Asana를 사용하여 장비 유지 보수 일정을 조정하십시오.

왜 Asana는 유지보수 계획을위한 강력한 도구입니다.

이 웹 사이트는 귀하가 웹 사이트를 탐색하는 동안 귀하의 경험을 향상시키기 위해 쿠키를 사용합니다. 이 쿠키들 중에서 필요에 따라 분류 된 쿠키는 웹 사이트의 기본적인 기능을 수행하는 데 필수적이므로 브라우저에 저장됩니다. 또한이 웹 사이트의 사용 방식을 분석하고 이해하는 데 도움이되는 제 3 자 쿠키를 사용합니다. 이 쿠키는 귀하의 동의하에 만 브라우저에 저장됩니다. 이러한 쿠키를 거부 할 수도 있습니다. 이러한 쿠키 중 일부를 선택 해제하면 검색 환경에 영향을 미칠 수 있습니다.

Asana는 재순환 작업, 종속, 크로스팀 조정을 처리하기 위해 특별히 설계된 기능을 제공합니다. 이 유연성은 단순 연간 검사부터 복잡한 멀티 단계 오버헤어로 구성할 수 있는 고유한 유지보수 워크플로우를 미러링할 수 있습니다. Asana로 스케줄링을 이동하면 오류를 줄이고 응답 시간을 개선할 수 있는 진리를 얻을 수 있습니다. 이 플랫폼은 재고 관리 시스템, IoT 센서 및 통신 앱과 같은 도구도 통합하여 모든 유지보수 활동을 위한 허브를 만듭니다.

Asana에서 유지 보수 일정 설정

시작하려면 Asana에서 새로운 프로젝트를 "Equipment Maintenance"라는 이름으로 만듭니다. 팀 & #8217;s가 가장 적합한 프로젝트보기를 선택하십시오. 대부분의 유지 보수 팀은 List view]를 하루 종일 작업 관리에 맞게 선택하지만 Board view]](Kanban)를 시각적 워크플로우 또는 [[FLT:]][FLT:]]]를 사용하여 간단한 시작을 시작할 수 있습니다.

섹션 및 사용자 정의 필드로 구성

프로젝트 내에서 장비 범주, 위치, 또는 주파수로 그룹 유지 보수 작업을 수행 할 섹션을 만듭니다. 일반적인 섹션은 다음과 같습니다.

HVAC 시스템
전기 장비
생산 기계
안전 검사
건물 & 배관

다음, custom field를 추가하여 각 작업에 대한 중요한 정보를 캡처합니다. 추천된 사용자 정의 필드는:

Equipment ID (텍스트 필드) – CMMS 또는 재고 시스템의 자산 태그 번호.
주요형 (dropdown) – 예방, 예측, 부정확한, 비상.
Frequency (dropdown) – 매일, 주간, 월간, 분기, 연간.
Hours Required (number) – 예상 노동 시간.
부분 필요(텍스트 필드) – 예비 부품 또는 공급 목록.
Priority (dropdown) – 저, 중간, 높은, 긴요한.

사용자 정의 필드는 작업을 필터, 정렬 및 보고서를 허용하며, 오버듀서 아이템 또는 높은 프리랜서 작업을 쉽게 식별 할 수 있습니다.

Recurring Task 및 Automation을 만듭니다.

Asana의 가장 강력한 기능은 유지 보수를위한 recurring task입니다. 수동으로 매주 필터 청소 또는 월간 안전 검사를 duplicating 대신 정의된 일정 (매월 첫째 월요일, 기타)에 반복 작업을 설정하십시오. Asana는 현재 한 번이 완료되면 다음 발생을 자동으로 생성합니다. 작업이 연기되면, 반복 일정은 지능적으로 조정됩니다.

더 고급 자동화를 위해 Asana의 Rules기능(Business and Enterprise plans 가능)을 사용하십시오. 다음과 같은 규칙을 만들 수 있습니다.

유지 보수 작업이 완료되면 "Completed"섹션으로 이동하고 감독자를 통지합니다.
작업이 과도한 경우, 우선 "High"로 변경하고 백업 기술자에 할당하십시오.
새로운 작업이 "Critical" 우선으로 만들 때 자동으로 에스컬레이션에 대한 하위 작업을 추가합니다.

이 자동화는 수동 오버 헤드를 감소시키고 균열을 통해 아무 슬립도 보장한다.

Asana 기능 사용으로 Coordination 개선

유지보수 기술, 운영자 및 관리자 중의 조정은 종종 약한 링크입니다. Asana는 투명성과 통신을 위해 설계된 도구와 갭을 갖는 교량입니다.

종속성에 대한 타임라인 보기

시간표 (Gantt chart)는 유지 보수 작업이 종속될 때 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 전기 검사가 완료될 때까지 모터를 교체할 수 없으며 교체 부분이 도착했습니다. 사전등록으로 작업에 연결하면, 모든 지연이 자동으로 후속 작업을 밀어서 현실적인 일정을 제공합니다. 관리자는 미리 병목 주간을 배치할 수 있습니다.

일정표

]Calendar view를 변경하여 매주 혹은 월별 캘린더에 모든 유지 기한을 볼 수 있습니다. 이 전망은 기술자에 걸쳐 작업 부하를 균형 잡힌 데 도움이되며 단일 사람을 과부하시킵니다. 쉽게 재개할 수 있는 작업을 드래그하고 드롭할 수 있습니다.

알림 및 댓글

Asana는 이메일, 데스크탑 및 모바일을 통해 알림을 보내드립니다. 작업 할당, 의견 및 마감일 변경. Technicians는 장비 문제의 사진을 추가 할 수 있으며 PDF 매뉴얼을 첨부하거나 작업에서 직접 승인을 위해 관리자를 태그 할 수 있습니다. 이것은 이메일을 통해 검색하지 않고 전체 감사 흔적을 만듭니다.

원활한 Workflow에 대한 통합

Asana는 수백 개의 도구와 통합됩니다. 연결 :

Slack – 당신의 팀 채널에 유지 보수 경고를 수신.
Google Workspace 또는 Office 365 – 유지 보수 로그와 스프레드 시트 또는 문서를 링크.
Zapier 또는 Make – CMMS, 재고 시스템, 또는 IoT 센서 플랫폼에 연결. 예를 들어, IoT 센서가 비정상적인 진동을 감지 할 때 Zapier는 Asana에서 유지 보수 작업을 자동으로 만들 수 있습니다.
Power BI 또는 Tableau – 준수 및 가동 추세에 대 한 대시보드에 대 한 Asana 데이터를 잡아.

이 통합은 Asana를 간단한 to-do 목록에서 유지보수 운영을 위한 명령 센터로 변환합니다.

Asana의 유지보수 계획을위한 고급 기술

기본 실행을 가지고 있다면, 더 많은 가치를 얻을 이러한 고급 전략을 고려하십시오.

Consistent Setup에 대한 템플릿 사용

여러 시설 관리가 진행되면, 프로젝트 템플릿을 “Maintenance Schedule – Facility Template”라는 작성하여 시간을 절약하십시오. 사전 정의된 섹션, 사용자 정의 필드 및 일반적인 장비 유형에 대한 재발급 작업을 포함합니다. 새로운 시설이 온라인으로 제공되면 템플릿에서 프로젝트를 생성하고 장비 목록을 조정합니다. Asana는 유지 보수를위한 내장 템플릿을 제공합니다.

Ad Hoc Repairs에 대한 요청 양식을 구현

Asana Form 연산자 또는 직원은 부서진 기계 또는 요청 정확한 유지 보수를보고 사용할 수 있습니다. 양식은 장비 ID, 위치, 설명 및 사진을 캡처 할 수 있습니다. 제출되면 Asana는 "Corrective Maintenance"섹션에서 작업을 자동으로 생성하고, 온-콜 기술자에 할당하고 우선 순위를 설정합니다. 이것은 동사 또는 이메일 요청의 chaos를 감소시킵니다.

레버리지 보고 및 대시보드

Asana의 Dashboard (Portfolio 또는 Goals)는 과다한 작업, 완료율 및 워크로드 배포와 같은 주요 지표를 추적 할 수 있습니다. 또한 자세한 분석을위한 스프레드 시트에 데이터를 내보내 수 있습니다. 준수 하부 산업을 위해, 이보고 기능은 감사 및 규제 증거에 필수적입니다.

Inventory 및 Asset Data에 대한 링크

Asana는 전체 CMMS가 아니지만 외부 재고 시트에 작업 또는 사용자 정의 필드를 사용하여 부품 번호를 추적하여 기본 재고를 관리 할 수 있습니다. 더 강력한 솔루션으로 Asana를 API 또는 타사 통합을 통해 전용 재고 관리 시스템에 연결하십시오. 이를 통해 필터를 교체 할 작업이 올바른 부품 번호를 포함하고 당신이 손에 재고가 있다는 것을 보장합니다.

유지 보수 워크플로우를 통합하는 Asana에 대한 자세한 내용을 보려면 Asana Automation Guide] 및 ]Reliable Plant]를 클릭하여 예방 유지보수 계획에서 확인할 수 있습니다.

Asana에서 유지보수 계획을위한 모범 사례

유지 보수를 위해 Asana에서 가장 많이 얻으려면 이러한 입증 된 관행을 따르십시오.

Assign clear 소유권. 모든 작업은 단일 책임의 사람이 있어야 합니다. 필요한 경우 “Assign” 필드를 사용하여 공동 소유자를 추가하십시오.
일시로 현실적인 설정. 예상치 못한 지연을 위한 버퍼 시간에 있는 요인. 시작 날짜를 사용 하 고 작업 창을 표시 하기 위해 날짜.
퀵 필터링용 태그 사용. 태그는 “안전한 긴요한” 또는 “Escalated” 처럼 고생물 항목에 초점을 맞추고 있습니다.
매주 검토를 실시합니다. 매주 15분 동안 종료된 작업과 다가오는 마감일을 검토합니다. 일정과 재 할당 작업을 필요에 따라 조정합니다.
Keep 문서 첨부. 저장 설명서, 안전 시트, 그리고 과거 로그 작업 첨부 파일 또는 링크 된 구글 드라이브 폴더.
팀을 밟아 주세요.] 모든 기술자가 Asana, 특히 재발급 작업 및 주석 스레드를 사용하는 방법을 알고 있습니다. 빠른 참조 가이드를 제공합니다.
사용자 정의 필드를 경고. 모든 분기, 사용되지 않은 것을 제거하기 위해 사용자 정의 필드를 검토하고 장비 변경으로 새로운 범주를 추가.

일반적인 실수 및 Them을 방지하는 방법

훌륭한 도구와 함께, pitfalls는 유지 보수 스케줄링을 언젠가 할 수 있습니다. 여기에 가장 빈번한 실수와 그들을 방지하는 방법 :

Asana를 정적 스프레드 시트로 사용. Don’t just list task and 무시. 사용 재발 작업, 인해 날짜, 그리고 시스템의 살아 유지하기 위해 할당.
하나의 기술자에 대한 추가. 아사나’s workload view (Business에서 사용 가능) 각 사람이 얼마나 많은 작업을 볼 수 있습니다. 누군가가 매장되기 전에 적분 작업.
모바일 앱을 무시합니다.] 필드에 기술자는 액세스가 필요합니다. 아사나 모바일 앱을 설치하고 이동에 작업을 업데이트하는 방법을 알고 있는지 확인하십시오.
룰이나 자동화를 사용하지 않는 경우. 수동 복제는 피로와 오류로 이어진다. 과잉 에스컬레이션 또는 완료 알림과 같은 일반적인 워크플로우에 대한 규칙을 설정한다.
완료된 작업을 정리하기 위해 실패. 프로젝트의 응답을 유지하기 위해 한 달 또는 두 후 오래된 작업을 보관합니다. Asana’s archiving feature 오히려 deleting.