なぜAsanaがメンテナンススケジューリングのための強力なツールなのか

効果的な機器メンテナンススケジューリングは、機械、HVACシステム、または生産ラインに依存するあらゆる施設で重要な機能です。 欠損メンテナンスは、コストのかかる故障、安全上の危険性、および規制上の罰金につながることができます。 スプレッドシート、ホワイトボード、または電子メールチェーンなどの伝統的な方法は、リアルタイムの可視性、説明責任、および自動化が欠如しているため、多くの場合失敗します。 大手プロジェクト管理プラットフォームであるAsanaは、メンテナンスチームが計画を立て、追跡、摩擦なしで、伝達し、調整できる集中的な作業を提供することで、これらの問題を解決します。

Asanaは、再発タスク、依存関係、およびクロスチーム協調を処理するように特別に設計された機能を提供しています。その柔軟性により、簡単な年間検査から複雑なマルチステップオーバーホールまで、独自のメンテナンスワークフローをミラーリングできます。Asanaにスケジューリングを移動することで、エラーを減らし、応答時間を向上する単一の真実のソースを得ることができます。プラットフォームは、在庫管理システム、IoTセンサー、コミュニケーションアプリなどのツールと統合し、関連するすべてのメンテナンス活動のためのハブを作ります。

メンテナンススケジュールをアサナで設定する

スタートするには、Asana に「機器メンテナンス」という新しいプロジェクトを作成します。 チームに最も適したプロジェクトビューを選択します。’s ニーズ。 ほとんどのメンテナンスチームは、日常のタスク管理のために リストビュー] を好むが、 ボードビュー] を視覚ワークフローや を1日1日1回表示するオプションを切り替えることができます と簡単な表示] 簡単に変更できます。 [FLT: スタイルを切り替える] 簡単に表示できます。

セクションとカスタムフィールドを整理する

プロジェクト内では、機器カテゴリ、場所、周波数でメンテナンスタスクをグループ化するためのセクションを作成します。 一般的なセクションには、次のものが含まれます。

  • HVACシステム
  • 電力機器
  • 生産の機械類
  • 安全検査
  • ビル&配管

次に、各タスクの重要な情報をキャプチャするために[カスタムフィールド[]を追加します。 推奨カスタムフィールドは次のとおりです。

  • 機器ID (テキストフィールド) – CMMSまたは在庫システムからアセットタグ番号。
  • メンテナンスタイプ(ドロップダウン)– 予防、予測、是正、緊急。
  • Frequency] (ドロップダウン)– 日刊、週刊、月刊、四半期、年刊。
  • ]時間 必須 (番号) – 推定労働時間。
  • ]部品ニーズ](テキストフィールド)–スペアパーツまたはサプライズのリスト。
  • ]優先] (ドロップダウン)– 低、中、高、クリティカル。

カスタムフィールドでは、タスクのフィルタリング、ソート、レポートを行なうことができ、過剰なアイテムや高優先度作業を簡単に特定できます。

再発タスクと自動化の作成

メンテナンスのAsanaの最も強力な機能は]の1つで、タスクを再帰します。手動で週1回のフィルターのクリーニングや月間安全チェックを複製する代わりに、タスクを一定のスケジュール(7日、最初の月月曜日など)に繰り返すように設定します。 Asanaは、現在のものが完了すると、自動的に次の発生を作成します。 タスクが延期されると、再発スケジュールはインテリジェントに調整されます。

より高度な自動化のために、Asanaののルールの機能を使用します。(ビジネスとエンタープライズプランで利用可能)。 以下のようなルールを作成できます。

  • メンテナンスタスクがマークされたら、「完了」セクションに移動し、スーパーバイザーに通知します。
  • タスクが上書きされると、優先度を「高」に変更し、バックアップ技術者に割り当てます。
  • 新規タスクが「Critical」の優先順位で作成されると、エスカレーションのサブタスクを自動的に追加します。

これらのオートメーションは手動上方を減らし、ひびを通すことによってスリップを保障しません。

協調を向上するAsanaの特徴を使用して

メンテナンス技術、オペレーター、マネージャーのコーディネートは、弱いリンクがよくあります。透明性やコミュニケーションのために設計されたツールとギャップを埋めるアサナ橋。

依存関係のタイムラインビュー

メンテナンスタスクが依存関係を持っているとき、[]タイムラインビュー(ガントチャート)は、非常に貴重です。例えば、電気検査が完了するまでモーターを交換することはできません。交換部品が到着しました。タスクを前任者としてリンクすることにより、任意の遅延は自動的にその後のタスクをプッシュし、現実的なスケジュールを与えます。マネージャは、事前にボトルネックをスポットすることができます。

デイリー・シュドゥルリングのカレンダービュー

カレンダービュー[ に切り替えて、毎週または毎月のカレンダーですべてのメンテナンス期限が表示されます。 このビューは、技術者間でのワークロードをバランスよくし、単一の人を引き継ぎないようにするのに役立ちます。 タスクをドラッグアンドドロップして簡単にスケジュールすることができます。

通知とコメント

アスアナは、タスクの割り当て、コメント、および期限の変更のための電子メール、デスクトップ、およびモバイルを介して通知を送信します。 テクニシャンは、機器の問題の写真を追加したり、PDFマニュアルを添付したり、管理者にタスクに直接承認をタグ付けすることができます。 これは、電子メールを調べることなく、完全な監査コースを作成します。

シームレスなワークフローのための統合

Asana は数百のツールと統合します。以下に接続します。

  • Slack] – チームチャネルでメンテナンスアラートを受信します。
  • [GoogleワークスペースまたはOffice 365[]– スプレッドシートへのリンクやメンテナンスログで文書.
  • [Zapier または Make] – CMMS、在庫システム、または IoT センサープラットフォームに接続します。例えば、IoT センサーが異常な振動を検出すると、Zapier は、Asana でメンテナンスタスクを自動的に作成できます。
  • [パワーBIまたはTableau]– コンプライアンスとダウンタイムの傾向に関するダッシュボード用のAsanaデータをプルします。

これらの統合は、メンテナンス操作のためのコマンドセンターに、簡単なto-doリストからAsanaを変換します。

浅名でのメンテナンススケジューリングのための高度な技術

基本が実行されると、これらの高度な戦略を考慮すると、さらに多くの価値を得ることができます。

一貫性のあるセットアップのためのテンプレートを使用する

複数の施設を管理している場合は、「メンテナンススケジュール - 設備テンプレート」というプロジェクトテンプレートを作成することで時間を節約します。定義済みのセクション、カスタムフィールド、および一般的な機器タイプのタスクを再帰します。新しい施設がオンラインで来るとき、テンプレートからプロジェクトを生成し、機器リストを調整します。Asanaはメンテナンス用の組み込みテンプレートを提供しています。これにより、さらにカスタマイズできます。

アドホック修理の依頼フォームを実装

オペレータや従業員が壊れた機械や正しいメンテナンスを報告するために使用できる ] のAsana Form を作成します。 フォームは、機器 ID、位置、説明、および写真をキャプチャできます。 提出すると、Asana は、自動的にタスクを「Corrective Maintenance」セクションで作成し、オンコール技術者に割り当て、優先順位を設定します。 これは、口頭または電子メールリクエストの混乱を減らす。

レバレッジレポーティングとダッシュボード

AsanaのDashboard(ポートフォリオまたはゴール)は、オーバーデュータスク、完了率、およびワークロード分布の数などの重要なメトリックを追跡することができます。 また、より詳細な分析のためのスプレッドシートにデータをエクスポートすることもできます。 コンプライアンス重い業界の場合、このレポート機能は、監査および規制の証拠に不可欠です。

在庫・資産データへのリンク

Asana は完全な CMMS ではありませんが、タスクを外部の在庫シートにリンクしたり、カスタムフィールドを使用して部品番号を追跡することで、基本的な在庫管理を管理できます。より堅牢なソリューションについては、Asana を API またはサードパーティの統合を介して専用の在庫管理システムに接続します。これにより、フィルタを交換するタスクには、正しい部品番号が含まれており、手元に在庫があることが確認されます。

メンテナンスワークフローでAsanaを統合する際の詳細は、【]] の「Asana Automation guide」のチェックと、予防保守計画の「」のベストプラクティスをご覧ください。

アスナナでのメンテナンススケジューリングに最適なプラクティス

メンテナンスのためにAsanaを最大限に活用するには、以下の実証済みの実践に従ってください。

  • [] 明確な所有権を割り当てます。[]]] タスクは、単一の責任を持つ必要があります。 必要に応じて、 "Assign" フィールドを使用して、共同所有者を追加します。
  • [] 実際の期限を設定します。[] 予期しない遅延のためのバッファタイムの要因。作業ウィンドウを示すために開始日と期限を使用してください。
  • タグを素早くフィルタリングします。[タグは「安全クリティカル」や「エスカレート」など、高優先項目にフォーカスできます。
  • 週刊レビューを実施します。[: 毎週15分に渡って、期限を過ぎたタスクと期限を見直します。スケジュールを調整し、必要に応じて作業を再割り当てます。
  • []Keep のドキュメントが添付されています。[[]] タスクの添付ファイルやリンクされた Google ドライブフォルダとしてマニュアル、安全シート、および履歴ログを保存します。
  • [ チームをトレーニングします。]] すべての技術者が、特にタスクを回復し、コメントスレッドを使用する方法を知っていることを確認してください。クイックリファレンスガイドを提供します。
  • []カスタムフィールドをAuditします。[]])各四半期ごとに、未使用のフィールドを削除し、新しいカテゴリを機器の変更として追加するためのカスタムフィールドを確認します。

一般的な間違いとThemを避ける方法

素晴らしいツールでも、落とし穴はメンテナンススケジューリングを損なうことができます。 ここに最も頻繁に間違いとそれらを避ける方法は次のとおりです。

  • []Asanaを静的スプレッドシートとして使用.[[]]] Don’tはタスクをリストし、それらを無視するだけ。 再発タスク、期限、および割り当てを使用して、システムが生き生き生き残る状態を維持します。
  • []1人の技術者を積み過ぎます。[:Asana’sのワークロードビュー(ビジネスで利用可能)を使用して、各人が持っているタスクの数を確認します。 誰かが埋め込まれる前にタスクを再配布します。
  • [] フィールド内のアプリを無視します。[ フィールド内の技術者はアクセスが必要です。 彼らがインストールされているAsanaモバイルアプリを持っていることを確認してください。 移動中のタスクを更新する方法を知っています。
  • [] ルールや自動化は使用していません。[ マニュアルの重複は、疲労とエラーになります。 過剰なエスカレーションや完了通知などの一般的なワークフローのルールを設定します。
  • [] 完了したタスクをクリーンアップする失敗。[[ 月または2つの後の古いタスクをアーカイブして、プロジェクトを応答性を維持します。 削除ではなく、Asana’s のアーカイブ機能を使用します。

コンテンツ

アスアナは、単なる対決リストよりもはるかに多くあります。 機器メンテナンススケジューリングのために正しく設定されたとき、それはダウンタイムを削減し、説明責任を改善し、あなたのチームを揃え続ける強力な調整ツールになります。 カスタムフィールドでプロジェクトを設定することにより、他のシステムと統合し、最高のプラクティスをフォローし、あなたのメンテナンス操作を変革するタスクと自動化を活用し、あなたのセットアップを短時間で開始し、機器の信頼性を監視します。