स्टेकहोल्डर अपडेट के लिए एमएस प्रोजेक्ट में इंजीनियरिंग प्रोजेक्ट डैशबोर्ड बनाना

इंजीनियरिंग नेताओं के लिए, डैशबोर्ड स्टेटस मीटिंग्स और ईमेल थ्रेड्स में बिताए गए समय को कम करते हैं। वे सच्चाई का एक स्रोत बनाते हैं जो गलत व्याख्या को कम करता है। जब नियमित रूप से अपडेट किया जाता है, तो वे एक प्रारंभिक चेतावनी प्रणाली के रूप में भी काम करते हैं, जो भिन्नता को उजागर करते हैं जो अन्यथा एक महत्वपूर्ण समय तक अज्ञात नहीं हो सकते।

इंजीनियरिंग परियोजना डैशबोर्ड के लिए कुंजी मीट्रिक

दृश्य लेआउट को डिजाइन करने से पहले, उन मीट्रिकों की पहचान करें जो आपके हितधारकों के लिए सबसे अधिक मायने रखती हैं। इंजीनियरिंग परियोजनाओं को अक्सर ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है:

• ]Schedule performance - प्रतिशत प्रमुख चरणों और महत्वपूर्ण पथ गतिविधियों के लिए पूरा। स्लिप या त्वरण दिखाने के लिए बेसलाइन तुलना का उपयोग करें।
• ]Earned मान प्रबंधन (EVM) - लागत प्रदर्शन सूचकांक (CPI) और अनुसूची प्रदर्शन सूचकांक (SPI) विशेष रूप से बड़ी पूंजी परियोजनाओं के लिए उद्देश्य स्वास्थ्य संकेतक प्रदान करते हैं।
• Resource load - अति-allocated या underutilized संसाधनों, विशेष रूप से विशेष इंजीनियरों या उपकरणों के लिए।
• Milestone रुझान - ऐतिहासिक और पूर्वानुमान के लिए तारीख प्रमुख प्रसव (जैसे, डिजाइन फ्रीज, प्रोटोटाइप अनुमोदन, साइट स्वीकृति परीक्षण)।
• ]Risk रजिस्टर स्थिति - खुले जोखिमों की संख्या, गंभीरता वितरण और शमन योजना प्रगति। एमएस परियोजना मूल रूप से जोखिमों को ट्रैक नहीं कर सकती है, लेकिन आप कस्टम फ़ील्ड जोड़ सकते हैं या एक SharePoint सूची में लिंक कर सकते हैं।

कार्यकारी हितधारकों के लिए, कुछ उच्च स्तरीय केपीआई पर ध्यान केंद्रित करें; परियोजना टीम लीड के लिए, कार्य-स्तर के विवरण में ड्रिल-डाउन क्षमताओं को प्रदान करें।

एमएस प्रोजेक्ट में डैशबोर्ड का निर्माण

MS प्रोजेक्ट में एक क्लिक "डैशबोर्ड" बटन शामिल नहीं है, लेकिन इसके दृष्टिकोण और रिपोर्टिंग इंजन आपको प्रभावी प्रदर्शन बनाने की अनुमति देते हैं। इन चरणों का पालन करें:

चरण 1 - कस्टम फील्ड्स और गणना मूल्य परिभाषित करें

डिफ़ॉल्ट फ़ील्ड में मौजूद डेटा को कैप्चर करने के लिए कस्टम फ़ील्ड (टेक्स्ट, नंबर, या फ्लैग प्रकार) बनाएं। उदाहरण के लिए, एक सूत्र के साथ एक ध्वज क्षेत्र "लेट" जोड़ें जो जांच करता है कि क्या % पूरा आधार रेखा खत्म के आधार पर अपेक्षित से कम है।

चरण 2 - कस्टम टेबल दृश्य का निर्माण

View> Tables> More Tables और एक नई सारणी बनाने जिसमें डैशबोर्ड के लिए प्रासंगिक केवल कॉलम शामिल हैं: कार्य नाम, % पूर्ण, बेसलाइन फिनिश, वास्तविक फिनिश, अवधि % पूर्ण, CPI, SPI, और आपके कस्टम फ़ील्ड। एक उच्च स्तरीय दृष्टिकोण के लिए केवल सारांश कार्य या मील के पत्थर दिखाने के लिए फ़िल्टर लागू करें। इसे एक नई तालिका के रूप में सहेजें, उदाहरण के लिए, "Dashboard सारांश"।

चरण 3 - विजुअल क्यूज के लिए प्रारूप गैंट बार

राइट-क्लिक करें Gantt चार्ट क्षेत्र, चुनें बार शैलियाँ , और स्थिति के आधार पर बार रंग और पैटर्न को संशोधित करें। उदाहरण के लिए, शेड्यूल के पीछे कार्य लाल दिखाई देते हैं, कार्य हरे रंग के काम को पूरा करते हैं, और महत्वपूर्ण पथ कार्य नीले रंग के होते हैं। एक ऊर्ध्वाधर रेखा अंकन को प्रदर्शित करने के लिए प्रगति लाइन सुविधा (फॉर्मैट > ग्रिडलाइन्स > प्रगति लाइन्स) का उपयोग करें, जो उन कार्यों को उजागर करता है जो अतिदेय हैं।

चरण 4 - फ्लैग फील्ड्स के साथ दृश्य संकेतक जोड़ें

] Flag फ़ील्ड का उपयोग स्टॉपलाइट संकेतक बनाने के लिए करें। एक ग्राफिकल सूचक के साथ अपनी तालिका में एक कॉलम बनाएं जो "ऑन ट्रैक" पर एक ग्रीन सर्कल दिखाता है, "एट रिस्क" के लिए पीला, "बेहिंद" के लिए लाल। स्तंभ परिभाषा में, प्रत्येक ध्वज की स्थिति को आइकन पर मैप करें। यह एक उबाऊ संख्या को कॉलम को तत्काल दृश्य क्यू में बदल देता है।

Step 5 – एक डैशबोर्ड रिपोर्ट बनाएँ

एमएस प्रोजेक्ट की रिपोर्ट टैब में अंतर्निहित टेम्पलेट्स जैसे "कार्यकारी डैशबोर्ड" रिपोर्ट शामिल है। इसे अपने द्वारा निर्मित टेबल व्यू को चुनकर अनुकूलित करें, % के लिए एक चार्ट जोड़कर चरण द्वारा पूरा करें और टिप्पणियों के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स डालें। आप एक बर्नडाउन चार्ट या संसाधन हिस्टोग्राम भी शामिल कर सकते हैं। रिपोर्ट को पीडीएफ में निर्यात किया जा सकता है या हितधारक मीटिंगों के लिए मुद्रित किया जा सकता है।

बढ़ी हुई दृश्यता के लिए पावर बीआई के साथ एकीकृत करना

जबकि एमएस प्रोजेक्ट रिपोर्ट उपयोगी हैं, पावर बीआई बेहतर इंटरएक्टिविटी और साझा विकल्प प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट कनेक्टर (प्रोजेस ऑनलाइन या स्थानीय डेटाबेस की आवश्यकता) का उपयोग करके अपनी एमएस प्रोजेक्ट फाइल को पावर बीआई से कनेक्ट करें। वैकल्पिक रूप से, अपनी परियोजना के डेटा को एक्सेल वर्कबुक में एक्सपोर्ट करें, फिर उस पावर बीआई में लोड करें।

पावर बीआई में ड्रिल-डाउन दृश्य बनाते हैं: एक शीर्ष स्तर के के केपीआई कार्ड (जैसे, समग्र % पूर्ण), सीपीआई बनाम एसपीआई का एक बिखराव साजिश, सशर्त स्वरूपण के साथ एक कार्य सूची और "माइक्रोसॉफ्ट द्वारा गैंट" जैसे कस्टम दृश्यों का उपयोग करके एक गैंट चार्ट। पावर बीआई सर्विस के माध्यम से डैशबोर्ड साझा करें, हितधारकों को वेब लिंक के माध्यम से एक्सेस दें, और डेटा चालू रखने के लिए ताज़ा करें। एकीकरण विवरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट की पावर बीआई और प्रोजेक्ट ऑनलाइन प्रलेखन का उल्लेख करें।

विभिन्न स्टेकहोल्डरों के लिए डैशबोर्ड को कस्टमाइज़ करना

एक आकार सभी फिट नहीं है इंजीनियरिंग परियोजना विभिन्न दर्शकों की सेवा करती है, प्रत्येक में अलग-अलग जानकारी की आवश्यकता होती है।

कार्यकारी डैशबोर्ड

सारांश स्तर के मीट्रिक पर ध्यान केंद्रित करें: समग्र % पूर्ण, एसपीआई और सीपीआई रुझान, शीर्ष तीन जोखिम और अगले मील का पत्थर की तारीखें। बड़े फोंट और स्टॉपलाइट संकेतकों के साथ एक एकल पृष्ठ लेआउट का उपयोग करें। कार्य-स्तर विस्तार से बचें।

परियोजना नियंत्रण डैशबोर्ड

विस्तृत ईवीएम डेटा, बेसलाइन परिवर्तन विश्लेषण और संसाधन हिस्टोग्राम प्रदान करें। प्रत्येक कार्य पैकेज के लिए वास्तविक घंटे बनाम योजनाबद्ध घंटे दिखाएं। प्रभाव विश्लेषण के साथ देर से कार्यों की एक तालिका शामिल करें।

टीम लीड डैशबोर्ड

विशिष्ट संसाधनों या विभागों को सौंपे गए कार्यों को दिखाने के लिए फ़िल्टर करें। असाइनमेंट मालिकों, कार्य निर्भरता और आज एक "मेरे कार्य" दृश्य शामिल करें। प्राथमिकता और देय तिथियों के लिए रंग कोडिंग का उपयोग करें।

ग्राहक / बाहरी स्टेकहोल्डर डैशबोर्ड

इसे उच्च स्तर पर रखें, प्रसव और अनुबंधित मील के पत्थरों पर जोर दें। आंतरिक संसाधन विवरण से बचें। एक अलग एमएस प्रोजेक्ट व्यू का उपयोग करें जो मालिकाना फ़ील्ड को छिपाता है, या एक पवित्र पीडीएफ संस्करण निर्यात करता है।

ऑटोमेटिंग डैशबोर्ड अपडेट

मैनुअल अपडेट्स से कहानी डैशबोर्ड्स का नेतृत्व होता है। जितना संभव हो सके स्वचालित:

• ] एमएस प्रोजेक्ट के बेसलाइन अद्यतन टूल का उपयोग करके योजना संस्करणों में लॉक करने के लिए। फिर डैशबोर्ड हाल के बेसलाइन के खिलाफ वास्तविक तुलना करता है।
• Write simple VBA macros[ कस्टम फील्ड गणना को ताज़ा करने और एक छिपी चादर को डेटा कॉपी करने के लिए जो एक चार्ट को पॉप्युलेट करता है। परियोजना पर मैक्रो को खुला या एक निर्धारित कार्य के माध्यम से ट्रिगर करें।
• ]Leverage SharePoint-based project plan तो कई उपयोगकर्ता कार्यों को अद्यतन कर सकते हैं, और आपका डैशबोर्ड वास्तविक समय में बदलाव को दर्शाता है। पावर बीआई के साथ जोड़ी के स्वचालित रिफ्रेश फॉर लाइव रिपोर्टिंग।
• ]Use MS Project Online और इसके REST API को एक कस्टम वेब डैशबोर्ड पर डेटा को पुश करने के लिए यदि आपको पूर्ण लचीलापन की आवश्यकता है।

डैशबोर्ड डिजाइन के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

एक डैशबोर्ड जो कि अव्यवस्था या भ्रमित है, को नजरअंदाज कर दिया जाएगा। इन दिशानिर्देशों का पालन करें:

• ]Prioritize स्पष्टता over व्यापकता. एक पृष्ठ पर दस मीट्रिक से अधिक के विचार को सीमित करें। अतिरिक्त विस्तार के लिए टैब या ड्रिल-डाउन पृष्ठों का उपयोग करें।
• ]Use सुसंगत रंग कोडिंग - अनुसूची के पीछे लाल, पूर्ण के लिए हरे रंग, घड़ी आइटम के लिए पीले रंग। विचारों के पार बदलते अर्थों से बचें।
• ]]एक तारीख समय के टिकट को शामिल करें तो हितधारकों को पता है कि डेटा आखिरी अपडेट होने पर कब डेटा अपडेट किया गया था।
• ]एक नमूना हितधारक के साथ अपने डैशबोर्ड का परीक्षण रोलिंग से पहले पूछो: "क्या कार्रवाई आप इस स्क्रीन पर आधारित होगा?" यदि वे जवाब नहीं दे सकते हैं, तो सरल.
• Ensure accessibility - उच्च विपरीत का प्रयोग करें, आइकनों के लिए टेक्स्ट विकल्प प्रदान करें, और स्थिति को व्यक्त करने के लिए पूरी तरह से रंग पर भरोसा करने से बचें।

अतिरिक्त डिजाइन सिद्धांतों के लिए, परियोजना प्रबंधन संस्थान ] पर मार्गदर्शन प्रदान करता है प्रभावी डैशबोर्ड रिपोर्ट विकसित करना ]।

परे मानक रिपोर्ट चल रहा है

अनुभवी परियोजना प्रबंधक अक्सर बाह्य डेटा स्रोतों को शामिल करते हैं। उदाहरण के लिए, MS प्रोजेक्ट को एक इंजीनियरिंग परिवर्तन अनुरोध (ECR) लॉग इन करें SharePoint। ओपन ECR की गिनती के लिए एक कस्टम फ़ील्ड का उपयोग करें जो प्रभाव अनुसूची को दर्शाता है। यह डैशबोर्ड को एक शेड्यूल ट्रैकर से प्रोजेक्ट हेल्थ मॉनिटर में बदल देता है। उच्च-गतिशील वस्तुओं को देखने के लिए जोखिम मैट्रिक्स (कस्टम फ़ील्ड और एक लुकअप टेबल का उपयोग करके) को जोड़ने पर विचार करें।

यदि आपका संगठन SAP, Oracle या ERP सिस्टम का उपयोग करता है, तो उन प्लेटफार्मों के लिए MS प्रोजेक्ट कनेक्टर का पता लगाएं। कई इंजीनियरिंग फर्म लेखांकन प्रणालियों से संसाधन वास्तविक लागत को सिंक करती हैं, फिर उस डेटा को EVM रिपोर्टिंग के लिए MS प्रोजेक्ट में खिलाती हैं। परिणाम एक ऐसा डैशबोर्ड है जो लागत, अनुसूची और तकनीकी प्रदर्शन को जोड़ती है।

निष्कर्ष

Microsoft प्रोजेक्ट में निर्मित इंजीनियरिंग प्रोजेक्ट डैशबोर्ड्स स्टेकहोल्डर संचार और परियोजना पारदर्शिता में सुधार के लिए एक व्यावहारिक, कम लागत वाला तरीका है। प्रमुख मीट्रिक को परिभाषित करके, कस्टम विचारों और दृश्य संकेतकों का लाभ उठाते हुए, और Power BI जैसे उपकरणों के साथ एकीकृत करते हुए, आप एक डैशबोर्ड प्रदान कर सकते हैं जो भ्रम की बजाय कार्रवाई को चलाता है। एक सरल कार्यकारी दृष्टिकोण से शुरू करें, फिर फीडबैक के आधार पर विस्तार करें। परियोजना जीवन चक्र के दौरान एक स्पष्ट, स्वचालित डैशबोर्ड लाभांश का भुगतान करने में प्रयास किया गया - तेजी से निर्णय, कम आश्चर्य और हर हितधारक समूह के साथ मजबूत विश्वास।