پیاده سازی ISO 14001 نیازمند مستندات کامل برای اطمینان از انطباق و مدیریت موثر محیط زیست است، با این حال، سازمان ها اغلب با مشکلات رایج مواجه می شوند که می توانند مانع از روند صدور گواهینامه خود شوند و درک کنند که چگونه از آنها جلوگیری کنند می توانند انطباق را ساده کنند و عملکرد محیطی را بهبود بخشند.

ساختار مستندات Inadequate

یک اشتباه مکرر، مستندات سازمان یافته ضعیف است که پیدا کردن اطلاعات یا نشان دادن انطباق را دشوار می کند.یک ساختار شفاف و منطقی به اطمینان از اینکه تمام عناصر مورد نیاز در طول حسابرسی پوشش داده شده و به راحتی قابل دسترس هستند، کمک می کند.

در تعریف محدوده ی ضعیف

تعریف دامنه سیستم مدیریت محیط زیست (EMS) بسیار محدود یا بیش از حد گسترده می تواند مسائل را ایجاد کند.یک محدوده به خوبی تعریف شده با فعالیت های سازمانی هماهنگ است و تضمین می کند که اسناد مربوطه جامع و قابل اجرا است.

عدم کنترل و نسخه برداری

شکست در کنترل نسخه های سند و به روز رسانی می تواند منجر به اطلاعات منسوخ شده یا متناقض شود. پیاده سازی یک سیستم کنترل سند تضمین می کند که تنها اسناد فعلی در حال استفاده هستند و تغییرات به درستی مجاز هستند.

آموزش کارکنان و آگاهی کارکنان

مستندات باید شامل شواهدی از برنامه های آموزش کارکنان و آگاهی بدون این، کارکنان ممکن است نقش خود را در حفظ انطباق، شکاف های خطر در EMS درک نمی کنند.

  • ایجاد یک ساختار سند شفاف
  • محدوده را به دقت تعریف کنید
  • اجرای کنترل دقیق سند
  • اطمینان از آموزش کارکنان مستند
  • به طور منظم بررسی و به روز رسانی مستندات