Engineering projektipäälliköt kohtaavat jatkuvasti haasteen: muuntamalla monimutkaisia projektitietoja toimintakelpoisiksi sidosryhmille. Microsoft Project (MS Project) tarjoaa tehokkaita aikataulutus- ja resurssienhallintavalmiuksia, mutta raakaprojektisuunnitelmat usein hukkuvat johtoon, jotka tarvitsevat selkeän, korkean tason näkemyksen. Omistetun kojelautan rakentaminen MS-projektiin muuttaa tiedon tiiviiksi, visuaaliseksi briefiksi, joka ajaa nopeampia päätöksiä ja pitää kaikki linjassa. Tämä artikkeli kulkee läpi MS-projektin suunnittelu-, rakennus- ja ja jajakoprosessin kojelautailuprosessin, jossa käytetään käytännön tekniikoita räätälöintiin, automaatioon ja integrointiin Power BI:n kaltaisilla työkaluilla.

Dashboardien rooli Engineering Project Management

Kojelauta on enemmän kuin tilakaavio . Se on viestintäkeskus. Engineering hankkeisiin liittyy useita työvirtoja, tiukka riippuvuus, ja kehittyvät riskit. Hyvin rakennettu kojelauta vahvistaa aikataulu suorituskykyä, resurssien käyttö, virstanpylväs edistystä, ja budjettiterveyden yhdeksi käyttöliittymäksi. Sen sijaan, että seuloa Gantt kaavioita ja tehtäväluetteloja, sidosryhmät voivat heti vastata: [Onko aikataulussa? Missä ovat pullonkaulat? Mitä tarvitsee huomiota tänään?[]

Teknisille johtajille kojelauta vähentää tilaan liittyvissä kokouksissa ja sähköpostissa käytettyä aikaa. Ne luovat yhden totuuden lähteen, joka minimoi virheellisen tulkinnan. Säännöllisesti päivitettyinä ne toimivat myös varhaisvaroitusjärjestelmänä, mikä korostaa varianssia, joka voi muuten jäädä huomaamatta, kunnes kriittinen määräaika on ohitettu.

Konetekniikan avainmetriikka Projektipöydät

Ennen visuaalisen ulkoasun suunnittelua on tunnistettava mittarit, jotka ovat kaikkein merkittävimpiä sidosryhmille.

  • Aikataulun suorituskyky[ ... % valmis tärkeimpien vaiheiden ja kriittisten reittitoimintojen osalta. Käytä perusvertailuja osoittaaksesi liukastumisen tai kiihtymisen.
  • Arvonhallinta (EVM)[ .
  • Resurssikuormitus[ .
  • Milestone-trendit[ .
  • Riskirekisterin tila[ . ... ....................................................................................................................................................................................................................................

Toimeenpanoalan sidosryhmien osalta keskitytään muutamiin korkean tason keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin; hanketiimin johtotehtäviin on tarjottava harjoitus-down-valmiuksia tehtävätason yksityiskohtiin.

Rakentaminen taululle MS-hankkeessa

MS-projekti ei sisällä yhden napsautuksen ...dashboard.-painiketta, mutta sen katselu- ja raportointimoottoreilla voit luoda tehokkaita näyttöjä.

Vaihe 1 ... Määrittele omat kentät ja lasketut arvot

Luo mukautettuja kenttiä (Teksti, numero tai lipputyypit) tallentaaksesi oletuskentillä olevia tietoja. Lisää esimerkiksi lippukenttä .Late. Kaava tarkistaa, jos % Täydellinen on odotettua pienempi lähtötason viimeistelyn perusteella. Käytä mukautettuja kaavoja EVM-mittareille, kuten KIM = BCWP / ACWP, käyttäen sisäänrakennettuja kenttiä ansaitun arvon (BCWP) ja todellisen kustannusten (ACWP).

Vaihe 2 ... Koosta omat pöytänäkymät

Siirry Näytä > Taulukot > Lisää taulukoita[] ja luo uusi taulukko, joka sisältää vain kojelaudan kannalta merkityksellisiä sarakkeita: Tehtävän nimi, % Täydellinen, Lähtötason viimeistely, Todellinen viimeistely, Kesto % Täydellinen, KHI, SPI ja mukautetut kentät. Käytä suodattimia näyttääksesi vain yhteenvetotehtäviä tai välitavoitteita korkean tason näkymään. Tallenna tämä uudeksi pöydäksi, esim., .

Vaihe 3 ... Muoto Gantt Bars visuaalisille cues

Napsauta Gantt-kaavioaluetta oikealle, valitse Bar Styles[] ja muokkaa pylväsväriä ja -kuvioita tilan perusteella. Esimerkiksi tee aikataulujen takana olevat tehtävät näyttävät punaisilta, loppuunsaaduilta ja kriittisiltä polkutehtäviltä sinisiltä. Käytä edistymisriviominaisuutta (Format > Gridlines > Progress Lines) näyttääksesi pystyviivamerkintää tänään.

Vaihe 4 ... Lisää visuaaliset indikaattorit lippukentillä

Käytä Flag kenttää luodaksesi stoplight indikaattorit. Luo sarake pöytään graafinen indikaattori, joka näyttää vihreän ympyrän kun ...Radalla ..., keltainen riskille. Punainen . Sarakkeessa määritelmä, kartoittaa kunkin lipun tila kuvakkeeksi. Tämä muuttaa tylsä numeron sarakkeen välittömäksi visuaaliseksi merkki.

Vaihe 5 ... Luo tauluraportti

MS Project.s Raporttivälilehti sisältää sisäänrakennettuja malleja, kuten ...Edellinen Dashboard. Muokkaa sitä valitsemalla rakentamasi taulukkonäkymä, lisäämällä kaavio %:lle Full by phase, ja lisäämällä tekstiruutua kommentteja varten. Voit myös sisällyttää polttokaavion tai resurssihistorian. Raportit voidaan viedä PDF-muodossa tai tulostaa sidosryhmien kokouksiin.

Integrointi teho BI parantaa visualisointi

Vaikka MS Project -raportit ovat hyödyllisiä, Power BI tarjoaa erinomaiset interaktiivisuus- ja jakamisvaihtoehdot. Yhdistä MS Project -tiedostosi Power BI:hen käyttämällä Microsoft Project[ -liitintä (edellyttää Project Online- tai paikallista tietokantaa). Vaihtoehtoisesti vie projektisi tiedot Excel-työkirjaan, lataa ne sitten Power BI:hen.

Power BI:ssä luo poraa alas -kuvat: huipputason KPI-kortti (esim. kokonais-% Complete), scatter tontti CPI vs. SPI, tehtävälista ehdollisella muotoilulla ja Gantt-kaavio käyttäen Microsoftin mukautettuja visuaaleja kuten .Gantt. Jaa kojelaudalla Power BI-palvelun kautta, joka antaa sidosryhmille pääsyn verkkolinkin kautta ja asettaa ajoitetun päivityspisteen tietojen pitämiseksi ajan tasalla. Integraatiotietoja varten ks. Microsoftin Power BI ja Project Online-dokumentation[].

Eri sidosryhmien välineistöjen muokkaus

Yksi koko ei sovi kaikille. Insinööriprojektit palvelevat monipuolista yleisöä, joilla kullakin on erilliset tietotarpeet.

Johtotason taulu

Keskity yhteenvetotason mittareihin: kokonaisprosenttiosuus Täydellinen, SPI ja kuluttajahintaindeksin trendit, kolme parasta riskiä, ja seuraavat välitavoitteet. Käytä yhden sivun ulkoasua suurilla fonteilla ja stoplight indikaattorit. Vältä tehtävän tason yksityiskohtia.

Projektinohjaimet

Toimita yksityiskohtaiset EVM-tiedot, perusvarallisuusanalyysi ja resurssi-historia. Näytä kunkin työpaketin todelliset tunnit vs. suunnitellut tunnit. Sisällytä taulukko myöhään tehtävistä vaikutusten analyysi.

Joukkueen johtava taulu

Suodata näyttää vain tehtäviä osoitettu tiettyjä resursseja tai osastoja. Sisällyttää toimeksianto omistajat, tehtävän riippuvuussuhteita, ja minun tehtäviä tänään. Käytä värikoodaus prioriteetti ja määräpäivät.

Asiakas- ja ulkopuolinen sidosryhmätaulukko

Pidä se korkean tason, korosta suoritteita ja sopimus välitavoitteet. Vältä sisäisiä resursseja yksityiskohtia. Käytä erillistä MS Project-näkymää, joka kätkee omistusoikeudellisia kenttiä, tai viedä sanitoitu PDF-versio.

Automatoidaan taulupäivitykset

Manuaaliset päivitykset johtavat umpikujaan kojelautaan. Automatisoi mahdollisimman paljon:

  • Käytä MS Project...:n perustason päivitystyökaluja[ lukita suunnitelmaversioihin. Sitten kojelauta vertaa tosiasioita uusimpaan perustasoon.
  • Kirjoita yksinkertaiset VBA makrot[] päivittää mukautettuja kenttälaskelmia ja kopioida tietoja piilotettuun arkkiin, joka populates kaavion. Käynnistä makro projektin auki tai kautta aikataulun tehtävä.
  • Vahvista SharePoint-pohjainen projektisuunnitelmat[] niin monet käyttäjät voivat päivittää tehtäviä, ja kojelauta heijastaa muutoksia lähes reaaliaikaisesti. Pari Power BI.S-tilassa on automaattinen päivitys live-raportointiin.
  • Käytä MS Project Online[] ja sen REST API työntää tiedot mukautettu web kojelauta, jos tarvitset täyttä joustavuutta.

Parhaat käytännöt Dashboard Design

Kojelauta, joka on sotkeutunut tai sekava jätetään huomiotta. Noudata näitä ohjeita:

  • Priorisoi selkeyttä kattavuuden yli.[ Rajoita näkymä alle kymmeneen mittariin yhdellä sivulla. Käytä välilehtiä tai poraa alas-sivuja lisäyksityiskohtana.
  • Käytä johdonmukaista värikoodaus[ ... punainen aikataulussa, vihreä täydellinen, keltainen katsella kohteita. Vältä muuttamasta merkityksiä eri näkökulmista.
  • Sisältää päivämäärä-aikaleiman, jotta sidosryhmät tietävät, milloin tiedot on viimeksi päivitetty.
  • Testaa kojelautaasi näytteen sidosryhmä[ ennen kuin suoritat. Kysy: .Mitä toimia tekisit tämän näytön perusteella?....................................................................................................................................................................................................................
  • Turvallisuus saavutettavuus[ . Käytä suurta kontrastia, anna tekstivaihtoehtoja kuvakkeille ja vältä turvautumasta yksinomaan väriin tilan välittämiseksi.

Hankkeen hallinto-instituutti tarjoaa lisäsuunnitteluperiaatteita varten ohjeita [-raporteista, jotka ovat tehokkaita kojelautaraportteja.

Siirtyminen standardiraportteja pidemmälle

Kausi- ja projektipäälliköt sisältävät usein ulkoisia tietolähteitä. Esimerkiksi linkitä MS Project tekniseen muutospyyntöön (ECR) kirjaudu SharePoint-palveluun. Käytä mukautettua kenttää avataksesi ECR-tiedostoja, jotka vaikuttavat. Tämä muuttaa kojelautaa aikatauluseuraajasta projektin terveystarkkailijaksi. Harkitse riskimatriisin lisäämistä (käyttäen mukautettuja kenttiä ja hakutaulukkoa) korkean tiheyden kohteisiin.

Jos organisaatiosi käyttää SAP-, Oracle- tai ERP-järjestelmää, tutki MS Project-liitintä näille alustoille. Monet insinööriyritykset synkronoivat resurssin todelliset kustannukset kirjanpitojärjestelmistä, syötä tiedot MS Project for EVM-raportointiin. Tuloksena on yksi kojelauta, jossa yhdistyvät kustannukset, aikataulu ja tekninen suorituskyky.

Päätelmät

Microsoft-projektissa rakennetut Engineering-projektin kojelautat ovat käytännöllinen ja edullinen tapa parantaa sidosryhmien viestintää ja projektin avoimuutta. Määrittelemällä keskeiset mittarit, hyödyntämällä mukautettuja näkemyksiä ja visuaalisia indikaattoreita ja integroimalla työkaluihin kuten Power BI, voit toimittaa kojelautan, joka ajaa toimintaa sekaannuksen sijaan. Aloita yksinkertaisella johtonäkemyksellä, sitten laajentaa palautetta. Ponnistelut selkeän, automatisoidun kojelaudan suunnittelemiseksi maksavat osinkoja koko hankkeen elinkaaren ajan .