ادغام مدیریت فرآیند کسب و کار با معماری سازمانی برای کارایی بهتر

تعریف های پایه: BPM و EA Field

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

BPM یک نظم مدیریت است که فرایندهای را به عنوان دارایی ها می پردازد. شامل شناسایی سیستماتیک، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار است.فعالیت های اصلی شامل کشف فرایند (استفاده از استاندارد BPMN 2.0)، شبیه سازی برای آزمایش سناریوهای "چه چیزی" و نظارت مداوم از طریق شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) هدف این است که زباله ها را از بین ببرد، زمان چرخه، و فرآیندهای کیفیت را با نیاز های تجاری مدرن (BPPM) ترکیب کنند.

معماری سازمانی (EA)

EA یک طرح جامع از یک سازمان را فراهم می کند - شامل قابلیت های کسب و کار، داده ها، برنامه ها و زیرساخت های تکنولوژی. چارچوب هایی مانند TOGAF ساختار معماری گروه باز، و ادغام زبان، همچنین کمک می کند تا سرمایه گذاری های IT را با اهداف استراتژیک، مدیریت پیچیدگی، کاهش بدهی فنی و ادغام مشترک، و ادغام کسب و همچنین ادغام کسب و کار هماهنگ کند.

چرا ادغام اهمیت دارد: تقسیم بندی Synergy

در حالی که BPM بر بهینه سازی فرآیند و EA بر انسجام ساختاری تمرکز می کند، تقاطع آنها ارزش منحصر به فرد را ارائه می دهد، زمانی که سازمان ها می توانند:

• شکاف استراتژی-اجرا را به طور کامل تنظیم کنید: EA تعریف می کند حالت هدف (در جایی که ما می خواهیم باشیم)، در حالی که BPM برنامه سفر (چگونه ما به مرحله گام به گام).
• تلاش های تکراری را تکرار کنید: مدل فرایند ایجاد شده در BPM می تواند به طور مستقیم به نقشه قابلیت کسب و کار EA تغذیه کند، و مانع از مدل سازی اضافی شود.
• تجزیه و تحلیل تاثیر را بهبود بخشید: یک تغییر فرایند پیشنهادی می تواند از طریق EA ردیابی شود تا درک کند که سیستم ها، داده ها و قابلیت ها تحت تاثیر قرار می گیرند.
• تحول دیجیتال را تعریف کنید: EA تنگناهای میراث را شناسایی می کند؛ BPM فرآیندهای را برای استفاده از ابر، AI و اتوماسیون طراحی می کند.

افزایش Alignment بین کسب و کار و IT

یکی از مزایای ذکر شده، تجزیه سیلوها است. EA به IT یک تصویر روشن از نیازهای کسب و کار (از طریق مدل های فرآیند) می دهد، در حالی که BPM به صاحبان فرآیند کسب و کار می دهد تا به محدودیت های فنی و قابلیت های آینده توجه کنند.این هم تراز منجر به تصویب سریع تر و چرخه های کاری کمتری می شود.

کاهش Redundanities و Cost Overlaps

بدون ادغام، سازمان ها ممکن است مخازن جداگانه ای را حفظ کنند: یکی برای جریان فرایند (BPM) و دیگری برای نمودارهای معماری (EA) مراحل همپوشانی، سیستم های اضافی یا تعاریف متناقض داده ها رایج است.

چالش های کلیدی برای ادغام (و چگونه به Overcome Them)

علی رغم مزایای روشن، بسیاری از سازمان ها تلاش می کنند تا موانع مشترک BPM و EA را ادغام کنند:

سیلوس فرهنگی و سایه های حکومت

تیم های BPM اغلب به عملیات یا گروه های بهبود مستمر گزارش می دهند، در حالی که EA در IT ساکن است، vocabularies و معیارها مختلف مانع همکاری می شوند: ایجاد یک کمیته فرماندهی مشترک با نمایندگی از هر دو عملکرد، و اتخاذ یک الهیات مشترک برای شرایط مانند "فرآیند"، "capability"، و "service".

ابزار Content Pieceation

سازمان ها اغلب از ابزارهای جداگانه استفاده می کنند: ARIS یا Signavio for BPM و LeanIX یا Orbus برای EA.N. عدم ادغام منجر به انتقال داده های دستی و نسخه عقب: ارزیابی سیستم عامل هایی که پشتیبانی از رشته ها، یا پیاده سازی API ها و همگام سازی فرآیندهای نقشه برداری عمومی مانند NPMM.

مقاومت در برابر تغییر

صاحبان فرآیند ممکن است EA را به عنوان آکادمیک ببینند؛ معماران ممکن است BPM را به عنوان راه حل تاکتیکی ببینند: نشان دادن برد سریع – به عنوان مثال، یک سفر مشتری با ارزش بالا با استفاده از ترکیب BPM +EA را برای نشان دادن چگونگی ارتباط تنگنا با شکاف های سیستم.

استراتژی های اثبات شده برای ادغام موفق

یک رویکرد سیستماتیک نتایج پایدار را به دست می آورد.این مراحل را برای جاسازی BPM در عمل EA خود دنبال کنید:

۱- ایجاد یک Repository

یک مدل متا را ایجاد کنید که قابلیت های کسب و کار (از EA)، فرآیندهای کسب و کار (از BPM)، برنامه ها و گره های تکنولوژی را به هم متصل می کند، بسیاری از ابزارهای EA در حال حاضر از BPMN Import پشتیبانی می کنند.

۲- بهبود فرآیند با نقشه های جاده معماری

به عنوان مثال، هنگام اولویت بندی پروژه های بهبود فرآیند، با نقشه راه EA مشورت کنید، اگر نقشه راه معماری قصد دارد تا یک ماژول ERP را در 18 ماه جایگزین کند، از سرمایه گذاری به شدت در بهینه سازی فرآیندهای ماژول فعلی اجتناب کنید، به جای آن، فرآیند به سمت سیستم جدید را طراحی کنید.

۳- اتخاذ روش ها و استانداردها

و ]ArchiMate [ استانداردهای صنعت هستند.استفاده از BPMN برای جریان فرایند دقیق و نقشه برداری کسانی که جریان به فرآیندهای کسب و کار ArchiMate و اجزای نرم افزار. بسیاری از فروشندگان ابزار در حال حاضر از استانداردهای هر دو بومی پشتیبانی می کنند.

۴- بررسی های مدیریت تخت

تصویب هیئت مدیره برای تغییرات عمده فرآیند مورد نیاز است و به طور مشابه شامل کارشناسان حوزه فرایند هنگام ارزیابی تکنولوژی جدید است.استفاده از تجزیه و تحلیل تاثیر یکپارچه: هنگامی که یک تغییر فرایند پیشنهاد می شود، به طور خودکار یک گزارش از سیستم های آسیب دیده، فروشگاه های داده و قابلیت ها را تولید می کند.

۵- ایجاد مراکز صلاحیت متقابل

ایجاد یک مرکز تعالی (CoE) با کارکنان ماهر در هر دو BPM و EA. این تیم بهترین شیوه ها را به دست می آورد، دیگران را آموزش می دهد و نقش های یکپارچه بین تحلیلگران فرآیند و معماران را برای ایجاد همدلی حفظ می کند.

درخواست واقعی جهانی: مثال خدمات مالی

یک بانک بزرگ را در نظر بگیرید که با زمان های طولانی برای تصویب وام مواجه است. تیم BPM فرایند "Loan Origination" را مدل سازی کرد و دستنامه های دستی را به عنوان یک تنگنا شناسایی کرد. تیم EA نقشه ای از قابلیت "تصمیم گیری" را به عنوان یک قابلیت اصلی پشتیبانی شده توسط یک سیستم امتیازدهی، دریافت کردند که فرآیند طراحی مجدد نه تنها نیاز به اتوماسیون کار (PM) بلکه سیستم های پردازش اطلاعات و همچنین سیستم های پردازش اطلاعات جدید را کاهش داد.

اندازه گیری موفقیت: KPI ها برای یک تمرین یکپارچه BPM-EA

برای توجیه سرمایه گذاری، معیارهایی مانند:

• قابلیت ردیابی سرمایه داری: درصد از قابلیت های مرتبط با حداقل یک فرایند تعریف شده (هدف: 100٪).
• تغییر زمان سرب: میانگین زمان از درخواست کسب و کار برای اجرای تغییر فرایند (باید با تجزیه و تحلیل تاثیر EA کاهش یابد.
• معماری نقض: تعداد تغییرات فرایندی که با معماری هدف مخالف است (باید به سمت صفر گرایش داشته باشد).
• نرخ خودکارسازی: درصد از فرآیندهای طراحی شده با فرصت های اتوماسیون که از طریق پشته درخواست تایید شده اجرا می شوند.

آینده: هوش مصنوعی، Hyperautomation و Real-Time Architecture

از آنجایی که سازمان ها استخراج فرآیند مبتنی بر هوش مصنوعی (به عنوان مثال، Celonis) و اتوماسیون هوشمند را اتخاذ می کنند، خط بین BPM و EA تار می شود. استخراج فرایند نشان می دهد الگوهای اجرای واقعی - که می تواند برای اعتبار مدل های EA استفاده شود. Hyperautomation نیاز به یک EA قوی برای شناسایی کاندیداهای اتوماسیون مناسب و اطمینان از ادغام.

نتیجه گیری: حرکت از ادغام به Fusion

ادغام مدیریت فرآیند کسب و کار با معماری سازمانی یک پروژه یک بار نیست بلکه یک نظم و انضباط مداوم است که به درستی انجام می شود، دو تابع جداگانه را به یک قابلیت واحد و چابک تبدیل می کند - یکی که می تواند مدل سازی، تجزیه و تحلیل و بهبود سازمان به عنوان یک سیستم متصل شروع با یک خلبان کوچک، استفاده از استانداردهای مشترک مانند BPMN و ArchiMate، و پرورش فرهنگ همکاری صاحبان فرآیند و معماران است که نه تنها به طور موثر، بلکه با فرصت های جدید سازگار است.

برای مطالعه بیشتر، بررسی ] و منابع موسسه BPM] ، آینده برتری عملیاتی در ترکیب فرآیند و معماری قرار دارد - آن را سنگ بنای استراتژی دیجیتال خود را.