מדוע אסאנה היא כלי עוצמתי לניהול סיכונים הנדסיים

פרויקטים הנדסיים עומדים בפני אי ודאות מתמדת - החל משינויים בדרישות ומגבלות משאבים לסיכון בטיחות ושיבושים שרשרת האספקה. אסאנה, פלטפורמה ניהול פרויקטים תכליתית, עוזר לצוותים הנדסיים להפוך את ניהול הסיכונים מבדיקה תקופתית לתהליך מתמשך, שיתופי.על ידי ריכוז נתוני סיכון, מעקב אוטומטי, ולספק נראות ברורה, אסאנה מאפשרת לצוותים לזהות, להעריך ולצמצם את האיומים לפני שהם מקלקלים זמן או קווי תקציב.

שיתוף פעולה מרכזי

ניהול סיכונים דורש קלט מתחומים מרובים - תכנון, רכש, מהנדסי שדה ובעלי עניין. אסאנה מספק מקור אחד של אמת שבו כולם יכולים לדווח על סיכונים, לדון אסטרטגיות הפחתה, ולעקוב אחר התקדמות.הערות, קבצים מצורפים ועדכונים בזמן אמת לשמור על הצוות כולו מתואם, להפחית את סילוס ולהבטיח כי אין סיכון קריטי נופל דרך הסדקים.

זרימת עבודה מתאימה

לכל פרויקט הנדסי יש קטגוריות סיכון ייחודיות.תחומים מותאמים אישית של אסאנה מאפשרים לך להגדיר שדות כגון הסתברות (למשל, נמוך, בינוני, גבוה), רמת השפעה, סוג סיכון (טכני, לוח זמנים, סביבה), ומעמד (פתוח, מזרז, סגור) בשילוב עם תבניות הפרויקט והכלים אוטומטיים, צוותים יכולים להתאים את תהליכי הסיכון ללא מגבלות תוכנה קשיחות.

אינטגרציה Capabilities

אסאנה משלבת עם כלים שכבר משתמשים בהם, כגון Slack, Google Drive, Microsoft Teams ו-Jira. לדוגמה, דוח באג חדש בג'יר יכול ליצור באופן אוטומטי משימה סיכון באסאנה, או התראה על עיכוב ספק יכול להיות נתפס כגורם סיכון. אינטגרציה אלה להבטיח זרימת נתונים בסיכון ללא מאמץ בין מערכות, צמצום כניסה ידנית ושגיאות.

הקמת מסגרת ניהול סיכונים ב-Asana

לפני צלילה למעקב אחר סיכונים יומיומיים, צוותי הנדסה צריכים לתכנן מסגרת מובנת בתוך אסאנה. בסיס זה מבטיח עקביות והופך את זה קל לדווח על סיכונים על פרויקטים רבים.

יצירת מרשם סיכון

קבע פרויקט נפרד ב אסאנה במיוחד לרישום הסיכון שלך.שם זה משהו כמו "הרשם של ריסק" (Project Name) "כל משימה בפרויקט זה מייצגת סיכון פרטני. השתמש בסעיפים בפרויקט לסיכונים קבוצתיים על ידי קטגוריה (למשל, סיכונים טכניים, סיכונים תכופים, סיכונים, בטיחות) או בשלב סיכון (מציג פעיל, מעקב, סגור).

שדות המכסים להערכת סיכונים

שדות המכס הם עמוד השדרה של ניהול סיכונים מבוסס אסאנה, ליצור את השדות הבאים:

  • Risk DescriptionFLT:1] (שדה הטקסט) - הצהרה בולטת של הסיכון (למשל, "ספקי פסיכולוגי עלול להחמיץ מועד לידה בשל עומסי נמל").
  • (ב) [ה]התמדה: [ה]: [ה] [ה]: נמוך מאוד, נמוך, בינוני, גבוה מאוד] – כמה הסיכון הוא להתרחש.
  • (בקיצור:0)ImpacteurFLT:1 (דרופ לאחור: Negligible, Minor, Moderate, Major, Catastrophic) - ההשפעה הפוטנציאלית על עלות, לוח הזמנים או הבטיחות.
  • (FLT:0Risk ScoreFLT:1) (המחשבה באמצעות כללי אסאנה או שדה נוסחה אם משתמשים בתכונות פרמיה של אסאנה) - בדרך כלל אפקט × אפקט.
  • (FLT:0)Response StrategyFLT:1 (דרופ-down: להימנע, מייגייט, העברה, קבלה) - הגישה המתוכננת.
  • (ב) [השדה]: [השדה]: [השדה], האדם האחראי על ניטור או ביצוע התגובה.
  • (ב) ,0) ,9 (בתחום התעודה) – כאשר יש להשלים את התגובה או כאשר יש צורך בבדיקה.

מעקב סיכונים אוטומטי

כללים של אסאנה (זמין על Premium ותוכניות גבוהות יותר) מאפשרים לך להתאים מחדש פעולות.לדוגמה, כאשר ההסתברות של סיכון מעודכנת ל "גבוה", כלל יכול להקצות אוטומטית את המשימה למנהל ההנדסה, להגדיר תווית עתירה גבוהה, ולשלוח הודעת Slack.You יכול גם ליצור כללים שהסלימו משימות סיכון מופרזות לפרויקט המוביל, להבטיח שלא הולך לקרות.

צעד אחר צעד מדריך ליישום ניהול סיכונים באסאנה

שלב 1: זיהוי סיכונים

עודד כל חבר צוות - ממנהל הפרויקט למהנדס זוטר - לדווח על סיכונים פוטנציאליים כמשימות ברישום הסיכון.להפוך את הדיווח לקל, ליצור טופס צריכה פשוט באמצעות טפסים אסאנה.הצורה יכולה לכלול שדות לתיאור סיכונים, קטגוריה, והחזקה אופציונלית.לרשום את הטופס, ו אסאנה מיד יוצרת משימה חדשה ברישום הסיכון.

שלב 2: אסס ועדיפות

ברגע שסיכוןים נתפסים, מנהל הפרויקט או בעל הסיכון מעריך כל אחד מהם את השדות המותאמים אישית להסתברות ולהשפעה, לחשב ציון סיכון.ציון זה על ידי ציון זה כדי לאשר פריטים בסיכון גבוה.חשב להחזיק שבועי 15 דקות "כפולת סיכון" באסאנה - השתמש בתצוגת ציר הזמן כדי לראות מועדי הפחתה המתקרבים, ולדון בכל שינויים ברמת הסיכון.

שלב 3: בעלים וקביעת Deadlines

כל משימה סיכון חייבת להיות בעל ברור ותאריך מסוים עבור פעולת הפחתת ההנפקה.אסאנה ושדות תאריך בשל ביצוע זה מפורש.אם סיכון דורש תיאום בין אנשים מרובים, להשתמש subtasks כדי לפרק את תוכנית ההפחתה.לדוגמה, סיכון על פגם עיצוב פוטנציאלי יכול להיות subtasks זמן: (1) ביצוע בדיקה FMEA על ידי [date], (2) שינוי תכלס על ידי [date], על ידי תיקון בפועל, על ידי תיקון בפועל, הם יכולים לבדוק את עצמם כ-ידי רזולוציה מלאה.

שלב 4: מעקב ועדכון

ניהול סיכונים הוא לא פעילות חד פעמית.תזמון עדכונים חוזרים: בכל שבוע, בעלי סיכונים צריכים לעדכן את הסטטוס של משימות הסיכון שלהם (למשל, "התאוששות בהתקדמות", "לא שינוי", "סגור"), Set Asana לשלוח הודעות תזכורת ליום לפני התאריך המשוער. השתמש בתצוגת תיק כדי לראות תמונה מצטברת של סיכון על פני כל הפרויקטים הנדסיים.

שלב 5: סקירה וסגור

כאשר הסיכון הצטמצם לחלוטין, מתקבל או נמנע, לסגור את המשימה.עם זאת, לשמור אותו ברישום הסיכון עבור התייחסות עתידית - archive זה במקום למחוק את הפרויקט לאחר יום לאחר המוות, לבדוק את הסיכונים הסגורים לזהות דפוסים.לדוגמה, אם סגרת כמה סיכונים הקשורים עיכובים של ספקים, תוכל להתאים את קריטריונים הבחירה של הספק שלך עבור הפרויקט הבא.

תכונות מתקדמות לסיכון

תיקונים ודשונים

עבור ארגונים הנדסיים המנהלים פרויקטים מרובים בו זמנית, תיק ההשקעות של אסאנה מספק תצוגה ברמה גבוהה של סיכון על פני כל היוזמות. ליצור תיק שמושך בשדה המותאמות לסיכון של כל פרויקט רישום סיכונים. פרויקט קוד מבוסס על הציון הגבוה ביותר שלהם סיכון - אדום לסיכון גבוה, צהוב עבור בינוני, ירוק למנהלי פרויקטים נמוכים ומנהלים יכול לראות במהירות היכן להקצות תשומת לב ומשאבים.שלב זה עם מסומנים (מספר פתוח) של סיכונים כגון סיכון גבוה של מספר פתוח) כמו סיכון גבוה של מספר פתוח או צמיגים (קצבים) כמו סיכון גבוה של סיכונים).

כללים ואוטומציה

מעבר לאוטומציה הבסיסית, מנוע הכללים של אסאנה יכול להתמודד עם זרימת עבודה מורכבת.

  • (FLT:0Riskהסלמה: FLT:1 אם משימה סיכון נשאר overedue במשך יותר מ 3 ימים, באופן אוטומטי לשנות את החייב לספונסר הפרויקט ולאחר הודעה בערוץ Slack ייעודי.
  • (FLT:0)Status מעדכן: 1FLT כאשר מצב הסיכון משתנה ל"מיג" באופן אוטומטי להעביר את המשימה לחלק "מציג מורכב" ולעדכן את צוות אבטחת האיכות.
  • (FLT:0) אזהרות על דחיפות: FLT:1 אם משימה סיכון קשורה אבן דרך קריטית (באמצעות תלות אסאנה) ומעמד הסיכון הוא "גבוה", באופן אוטומטי הדגל את אבן הדרך.

ניהול סיכונים Cross-Project Risk Management

בתוכניות הנדסיות גדולות, סיכונים לעתים קרובות לאורך פרויקטים רבים.התכונה הרב-פרופורית של אסאנה מאפשרת למשימות סיכון פרטניות לחיות בפרויקט אחד, אך להיות גלויים באחר באמצעות תצוגה משותפת. לחלופין, ליצור פרויקט רישום סיכונים מאסטר ולהשתמש בתחומים מותאמים אישית לתייג אשר תת-פרו את הסיכון שייך ל. תצוגת ציר הזמן יכולה להציג סיכונים עבור כל הפרויקטים על תרשים גניט אחד, עוזר לך לראות פעולות בסיכון גבוה ותקופות מגרות בהתאם.

השוואת אסאנה עם כלים אחרים לניהול סיכונים

אסאנה לעומת Smartsheet

Smartsheet מציעה סיכון מבוסס גליון מתקדם מבוסס גליונות וניהול סיכונים תבניות, מה שהופך אותו מושך עבור צוותים המעדיפים ממשק גליון מבוזר.עם זאת, אסאנה מספקת ניסיון ניהול משימה אינטואיטיבי יותר עם תכונות שיתוף פעולה חזקות יותר (תגובה בזמן אמת, החזקות, לדחוף הודעות) עבור צוותים הנדסיים כי ערך קל של שימוש ולא צריך את הגמישות המלאה של גיליון מבוזר, אסאנה היא לעתים קרובות בחירה טובה יותר.

אסאנה נגד ג'ירה

Jira מיועד בעיקר להנדסת תוכנה ולעיבוד נושאים, עם שדות סיכון מקומיים ואוטומציה רבת עוצמה.It מצטיין עבור צוותים כבר מוטבע במערכת האקולוגית האטלסיאן.עם זאת, אסאנה נגישה יותר לתפקידים הנדסיים לא טכניים (אזרחיים, מכניים, חשמל) ומציע עקומת למידה עדינה יותר.אם תהליכי ניהול הסיכונים שלך צריכים לערב בעלי עניין, פעילות, ומנהלת, כמו גם ממשק ידידותי למשתמשי אסאנה מעודדים.

מתי לבחור אסאנה

אסאנה היא אידיאלית עבור צוותי הנדסה ש:

  • צריך כלי אחד לניהול פרויקטים וניהול סיכונים.
  • רוצה לטפח תרבות של דיווח סיכון פרואקטיבי ללא הגדרה מורכבת.
  • יש צוותים בין-תפקודיים הכוללים לא-מהנדסים (התמיכה, קציני בטיחות, לקוחות).
  • נדרש פתרון מדרגי שעובד עבור פרויקטים בודדים עד לתיק הארגון.

עבור סיווג סיכונים מיוחדים (למשל, מונטה קרלו סימולציות או ניתוח סיכון כמותי), אתה יכול להשלים את אסאנה עם תוכנה ייעודית סיכון.אבל עבור מעקב יומיומי, תקשורת, פעולה, ופעולה, אסאנה מחזיקה בבעלותה.

שיטות טובות ביותר עבור צוותי הנדסה

  1. (ב) ,0) החל בתבנית: FLT:1ua Asana מציע את תבנית הרישום של FLT:2Risk: Pive 3 , Customize עבור התעשייה שלך (שיקום, אוויר, תוכנה).
  2. (FLT:0) לעשות דיונים בסיכון בהרגל: FLT:1cio לתזמן 15 דקות "עמידת סיכון" בתפיסת המשימה אסאנה בכל שבוע.
  3. (FLT:0)Use a עקבי מסונומיה: FLT:1 סטנדרטיזציה קטגוריות סיכון והגדרות חומרה בכל הפרויקטים.זה הופך את ההשוואה בין-פרוזה לבין דיווח משמעותי.
  4. (FLT:0) מינוף תלויות: 10.10.1 משימות סיכון קישור אבני הדרך של הפרויקט הם משפיעים על זה כאשר מצב סיכון משתנה, עדכוני אבן הדרך המקושרים הופכים גלויים מיד.
  5. (FLT:0) להכשיר את הצוות שלך: FLT 1:1 לספק ישיבה קצרה על איך לדווח על סיכון באמצעות טפסים אסאנה וכיצד לעדכן שדות מותאמים אישית.
  6. (ב) עיין וסיכונים ישנים קרובים: FLT:1ir Archives פתרו סיכונים ולא מחיקתם.
  7. (FLT:0) ליזום את כלי התקשורת שלך: ההרחבה 1 (למשל, השתמש באינטגרציה אסאנה-סlack כך שסיכון חד-ממדי חדש מעורר הודעה ישירה למנהל ההנדסה.

דוגמה אמיתית לעולם: ניהול סיכונים בפרויקט הנדסה

חברת הנדסה אזרחית בינונית השתמשה ב-Asana כדי לנהל סיכונים לפרויקט שיקום הגשר.הצוות יצר פרויקט רישום סיכונים עם שדות מותאמים אישית להסתברות (1–5), השפעה (1–5) וציון סיכונים (המחשבה) הם הקימו טופס אסאנה למפקחי שדה לדווח על סיכונים כמו "שורה ללא תשלום" או "אנו מעכבים בדרך קריטית".

בכל יום שני, מנהל הפרויקט רשם את תחזית תיקו המציגה את 10 הסיכונים המובילים בשני אתרי גשר.כאשר זוהה סיכון גבוה של יעילות גבוהה - למשל, ספק קונקרטי צפוי להיות מאוחר - חוק שהוקצה אוטומטית את המשימה למנהל רכש ולהגדיר תאריך המשוער שבועיים בחוץ.מנהל רכש הוסיף subtas: (1) לזהות ספק גיבוי, (2) זמן אספקה (3) לוח זמנים בנייה בתוך ימים, והגדרתו "משימה נחושה"מנוהלת נפתרה" המשימה הייתה לתקן "משימת המשימה" (M) נפתרה" (M) לפתרון המשימה הייתה לתקן את המשימה.

עד סוף הפרויקט, הצוות רשמה מעל 60 סיכונים, סגר את מרבית פעולות הפחתת המאזניים, והשלים את הגשר בזמן ובתקציב.המידע ההיסטורי של אסאנה שימש מאוחר יותר ליצירת פרופילים סיכון לפרויקטים עתידיים דומים, שיפור הדיוק והתכנון הנאות.

מסקנה

פרויקטים הנדסיים משגשגים כאשר אי הוודאות מנוהלת באופן פעיל ולא להתעלם ממנה.אסאנה מציעה פלטפורמה מעשית, מדרגית להטמעת ניהול סיכונים לתוך זרימת העבודה היומית של הצוות שלך - מזיהוי סיכונים באתר בנייה למעקב אחר אי-ודאות טכנית בפיתוח המוצר. על ידי שילוב שדות מותאמים אישית, אוטומציה, תצוגות תיק ואינטגרציה, צוותי הנדסה יכולים לנוע משריפה פעילה לשליטה בסיכון.התחל עם סיכון פשוט ולאמץ בהדרגה תכונות מתקדמות כמו אלה, וכתוצאה מכך, כך פחות הפתעות זמן טוב יותר, כך, שיפור, תוצאות טובות יותר, על ידי צוותים, שיפור, על בסיס זמן, על בסיס תוכניות עבודה, שיפור, שיפור, והפתעות נוחות, שיפור, שיפור, ותוצאות, על ידי הגדלת תוכניות ניהול פרויקטים מתקדמים יותר, שיפור, על בסיס זמן, על בסיס זמן, שיפור, שיפור, שיפור, על ידי צוותים, על ידי צוותים, כדי לספק, כדי לספק, יותר, על מנת לספק, כדי לספק, כדי לספק, תוכניות קריירה טובה יותר, כדי לספק, תוכניות קריירה טובה יותר טוב יותר, כדי לספק, כדי לספק, תוכניות קריירה יעילות יותר, כדי לספק, כדי לספק, כדי לספק, תוכניות ניהול סיכונים מתקדמים יותר, כדי להשיג יותר, כדי לספק, כדי לספק, כדי לספק, כדי לספק, כדי להבטיח, כדי להשיג יותר, כדי

לקריאה נוספת, חקרו את המדריך של אסאנה על ניהול סיכונים:0סיכון בניהול פרויקטים 1FIRLT ו- Project Management Institute'sFLT:2 Best Practice for Engineering Management EvolutionFLT 3.