مدیران پروژه مهندسی با یک چالش ثابت مواجه هستند: ترجمه داده های پروژه پیچیده به بینش عملی برای ذینفعان. Microsoft Project (پروژه MS) ارائه می دهد برنامه ریزی قدرتمند و قابلیت های مدیریت منابع، اما طرح های پروژه خام اغلب مدیران، مشتریان و تیم منجر می شود که نیاز به یک دید روشن و سطح بالا در پروژه MS دارند، تبدیل داده ها به یک خلاصه بصری، خلاصه که تصمیمات سریع تر و همه را در راستای تکنیک های ساخت و ساخت و ساز پروژه، و ساز، و به اشتراک گذاری برنامه های کاربردی، و کار می کند.

نقش داشبورد در مدیریت پروژه مهندسی

داشبورد بیش از یک نمودار وضعیت است - پروژه های ارتباطی مهندسی شامل چندین جریان کاری، وابستگی های شدید و خطرات در حال تحول است.یک داشبورد به خوبی ساختار یافته عملکرد برنامه، استفاده از منابع، پیشرفت نقطه عطف و سلامت بودجه را به یک رابط واحد متصل می کند.به جای اینکه از طریق نمودار های Gant و لیست های کاری، ذینفعان می توانند بلافاصله پاسخ دهند: [0] برنامه زمانی که ما در آن نیاز داریم؟

برای رهبران مهندسی، داشبورد زمان صرف شده در جلسات وضعیت و موضوعات ایمیل را کاهش می دهد.آنها یک منبع از حقیقت ایجاد می کنند که تفسیر نادرست را به طور منظم به حداقل می رساند، آنها همچنین به عنوان یک سیستم هشدار دهنده اولیه عمل می کنند، و تفاوت هایی را برجسته می کنند که ممکن است به غیر قابل ذکر باشد تا زمانی که یک مهلت بحرانی از دست نرود.

شاخص های کلیدی برای داشبورد های پروژه مهندسی

قبل از طراحی طرح بصری، معیارهایی را که بیشتر به ذینفعان شما اهمیت می دهد شناسایی کنید.پروژه های مهندسی اغلب نیاز به پیگیری دارند:

  • عملکرد جدول - درصد تکمیل شده برای مراحل اصلی و فعالیت های حیاتی مسیر استفاده از مقایسه های پایه برای نشان دادن لغزش یا شتاب.
  • [FLT: 1 ] مدیریت ارزش افزوده (EVM) - شاخص عملکرد هزینه (CPI) و شاخص عملکرد برنامه (SPI) شاخص های سلامت عینی، به ویژه برای پروژه های بزرگ سرمایه ارائه می دهد.
  • بارگیری منبع - بیش از حد قابل مشاهده یا کم مصرف منابع، به ویژه برای مهندسان تخصصی و یا تجهیزات.
  • گرایش های سنگ سنگ - تاریخ و پیش بینی تاریخ تکمیل برای ارائه های کلیدی (به عنوان مثال، یخ طراحی، تایید نمونه اولیه، آزمون پذیرش سایت).
  • ثبت نام Rsk - تعداد ریسک های باز، توزیع شدت و پیشرفت برنامه کاهش می یابد.پروژه MS نمی تواند به طور بومی خطرات را دنبال کند، اما شما می توانید زمینه های سفارشی یا لینک را به لیست شیرپوینت اضافه کنید.

برای ذینفعان اجرایی، تمرکز بر چند KPI سطح بالا؛ برای تیم پروژه هدایت، ارائه قابلیت های حفاری به جزئیات سطح کار.

ساخت داشبورد در پروژه MS

پروژه MS شامل یک دکمه “dashboard” یک کلیک نیست، اما موتورهای مشاهده و گزارش آن به شما اجازه می دهند تا نمایش های موثر ایجاد کنید.

مرحله 1 - فیلدهای سفارشی و ارزش های محاسبه شده را تعریف کنید

ساخت زمینه های سفارشی (Text، Number یا نوع پرچم) برای ثبت داده هایی که در زمینه های پیش فرض وجود ندارد، به عنوان مثال، یک فیلد پرچم را با فرمولی که بررسی می کند اگر درصد کامل کمتر از حد انتظار می رود، از فرمول های سفارشی برای معیارهای EVM مانند CPI = BCWP / ACWP استفاده از زمینه های داخلی برای ارزش به دست آمده (BCWP) و هزینه واقعی (WP) استفاده کنید.

مرحله ۲ – ایجاد دیدگاه های جدول سفارشی

به View > Tables > جداول بیشتر بروید و یک جدول جدید ایجاد کنید که شامل ستون های مربوط به داشبورد است: نام Task Name،٪ کامل، پایان واقعی، زمان واقعی، زمان کامل،٪ کامل، CPI، اشپیگل و زمینه های سفارشی شما. فیلترهای را برای نشان دادن فقط وظایف خلاصه یا نقاط عطف برای یک دید بالا ذخیره کنید.

مرحله 3 - Format Gantt Bars برای Visual Cues

راست کلیک کنید منطقه نمودار Gantt، انتخاب کنید Bar Styles ، و تغییر رنگ ها و الگوهای نوار بر اساس وضعیت، به عنوان مثال، وظایف پشت برنامه قرمز، وظایف تکمیل شده سبز و وظایف حیاتی مسیر آبی استفاده از ویژگی خط پیشرفت (برایمات > Gridlines > خطوط پیشرفت) برای نمایش یک تاریخ عمودی که امروز برجسته وظایف است.

مرحله ۴ – اضافه کردن شاخص های بصری با زمین های پرچم

از Flag استفاده کنید تا شاخص های نور را ایجاد کنید، ستونی را در جدول خود با یک نشانگر گرافیکی ایجاد کنید که یک دایره سبز را نشان می دهد که "در مسیر"، زرد برای "در معرض خطر"، قرمز برای "پشت" در تعریف ستون، هر وضعیت پرچم را به یک آیکون تبدیل می کند.

مرحله ۵ – ایجاد گزارش داشبورد

برگه گزارش پروژه MS شامل قالب های داخلی مانند گزارش "Executive Dashboard" است که آن را با انتخاب نمای جدول شما ساخته شده است، اضافه کردن یک نمودار برای٪ کامل توسط مرحله، و قرار دادن یک جعبه متن برای نظرات.شما همچنین می توانید یک نمودار سوخته یا یک منبع هیستوگرام را شامل کنید.

ادغام با Power BI برای افزایش تجسم

در حالی که گزارش های پروژه MS مفید هستند، Power BI گزینه های تعامل و به اشتراک گذاری برتر را ارائه می دهد. فایل پروژه MS خود را به Power BI با استفاده از پروژه مایکروسافت اتصال (پروژه آنلاین یا یک پایگاه داده محلی) به طور متناوب، اطلاعات پروژه خود را به یک کتاب کار اکسل صادر می کند، سپس بارگذاری آن را به Power BI بارگذاری می کند.

در Power BI، ایجاد تصاویر برشی: یک کارت KPI سطح بالا (به عنوان مثال، به طور کلی کامل)، یک طرح پراکنده CPI در مقابل اشپیگل، یک لیست کار با فرمت مشروط و یک نمودار Gantt با استفاده از تصاویر سفارشی مانند "Gantt by Microsoft BI" داشبورد را از طریق Power BI Service به اشتراک می گذارد، دسترسی ذینفعان از طریق یک لینک وب و مجموعه داده های فعلی را برای جزئیات اتصال به اطلاعات جدید تنظیم می کند.

سفارشی کردن داشبورد برای ذینفعان مختلف

یک اندازه مناسب همه پروژه های مهندسی نیست که مخاطبان متنوعی را در هر یک با نیازهای اطلاعاتی متمایز خدمت می کنند.

داشبورد اجرایی

تمرکز بر معیارهای سطح خلاصه: به طور کلی کامل، SPI و روند CPI، سه ریسک برتر و تاریخ های عطف بعدی استفاده از یک طرح تک صفحه با فونت های بزرگ و شاخص های توقف نور.

پروژه Controls Dashboard

ارائه داده های دقیق EVM، تجزیه و تحلیل پایه و تحلیل و منابع هیستوگرام، نشان دادن ساعت های واقعی در مقابل ساعت های برنامه ریزی شده برای هر بسته کاری.

تیم اصلی داشبورد

فیلتر برای نشان دادن تنها وظایف اختصاص داده شده به منابع یا ادارات خاص شامل صاحبان وظایف، وابستگی های کاری و دیدگاه "امروزه وظایف من" استفاده از کدگذاری رنگ برای تاریخ اولویت و تاریخ.

داشبورد مشتری / خارجی Stracholder

آن را سطح بالا نگه دارید، بر قابلیت های تحویل و نقاط عطف قرارداد تاکید کنید.از جزئیات منابع داخلی اجتناب کنید.از یک دیدگاه پروژه MS جداگانه که زمینه های اختصاصی را پنهان می کند یا نسخه ی دی اف سمی را صادر می کند.

خودکار سازی به روز رسانی داشبورد

به روز رسانی های دستی منجر به داشبورد است. Automate تا حد ممکن:

  • از ابزارهای به روز رسانی پایه پروژه MS استفاده کنید [FLT 1] برای قفل در نسخه های برنامه، سپس داشبورد مقایسه واقعیت در برابر آخرین پایه.
  • نوشتن ماکروهای ساده VBA [FLT 1] برای تجدید محاسبات میدانی سفارشی و کپی داده ها به یک ورق پنهان که یک نمودار را می سازد، ماکرو را در پروژه باز یا از طریق یک کار برنامه ریزی شده تحریک می کند.
  • برنامه های پروژه مبتنی بر شیرپوینت (FLT:1) بنابراین کاربران متعدد می توانند وظایف را به روز کنند، و داشبورد شما نشان دهنده تغییرات در نزدیکی زمان واقعی است. Pair با تجدید اتوماتیک Power BI برای گزارش زنده.
  • از پروژه MS آنلاین و REST API برای فشار دادن داده ها به داشبورد وب سفارشی اگر شما نیاز به انعطاف پذیری کامل.

بهترین روش ها برای طراحی داشبورد

داشبوردی که به هم ریخته یا گیج کننده است، این دستورالعمل ها را دنبال می کند:

  • وضوح وضوح را نسبت به جامعی بیان می کند.[۱۰] دیدگاه را به کمتر از ۱۰ معیار در یک صفحه محدود می کند.از زبانه ها یا صفحات برش برای جزئیات اضافی استفاده کنید.
  • از کدگذاری رنگ ثابت استفاده کنید، قرمز برای برنامه پشت، سبز برای کامل، زرد برای تماشای آیتم ها.
  • [در این باره] [از این رو] به یک مهر و موم تاریخی اشاره کنید [[۱]] بنابراین ذینفعان می دانند که داده ها به روز شده اند.
  • داشبورد خود را با یک سهامدار نمونه آزمایش کنید قبل از اینکه بیرون بروید، بپرسید: "چه اقداماتی بر اساس این صفحه انجام می دهید؟" اگر آنها نمی توانند پاسخ دهند، ساده تر می شوند.
  • دسترسی اطمینان - استفاده از کنتراست بالا، ارائه گزینه های متن برای آیکون ها و اجتناب از تکیه تنها بر رنگ برای انتقال وضعیت.

برای اصول طراحی اضافی، موسسه مدیریت پروژه راهنمایی هایی را در مورد ارائه می دهد که گزارش های داشبورد موثر را توسعه می دهد.[۱۰]

انتقال فراتر از گزارش های استاندارد

مدیران پروژه فصلی اغلب منابع داده خارجی را شامل می شوند، به عنوان مثال، پروژه MS را به درخواست تغییر مهندسی (ECR) در SharePoint پیوند می دهند.استفاده از یک زمینه سفارشی برای شمارش ECR های باز که برنامه تاثیر می گذارد، این داشبورد را از یک ردیاب برنامه به یک مانیتور سلامت پروژه تبدیل می کند.در نظر داشته باشید که اضافه کردن یک ماتریس خطر (استفاده از زمینه های سفارشی و یک جدول جستجو) برای تجسم بالا موارد تجسم.

اگر سازمان شما از SAP، اوراکل یا یک سیستم ERP استفاده می کند، اتصال پروژه MS را برای این پلتفرم ها بررسی کنید. بسیاری از شرکت های مهندسی هزینه های واقعی منابع را از سیستم های حسابداری همگام سازی می کنند، سپس داده ها را به پروژه MS برای گزارش EVM تغذیه می کنند. نتیجه یک داشبورد واحد است که هزینه، برنامه ریزی و عملکرد فنی را ترکیب می کند.

نتیجه گیری

داشبورد پروژه مهندسی ساخته شده در پروژه مایکروسافت یک راه عملی و کم هزینه برای بهبود ارتباطات سهامداران و شفافیت پروژه است.با تعریف معیارهای کلیدی، استفاده از دیدگاه های سفارشی و شاخص های بصری، و ادغام با ابزارهایی مانند Power BI، شما می توانید داشبوردی را که به جای سردرگمی عمل می کند، تحویل دهید.