Tarihi belge, değişikliğin doğası, bunu kim yapmış ve bunun nedeni için, Git gibi araçlar tam bir kayıt tarihini tutabilir. kağıt kayıtları, marjinal notlar veya bir uygulamalanmış bir günlük kitap yeterli.

Etkili Dokümantasyon için En İyi Uygulamalar

Belgenin sadece savaşın yarısı olduğunu bilmek. Bilginin kullanılabilir olup olmadığını ve keşfedilebileceğini belgelediğiniz şekilde. Aşağıdaki uygulamalar birden çok alanda etkili olduğunu kanıtlamıştır ve belirli kayıt bağlamına adapte edilmelidir.

Standartlaştırılmış Metadata Schemas

Kendi belge yapınızı icat etmek yerine, kurulmuş metadata standartlarının kullanılması.ETHFLT:0)Dublin Core[D:0))[tr|Dönetici ve transimasyon standardına göre basit bir kelime sunar.

ActiveKeep Version Control

Kayıt için veya belgeye her güncelleme takip edilmelidir. Dijital kayıt için Git gibi bir versiyon kontrol sistemi kullanın ve kayıtların yanı sıra ayrıntılı bir değişiklik kaydının kendi başına belgelenmesi dosyalarına yardımcı olur.Inspired repository.When documents changes, update the version history and not the logiceities when multiple people have been thank over time and help future custodians rekond.

Hem İnsan hem de okunabilir Dokümantasyonunu Oluşturun

Dokümantasyon iki izleyiciye hizmet etmelidir: XML, JSON veya YAML gibi formatlarda yazılı ve yorumlanması gereken insanlar, örneğin, örnek ve anlatı açıklamaları da dahil olmak üzere insan kullanıcıları için açık bir prose yaz. Simultane, XML, JSON gibi formatlarda makine hazırlayıcı belge üretebilmeli veya YAML olarak, geçerlilik senaryoları veya metadata hasatçiler tarafından tüketilebilecek makineler. Örneğin, veri sözlüğü ile ilgili bilgiler, veri türleri ve açıklamalar her iki PDF olarak olmalıdır ve kontrollü başlıklarla ilgili bir dosya oluşturmalıdır.

Tren Tüm Personel Yardımcı

Dokümantasyon sadece bunu yaratan ve koruyan insanlar kadar etkilidir. Kayıt standartlarını, araçları ve süreçleri kayıt altına alan herkes için eğitim sağlayın. Kayıtlar ve zaman içinde tutarlılık sağlamak için bir stil rehberi veya şablon oluşturun. Yeni personel üyeleri kayıt yapısını ve kurallarını hemen anlamalı. Düzenli yenileme seansları, gelişmekte olan standartları veya sistem değişikliklerine ilişkin personelleri güncelleyebilir.

Denetim ve İnceleme Dokümantasyon Dönemi

Belgeleme için bir program oluşturun - tam olarak, biennially veya herhangi bir büyük değişiklikten sonra. denetimler sırasında eksik bileşenler için kontrol edin, belge ve gerçek kayıt arasındaki çelişkiler.Involve both internal partners (e.g., Archivists, data yöneticileri) ve dış incelemeler sırasında (örneğin, denetçiler, akran kurumları) mümkünse.

Göç ve Obsolesans için plan

Dokümantasyon, mevcut kayıt formunun sonunda eski haline geleceğini tahmin etmelidir.Örnek kayıt için veri toplama işlemleri ve yeni alanlar arasında haritalama tabloları da dahil olmak üzere gelecekteki bir formata yönlendirme talimatları içerir.For digital records, note the software dependencies (e.g., database version, İşletim sistemi, kütüphaneler) ve herhangi bir bilinen quirks.For paper records, document protection methods and handle processes. Forward- view documents is the single biggest entity when a record must the one technology generation to next.

Dokümantasyon Standartları ve Çerçeveleri

Birkaç yerleşik çerçeveler kayıt belgesi için sağlam bir temel sağlar.The International Council on Archives (ICA))[G)) (General International Standard Archival Description), bu da kimlik, bağlam ve içerikblinD:2)[Döneticileri) ile ilgili olarak, belirli bir alan için yaygın olarak kullanılan 15 temel elementi sunar.

Doğru standart seçmek, kayıt alanınızın ve amaçlanan seyirciye bağlıdır. Birçok durumda, hangi kuralları takip ettiğinizi bilir: Dublin Core'u yüksek seviyeli bir açıklama için, EAD for yapısal hiyerarşisi ve METS for paketleme için. anahtar, tekerlekleri yeniden icat etmek yerine standart olarak kabul edilir ve gelecekteki tercümanları daha fazla rehberlik için hangi kuralları onaylayabilirsiniz.)

Dokümantasyon için Araçlar ve Teknolojiler

Veritabanı Dokümantasyon Araçları

Relational databases, otomatik olarak şema belgeleri üreten araçlardan yararlanır. PostgreSQL, tablo ve sütunlara açıklamaları ekleyen yerleşik COMMENT işlevleri sunar. Tools likeETHFLT:0ConschemaSpy), gerçek veritabanı yapısıyla etkileşimli HTML belgeleri üretebilir ve belgeleyebilir.For Natasha, [FONTD:2).

Collaborative Documentation Platforms

Platformlar:0)Confluence[Döneticiler[Dönetici:2) Hayır, [Dönetici:3) veya [[Döneticileri ile ilgili platformlar, platformun kendi içinde yazmasına, incelemesine ve güncelleme belgelerini, zengin bir metin, resimlere, masalara ve sürüm tarihine destekleyebilmelerine izin verir.For Archival registers that require katı editör kontrolü, wiki benzeri platform by permission levels can be ideal. ancak, platformun kendisini standart bir şekilde muhafaza etmesine izin verir; standart bir formatta ihracat belgesi, HTML, PDF, Markdown.

Metadata Editors and Registries

Özelleştirilmiş metadata editörleri, örneğin:0)Archivist's Toolkit) veya )OpenMetadata), belirli bir kayıt için yapılandırılmış formlar sağlar ve referanslı veritabanında teknik metadata.Bu araçlar genellikle EAD, METS veya Dublin Core ile uyumlu olarak.

Version Control Systems

Git, kayıt güncellemeleri ile ilgili sürüm numaraları ile iş için düzenli belgeleri kullanmak için kartelleri kullanın.Yaz kayıt kayıtları için basit bir günlük kitabı düşünün, açıklama ve başlangıçlar - ancak bu logları daha kolay arama ve yedekleme için kullanın.For paper records, consider a simple logs for easier search and backup.

Dijital Koruma Sistemleri

[FONT:0)Archivematica[[DFLT:1), [[DSpace[D: 3) veya [[DFLT:4) gibi sistemler, her iki veri ve onun açıklayıcı kaynakları sürekli olarak zaman boyunca muhafaza edilir.

Ortak Pitfalls ve Them'dan Nasıl Kaçırmak

Abbreviations'da belirsizlik

En sık başarısızlıklardan biri, kayıtların farklı bölgelerindeki farklı kavramlar için aynı kısaltmayı tam olarak tanımlayamaması veya kullanmamak için başarısız oluyor. Bunu, bir merkezileştirilmiş parlaklığı korumakla kaçının, belge içinde sürümlenmiş ve çapraz-referenced. Review the skyturkmentary when new abbreviations are introduce.

Kurumsal hafızaya aşırı saygı

Kayıt hakkında yazılmış bir bilgiye sahip olan organizasyonlar yüksek risk altındadır. Doküman süreçleri ve kararlar, yıllar sonra değil, “eğer yazılmamışsa, normal bir iş akışı adım olarak belgelenmiştir.

Across Documents

Birden fazla insan kaydın farklı bölümlerini belgelediğinde, aynı konsept için farklı terimler kullanabilir (örneğin, “ doğum tarihi” vs. “doğum tarihi”). kontrollü bir kelime ve stil rehberi.Ortak alanları ve kelime seçimleri içeren ortak bir şablon kullanın.

Dokümantasyonun Obsolsanını Neglecting Format Obsolescence of Documentation Itself

Birçok belge havuzu özel formatlarda muhafaza edilir -Word belgeleri, Google Docs veya Evernote notları. Bunlar yazılım kaybolursa erişilebilir hale gelebilir. Migrate belgeleri, standart formatlar (HTML, Markdown, XML) kayıt ile birlikte.

Vaka Çalışmaları: Action in Action

19.-Century Parish İngiltere'de Kayıtlar

İngiltere'deki bir ilçe arşivi, 1800'lerden gelen parasal kayıtların dijitalleştirilmesiyle karşı karşıya kaldı. Orijinal kayıtlar, tamamlanmamış sütunlar ve el yazısındaki değişimlere izin verdi. Arşiv, araştırmacıların her sütunda bir veri sözlüğünü içeren kapsamlı bir belge hazırladı, farklı clerjimenler tarafından kullanılan kısaltmalar listesi ve zaman içinde değiştiği gibi parish sınırları haritaları bir haritaladı.

A University's Student Registration System

Büyük bir üniversite otuz yıldan fazla bir süredir bir miras öğrenci bilgi sistemi tuttu. Onu değiştirirken, belgeyi -veya eksik - bir metadack. Birçok alan anlamı ve iş kurallarının geri alındı, eski e-postalarda ya da emekli personelin başları olarak gömülüyordu.Proje ekibi sonunda eski çalışanlarla röportaj yapmak ve analiz etmek zorunda kaldı.

Future-Proofing Your Register Documentation

Teknoloji ve kurumsal öncelikler geliştikçe, bu nedenle belgelendirme stratejiniz gerekir. Kayıt için orijinal yaratıcıları, yazılımları ve hatta yasal çerçeveleri. Koruma uygulamaları benimseme: Birden çok yerde belge depolamak (geografik ve idari olarak), açık dosya formatlarını kullanmak ve kendini tanımlamak gerekir.

Dijital kayıt için, veri yapısı içinde yorum veya notasyonlara izin veren şemaları doğrudan kayıt altına almayı düşünün. kağıt kayıtları için, ara sıratlama sayfaları bölümler arasındaki kopyalama, veriden zamanla ayrıldığı şansı azaltır.

Son olarak, kayıtın yeni bir ortaya geçişini planlayın. Belgede adım adım adım geçiş talimatlarını içeren, mevcut sistemi anlayan uzmanlar için iletişim bilgileri ile birlikte. Belge için başarı planı oluşturun. Orijinal takımdan sonra kimlerin memnun olduğunu belirtin.

Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç Sonuç

Uzun süreli bakım için kayıt ayrıntıları, bilgi geleceği için bir yatırımdır. Kanıtlanmışlığı, yapısını, kelimeyi ve geçmişinizi kapsayan bir yatırımdır, geçmiş ve gelecekteki custodianlar arasında bir köprü inşa edersiniz. Standart şemaları benimsemiş, uygun araçları kullanarak ve ortak pitfalls'ları kullanarak belgelerinizi doğru ve faydalı bir şekilde teknolojik ve organizasyon değişikliğinizi sağlayacaktır.Eğer kayıt tarihiniz bir ortaçağ vergisi veya modern bir veritabanıdır, ilkeler aynı kalır: erken belge, belgeyi tamamen ve belgeyi sizin için belge.