Table of Contents

הקדמה: מדוע התקשורת של בעלי העניין נכשלת בפרויקטים הנדסיים

פרויקטים הנדסיים גדולים – בין אם בתשתיות אזרחיות, נפט וגז, או ייצור – חלים בקצב מדאיג עקב תקשורת לקויה, לא פגמים טכניים. A 2021FLT:0PMI Pulse של הדו"ח של פרופ'סְטְטְטְטְטְטְטְטְטִיל 1:1 מצאו כי 37% מכישלונות הפרויקט קשורות ישירות לתקשורת יעילה של בעלי מניות.

(FLT:0)Primavera P6FLT:1ir הוא כלי תזמון סטנדרטי בתעשייה לניהול פרויקטים הנדסיים, אבל רוב הצוותים משתמשים בו רק כגנרטור גנט-כריזט.הם מזניחים את יכולות התקשורת והדיווח החזקות שלה. במאמר זה, תלמדו כיצד להפוך את Primavera P6 מתכנון פסיבי לתוך מנוע תקשורת פעיל של בעלי עניין - אחד בונה שקיפות, מיישר ציפיות, וממשיך לעקוב אחר פרויקטים הנדסיים.

מערכת התקשורת של Primavera P6

תקשורת בעלי העניין בפרויקטים הנדסיים כוללת קהלים מרובים: בעלי, הרגולטורים, קבלנים, קבלנים, תת-טררקטורים, מובילי הנדסה, מנהלי רכש וצוותי מימון.כל קבוצה דורשת נתונים שונים, במרווחים שונים, עם רמות שונות של פרטים. Primavera P6 תומך בכך באמצעות ארכיטקטורה מעוגלת:

  • (ב) ⁇ 0 (ב) ,0) צפיות ברמה של פרויקט 1:1 - לשיתוף פעולה יומיומי בין צוות הפרויקט המרכזי.
  • (ב) ,0) פורטופויו ותכניות התוכנית מציגות את ה- 1 (ב) עבור מנהלים ומממנים הזקוקים לסכמי רמה גבוהה.
  • (ב) ,0) לוחות נתונים מבוססי רולל (FLT:103), נמסר באמצעות ממשק אינטרנט FLT:2Primavera P6 EPPM (Enterprise Project Storage Management)
  • (ב) ניתן לשלוח הודעות ופרסום (ב) ל-[[1924]], ל[[1924]] ול[[1924]], ול[[1924]], ול[[1924]], [[1924]], [[1924]]]], [[1924]],]], [[1924]]]]

המפתח הוא להגדיר ערוצי תקשורת אלה (FLT:0) לפני ההרחבה 1 (לפני ההרחבה 1) הפגישה הראשונה של הסטטוס.קבע דוחות ברירת מחדל, לוחות זמנים של אבן דרך ומדפי התקדמות שמתאימים לתוכנית ניהול התקשורת של הפרויקט.

לייש את הקרן: קווי בסיס, WBS, וקידוד לתקשורת

תקשורת יעילה בפרימברה P6 מתחילה עם מבנה של טיהור עבודה בנוי היטב (WBS) וקידוד עקבי.אם לוח הזמנים שלך הוא מבולגן, כל דוח שאתה יוצר יהיה מבלבל.

בניית מערכת Stake-Centric WBS

במקום WBS פונקציונלי בלבד (למשל, "Civil Works", "Mchanical Works"), נחשב ל- WBS היברידי הכולל את FLT:0deliverablesFLT:1 ו-FLT:2phassssssph 3 מזהה בעלי עניין.

  • עיצוב ואמפ: אישורים
  • 2. Procurement & Vendor Management
  • בנייה - שטח A
  • בנייה - שטח B
  • 5.הנדסה & הדג; Handover

כל רכיב WBS צריך להיות בעל ברור, ובעל זה צריך להיות מזוהה משימות משאבים לוח הזמנים.זה הופך את זה טריוויאלי כדי ליצור דוחות סטטוס "בעלים".

השתמש בקודי פעילות עבור Stake Filters

קודים של פעילות הם התכונה התקשורתית המבודדת ביותר ב- Primavera P6. צור קודים של פעילות אישית כגון:

  • (ב) ⁇ :0) ,[עריכת קוד מקור | עריכה]
  • (ב) ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  • (ב) ויקרא י"ד: "ה', ב': "ב', ב', ב', ב', ב', ב', ב', ב'"ב', ב'

לאחר מכן, בעת יצירת דוחות או לוחות נתונים, אתה יכול מיד לסנן כדי להראות רק בעלי עניין "מהנדסים" את הפעילויות הקשורות לסקירות עיצוב, או "Executive" בעלי עניין של אבני הדרך של הסיכום ופריטים קריטיים.זה מקטין את עומס המידע תוך שמירה על שקיפות.

דשורדות ודיווחים: התאמת ההודעה

פרימברה P6 מציע גם דיווח סטנדרטי והתאמה אישית על תקשורת בעלי מניות, (FLT:0one-fits-all דוחות הם מסוכנים.miaFLT:1 מהנדס פרויקט רוצה לראות צף נשרף ושעות נוספות; מתווך רוצה לראות +10% עלות השחלות.אם אתה שולח את המהנדס דו"ח ברמת חסות, הם מתעלמים ממנו אם אתה שולח את הנתונים המספונסרים, הם לא נכון, הם לא.

יצירת לוחות דש מבוססי רול ב-EPPM

אם הארגון שלך משתמש פרימברה P6 EPPM (Cloud or On-premise), למנף את ה-FLT:0)Dashboard PortletssIRFLT:1 כל משתמש רואה דף בית מותאם אישית.

  • (FLT:0)מנהל הפרויקט דשורד: 1FLT:1 אבני הדרך הקריטיות של השבוע, התראות על הקצאת משאבים, בקשות לשינוי פתוח.
  • (FLT:0Engineering Team Dashboard:FLT:1 מועדים הבאים להגשת עיצוב, ממתינים תשובות RFI, רישום סטטוס ביקורת.
  • (FLT:0)Executive Dashboard:FLT:1 , אינדיקטורים ניהול ערכים (EVM), תקציב לעומת ⁇ מגמה בפועל, 3 סיכונים העליון.

אתה יכול לבנות אלה תוך דקות באמצעות פורטונים של פרימברה ( ⁇ bar, תרשימים עוגה, עקומות ביצועים) הזמן שנשמרו בעדכוני PowerPoint ידני משלם לעצמו בחודש הראשון.

הפצה אוטומטית

פרימבורה P6 Professional (לקוח ה-THC) מאפשר למשתמשים ליצור תבניות דו"ח ולקבוע אותם לרוץ באופן אוטומטי.

  • דוח סטטוס:0 (Weekly Status Report: FLT:1evolved בכל יום שני בשעה 20:00 בבוקר, שלח דוא"ל לצוות הפרויקט ב- PDF ו- Excel.
  • (FLT:0) מונאלי: FLT:1 Runs ביום העסקים הראשון של החודש, מייצא עם השוואות בסיס, SPI / CPI ו- ציון דרך.
  • (הדו"ח של פול:0Risk Registermia: FLT:1 נוצר בכל פעם שסיכון מעורר סף (למשל, שינויים בהסתברות סיכון מנמוך עד בינוני).

כדי להגדיר הפצה אוטומטית, עליך לחבר את Primavera לשרת SMTP ולהגדיר שירותי עבודה.התהליך מתועד ב-FLT:0Oracle Primavera P6 מנהל מדריך P6 מנהל הדרכה: אוטומציה זו מבטיחה לבעלי העניין לעולם לא להחמיץ עדכון, גם כאשר מנהל הפרויקט נמצא בתחום.

מעקב אחר התקדמות: יותר מאשר Percent Complete

פרויקטים הנדסיים כוללים תלות הדדית מורכבת.פשוט דיווח "50% שלם" ללא הקשר הוא מסוכן. Primavea P6 מאפשר לך לעקוב אחר התקדמות במספר ממדים לשיפור התקשורת:

ריכוז פיזי שלם לעומת יחידות Percent Complete

עבור הנדסה לספקות, להשתמש ב-FLT:0 (Physical Percent CompleteFLT) 1:1 (מבוסס על התקדמות הנדסית: 100% עבור רישומים שאושרו, 50% לבדיקה, וכו ') ולא שעות עבודה.שתף את זה עם צוות העיצוב.עבור בנייה, השתמש ב- 2 (Units Percent CompleteFLT 3: 3) כי לא לשפוך ולא כולל שעות עבודה) כי מה שמתאים ל-Comactical Confectives.

ערך בסיסים עבור תקשורת

פרימברה P6 הוא אחד הכלים הטובים ביותר לניהול ערכים (EVM) להגדיר בסיס ביצועים ולאחר מכן לאפשר חישובים EVM (BCWS, BCWP, ACWP, SPI, CPI) The SPI (Schedule Performance Index) ו- CPI (הביצועים ה-Cost Performance) הם תקן הזהב לתקשורת המבצעת, אלפי פעילויות למספר יחיד A שקופיות "I=2=01" (I) כדי לספק בדיוק את תקן הזהב ל-C.

כדי לאפשר EVM ב- Primavera P6, ללכת ל-FLT:0 (Admin > Admin Preferences > Earned ValueFLT:1 ובחר את שיטת החישוב המתאימה. for Federal Engineering חוזים, ייתכן שיהיה עליך לציית ל-FLT:2DOD EVM הנחיותFLT 3, אשר פריבנדרה תומך במלואו.

ניהול בסיס: תקשורת שינוי ללא פאניקה

פרויקטים הנדסיים משתנים כל הזמן.הדרך שבה אתה מתקשר לשינוי קובעת האם בעלי העניין רואים בו בעיה או התאמה בלתי נמנעת.

לשמור על היסטוריה בסיסית

פרימבורה P6 מאפשר לך לאחסן מספר קווי בסיס (למשל, בסיס 1, בסיס 2, Baseline 3).לעולם לא למחוק בסיס ישן, כאשר צו שינוי גדול מגיע (למשל, בעלים משנה עיצוב בסיס), לאחסן את לוח הזמנים הנוכחי כמו קו בסיס חדש FLT:0 לפני LT:1 עדכון.

שלח את הדוח לבעלי העניין עם סיכום של דף אחד:

  • מה השתנה.
  • למה זה השתנה.
  • השפעה על תאריך הסיום (למשל, +15 ימי עבודה).
  • תוכנית מייגציה (למשל, מאיצה פעילויות לא קריטיות).

תקשורת פרואקטיבית זו מונעת שמועות ומפחיתה את ההתנגדות לשינוי פקודות.

מי יש לו סמכות ל- Baseline?

קביעת מדיניות ברורה: רק מנהל הפרויקט (או לוח הזמנים המנציג) יכול לשמור על קווי בסיס.בעלי מניות צריכים לא לראות נתונים לוח זמנים גולמיים שלא היו בהשוואה לקו הבסיס. השתמש בתפקידי האבטחה של פרימברה כדי להגביל את הגישה: "סנדלר" תפקיד יכול לעדכן קווי בסיס; "בעל-המקבל" יכול רק להציג קווי בסיס ודיווחי ce להגן על שלמות התקשורת.

תקשורת סיכונים: מ-Gantt Charts to Risk Registers

פרימברה P6 כוללת מודול ניהול סיכונים שצוותים הנדסיים רבים מתעלמים מהם.הם מייצאים סיכונים ל- Excel והודעות דואר אלקטרוני שאף אחד לא קורא. במקום זאת, משלבים תקשורת סיכונים ישירות לתוך פרימברה.

קישור סיכונים לפעילויות

לכל סיכון הנדסי, ליצור שיא סיכון בפרימברה, להקצות הסתברות והשפעה (עלות ולוח הזמנים), ולקשר אותו לפעילויות המושפעות.לאחר מכן להפעיל את FLT:0Risk Matrix ReportFLT:1 המציג את ההשפעה של סיכונים גבוהים.לדוגמה: "Risk #3: מחסור בספק קונקטריט - קישורים ל 45 ימי פעילות; P6%) אני x ימים (צפוי) 7 ימים של צריכת צף.

שתפו את זה עם בעלי עניין במהלך פגישות ביקורת סיכון חודשיות.הקישור החזותי בין סיכון לבין השפעת לוח הזמנים שלו הופך איומים מופשטים מוחשיים.

תקשורת במהלך תגובה לסיכון

כאשר סיכון מממש (למשל, סוגיה גיאוטכנית), לעדכן את מעמדו של שיא הסיכון ב-P6 פרימבורה ויצרו דוח תגובה של תגובה (0Risk Response ReportFLT:1 המציג את תוכנית הכדאיות, את התקציב המשמש, ואת ההשפעה של לוח הזמנים.דואר זה מופעל על ידי שינוי קוד פעילות (למשל, מ-Active) ל-"תגובה" ל"מעכב" את הבעיה" (reponsponspons) בין נושא זה) לבין העיכובים) לבין העיכובים").

לקריאה נוספת על ניהול סיכונים משולב פרימבורה, מתייחסת למדריך ניהול של Oracle:0Risk Management GuideFLT:1.

תקשורת: לקבל את האנשים הנכונים בחדר

פרויקטים הנדסיים כוללים תפקידים מיוחדים רבים: מהנדסים מבניים, מעצבי פיטורים, מובילי חשמל, קציני בטיחות.יכולות ניהול משאבי של פריברה P6 מאפשרות לך לתקשר עומסי משאבים ומגבלות למנהלים פונקציונליים ובעלי עניין.

המונחים: histograms and Leveling

השתמש במשאבי של פרימברה כדי להראות מתוכנן לעומת שעות בפועל על ידי תפקיד.שתף דו"ח שבועי "ביקוש נגד אספקת" עם משמעת הנדסית מוביל.לדוגמה, אם צוות ההנדסה המבני מוגזמת ב-120% בשבוע 12, המוביל יכול להחליט להוסיף קבלן זמני או לדחוף פעילויות עיצוב לא קריטיות.

חיבור משאבים ל-Stakemakers

אם משאב מפתח (למשל, המפקח היחיד מוסמך) מוקצה לשני פרויקטים בו זמנית, פרימברה P6 מראה את המעבר.ליצור דו"ח משאבים של 0Cross-Project Project (pLT:1) אשר רשימות ואת השפעת לוח הזמנים שלהם.הווה זה למנהל התוכנית או ועדת ההיגוי.זה מעלה את השיחה מ"אנחנו עסוקים" ל"דקיק מדויק ועלויותיו המדויקות".

תקשורת מולידת ב- Multi-Project Engineering Program

פרויקטים הנדסיים רבים הם חלק מתוכניות גדולות יותר (למשל, התרחבות זיכוך עם חבילות בנייה מרובות במקביל) תכונות ניהול תיקיות של פריברה P6 מאפשרות תקשורת ברמת התוכנית.

לוח הבקרה של תוכנית Stake בעלי

יצירת ההרחבה:0 (Portfolio ViewFLT:1) אשר מצטברת את כל הפרויקטים.

  • שם הפרויקט
  • תחזיות בסיס נוכחיות מסתיימות נגד תחזיות
  • שינוי תקציב (%)
  • רמת הסיכון (קוד צבע: ירוק / צהוב)
  • תאריך עדכון אחרון

שתפו את זה כ- PDF שבועי עם ועדת ההיגוי.זה מחליף 17 דוחות מצב נפרדים עם נוף אחד.כדי להימנע מבעלי עניין מכריעים, להכשיר אותם לסרוק את הפריטים האדומים קודם.You יכול להגדיר Primavera P6 EPPM כדי ליצור לוח נתונים של תיק שנשלח באמצעות דוא"ל עם קישור למקלט החי.

תקשורת בין פרויקטים

כאשר Project B צריך בסיס שלם מפרויקט A לפני שהוא יכול להתחיל, פרימברה P6 מאפשר קישורים תלויים חיצוניים על פני פרויקטים.מפה אלה תלותיות וליצור AFLT:0Cross-Project חסכוני דו"ח 1 (להריץ אותו שבועי ודן בפגישה של תוכנית תיאום.אין דבר מנקה בעלי עניין יותר מאשר לגלות מאוחר מדי כי פרויקט עכב אותם.

ביצוע דוחות: 5 כללי תקשורת

כל הכלים בעולם לא עוזרים אם הדיווחים עצמם מתעלמים מהם.ליישם את החוקים האלה לכל פלט פרימברה P6 שאתה שולח לבעלי העניין:

  1. (ב) [ה]המסר לדיווח:0] 1 אם אתה צריך לתקשר התקדמות, סיכון ועלות, לשלוח שלושה מיילים נפרדים, כל אחד עם קו נושא ברור.
  2. לכלול סיכום "מה זה אומר" [המילה] [=] 1 בפסגה של כל דוח, כתוב משפט אחד: "הפרויקט נמצא כעת שבועיים מאחורי לוח הזמנים בשל עיצוב מחדש סיסמית; הפחתת הפחתתו היא בדרך."
  3. (FLT:0)Use פורמט עקבי של .FLT:1ua מסכים על תבנית דו"ח ב- Project בעיטות-off. השתמש באותו צבעים, אותו סדר עמודה, אותו פורמט תאריך (DD-M-YYYYYYYY) בכל הדיווחים.
  4. (ב) החלטות FLT:0) החלטות Flag היו צריכות לפסוק 1:1, כל דוח עם רשימת כדורים: "דברים הדרושים עד יום שישי: (1) תיקון הסדר שינוי #12, (2) לספק שחרור למקבל של מתגים ארוכים."
  5. (FLT:0) , אינטגרטיבי ומשווה את ה-FLT:1hil השתמש בתכונות ההשוואה הבסיסית של פרימברה כדי להציג התקדמות לאורך זמן.

אימוני Stake בעלי נתונים Interpret Primavera

דוחות הפרימבורה הטובים ביותר שלך הם חסרי תועלת אם בעלי העניין לא יכולים לקרוא אותם. להשקיע בפגישות הכשרה מוקדם.

קיצור של Training Sessions for different Roles

  • (FLT:0) Executives (30 דקות): להראות כיצד לקרוא מדדי EVM, נתיב קריטי ותחזיות אבן דרך.אל תציג להם רשתות פעילות או הקצאות משאבים.
  • (FLT:0Engineering Leads (1שעה): למד כיצד לפרש את הולוגרמות של משאבים, המשך שנותר לעומת משך מקורי, וכיצד לזהות את הפעילות הקריטית של הצוות שלהם.
  • (ב) (ב) ,0) נציגיו של אורנר (2 שעות): השוואות יסודיות (סעיף 1), שינוי דוחות יומני וכיצד לאמת אחוזי התקדמות (כ)

אימון צריך לכלול תרגילים עם נתונים אמיתיים של פרויקט (סנסמך) להימנע שקופיות מופשטות.ספק דף אחד של דף אחד הונאה עבור כל תפקיד.

מסקנה: תקשורת היא מערכת, לא משימה

פרימברה P6 אינה רק לוח זמנים - היא מערכת העצבים המרכזית של תקשורת הפרויקט ההנדסי שלך.כאשר אתה מגדיר קווי בסיס, קודי פעילות, לוחות נתונים אוטומטיים, דוחות אוטומטיים, ונוף מבוסס תפקידים, אתה מחליף שרשראות אימייל כאוטי עם מערכת מובנית, ביקורתית. Stake להפסיק להרגיש מחוץ ללחמה כי יש להם גישה לנתונים המדויקים שהם צריכים, כאשר הם צריכים את הפרויקט מפסיק שקופיות בסוף השבוע.

התחל על ידי ביקורת על תוכנית התקשורת הנוכחית שלך בעלי מניות.זהה את שלוש הקבוצות המובילות המתלוננות על חוסר נראות. בנה לוח מחוונים מותאם אישית אחד עבור כל אחד.אוטומטי דו"ח שבועי אחד.במשך כמה חודשים, להרחיב את הסיכון, משאבים ותקשורת תיק ההשקעות בסימולציה פרימבורה P6 ואימון בעלי המניות ישלם בחזרה באופן אקספוננציאלי בהפתעות פחות, החלטות מהירות יותר, ואמון חזק לאורך כל החיים של הנדסה שלך.