Pha 업데이트에 대한 Incorporating Stakeholder 피드백을 위한 전략

- 연혁

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Clear Communication Channels를 설치

효과적인 이해 관계자 참여의 첫 번째 단계는 접근 및 투명 모두의 통신 통로를 설계하고 있습니다. 이메일 또는 단일 공공 회의와 같은 단일 채널에 의존하여 커뮤니티의 중요한 부분을 제외 할 수 있습니다. 대신, 포함하는 다중 플랫폼 접근 방식을 사용합니다.

Dedicated project websites 또는 문서, 타임라인, 코멘트 양식이 중앙집된 온라인 포털.
공공회의 및 워크숍 편리한 시간과 장소(예: 저녁, 주말 아침, 커뮤니티 센터, 예배 장소)에서 개최.
소셜 미디어 및 로컬 뉴스 아울렛] 방송 업데이트 및 공식 정부 채널을 따르지 않을 수 있는 사람들로부터 입력을 소용돌이.
직접 우편 또는 전화 핫라인 신뢰할 수 있는 인터넷 접속 없이 거주자를 위해.

프로세스 자체에 대한 투명성은 똑같이 중요합니다. 분명히 피드백이 어떻게 사용 될지, 누가 그것을 검토하고, 통합을위한 타임 라인. Toxic 물질과 질병 Registry (ATSDR)에 대한 긴급 , 많은 PHA를 감독하는, 기관은 "먹고 응답"을 출판하는 것이 좋습니다. 이해 관계자와 루프를 닫는 초안 업데이트.

Structured Feedback Process 개발

수집 피드백은 쉽습니다; 규모에 따라 정리 및 응답은 많은 PHA 업데이트가 실패하는 곳입니다. 구조화 된 프로세스는 코멘트가 손실되지 않으며 모든 우려가 상당히 해결됩니다. 다음 프레임 워크는 PHA 프로젝트에 적합한 적응 할 수 있습니다.

단계 1: 배수 메커니즘을 통해 피드백을 수집

품질 및 정량적 방법의 혼합을 사용합니다.

온라인 설문조사 두 개의 폐쇄 및 열렬한 질문을 통해 숫자 데이터와 narrative 통찰력을 캡처합니다.
Comment form 은 초안 PHA에 부착되어, 특정 섹션을 태그하는 이해관계자를 허용한다.
Dedicated review session (예:, “사무실 시간” with health Assessmentors) 심층 기술적인 질문.
Focus groups 커뮤니티 리더, 지역 보건 서비스 제공 업체 및 환경 정의 조직.

단계 2: 분류 및 Thematize 의견

수집되면 피드백은 주제 클러스터로 그룹화되어야 합니다. 일반적인 범주에는 다음과 같습니다.

환경문제 (예:3, unmonitored 방전, 냄새가 없는 불평, 데이터 간격).
건강 데이터 해석 (예: 참고 값, 누락된 연구와 함침).
Community impact (예: 경제 효과, 오염에 영향을 미치는 문화 관행).
Process or communication (예:, 회의 시간, 언어 장벽, 번역 부족).

스프레드 시트 또는 데이터베이스를 사용하여 각 코멘트를 추적하고 범주를 할당하고 응답을 메모하고 PHA에서 결과를 표시하는 변경은 회계 감사 흔적을 만듭니다.

3 단계 : 응답 우선 순위

모든 의견은 응답의 동일한 깊이를 요구합니다. 엄지의 좋은 규칙:

High 우선: 직접적인 건강 위험, 데이터 오류, 또는 누락된 노출 경로 식별 피드백. 이들은 최종화 이전에 주소가 있어야 합니다.
Medium 우선: 대체 해석, 추가 데이터를 요청하거나, 또는 위험 통신 언어에 대한 수정을 제안하는 의견. 이 충분한 서면 응답을받을 수 있으며, 종종 귀중한 PHA 개선에 이어.
Low 우선: 일반 의견이나 오프-토픽 리마. 이 법정을 주장하지만 하위토큰 변화를 구동 할 필요가 없습니다.

4 단계 : 응답 및 문서

모든 피드백의 경우, 서면 응답을 준비합니다. 이것은 PHA 업데이트에 부록이되는 마스터 "컴플스 응답 매트릭스"로 컴파일 할 수 있습니다. 매트릭스는 원래의 의견, 범주, 기관의 응답 및 어떤 행동을 포함해야 합니다. 이 문서는 최종 제품을 입력하는 방법 이해 관계자의 투명 기록 역할을합니다.

참여자 조기 및 의제

PHA는 입력을 찾는 데 거의 완료 될 때까지 기다리는 것은 고전적인 실수입니다. 처음 초안 전에 조기 참여는 신뢰를 구축하고, 평가가 시작에서 로컬 컨텍스트를 반영한다는 것을 보장합니다. Community Advisory Panel (CAP)]를 구성하는 주민, 비즈니스 소유자, 건강 관리 제공 업체 및 지역 공식을 고려하십시오. CAP는 데이터 계획 수집, 사전 통지, 설계 및 의사 소통 전략을 찾는 데 1/4의 검토를 충족 할 수 있습니다.

PHA 업데이트가 출시 된 후 진행되는 참여는 귀중합니다. 뉴스 레터, 소셜 미디어, 또는 이해 관계자 피드백이 한 번의 이벤트가 아니라 최종 파트너십이 아닙니다. EPA의 Community Engagement toolkit]는 기관이 무엇을 듣고 변경했는지를보고하는 "feedback loops"을 포함하여이 장기 대화를 유지하기위한 템플릿을 제공합니다.

Incorporate 의견은

투명성은 신뢰의 통화입니다. 이해 관계자가 최종 PHA에 반영된 그들의 우려를 볼 때, 그들은 신뢰성이 성장할 때 명확하고, 존경있는 설명이 받게됩니다. 투명성을 입증하는 실제 방법은 다음과 같습니다.

]“우리의 Heard” 보고서 을 출판하는 초안 PHA와 함께, 모든 의견이 수신되고 기관의 예비 응답을 요약.
"track changes" 방식을 사용] 업데이트된 PHA에서 삭제, 추가 및 수정을 표시합니다. 또는 문서의 앞에 변경된 테이블이 있습니다.
포스트 업데이트 debrief 공개를 열었다. 이 기관은 피드백과 답변에 의해 구동되는 주요 개정을 설명한다.

투명 프로세스는 제약, 과학적 불확실성, 또는 법적 제한에 대해 정직하게 의미한다. 따라서, 당사자는 vague에 대한 candor에 감사를 약속합니다.

우선 순위 및 주소 Critical Feedback

모든 피드백은 acknowledgment가 자격이 있지만, 모든 제안은 즉시 행동 할 수 없습니다. 우선 순위는 PHA의 핵심 임무에 의해 안내되어야합니다. 공개 보건을 보호하십시오. 이해 관계자가 학교 근처의 불능적 인 화학 방출에 대한 문제를 제기 할 때, 예를 들어, 해당 피드백은 보고서 요약 섹션에 대한 통계적 선호도를 초과합니다.

공식적인 우선권화 루블릭을 개발하여 다음과 같은 차원의 피드백을 각 조각으로 평가합니다.

건강한 영향 severity (대중 만성, 잠재적으로 영향을받는 사람들의 수).
데이터 가용성 (이 우려는 새로운 샘플링이 필요하거나 기존 데이터로 주소가 될 수 있습니까?).
PHA 타임라인 내에서 동작의 유연성.
statutory 또는 Regulation 요건에 대한 정렬.

피드백 프로세스를 개선하고 개선하십시오.

최종 전략은 메타 단계입니다 : PHA 업데이트가 완료되면, 이해 관계자 참여 프로세스가 기능 한 방법을 평가합니다. 이 평가는 비공식 인상보다 더되어야합니다. 다음과 같은 구조 된 도구를 사용하여 고려하십시오.

Post-project 설문조사 입력, 만족, 장벽에 대한 문의, 개선 제안을 제공한 모든 이해 관계자에게 보내드립니다.
Staff debriefings는 두 성공과 미소를 모두 통해 배운 교훈을 캡처합니다.
외부 감사 독립적인 촉진자 또는 대학 파트너에 의해, 자원 허용하는 경우.

일반적인 격차는 이러한 평가에 포함:

번역 서비스
업무 일정과 충돌하는 회의 시간.
PHA 초안에서 거의 기술적인 jargon는 비 폭발적인 독자를 외계인.
신뢰를 얻은 피드백에 응답 지연.

이 레슨을 문서화하고 다음 PHA 업데이트의 표준 운영 절차로 개선을 맺었습니다. 목표는 각 참여주기가 더 효과적이며 지속되는 신뢰할 수있는 능력이 있습니다. Google의 Re:Tool ( 커뮤니티 참여 전략 플랫폼)과 같은 리소스는 이러한 지속적인 개선 프로세스를 구축하는 데 도움이되지만, 해당 기관의 특정 상황에 맞는 도구를 적용해야합니다.