エンジニアリングプロジェクトマネージャーは、複雑なプロジェクトデータを利害関係者のための実用的な洞察に翻訳するという一定の課題に直面しています。Microsoft Project(MS Project)は、強力なスケジューリングとリソース管理機能を提供しますが、プロジェクトでは、多くの場合、エグゼクティブ、クライアント、チームリードを圧倒的に促進し、明確で高レベルのビューを必要とすることになります。 MSプロジェクト内の専用のダッシュボードを構築することで、データを簡潔に、視覚的な要約に変え、誰もが一直線に並べられるようにします。この記事では、プロジェクトの設計、構築、ダッシュボード、およびプロジェクト管理、およびプロジェクト管理、およびプロジェクト管理ツールなどの実用的なツールを組み合わせて、プロジェクト管理します。

エンジニアリングプロジェクトマネジメントにおけるダッシュボードの役割

ダッシュボードは、通信ハブである状態チャートよりも多くあります。 エンジニアリングプロジェクトには、複数のワークストリーム、タイトな依存関係、および進化するリスクが含まれます。 よく構築されたダッシュボードは、スケジュールのパフォーマンス、リソース使用率、マイルストーンの進捗状況、および予算の健全を単一のインターフェイスに統合します。 ガントチャートとタスクリストを調べる代わりに、利害関係者は即座に答えることができます:]]])。 スケジュールの予定通りですか? ボトルネックはどこですか? 今日は、注意が必要ですか? [FLT:

エンジニアリングのリーダーにとって、ダッシュボードはステータスミーティングと電子メールスレッドで費やされた時間を減らします。 それらは、誤解釈を最小限に抑える単一の真実のソースを作成します。 定期的に更新されたとき、彼らはまた、早期警告システムとして機能し、重要な期限が見逃されるまで、それ以外の方法では気づかれていない可能性があります。

エンジニアリングプロジェクトダッシュボードのキーメトリック

視覚的なレイアウトを設計する前に、あなたの利害関係者に最も重要である指標を特定します。 エンジニアリングプロジェクトは、多くの場合、トラッキングを必要とします。

  • [] スケジュール性能[] — メジャーフェーズと重要なパスアクティビティのパーセンテージが完了します。 ベースライン比較を使用して、スリップまたはアクセラレーションを表示します。
  • [] 学習値管理(EVM)[[ — コストパフォーマンス指数(CPI) およびスケジュールパフォーマンス指数(SPI)は、特に大口の資金プロジェクトのために、客観的な健康指標を提供します。
  • ] リソースの読み込み — オーバーアロケーションまたは過小化リソース、特に専門技術者や機器。
  • 基幹成果物(例、設計フリーズ、試作承認、現場受入試験)の過去および予測完了日。
  • [リスクレジスタステータス] — リスク数、重度の分布、および緩和計画の進捗。 MSプロジェクトは、リスクをネイティブに追跡することはできませんが、カスタムフィールドを追加したり、SharePointリストにリンクすることができます。

役員の利害関係者にとって、KPI を数多く取り上げ、プロジェクトチームリーダーのために、ドリルダウン機能をタスクレベルの詳細に提供します。

MSプロジェクトでダッシュボードを作成する

MSプロジェクトにはワンクリックで「ダッシュボード」ボタンは含まれていませんが、そのビューとレポーティングエンジンは効果的なディスプレイを作成することができます。 これらの手順に従ってください:

ステップ1 - カスタムフィールドを定義し、値を計算

デフォルトフィールドに存在しないデータをキャプチャするために、カスタムフィールド(テキスト、番号、またはフラグタイプ)を作成します。例えば、ベースラインフィニッシュに基づいて%コンプリートが期待されるよりも少ないかどうかをチェックする式で、フラグフィールド「Late」を追加します。CPI = BCWP / ACWPのようなEMMメトリックのカスタム式を使用して、獲得した値(BCWP)と実際のコスト(ACWP)のための組み込みフィールドを使用します。

ステップ2 - カスタムテーブルビューを作成

[]> [表]> []に移動し、ダッシュボードに関連する列のみを含む新しいテーブルを作成します。タスク名、%の完了、ベースラインフィニッシュ、実際のフィニッシュ、期限%の完了、CPI、SPI、およびカスタムフィールド。 フィルターを適用して、集計タスクやマイルストーンだけをハイレベルビューに表示します。新しいテーブルとして保存してください。例えば、「ダッシュボードサマリー」など。

ステップ3 - 視覚キューのためのガントバーをフォーマットする

ガントチャートエリアを右クリックし、]バースタイルを選択し、ステータスに基づいてバーの色とパターンを変更します。たとえば、スケジュールの背後にあるタスクが赤く表示されます。タスクは緑色で完了し、重要なパスタスクは青色になります。 進捗ライン機能(Format > Gridlines > Progress Lines)を使用して、今日の日付をマークする縦行を表示し、期限が過ぎているタスクを強調表示します。

ステップ4 - フラグフィールドでビジュアルインジケータを追加します

Flagフィールドを使用して、ストップライトインジケータを作成します。 「On Track」のときに緑色の円を表示するグラフィカルインジケータで、テーブル内の列を作成します。 「At Risk」の黄色、赤で「Behind」。 列定義では、各フラグステータスをアイコンにマップします。 これは、退屈な数列を即時視覚キューに変換します。

ステップ5 - ダッシュボードレポートを作成する

MS Projectのレポートタブには、「エグゼクティブダッシュボード」レポートのような組み込みのテンプレートが含まれています。 構築したテーブルビューを選択し、フェーズで完了するチャートを追加し、コメントのテキストボックスを差し込むことによってカスタマイズします。 バーンダウンチャートやリソースのヒストグラムも含めることができます。 レポートは、PDFにエクスポートするか、ステークホルダーの会議のために印刷することができます。

パワーBIと統合することで、視覚化を強化

MSプロジェクトレポートは有用ですが、Power BIは優れた対話性と共有オプションを提供しています。 [Microsoft Project]]コネクターを使用して、MSプロジェクトファイルをPower BIに接続します(プロジェクトオンラインまたはローカルデータベースが必要です)。 また、プロジェクトのデータをExcelワークブックにエクスポートし、そのデータをPower BIに読み込む。

Power BI では、ドリルダウンのビジュアルを作成します。トップレベルの KPI カード (例、全体的に % 完了)、CPI と SPI のスキャッター プロット、条件付き書式設定のタスク リスト、および「Microsoft によるガント」などのカスタムビジュアルを使用してガント チャート。 ダッシュボードを Power BI サービスで共有し、利害関係者が Web リンクを介してアクセスし、データの流れをリフレッシュするためにスケジュールされたセットを設定します。 統合の詳細については、「[FLT:Microsoft の および BI の文書]を参照してください。 [BI BI および [プロジェクト] ] と [BI] BI の文書]を参照してください。

異なるステークホルダーのダッシュボードをカスタマイズ

ひとつの規模は、すべてに適合しません。エンジニアリングプロジェクトは、さまざまなオーディエンスにさまざまな情報ニーズを合わせています。

エグゼクティブダッシュボード

概要レベルのメトリックに焦点を当てます: 全体%完全、SPIとCPIの傾向、トップ3のリスク、および次のマイルストーンの日付。 大規模なフォントとストップライトインジケーターで単一ページレイアウトを使用してください。 タスクレベルの詳細を避けます。

プロジェクト制御ダッシュボード

詳細な EVM のデータ、ベースラインの分散解析、およびリソースのヒストグラムを提供します。各作業パッケージの実際の時間と計画された時間を表示します。影響分析で遅延タスクの表を含める。

チーム リードダッシュボード

特定のリソースや部門に割り当てられたタスクのみを表示するフィルタ。割り当て所有者、タスクの依存関係、および「今日のマイタスク」ビューを含む。優先順位と期限のカラーコーディングを使用してください。

クライアント/外部ステークホルダーダッシュボード

高度レベルに保ち、成果物や契約マイルストーンを強調します。内部リソースの詳細を避けてください。独自のフィールドを隠す別のMSプロジェクトビューを使用して、または、sanitized PDFバージョンをエクスポートします。

ダッシュボードの更新の自動化

マニュアルの更新は、ダッシュボードを固定します。 できるだけ自動化します。

  • []MSプロジェクトベースライン更新ツールを使用して、計画バージョンでロックします。 ダッシュボードは、最新のベースラインに対して実際のものを比較します。
  • [Write シンプルな VBA マクロ を、カスタムフィールドの計算をリフレッシュし、チャートをポップする隠しシートにデータをコピーします。 プロジェクトのマクロをトリガーするか、スケジュールされたタスクで開きます。
  • レバレッジシェアポイントベースのプロジェクトプラン なので、複数のユーザーがタスクを更新でき、ダッシュボードはほぼリアルタイムで変化を反映しています。 ライブレポート用のパワーBIの自動更新機能付きペア。
  • [MS Project Online] と、完全な柔軟性が必要な場合は、REST API を使用してカスタムウェブダッシュボードにデータをプッシュします。

ダッシュボード設計に最適なプラクティス

混乱や混乱のダッシュボードは無視されます。次のガイドラインに従ってください。

  • [] 包括性に対する明快さを優先します。[[]] 単一のページで10メトリック未満のビューを制限します。タブまたはドリルダウンページを使用して、詳細を追加します。
  • []一貫したカラーコーディング[] - スケジュールの後ろに赤、完全な黄色、時計項目の黄色。 眺めの周りの意味を変更しないでください。
  • ] 日中スタンプ[を含んだので、データが更新されたときに利害関係者が知っている。
  • []サンプルステークホルダーでダッシュボードをテストします。 答えてください。 「この画面に基づいて、どのようなアクションがかかるのか」と尋ねます。 答えがない場合は、単純にしてください。
  • []アクセシビリティを有効化します。高コントラストを使用し、アイコンのテキスト代替手段を提供し、ステータスを伝えるために色だけに依存しない。

追加の設計原則については、プロジェクト管理研究所では、効果的なダッシュボードレポートを開発するためのガイダンスを提供しています。

スタンダードレポートを外す

季節化されたプロジェクトマネージャーは、外部データソースを組み込むことが多いです。例えば、MS プロジェクトをSharePointのエンジニアリング変更リクエスト(ECR)ログにリンクします。カスタムフィールドを使用して、スケジュールに影響を与えるオープンなECRをカウントします。これは、スケジュールトラッカーからプロジェクトヘルスモニターに変わります。リスクマトリックス(カスタムフィールドと検索テーブルを使用して)を追加して、高価なアイテムを視覚化することを検討してください。

組織がSAP、Oracle、またはERPシステムを使用している場合は、MS プロジェクト コネクタをこれらのプラットフォームに探索してください。 多くのエンジニアリング会社が、リソースの実際のコストを会計システムから同期し、そのデータをEMMレポート用のMSプロジェクトに送ります。 結果は、コスト、スケジュール、および技術的なパフォーマンスを兼ね備えた単一のダッシュボードです。

コンテンツ

Microsoft Project で構築されたエンジニアリングプロジェクトダッシュボードは、ステークホルダーのコミュニケーションとプロジェクトの透明性を向上させるための、実用的で低コストの方法です。主要なメトリックを定義し、カスタムビューとビジュアルインジケータを活用し、Power BI のようなツールと連携することで、混乱の代わりにアクションを駆動するダッシュボードを配信することができます。簡単なエグゼクティブビューで始め、フィードバックに基づいて拡張します。プロジェクトライフサイクル全体で明確で自動化されたダッシュボードは、プロジェクトのライフサイクル全体で配当を支払います。さらに、より速く、少数の決定、そして、グループを信頼し、グループを信頼します。