इंजीनियरिंग में संसाधन आवंटन को समझना

इंजीनियरिंग टीम प्रतिस्पर्धी प्राथमिकताओं, तंग समय सीमा और सीमित headcount के वातावरण में काम करती है। संसाधन आवंटन के लिए एक संरचित दृष्टिकोण के बिना, टीमों को जोखिम ओवरलोडिंग कुंजी व्यक्तियों, लापता मील के पत्थर, या उच्च प्रभाव वाले कार्य स्टाल को छोड़ने का खतरा होता है। प्रभावी संसाधन आवंटन सही समय पर सही कार्य पर काम कर रहा है, तकनीकी ऋण संतुलन, सुविधा विकास और परिचालन समर्थन को संतुलित करता है। Asana, एक उद्देश्य-निर्मित परियोजना प्रबंधन मंच, बुद्धिमानी से इंजीनियरिंग संसाधनों को आवंटित करने के लिए दृश्यता और नियंत्रण की आवश्यकता प्रदान करता है।

यह गाइड सरल कार्य ट्रैकिंग से परे चल रहा है। आप सीखेंगे कि कैसे क्षमता योजना के लिए Asana को कॉन्फ़िगर किया जाए, इसके कार्यभार और पोर्टफोलियो विचारों का लाभ उठाते हुए, डेवलपर टूल के साथ एकीकृत होते हैं, और उन रणनीतियों को अपनाने के लिए जो एक सक्रिय अग्निशमन से सक्रिय, डेटा संचालित प्रक्रिया में संसाधन आवंटन को बदल देते हैं।

इंजीनियरिंग संसाधन प्रबंधन के लिए Asana की स्थापना

परियोजना संरचना और कार्य पदानुक्रम

अपनी इंजीनियरिंग टीम के लिए एक समर्पित परियोजना बनाने से शुरू - या यदि आप एकाधिक स्ट्रीम का प्रबंधन करते हैं तो परियोजनाओं का एक पोर्टफोलियो। संरचना कार्य अत्यधिक व्यवस्थित रूप से: माता-पिता के कार्यों, कहानियों के रूप में उप-टास्कों और बग या छोटी इकाइयों के रूप में काम करते हैं। यह पदानुक्रम आपको किसी भी स्तर पर संसाधन डेटा को समग्र करने देता है। स्प्रिंट, मील के पत्थर, या वर्कस्ट्रीम (जैसे, "स्प्रिंट 12 बैकलॉग" "इन प्रोग्रेस" "कोड रिव्यू") को प्रतिबिंबित करने के लिए परियोजनाओं के भीतर वर्गों का उपयोग करें।

अपनी परियोजनाओं को लगातार नाम दें ताकि टीमों को उन्हें जल्दी से मिल सके। उदाहरण के लिए, "इंजीनियरिंग - प्लेटफार्म स्प्रिंट 23" या "मोबाइल ऐप रिलीज Q3"। प्रत्येक कार्य को टीम या अनुशासन (फ्रंटेंड, बैकेंड, देवऑप्स) के लिए एक परियोजना-स्तरीय कस्टम फील्ड के साथ बाद में कार्यभार को फ़िल्टर करने के लिए टैग करें।

संसाधन डेटा के लिए कस्टम फील्ड

कस्टम फ़ील्ड्स Asana में संसाधन आवंटन की रीढ़ हैं। फ़ील्ड्स जैसे:

  • Effort (Hours or Story Points): अनुमानित काम की आवश्यकता है। अगर आपकी टीम समय को ट्रैक करती है, या कहानी में ढेर टीमों के लिए अंक होती है तो घंटे का उपयोग करें।
  • ]प्राथमिकता (P0-P3): सुनिश्चित करता है कि उच्च प्रभाव वाले कार्यों को पहले कर्मचारी बनाया जाए।
  • Resource type:] पूर्णकालिक, अंशकालिक, या ठेकेदार।
  • ]Skill / Specialization: फ्रंटेंड, बैकेंड, डेटा, सुरक्षा-संतुलन विशेषज्ञता के लिए उपयोगी।
  • Status: शुरू नहीं किया, प्रगति में, समीक्षा, अवरुद्ध, किया गया।

शेष प्रयास की गणना करने के लिए सूत्र क्षेत्रों का उपयोग करें या उन कार्यों को ध्वज देने के लिए जहां वास्तविक घंटे अनुमानों से अधिक हैं। कस्टम फ़ील्ड के साथ, आप परियोजनाओं में कार्यभारों को स्वीकार कर सकते हैं और यह पहचान सकते हैं कि कौन समग्र रूप से यह संकट होने से पहले है।

Asana की मुख्य विशेषताएं Allocation के लिए का उपयोग करना

कार्य असाइनमेंट और लोड संतुलन

Asana में ड्रैग-एंड-ड्रॉप कार्य असाइनमेंट सीधा है, लेकिन प्रभावी लोड संतुलन अनुशासन की आवश्यकता होती है। जब एक कार्य सौंपा जाता है, तो "वर्कलोड" टैब का उपयोग करके असाइन के मौजूदा असाइनमेंट की समीक्षा करें। Asana के Workload View[ प्रत्येक व्यक्ति के कार्यों का एक बार चार्ट दिखाता है, जिसकी गणना देय तिथियों या कस्टम फील्ड प्रयास से की जाती है। यदि एक बार 40 घंटे से अधिक है (या आपकी टीम की मानक क्षमता), तो स्प्रिंट शुरू होने से पहले पुनः वितरित कार्य।

प्रो टिप: वर्कलोड सेटिंग्स में दैनिक या साप्ताहिक क्षमता सीमा निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, प्रति दिन 8 घंटे)। जब कोई व्यक्ति ओवरलोड हो जाता है तो आसन एक लाल ओवर-कैपेसिटी सूचक दिखाई देगा। यह दृश्य क्यू प्रबंधकों को समान रूप से कार्यों को फैलाने या प्राथमिकताओं को बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करता है।

पोर्टफ़ोलियो और डैशबोर्ड्स फॉर विज़िबिलिटी

इंजीनियरिंग निर्देशकों या कार्यक्रम प्रबंधकों के लिए कई टीमों की देखरेख, Portfolios परियोजनाओं के पार संसाधन आवंटन का एक उच्च स्तरीय दृश्य प्रदान करते हैं। प्रत्येक इंजीनियरिंग परियोजना को एक पोर्टफोलियो में जोड़ें और इसे कुंजी कस्टम फ़ील्ड प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर करें: "संसाधन उपयोगिता", "प्राथमिकता वजन" या "रिस्क लेवल"। पोर्टफोलियो प्रगति सलाखों का उपयोग यह देखने के लिए करें कि कौन से प्रोजेक्ट पूरी तरह से स्टाफ हैं और कौन से स्टार्ड हैं।

A A A A A-FLT: 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0

कार्यभार क्षमता योजना के लिए देखें

वर्कलोड व्यू संसाधन आवंटन के लिए Asana की सबसे शक्तिशाली विशेषता है। यह सभी परियोजनाओं में कार्यों को एकत्रित करता है, प्रत्येक व्यक्ति के कुल काम को एक समयरेखा में प्रदर्शित करता है। दो स्प्रिंट को आगे देखने के लिए तारीख सीमा से फ़िल्टर करें। जब आप एक टीम के सदस्य के बार को ओवरफ्लो करते हैं, तो यह पहचानने के लिए नीचे ड्रिल करें कि कौन से कार्य को स्थगित, विभाजित या फिर त्याग दिया जा सकता है। बाएं साइडबार पर "वर्कलोड" टैब का उपयोग करें - यदि यह दिखाई नहीं देता है, तो इसे परियोजना सेटिंग में सक्षम करें।

उत्पाद वर्कलोड समीक्षा के लिए युक्तियाँ:

  • प्रति टीम 15 मिनट साप्ताहिक चेक-इन आयोजित करें, वर्कलोड व्यू को एक साथ समीक्षा करें।
  • किसी भी कार्य को ध्वजांकित करें जो किसी को 100% क्षमता पर धक्का दे। इसे अगले स्प्रिंट या रीएनगोटिएट दायरे में ले जाएँ।
  • "Unassigned" दृष्टिकोण का उपयोग करके अनाथन कार्यों को देखने के लिए किया जाता है, जिन्हें संसाधन की आवश्यकता होती है।

अनुकूलन के लिए उन्नत रणनीतियाँ

समय ट्रैकिंग और प्रयास आकलन

Asana, हार्वेस्ट, टोगल और क्लॉकिफ़ जैसे समय-ट्रैकिंग टूल के साथ एकीकृत करता है। इंजीनियरिंग टीमों के लिए, भविष्य के संसाधन आवंटन में सुधार के लिए अनुमानों के खिलाफ वास्तविक घंटों को ट्रैक करना आवश्यक है। Asana के "Apps" अनुभाग के माध्यम से अपना पसंदीदा समय ट्रैकर कनेक्ट करें। एक बार कनेक्ट होने के बाद, टीम के सदस्य सीधे कार्यों पर समय देते हैं। एक कस्टम क्षेत्र बनाएं जो अनुमानित प्रयास के खिलाफ लॉग किए गए घंटों की तुलना करता है; अपने अनुमान अनुष्ठानों को परिष्कृत करने के लिए इस डेटा का उपयोग करें।

Agile टीमों के लिए, story point का उपयोग करने पर विचार करें। Asana न्यूमेरिक कस्टम फ़ील्ड का समर्थन करता है; उन्हें प्रति डेवलपर अंक देने के लिए उपयोग करें। तीन स्प्रिंट पर औसत वेग यह भविष्यवाणी करने के लिए कि एक टीम किस तरह से निपटने के लिए कई बिंदुओं को आवंटित कर सकता है, फिर उस नंबर के आधार पर संसाधनों को आवंटित कर सकता है।

विकास उपकरण के साथ एकीकृत करना

GitHub, GitLab, Bitbucket, और Jira (Asana's Jira Cloud सिंक के माध्यम से) के साथ निर्बाध एकीकरण संदर्भ स्विचन को कम कर देता है। लिंक पुल अनुरोध और Asana कार्यों के लिए प्रतिबद्ध है ताकि परियोजना प्रबंधन दृश्य छोड़ने के बिना प्रगति दिखाई दे। जब एक PR विलय हो जाता है, तो "Review Completed" के लिए कार्य स्थिति को स्वतः अद्यतन करें। यह मैनुअल अद्यतन को समाप्त करता है और संसाधन डेटा वर्तमान रखता है।

जब कोई कार्य अवरुद्ध हो जाता है या जब कोई संसाधन उपलब्ध हो जाता है तो अधिसूचना प्राप्त करने के लिए स्लैक या माइक्रोसॉफ्ट टीम को एकीकृत करें (उदाहरण के लिए, एक कोड समीक्षक अपने कतार को पूरा करता है)। ये एकीकरण इंजीनियरिंग प्रबंधक सभी दिन Asana की निगरानी के बिना आवंटन परिवर्तनों पर जल्दी से कार्य करते हैं।

स्प्रिंट योजना और पुनरावृत्ति

संसाधन आवंटन एक बार गतिविधि नहीं है - यह एक लय है। प्रत्येक पुनरावृत्ति को मानकीकृत करने के लिए Asana के स्प्रिंट टेम्पलेट्स का उपयोग करें। स्प्रिंट योजना के दौरान, बैकलॉग से कार्य खींचें और उन्हें वर्तमान क्षमता के आधार पर सौंप दें। स्प्रिंट अंत की तारीख को चिह्नित करने के लिए "Due Date" फ़ील्ड का उपयोग करें। वर्कलोड व्यू स्वचालित रूप से उस अवधि के लिए आवंटन दिखा देगा।

जलते समय से बचने के लिए, प्रत्येक स्प्रिंट का 20%, नियोजित कार्य, तकनीकी ऋण या उत्पादन समर्थन के लिए आरक्षित किया जाता है। एक प्लेसहोल्डर के रूप में 8 घंटे (या 2 अंक) के साथ प्रति डेवलपर एक "बफ़र" कार्य बनाएं। यह आवंटन योजना को डीरेलिंग से तत्काल अनुरोधों को रोकता है।

आम चुनौतियां और समाधान

यहां तक कि असाना के साथ, टीमों ने आम संसाधन आवंटन पिटफ मारा। यहां उन्हें कैसे दूर किया जाए:

  • Challenge: इंजीनियर्स कई परियोजनाओं पर काम करते हैं, जिससे कुल भार को देखना मुश्किल हो जाता है।
    ] Solution: Asana के "My Work" का उपयोग परियोजनाओं में समेकित देखा जाता है, या प्रत्येक इंजीनियर को अपने कार्य को प्रतिबिंबित करने वाली एक "सभी मेरे कार्य" परियोजना को बनाए रखा जाता है।
  • Challenge: प्रबंधक डेटा के बजाय आंत महसूस पर भरोसा करते हैं।
    ] Solution:] प्रयास और क्षमता के लिए कस्टम फ़ील्ड के उपयोग को लागू करें। वर्कलोड बनाएं स्प्रिंट retrospectives का अनिवार्य हिस्सा।
  • Challenge: संसाधन आवंटन प्रतिक्रियाशील है-आल रास्ता आग लगा रहा है।
    ] Solution: संसाधन की भविष्यवाणी के लिए पोर्टफोलियो विचारों का उपयोग दो महीने पहले की जरूरत है। ध्वज परियोजनाओं जहां मांग पहले से अधिक क्षमता से अधिक है, फिर किराया या पुनर्वितरण।
  • Challenge:] इंजीनियर्स ट्रैकिंग समय या अद्यतन कार्य का विरोध करते हैं।
    ] Solution:] Automate जहां संभव हो: Git को एकीकृत करने के लिए स्थिति अद्यतन करने के लिए प्रतिबद्ध है, पुन:प्राप्त अनुस्मारक सेट करें, और टीमों को दिखाने के लिए कैसे सटीक डेटा अपने स्वयं के अधिभार को कम करता है।

Asana के साथ सफलता को मापने

यह जानने के लिए कि आपके संसाधन आवंटन में सुधार हो रहा है, प्रमुख मेट्रिक्स को परिभाषित करने के लिए कि Asana ट्रैक में मदद कर सकता है:

  • Utilization rate:] उच्च प्राथमिकता वाले काम बनाम कम मूल्य कार्यों पर खर्च किए गए इंजीनियरिंग घंटों का प्रतिशत। डैशबोर्ड पर कस्टम फील्ड फिल्टर का उपयोग करें।
  • On-Time Delivery: कार्यों या महाकाव्यों की प्रतिशतता उनकी नियत तारीख से पूरी हुई। इस कार्य को पूरा करने के लिए न्यूनतम कार्यों का उपयोग कर इसे ट्रैक करें।
  • Planned बनाम वास्तविक प्रयास: अनुमानित और लॉग घंटों के बीच भिन्नता. एक चौड़े अंतराल संकेतों को बेहतर अनुमान या आवंटन की आवश्यकता होती है।
  • Team Satisfaction: संसाधन संतुलन से जुड़े नियमित पल्स सर्वेक्षण। अतिभारित टीमों कम संतुष्टि की रिपोर्ट; कार्यभार डेटा के साथ क्रॉस-रिफरेंस।

मासिक परिचालन समीक्षा के दौरान इन मीट्रिकों की समीक्षा करें। अपने Asana सेटअप को समायोजित करें - नए कस्टम फ़ील्ड, ट्वीक वर्कलोड क्षमता सीमा को समायोजित करें, या नए डैशबोर्ड चार्ट बनाएं - बेहतर ढंग से अपनी विकसित आवंटन आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करने के लिए।

निष्कर्ष

प्रभावी इंजीनियरिंग संसाधन आवंटन एक अनुशासन है, एक बार सेटअप नहीं है। Asana आपको यह देखने के लिए उपकरण देता है कि कौन क्या कर रहा है, कब और किस क्षमता पर - परियोजनाओं, टीमों और टाइमफ्रेम के पार। कस्टम फ़ील्ड के साथ परियोजनाओं को तैयार करके, वर्कलोड व्यू को गले लगाकर, विकास उपकरण को एकीकृत करना और नियमित क्षमता समीक्षा करना, आप ओवरवर्क को कम कर सकते हैं, पूर्वानुमान में सुधार कर सकते हैं, और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी इंजीनियरिंग टीम किस मामले में सबसे अधिक केंद्रित है। प्रारंभ करें: एक टीम चुनें, कस्टम प्रयास फ़ील्ड स्थापित करें, और साप्ताहिक वर्कलोड चेक चलाएं। कुछ स्प्रिंट के भीतर, आपके पास डेटा होगा और आत्मविश्वास के साथ संसाधनों को आवंटित करने की प्रक्रिया होगी।

आगे पढ़ने के लिए, Asana के आधिकारिक का पता लगाएं Engineering Resource Guide] और उनके ]Workload प्रबंधन playbook]]. क्षमता योजना पर एक गहरी नज़र के लिए, देखें Resource प्रबंधन का उपयोग मामला ] Asana की वेबसाइट पर.