Perché Asana è uno strumento potente per la gestione del rischio di ingegneria

Asana, una piattaforma di gestione del progetto versatile, aiuta i team di ingegneria a trasformare la gestione del rischio da una lista di controllo periodica in un processo continuo e collaborativo.

Collaborazione centralizzata

Asana fornisce una sola fonte di verità in cui tutti possono segnalare rischi, discutere strategie di mitigazione e monitorare i progressi. Commenti, allegati di file e aggiornamenti in tempo reale mantenere l'intero team allineato, ridurre i silos e garantire nessun rischio critico cade attraverso le crepe.

Flussi di lavoro personalizzabili

Ogni progetto di ingegneria ha categorie di rischio uniche. I campi personalizzati di Asana consentono di definire campi come probabilità (ad esempio, Basso, Medio, Alto), livello di impatto, tipo di rischio (tecnica, programma, ambientale), e stato (aperto, mitigante, chiuso).

Capacità di integrazione

Asana si integra con gli strumenti già utilizzati, come Slack, Google Drive, Microsoft Teams e Jira. Ad esempio, un nuovo bug report in Jira può creare automaticamente un'attività di rischio in Asana, o un avviso Slack su un ritardo del fornitore può essere catturato come elemento di rischio.

Impostare un quadro di gestione del rischio in Asana

Prima di immergersi nel rilevamento del rischio quotidiano, i team di ingegneria dovrebbero progettare un quadro strutturato all'interno di Asana, che garantisce coerenza e rende facile la relazione sui rischi attraverso più progetti.

Creazione di un registro di rischio

Dedicate un progetto separato ad Asana specificamente al vostro registro di rischio. Si chiama "Risk Register – [Nome del progetto]". Ogni compito in questo progetto rappresenta un rischio individuale. Utilizzare sezioni all'interno del progetto per raggruppare i rischi per categoria (ad esempio, Rischi Tecnici, Rischi di pianificazione, Rischi di sicurezza) o per fase di rischio (Mitigazione attiva, Monitoraggio, Chiuso).

Campi personalizzati per la valutazione del rischio

I campi personalizzati sono la colonna portante della gestione del rischio basata su Asana.

  • Descrizione del rischio[] (campo del testo) – una dichiarazione concisa del rischio (ad esempio, “Il fornitore critico può perdere la scadenza di consegna a causa della congestione del porto”).
  • Probabilità[] (drop-down: Molto basso, basso, medio, alto, molto alto) – quanto probabile che il rischio sia accaduto.
  • Impact] (drop-down: trascurabile, minore, moderato, maggiore, catastrofico) – l'effetto potenziale sul costo, il programma o la sicurezza.
  • Rischio punteggio[] (auto-calcolato utilizzando le regole Asana o un campo di formula se si utilizzano le caratteristiche premium di Asana) – tipicamente Probability × Impact.
  • Strategia di risposta[[] (drop-down: Evitare, Mitigate, Trasferire, Accettare) – l'approccio pianificato.
  • Owner[] (campo di assistenza) – la persona responsabile del monitoraggio o dell'esecuzione della risposta.
  • Due Date[] (campo data) – quando la risposta deve essere completata o quando una recensione è dovuta.

Automazione del monitoraggio dei rischi

Le regole di Asana (disponibili su piani premium e superiori) consentono di automatizzare le azioni ripetitive. Ad esempio, quando la probabilità di un rischio viene aggiornata a “alto”, una regola può assegnare automaticamente l’attività al direttore di ingegneria, impostare un’etichetta di alta priorità e inviare una notifica Slack. È inoltre possibile creare regole che escalano i compiti di rischio in ritardo al progetto di piombo, assicurando che nessun rischio va stallo.

Guida passo-passo per l'attuazione della gestione del rischio in Asana

Passo 1: Identificare i rischi

Incoraggiare ogni membro del team, dal project manager al junior engineer, a segnalare potenziali rischi come attività nel registro dei rischi. Per rendere facile la segnalazione, creare un semplice modulo di assunzione utilizzando Asana Forms. Il modulo può includere campi per la descrizione del rischio, la categoria e un allegato opzionale.

Fase 2: Assess e Prioritize

Una volta che i rischi vengono catturati, il project manager o il proprietario del rischio valuta ciascuno. Utilizzando i campi personalizzati per probabilità e impatto, calcolare un punteggio di rischio. Ordina il progetto per questa partitura per priorità oggetti ad alto rischio. Considera di tenere una settimana di 15 minuti "rischio huddle" in Asana, utilizzare la visione della linea temporale per vedere le prossime scadenze di mitigazione e discutere eventuali modifiche del livello di rischio.

Passo 3: Assegnare i proprietari e impostare le scadenze

Ogni compito di rischio deve avere un proprietario chiaro e una data specifica per l'azione di mitigazione. Asana assegna e i campi di data a due rendono questo esplicito. Se un rischio richiede il coordinamento tra più persone, utilizzare sottotasche per abbattere il piano di mitigazione. Ad esempio, un rischio su un potenziale difetto di progettazione potrebbe avere sottotasche: (1) Condurre FMEA recensione da [date], (2) Implement design change by [date], (3) Verificare.

Passo 4: Monitoraggio e aggiornamento

Aggiornamenti ricorrenti: ogni settimana, i proprietari di rischi dovrebbero aggiornare lo stato dei loro compiti di rischio (ad esempio, “Mitigation in progress”, “No change,” “Closed”). Impostare Asana per inviare notifiche di promemoria un giorno prima della data prevista. Utilizzare la visualizzazione del portafoglio per vedere un’istantanea aggregata dello stato di rischio in tutti i progetti di ingegneria.

Passo 5: Recensione e chiudere

Tuttavia, mantenere il registro dei rischi per il futuro riferimento—archiviarlo invece di eliminare. Durante il progetto post-mortems, rivedere i rischi chiusi per identificare i modelli. Per esempio, se hai chiuso diversi rischi relativi ai ritardi del fornitore, potresti regolare i criteri di selezione del fornitore per il prossimo progetto. Le funzioni di ricerca e reporting di Asana consentono di eseguire un'analisi rapida della categoria con i rischi che ti aiutano a risolvere.

Caratteristiche avanzate per la migrazione del rischio

Portfolio e Dashboard

Per le organizzazioni ingegneristiche che gestiscono più progetti contemporaneamente, Asana Portfolios offre una visione di alto livello del rischio su tutte le iniziative. Crea un portafoglio che tiri nel campo di punteggio di rischio personalizzato da ciascun registro di rischio. Progetti di codice colore basato sul punteggio di rischio superiore—rosso per alto rischio, giallo per medio, verde per basso.

Regole e Automazioni

Oltre all’automazione di base, il motore di Asana Regole può gestire flussi di lavoro complessi.

  • Rischio di escalation:[] Se un compito di rischio rimane in ritardo per più di 3 giorni, cambia automaticamente l'aggiudicatario allo sponsor del progetto e invia un messaggio in un canale Slack dedicato.
  • Aggiornamenti di stato:[] Quando lo stato del rischio cambia a “Mitigated”, sposta automaticamente l’attività in una sezione “Mitigazione completa” e notifica al team di garanzia della qualità.
  • Accendimenti di dipendenza:[] Se un compito di rischio è collegato a una pietra miliare critica (tramite le dipendenze di Asana) e lo stato di rischio è “High,” automaticamente contrassegnare l’attività di pietra miliare.

Gestione del rischio

In grandi programmi di ingegneria, i rischi spesso abbracciano più progetti. La funzione multi-progetto di Asana consente alle singole attività di rischio di vivere in un progetto ma di essere visibili in un altro tramite una visione condivisa. In alternativa, creare un progetto di registro dei rischi master e utilizzare campi personalizzati per tag a cui sotto-progettare il rischio appartiene. La visualizzazione della timeline può quindi visualizzare i rischi per tutti i progetti su un grafico Gantt, aiutando a vedere sovrapposizioni periodi ad alto rischio e pianificare le azioni mitiganti.

Confronta Asana con altri strumenti di gestione del rischio

Asana vs. Smartsheet

Smartsheet offre matrici di rischio basate su fogli di calcolo avanzate e modelli di gestione del rischio integrati, rendendolo attraente per i team che preferiscono un'interfaccia di foglio di calcolo. Tuttavia, Asana fornisce un'esperienza di gestione delle attività più intuitiva con caratteristiche di collaborazione più forti (comunicazione in tempo reale, allegati e notifiche push).

Asana vs. Jira

Jira è progettata principalmente per l’ingegneria del software e il monitoraggio dei problemi, con campi di rischio nativi e una potente automazione. E’ perfetta per i team già incorporati nell’ecosistema atlante. Tuttavia, Asana è più accessibile ai ruoli di ingegneria non tecnici (civile, meccanico, elettrico) e offre una curva di apprendimento più delicata. Se i processi di gestione del rischio devono coinvolgere gli stakeholder da appalti, operazioni sul campo e leadership executive, le interfacce di ampia user-friendly di Asana.

Quando scegliere Asana

Asana è ideale per team di ingegneria che:

  • Serve un unico strumento sia per la gestione del progetto che per la gestione del rischio.
  • Vuoi promuovere una cultura del reporting dei rischi proattivi senza una configurazione complessa.
  • Hanno squadre interfunzionali che includono non ingegneri (procurement, agenti di sicurezza, clienti).
  • Richiede una soluzione scalabile che lavora per progetti singoli fino a portafogli aziendali.

Per la quantificazione del rischio specializzata (ad esempio simulazioni di Monte Carlo o analisi di rischio quantitativa), potresti integrare Asana con software di rischio dedicato, ma per il monitoraggio, la comunicazione e l'azione di giorno in giorno, Asana ne tiene la propria.

Migliori Pratiche per le Squadre di Ingegneria

  1. Inizia con un modello:[] Asana offre un [[] Modello di registro del rischio[[]. Personalizzalo per il tuo settore (costruzione, aerospaziale, software).
  2. Fate un'abitudine a discutere il rischio:[ Pianificate ogni settimana un “rischio stand-up” in Asana.
  3. Utilizzare una tassonomia coerente:[[] Standardizzare le categorie di rischio e le definizioni di gravità in tutti i progetti, rendendo significativo il confronto tra progetto e la segnalazione.
  4. Leverage dependencies:[] Link risk task to the project milestones they impact. Quando uno stato di rischio cambia, gli aggiornamenti di milestone collegati diventano immediatamente visibili.
  5. Train il tuo team:[] Fornisci una breve sessione su come segnalare un rischio utilizzando Asana Forms e come aggiornare i campi personalizzati.
  6. Riguarda e chiudi i vecchi rischi:[] Archivio risolto rischi piuttosto che eliminarli.
  7. Integrare con i vostri strumenti di comunicazione:[ Ad esempio, utilizzare l'integrazione Asana‐Slack in modo che un nuovo rischio di alta affidabilità innesti un messaggio diretto al responsabile dell'ingegneria.

Esempio di Real-World: Gestione del rischio in un progetto di ingegneria delle costruzioni

Un'azienda di ingegneria civile di medie dimensioni ha utilizzato Asana per gestire i rischi per un progetto di riabilitazione del ponte. Il team ha creato un progetto di registro dei rischi con campi personalizzati per probabilità (1-5), impatto (1-5), e punteggio di rischio (calcolato).

Ogni lunedì, il responsabile del progetto ha eseguito una visualizzazione del portafoglio che mostra i 10 principali rischi attraverso due siti di bridge. Quando è stato identificato un rischio di alta probabilità – ad esempio, un fornitore concreto probabile essere in ritardo – una regola ha automaticamente assegnato il compito al responsabile dell'appalto e ha fissato una data dovuta due settimane fuori. Il responsabile dell'appalto ha aggiunto sottotasche: (1) identificare il fornitore di backup, (2) negoziare la timeline di consegna, (3) programma di costruzione di aggiornamento.

Alla fine del progetto, il team aveva catalogato oltre 60 rischi, chiuso la maggior parte con azioni di mitigazione, e completato il ponte in tempo e all'interno del bilancio. I dati storici di Asana sono stati successivamente utilizzati per creare profili di rischio per progetti futuri simili, migliorando l'accuratezza delle offerte e la pianificazione della contingenza.

Conclusioni

Asana offre una piattaforma pratica e scalabile per integrare la gestione dei rischi nel flusso di lavoro quotidiano del vostro team, dall’individuazione dei rischi su un cantiere al monitoraggio delle incertezze tecniche nello sviluppo del prodotto. Combinando campi personalizzati, automazione, prospettive di portafoglio e integrazioni, i team di ingegneria possono passare dalla lotta al fuoco reattiva al controllo dei rischi proattivo.

Per ulteriori informazioni, esplorare la guida di Asana sulla gestione dei rischi nella gestione dei progetti[[] e l'Istituto di gestione del progetto [] migliori pratiche per la gestione dei rischi di ingegneria[].