وتطرح إدارة المشاريع الهندسية الكبيرة والمتعددة السنوات تحديات فريدة من نوعها، حتى في اختبار مديري المشاريع الأكثر خبرة، وتستحدث هذه الأطر الزمنية الموسَّعة تعقيدات حول الأولويات المتغيرة، والاحتياجات المتطورة من أصحاب المصلحة، وتقلبات الموارد، والتراكم الحتمي للمخاطر، وتضع أداة ثبتت أهميتها للحفاظ على النظام والوضوح على هذه الآفاق الطويلة، وهي هيكل توزيع العمل، وتحوِّل مجموعة من عناصر العمل المرتكزة على مدى سنوات، إلى مجموعة واضحة.

فهم الـ دبلوم العالمي في المشاريع المتعددة السنوات

فهيكل توزيع العمل هو عملية انطلاق ذات توجه قابل للتنفيذ من مجموع نطاق العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع، وعلى عكس قائمة المهام البسيطة، فإن النظام العالمي لرصد الأرض ينظم العمل حسب الناتج النهائي أو الخدمة أو النتيجة، مما يجعله أداة أساسية لإدارة النطاقات، أما بالنسبة للمشاريع الهندسية المتعددة السنوات، فإن النظام العالمي لمراقبة المناخ، فيكتسب أهمية إضافية، وكثيرا ما تمتد هذه المشاريع سنوات مالية متعددة، وتشمل مئات المتعاقدين، ويجب أن تتكيف مع التغييرات الخارجية مثل تحديث النظام.

فالمشاريع المتعددة السنوات تتسم بثغرات التغذية المرتدة الطويلة، ولا يمكن أن تظهر القرارات التي تتخذ في السنة الأولى إلا في السنة الثالثة، ويمكن أن تكون الأخطاء التي تكتشف متأخرة باهظة التكلفة، وتوفر هذه المجموعة إطارا يكسر هذه الدورات الطويلة إلى مستويات أقصر وأكثر قابلية للإدارة، ومن خلال إلغاء المشروع إلى مراحل أو نظم أو مجالات وظيفية، يمكن لمدير المشروع أن يخصص ملكية واضحة، ومدة تقديرية، وتكاليف متزايدة الدقة، ووضع معالم مرجعية قابلة للقياس على أساس كلفة.

استراتيجيات التنفيذ الفعال لشبكة المياه والمرافق المحتوية على أسلحة

1 - تحديد مراحل المشروع النظيف

مشاريع الهندسة المتعددة السنوات، عادةً ما تكون في مراحل، الهندسة المفصّلة، المشتريات، النسيج، البناء، التكليف، الغلق، كل مرحلة لها منجزات خاصة بها، وبيان المخاطر، واحتياجات الموارد، وينبغي أن تعكس هذه المراحل على أعلى مستوى (المستوى 1 أو المستوى 2) لتتماشى مع دورة حياة المشروع، وهذا التواؤم يجعل من المستقيم تعيين بوابات الحكم الذاتي

كما أن التحلل التدريجي يبسط الإبلاغ إلى المديرين التنفيذيين والعملاء، ويهتمون بالصورة الكبيرة: "هل انتهينا من التصميم؟" ويجعل نظام تحديد المواقع على أساس المرحلة هذا الرد غير مبهم، وبالإضافة إلى ذلك، يدعم التخطيط المتجدد للموجات، حيث تُحذف المراحل القريبة من الأجل بالتفصيل، بينما تظل المراحل اللاحقة على مستويات أعلى إلى أن تصبح المعلومات متاحة، وهذا أمر ضروري عمليا لمشاريع متعددة السنوات، لا يُستبعد فيها التخطيط المفصل عن النفايات أربع سنوات.

2- استخدام الهياكل الهرمية في إدارة شؤون الأقاليم

"تسلسل "المؤسسة" يُمكن أن تُحدث "مُديرة أعمال" "مُحددة"

كما يساعد الهيكل الهرمي في تحسين مستوى الموارد، وعندما تكسر الشبكة العالمية لسواتل الملاحة العمل في مجموعات منفصلة، يمكن لمديري الموارد أن يكلفوا الموظفين ذوي المهارات المناسبة بعناصر محددة، وعلى مدى فترة زمنية متعددة، تحولات الموارد مع انضمام الناس إلى المشاريع أو تركها أو تناوبها، فبدون أن يستوعبوا العمل في إطار من الرعي يمكن التحكم فيه، يسمحون لمدير الموارد أن يرى بالضبط ما يلزم من مهارات عند التخطيط.

3- مراعاة المرونة في التغييرات

تغيرات النطاق أمر لا مفر منه في مشاريع متعددة السنوات، وتتطور متطلبات العملاء، وتتغير الأنظمة، وتنشأ ظروف غير متوقعة للموقع، ويصبح وضع البرمجيات العالمية الجامدة مسؤولية، والحل هو تصميم النظام العالمي للتنوع البيولوجي بمرونة متأصلة، وهذا يعني استخدام مجموعة مواد متجهة نحو المنتجات بدلا من نظام توجيهي.

1-1 المرونة تعني أيضا استخدام مخطط ترقيم WBS يسمح بإدخال عناصر جديدة دون إعادة ترقيم الهيكل بأكمله، والنهج النموذجي هو استخدام مستويات العشرية الإضافية (مثل 1-1 و 1-2-1 و 1-2-2-2) إذا أضيفت مجموعة جديدة من عناصر العمل بين 1.2.1 و 1-2-2، يمكن تخصيص مدونات 1-2-1 أو 1-2-1 ألف من برامجيات إدارة المشاريع الحديثة التي يتم إرسالها إلى هذه الفئة من البلدان، ولكن يجب أن تكون الاتفاقية جاهزة.

4- إنشاء ملكية واضحة والمساءلة

وينبغي أن يكون لكل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ شخصا واحدا مسؤولا عن تنفيذ هذا النطاق، وفي مشاريع متعددة السنوات، تغير الموظفين؛ ويمكن أن ينتقل مدير حساب الرقابة الذي يكلف به في السنة الثالثة، وينبغي توثيق هيكل الملكية في مصفوفة مهام المسؤولية التي تربط عناصر النظام المالي العالمي بأفراد أو أدوار معينة، حيث يتناوب أعضاء الفريق ويستكمل المصفوفة، ويكفل هذا التقييم عدم وجود مجموعة من عناصر العمل المصممة على أساس التسلسل، وأن تظل المساءلة واضحة.

الأدوات والتقنيات الرامية إلى تعزيز فعالية نظام الرصد العالمي

(أ) إنشاء شبكة عالمية من أدوات الدعم هي البداية فقط، ولإستخراج قيمتها الكاملة على مشروع متعدد السنوات، يجب على الفريق أن يدمجها مع مجموعة من الأدوات والعمليات الداعمة، ولا تزال برامجيات إدارة المشاريع هي الأداة الرئيسية، كما أن نظماً مثل [مجموعة أدوات التمويل البالغ الصغر]،] مشاريع متعددة المستويات ، أو [تفضّل] تحديثها

وفيما عدا البرامجيات، يجب الإبقاء على النظام العالمي لمراقبة المناخ من خلال دورات استعراض منتظمة، وفي المشاريع المتعددة السنوات، يكون الاستعراض الشهري للنظام العالمي لمراقبة الأرض نموذجياً، وخلال هذه الدورات، أكد مديرو المشروع ومديرو حساب المراقبة أن النظام العالمي لمراقبة المناخ لا يزال يعكس النطاق الحالي، وأن مجموعات العمل موزعة على النحو المناسب، وأن مؤشرات الأداء المتعلقة بالتكلفة والجداول تتماشى مع عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ، وأن أي تغييرات ضرورية تُنقَفَت على مجموعة من مجموعات العمل التي أصبحت مترابطاًاًاًا.

إن التكامل مع أدوات الجدولة هو أسلوب حاسم آخر، إذ يوفر النظام العالمي لمراقبة المناخ هيكل الجدول الزمني؛ ويضيف الجدول البعد الزمني، وبدون هذا الإدماج، يصبح النظام العالمي لمراقبة الأرض وثيقة ثابتة يتم تجاهلها بسرعة، وبربط كل عنصر من عناصر النظام العالمي لمراقبة المناخ بالأنشطة المقررة، يمكن لفريق المشروع أن يولد مقاييس مكتسبة لإدارة القيمة على مستوى مجموعة العمل، على سبيل المثال، إذا ما أصبحت مجموعة أعمال التشييد التي تتجاوز قيمتها 60 في المائة.

أما مشاركة أصحاب المصلحة في عملية إنشاء وصيانة النظام العالمي لمراقبة المناخ، فلا يوجد أي شخص يفهم النطاق بأكمله بالنسبة للمشاريع الهندسية الكبيرة، كما يجب أن يقوم ممثلو الإدارة العالمية للتنوع البيولوجي ببناء هذه الإدارة بصورة تعاونية، مع القيام بمهام أكثر دقة، ويتأكد الخبراء المعنيون بكل نظام من أن جميع النواتج المنجزة قد يتم استخلاصها وأن التسريح أمر منطقي، كما أن إشراك أصحاب المصلحة في مرحلة مبكرة يؤدي إلى شراءها؛

الشلالات المشتركة وكيفية تجنبها

ويدخل مديرو المشاريع المتمرسين في فخ عندما يستخدم نظام تحديد المواقع العالمية لمشاريع متعددة السنوات، ويحدث أحد المجازفات المتكررة نظاماً عالمياً موجهاً نحو العمليات وليس موجهاً نحو التنفيذ، فعلى سبيل المثال، فإن نظام تحديد المواقع الذي يُدرج " استعراض " بوصفه عنصراً بدلاً من " مجموعة التصميم الهيكلي " يؤدي إلى الخلط فيما يجري إنجازه بالضبط، والعمل التصحيحي هو عدم استخدام عناصر " تحديث " .

أما المجازفة الثالثة فهي تجعل النظام المالي العالمي للتنوع البيولوجي إما مفتقراً إلى اللزوم أو غير متجذّر بما فيه الكفاية، وقد يصبح النظام العالمي للتنوع البيولوجي الذي يضم آلاف مجموعات من العمل من أجل مشروع متعدد السنوات عبئاً إدارياً، بينما لا يستطيع مدير واحد من بين عشرة عناصر فقط توفير الرقابة الكافية، فالقاعدة العامة للإطار هي قاعدة " 8-880 " ، إذ ينبغي أن تتطلب مجموعات العمل ما بين 8 و80 ساعة من العمل لإكمال عملية تحديد المستوى 4.

وأخيراً، تجنب الشراك بعدم ربط الـ (واي بي إس) بسجل مخاطر المشروع، كل عنصر من عناصر الـ (واي بي إس) يرتبط بمخاطر يجب تحديدها وإدارتها، وبوضع مخاطر على عناصر محددة من نظام دبليو بي اس، يمكن لفريق المشروع أن يعطي الأولوية لجهود التخفيف استناداً إلى الأهمية الحاسمة لمجموعة عناصر العمل، مثلاً إذا كان لمجموعة من عناصر نظام المراقبة المعقدة (النظام 3-2-1) تنطوي على مخاطر تقنية عالية، فبإمكان مدير المشروع تخصيص وقت إضافي أو إعادة ترتيب التكاليف.

خاتمة

إن نجاح إدارة مشروع هندسي متعدد السنوات يتطلب أكثر من مجرد تتبع جدول زمني - يتطلب إطارا هيكليا يزيل التعقيد إلى أجزاء يمكن إدارتها وخاضعة للمساءلة، ويمكن لمديري المشاريع، عند تنفيذهما بهدف والاحتفاظ بهما بالتخصص، أن يحافظوا على هذا الإطار، وذلك بتحديد مراحل واضحة للمشروع، باستخدام الهيكل الهرمي لإدارة المعالين، وتصميم المرونة، وتحديد الملكية، وبوسع مديري المشاريع أن يحافظوا على مبادرات متعددة السنوات على المسار رغم الظروف المتغيرة.

For further reading on WBS best practices, the PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures) provides a comprehensive reference. For a deep look at applying WBS to complex capital projects, see ] This PMI article on capital projects piece, addition, the [FracerT:4]E