Resurssien kohdentamisen ymmärtäminen konepajateollisuudessa

Ilman jäsenneltyä lähestymistapaa resurssien jakamiseen, tiimit saattavat ylikuormittaa avainhenkilöitä, menettää virstanpylväitä tai antaa korkean vaikutuksen työn pysähtyä. Tehokas resurssien kohdentaminen varmistaa oikean insinöörin oikean tehtävän oikeaan aikaan, tasapainottaa teknistä velkaa, kehittää ja tukea. Asana, tarkoituksenmukainen projektinhallintaalusta, tarjoaa näkyvyyden ja valvonnan, jota tarvitaan teknisten resurssien älykkääseen kohdentamiseen.

Tämä opas siirtyy yksinkertaisen tehtävänseurannan ulkopuolelle. Opettelemalla Asanan konfigurointia kapasiteetin suunnitteluun, sen työmäärän ja salkun näkemisen lisäämiseen, integrointiin kehittäjätyökaluihin ja strategioihin, jotka muuttavat resurssien kohdentamisen reaktiivisesta tulitaistelusta proaktiiviseksi, datalähtöiseksi prosessiksi.

Asanan perustaminen tekniikan resurssien hallintaan

Projektirakenne ja tehtävähierarkia

Aloita luomalla oma projekti insinööritiimillesi.Tai projektivalikoima, jos hallinnoit useita virtoja. Rakennetehtävät hierarkkisesti: eepos tai aloitteet emotehtävinä, tarinoita alitehtävinä ja vikoja tai askareita pienempinä yksikköinä.Tämä hierarkia mahdollistaa resurssien kokoamisen millä tahansa tasolla. Käytä projektien osia, jotka heijastavat sprinttejä, välitavoitteita tai työvirtoja (esim. ., ., Sprint 12 Backlog, ... .In Progress, ... ... .......................................................................................................................................

Nimeä projektisi johdonmukaisesti, jotta tiimit löytävät ne nopeasti. Esimerkiksi ...Engineering ... Platform Sprint 23... tai ...Mobile App Release Q3.........................................................................................................................................................................................................

Omat resurssidatakentät

Omat kentät ovat Asanan resurssien kohdentamisen selkäranka. Luo kenttiä, kuten:

  • Effort (Tarinapisteet):[ Arvioidut työt tarvitaan. Käytä tunteja, jos tiimisi seuraa aikaa, tai tarina pistettä ketterien joukkueiden.
  • Pääasema (P0...P3): Varmistaa, että suuritehoisia tehtäviä aletaan käyttää ensin.
  • Resource Type:[ Koko-, osa-aikainen tai urakoitsija.
  • Tapa / Erikoistuminen: [ Etu, tausta, tiedot, tietoturva . Hyödyllinen yhteensopivaa asiantuntemusta.
  • Tila: [ Ei alkanut, Edistyminen, Katsaus, Estetty, Tehty.

Käytä kaava kentät laskea jäljellä vaivaa tai merkitä tehtäviä, joissa todelliset tunnit ylittävät arviot. Kun mukautetun kentät, voit siirtää työmäärää eri hankkeisiin ja tunnistaa kuka on liikaa ennen kuin se tulee kriisi.

Asanan ydinominaisuuksien käyttäminen allokointiin

Tehtävänjako ja kuorman tasapainottaminen

Asanan Drag-and-drop -tehtävätehtävä on yksinkertainen, mutta tehokas kuorman tasapainottaminen vaatii kurinalaisuutta. Kun määrität tehtävän, tarkista toimeksiannon saajaa jo olemassa olevista tehtävistä käyttämällä .Workload. Asana. Workload View[ näyttää pylväskaavion jokaisen henkilön tehtävistä ajan mittaan, laskettuina eräajoista tai mukautetun kenttätyön perusteella. Jos baari ylittää 40 tuntia (tai tiimisi vakiokapasiteetti), jaa työ ennen sprintin alkamista.

Pro tip: Aseta päivittäinen tai viikoittainen kapasiteettirajoitus Työkuorma-asetuksiin (esim. 8 tuntia päivässä). Asana näyttää punaisen ylikapasiteettimittarin, kun henkilö on ylikuormittunut. Tämä visuaalinen vihje kannustaa johtajia levittämään tehtäviä tasaisesti tai tiukentamaan painopisteitä.

Näkyvyysportfoliot ja -lautaset

Teknisten johtajien tai ohjelmapäälliköiden valvoa useita joukkueita, [Portfolios[ tarjota korkean tason näkymän resurssien kohdentamisesta eri hankkeiden. Lisää jokainen tekninen projekti salkun ja määrittää sen näyttää tärkeimmät mukautetun kentät: .Resource Utilization,..........................................................................................................................................................................................

Luo Dashboard[] Asana reaaliaikainen resurssimittareita. Pin kaavioita kuten ...Tasks by Assignee..tai ...Remaining Ponnistus Team.... Lisää kaavio, jossa vertaillaan arvioituja vs. todellisia tunteja arvioida harhakuvia. Jaa kojelauta sidosryhmien kanssa yhdenmukaistaa resurssipäätöksiä ilman manuaalisia laskentataulukoita.

Työkuorman näkymä kapasiteetin suunnitteluun

Työkuormanäkymä on Asana. Se yhdistää tehtäviä kaikissa hankkeissa, näyttämällä jokaisen henkilön kokonaistyön aikajanalla. Suodata päivämäärän mukaan nähdäksesi kaksi sprinttiä eteenpäin. Kun näet tiimin jäsenen ylivuotoa, poraa alas tunnistamaan mitkä tehtävät voidaan siirtää, jakaa tai siirtää. Käytä ... Käytä työkuormaa ...-välilehteä vasemmalla puolella, jos se ei ole näkyvissä, ota se käyttöön projektiasetuksissa.

Vinkkejä tuottavan työmäärän tarkasteluun:

  • Suorita 15 minuutin viikoittainen lähtöselvitys tiimiä kohti, tarkistamalla Workload View yhdessä.
  • Merkitse kaikki tehtävät, jotka työntävät yli 100%:n kapasiteetista. Siirrä ne seuraavaan sprinttiin tai neuvottelemaan ulottuvuudesta uudelleen.
  • Käytä Unsigned... näkymä nähdä orpoja tehtäviä, jotka tarvitsevat resurssi.

Optimoinnin kehittyneet strategiat

Ajanseuranta ja työn arviointi

Asana integroituu ajan jäljitystyökaluihin, kuten Harvest, Toggl ja Clockify. Tekniikan tiimien osalta todellisten tuntien seuranta suhteessa arvioihin on olennaista tulevan resurssien kohdentamisen parantamiseksi. Liitä haluamasi aikajäljitin Asana-osiolla. Kun se on yhdistetty, tiimin jäsenet kirjautuvat suoraan tehtäviin. Luo mukautettu kenttä, joka vertaa kirjautuneita tunteja arvioituun vaivaan; käytä tätä dataa tarkentaaksesi estimointirituaaleja.

Ketterien joukkueiden osalta harkitse [-tarinapisteiden [] käyttöä tuntien sijaan. Asana tukee numeerisia mukautettuja kenttiä; käytä niitä summaamaan pisteitä kehittäjää kohti. Keskinopeus yli kolmen sprintin ennustaaksesi kuinka monta pistettä tiimi voi käsitellä, ja sitten jakaa resursseja kyseisen numeron perusteella.

Integrointi kehitysvälineisiin

Saumaton integrointi GitHubiin, GitLabiin, Bitbucketiin ja Jiraan (Asanaa... Jira Cloud -sync:n kautta) vähentää kontekstin vaihtoa. Linkki vetää pyyntöjä ja sitoutuu Asanan tehtäviin, jotta edistyminen näkyy ilman että siitä poistua projektinhallintanäkymästä. Kun PR yhdistetään, päivittäkää tehtävätila automaattisesti .

Integroida Slack tai Microsoft Teams vastaanottaa ilmoituksia, kun tehtävä on estetty tai kun resurssi tulee saataville (esim., koodin arvostelija täydentää jonon). Nämä integraatiot antavat insinööripäälliköt toimia nopeasti kohdentamismuutoksia ilman valvontaa Asana koko päivän.

Sprinttisuunnittelu ja iteraatiot

Resurssien kohdentaminen ei ole kertaluonteinen toiminto. Käytä Asanaa sprint-malleja kunkin iteroinnin standardoimiseksi. Sprint-suunnittelun aikana, vedä tehtävät ruuhkasta ja anna ne nykyisen kapasiteetin perusteella. Käytä ...Due Date... kenttää sprint-päättymispäivän merkitsemiseen. Työmääränäyttö näyttää automaattisesti kyseisen ajanjakson jaon.

Jotta vältetään palaminen, varaa 20% jokaisesta sprintti suunnittelematon työ, tekninen velka tai tuotantotuki. Luo ...Buffer...tehtävä rakennuttajaa kohti 8 tuntia (tai 2 pistettä) paikanhaltijana. Tämä estää kiireelliset pyynnöt suistaa raiteilta jakosuunnitelma.

Yhteiset haasteet ja ratkaisut

Jopa Asana, joukkueet osuma yhteisiä resurssien kohdentaminen sudenkuoppia. Tässä.

  • Haaste:[ Insinöörit työskentelevät useissa hankkeissa, mikä vaikeuttaa kokonaiskuorman näkemistä. [
    ]Solution:[[] Käytä Asanaa ...
  • Haaste:[ Managerit luottavat vaiston tuntumaan tietojen sijaan. [
    Solution:[] Käytä mukautettuja kenttiä vaivaan ja kapasiteettiin. Tee työmäärän arvostelut pakolliseksi osaksi sprinttiä.
  • Haaste:[ Resurssien kohdentaminen on reaktiivista.
    []Solution:[] Käytä Portfolion näköaloja ennustaaksesi resurssin tarvitset kaksi kuukautta. Liputushankkeet, joissa kysyntä ylittää kapasiteetin aikaisin, sitten vuokrata tai priorisoida uudelleen.
  • Haaste:[] Insinöörit vastustavat seuranta-aikaa tai päivitystä. [
    Solution:[[] Automatoidaan mahdollisuuksien mukaan: Integrointi git sitoutuu päivittämään tilan, asettamaan toistuvia muistutuksia ja näyttämään tiimille, kuinka tarkat tiedot vähentävät omaa ylikuormitustaan.

Menestyksen mittaaminen Asanan kanssa

Jos resurssinjakosi paranee, määrittele keskeiset mittarit, joiden avulla Asana voi seurata:

  • Käyttöaste:[] Prosenttiosuus koneenrakennustyötunneista, jotka on käytetty korkea-arvoisiin työtehtäviin verrattuna. Käytä omia kenttäsuodattimia kojelautaan.
  • Aikatoimitus:[ Prosentuaalinen osuus tehtävistä tai eeppeistä suoritettuna eräpäivään mennessä. Seuraa tätä suoritetuilla työtehtävillä miinus myöhässä olevat tehtävät.
  • Suunniteltu vs. todellinen työ:[ Varianssi arvioitujen ja kirjautuneiden tuntien välillä. Laajenevien kuilusignaalien on oltava entistä parempia arvioita tai kohdentamista.
  • Team Tyytyväisyys:[ Säännölliset pulssitutkimukset, jotka liittyvät resurssitasapainoon. Ylikuormatut tiimit raportoivat pienemmästä tyytyväisyydestä; ristiinviittaus työmäärää koskeviin tietoihin.

Tarkista nämä mittarit aikana kuukausittain toiminta arvostelut. Säädä Asana asetukset. Lisää uusia mukautettuja kenttiä, muokata työmäärä kapasiteetti rajoituksia, tai luoda uusia kojelauta kaavioita ... jotta paremmin heijastaa kehittyvä jakotarpeet.

Päätelmät

Tehokas tekninen resurssien kohdentaminen on kurinalaista, ei kertaluonteinen setup. Asana antaa sinulle työkalut, jotka tekevät mitä, milloin ja millä kapasiteetilla. Aloita pieni: valitse yksi tiimi, aseta mukautetun työn kentät, ja suorita viikoittain työmäärän tarkistus. Muutamalla sprintillä, sinulla on tiedot ja prosessit resurssien kohdentamiseksi luottavaisin mielin.

Lisätietoja saat Asana...:n virkailija Engineering Resource Guide:lta ja heidän :n työpanoshallintapelikirjastaan[. Katso lisätietoja kapasiteetin suunnittelusta [:Resource Management use case[] Asana.