Table of Contents

Чому Асана є потужним інструментом для технічного обслуговування Scheduling

Ефективне обслуговування обладнання є критичною функцією в будь-якому об'єкті, яка спирається на машини, HVAC системи, або виробничі лінії. Пропущене обслуговування може призвести до дорогих розбиття, безпеки і нормативних штрафів. Традиційні методи, такі як розливи, білборди, або електронні ланцюги часто не здаються, тому що вони не мають в реальному часі видимості, підзвітності і автоматизації. Асани, провідна платформа управління проектом, вирішує ці проблеми, надаючи централізований робочий простір, де сервісні команди можуть планувати, відстежувати і спілкуватися без тертя.

Asana пропонує функції спеціально розроблені для обробки повторюваних завдань, залежностей та координації крос-парів. Його гнучкість дозволяє дзеркалувати ваші унікальні робочі процеси технічного обслуговування, від простих щорічних перевірок до складних багатоступінчастих перепадів. Перемістивши свій план в Асану, ви отримуєте єдине джерело правди, що зменшує помилки та покращує час реагування. Платформа також інтегрується з інструментами, такими як системи управління інвентарами, датчики Інтернету речей та додатки для зв'язку, що робить його концентратором для всіх пов'язаних з ними заходів.

Налаштування графіка обслуговування в Асані

Для початку, створення нового проекту в Асани названо «Обслуговування». Виберіть проект, який найкраще підходить вашій команді та#8217;s потребує. Більшість груп технічного обслуговування воліють Список переглядів] для управління завданнями дня, але ви також можете використовувати Борд (Kanban) для візуальних робочих процесів або Timeline view для gantt-style scheduling. Ви можете переключатися між переглядами будь-який час, тому почати і просто розвиватися.

Організація з розділами та індивідуальними полями

У рамках проекту створюються розділи для задач групового обслуговування за категоріями обладнання, розташування або частотою. До складу окремих розділів відносяться:

  • HVAC системи
  • Електричне обладнання
  • Виробничі машини
  • Контроль безпеки
  • Будівництво та чистка; сантехніка

Далі додайте custom поля] для захоплення критичної інформації для кожного завдання. Рекомендовані спеціальні поля:

  • ID (текстове поле) – номер тегу з вашої CMMS або інвентаризації.
  • (dropdown) – Профілактичний, предикційний, Correct, аварійний.
  • (dropdown) – Щоденно, Щотижнево, Щомісяця, щоквартально, Щорічно.
  • Hours Required] (номер) – оцінені робочі години.
  • Parts Needed (текстове поле) – список запасних частин або товарів.
  • Приорітет] (dropdown) – Низький, Середній, високий, критичний.

На замовлення поля дозволяють фільтрувати, сортувати та звітувати про ваші завдання, що дозволяє легко визначити зайві елементи або високу якість роботи.

Створення повторюваних завдань і автоматизації

Один з найсильніших функцій Асани для обслуговування забезпечити завдання. Замість ручного видалення тижневого очищення фільтра або щомісячної перевірки безпеки, встановити завдання повторювати на визначений графік (всі 7 днів, перший понеділок місяця і т.д.). Асана автоматично створює наступний випадок, як тільки завершено поточний. Якщо завдання перенесено, графік повторення регулюється розумно.

Для більшої автоматизації використовуйте функцію Asana (доступні на бізнес- та Enterprise плани). Ви можете створити правила, такі як:

  • При виконанні завдання технічного обслуговування перейдемо до розділу «Комплетований» і повідомляємо нагляд.
  • Коли завдання передається, змініть пріоритет до «Високих» і відмітивши його на резервний технік.
  • Коли створюється нове завдання з пріоритетом «критика», автоматично додаємо підзахід для засвідчення.

Ці автоматики знижують ручне накладне і забезпечують нічого ковзання через тріщини.

Використання Asana Особливості для підвищення координації

Координація між технічними техніками, операторами, менеджерами часто є слабким посиланням. Асани міст, які зазорають з інструментами, призначеними для прозорості та зв'язку.

Вид на час

Погляд часу (Гантт графік) є нездійсненною при виконанні завдань технічного обслуговування. Наприклад, ви не можете замінити двигун до завершення електроперегляду і прибуває замінна частина. За допомогою зв'язку завдань як попередників, будь-яка затримка автоматично штовхає подальші завдання, надаючи вам реалістичний графік. Менеджери можуть заздалегідь розташувати пляшки, що ви можете заздалегідь.

Календарний перегляд для щоденного навчання

Переключення до Погляд за календом, щоб побачити всі майбутні терміни обслуговування на щотижневому або щомісячному календарі. Цей вид дозволяє балансувати навантаження по техніках і уникнути перевантаження однієї людини. Ви можете перетягнути і перекинути завдання, щоб перепланувати їх легко.

Повідомлення та коментарі

Адана надсилає повідомлення через електронну пошту, робочий стіл та мобільний для завдань, коментарів та змін дати. Техніки можуть додавати фотографії питань обладнання, прикріпити PDF-ручні посібники або tag менеджера для затвердження безпосередньо в задачі. Це створює повну слухову причіп без пошуку по електронній пошті.

Інтеграція для безшовного робочого процесу

Асани інтегрується з сотнями інструментів. Підключіть його до:

  • Слак] – отримувати сповіщення про технічне обслуговування в вашому каналі команди.
  • Google Workspace або Office 365 – посилання на розсилки або документи з журналами технічного обслуговування.
  • Зап'є або Зробіть – підключення до CMMS, інвентаризації системи, або платформи датчика Інтернету речей. Наприклад, коли датчик Інтернету виявить аномалій вібрації, Запір може автоматично створювати завдання технічного обслуговування в Асані.
  • Power BI або Tableau – витягти дані Асани для панелей на відповідність та нижчих тенденціях.

Ці інтеграції трансформуються Асану з простого до списку до командного центру для проведення технічного обслуговування.

Сучасні технології для технічного обслуговування шублінгів в Асані

Як тільки ви маєте основи, які працюють, розгляньте ці передові стратегії, щоб отримати ще більше значення.

Використовуйте шаблони для консистентного налаштування

Якщо ви керуєте декількома об'єктами, заощаджуйте час, створивши шаблон проекту, який називається «Оновлення графіка – шаблон «Факсити». Включаючи заздалегідь визначені розділи, спеціальні поля та повторювані завдання для загального користування обладнання. Коли новий об'єкт виходить онлайн, генеруйте проект з шаблону та відрегулюйте список обладнання. Асани пропонує вбудовані шаблони для технічного обслуговування, які ви можете налаштувати далі.

Впровадження форми запиту для ресиверів Hoc

Створіть Asana Form, які оператори або працівники можуть використовувати для звітування про зламану машину або запиту правильного обслуговування. Форма може захопити ідентифікатор обладнання, розташування, опис та фотографії. При поданих оголошення, Asana автоматично створює завдання в розділі «правильний обслуговування», призначає її в технік, і встановлює пріоритет. Це зменшує хаос вербальних або електронних запитів.

Звітність про легень та щити

Dashboard (Portfolio або Цілі) дозволяє відстежувати ключові метрики, як кількість пересувних задач, швидкість завершення та розподіл навантаження. Ви також можете експортувати дані до списків для більш детального аналізу. Для комплаєнс-гайвових галузей ця можливість звітності є важливим для проведення перевірок та нормативного доказу.

Посилання на винахід і активні дані

Хоча Асана не є повним CMMS, ви ще можете керувати базовими запасами, використовуючи завдання до зовнішніх інвентаризації листів або використовуючи спеціальні поля для відстеження чисел частин. Для більш міцного рішення, підключення Асани до виділеної системи управління запасами через API або сторонній інтеграцію. Це забезпечує, що завдання для заміни фільтра включає правильний номер частини і що ви маєте запас на руці.

Для подальшого читання на інтеграцію Асани з робочими процесами технічного обслуговування, перевірте Автоматика Асана та кращі практики Reliable Plant на профілактичне планування.

Кращі практики з технічного обслуговування шублінгів в Асані

Щоб отримати найбільшу кількість Асани для технічного обслуговування, слідуйте за цими перевіреними практиками:

  • Дизначна чистота власність Кожне завдання повинно мати єдину відповідальну особу. Використовуйте поле «Асінь» і додайте співвласника, якщо це необхідно.
  • Сет реалістичні дати Фактори в часі буфера для несподіваних затримок. Використовуйте дати старту і дати, щоб вказати робочі вікна.
  • Використовувати теги для швидкого фільтрування Теги: "Сафети критичний" або "Скальований" дозволяють зосередитись на предметах високої чіткості.
  • Увімкніть щотижневий огляд Спенд 15 хвилин на тиждень огляд передових завдань і майбутніми термінами. Налаштування графіків і відставки роботи в міру необхідності.
  • Кеп документація прикріплена Керівництво по зберіганню, листи безпеки, історичні колоди як вкладення завдань або в пов'язаних з папками Google Диска.
  • Поїзд вашої команди] Забезпечити всі техніки, які знають, як використовувати Асану, особливо повторювані завдання і коментар ниток. Забезпечити швидкий посібник.
  • Будирай свої користувацькі поля кожен квартал, огляд ваших індивідуальних полів для видалення невикористаних і додавання нових категорій як змін обладнання.

Загальні збори та способи уникнути

Навіть з великим інструментом підводні камені можуть підірвати вашу службу, що виділяється. Ось найбільш часто і як їх уникнути:

  • Усінг Асан як статичний аркуш Дон’t просто перелік завдань і ігнорувати їх. Використовуйте повторювані завдання, зважаючи на дати, і призначень для збереження системи живим.
  • Overloading a single технік Використання Asana’s workload view (доступно на бізнесі) щоб побачити, скільки завдань кожна людина має. Редистим ремісентом завдань перед тим, як хтось загиблий.
  • Ignoring the mobile app Technicians in the поле потребує access. Переконайтеся, що у них встановлена мобільний додаток Asana і дізнайтесь, як оновити завдання на ходу.
  • Не використовуючи правила або автоматики Ручна дублікація призводить до втоми і помилок. Встановити правила для спільних робочих процесів, таких як перевищення ескалації або завершення повідомлень.
  • Забезпечити виконання завдань Архів старих завдань після місяця або два, щоб зберегти проект відповідальним. Використовуйте Асана’ акумуляторна функція, а не видалення.

Висновок

Асана набагато більше, ніж простий у використанні список. При налаштуванні правильно для технічного обслуговування обладнання, вона стає потужним координаційний інструмент, який знижує час, покращує підзвітність і зберігає вашу команду вирівняно. Встановивши проекти з індивідуальними полями, важіль рецидивуючи завдання і автоматики, інтегруючи з іншими системами, і наступні кращі практики, ви можете трансформувати ваші операції технічного обслуговування. Починати невеликий, відхиляти вашу настройку, і дивитися вашу надійність обладнання заспокійливий.