एक व्यापक पीडीएम (उत्पाद डेटा प्रबंधन) डेटा प्रतिधारण और संग्रहण संसाधनों को अनुकूलित करने के लिए डेटा अखंडता को बनाए रखने, अनुपालन सुनिश्चित करने और उन्हें अनुकूलित करने के लिए पुरालेख नीति आवश्यक है। एक अच्छी तरह से तैयार की गई नीति संगठनों को अपने जीवन चक्र के दौरान प्रभावी ढंग से अपने उत्पाद डेटा का प्रबंधन करने में मदद करती है।

डेटा प्रतिधारण और अभिलेख को समझना

डेटा प्रतिधारण एक निर्दिष्ट अवधि के लिए डेटा भंडारण के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को संदर्भित करता है, जबकि मेहराब में डेटा को स्थानांतरित करना शामिल है जो अब सक्रिय रूप से दीर्घकालिक संरक्षण के लिए एक अलग भंडारण प्रणाली के लिए उपयोग नहीं किया जाता है। दोनों कुशलता से पीडीएम डेटा के प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हैं।

एक पीडीएम डेटा रिटेंशन और आर्काइविंग पॉलिसी विकसित करने के लिए कदम

  • Assess Data Types: विभिन्न प्रकार के उत्पाद डेटा की पहचान करें, जैसे कि सीएडी फाइलें, विनिर्देश, और इतिहास का संशोधन।
  • निर्धारण अवधारण अवधि:निर्धारण अवधि: निर्धारण: प्रत्येक डेटा प्रकार को कानूनी, नियामक और परिचालन आवश्यकताओं के आधार पर बनाए रखने की कितनी देर जरूरत है।
  • ]Dfine Archiving Procedures: जब और कैसे डेटा संग्रहीत किया जाना चाहिए, भंडारण स्थानों और प्रारूपों सहित.
  • Implement Access Control: सुनिश्चित करें कि संग्रहीत डेटा केवल अधिकृत कर्मियों के लिए सुरक्षित और सुलभ है।
  • ]Establish Data Disposal Rules: सुरक्षित रूप से डेटा हटाने के लिए स्पष्ट दिशा निर्देशों को सेट करें जब यह अपनी अवधारण अवधि को पार करता है।
  • Document the Policy:सभी प्रक्रियाओं, जिम्मेदारियों और अनुपालन उपायों को रेखांकित करने के लिए विस्तृत प्रलेखन बनाएं।
  • ट्रेन स्टाफ: नीति पर प्रासंगिक टीमों को लगातार पालन सुनिश्चित करने के लिए।
  • Review and अद्यतन: नियमित रूप से नए नियमों, प्रौद्योगिकी, या संगठनात्मक परिवर्तनों के अनुकूल होने के लिए नीति को संशोधित करें।

कार्यान्वयन के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

डेटा प्रतिधारण और अभिलेख नीति के सफल कार्यान्वयन के लिए विभागों में सहयोग की आवश्यकता होती है। त्रुटियों को कम करने और अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए स्वचालित संग्रहण और हटाने जैसी प्रक्रियाओं को स्वचालित रूप से लागू किया जा सकता है। नियमित लेखा परीक्षा में सुधार के लिए क्षेत्रों का पालन करने और पहचानने में मदद मिलती है।

निष्कर्ष

एक मजबूत पीडीएम डेटा प्रतिधारण और संग्रह नीति बनाना उत्पाद डेटा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए महत्वपूर्ण है। डेटा प्रकारों का आकलन करके, स्पष्ट प्रक्रियाओं को परिभाषित करना और अनुपालन सुनिश्चित करना, संगठन भंडारण का अनुकूलन कर सकते हैं, डेटा सुरक्षा में सुधार कर सकते हैं और नियामक आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं।