Решение проблем оптимизации затрат на краш-проекты: пошаговые расчеты

Что такое оптимизация затрат на проектный крах?

Крах проекта — это название, данное методам сжатия графика, которые используются для сокращения продолжительности проекта без изменения области применения. Эта мощная методология управления проектом включает в себя принятие специальных дорогостоящих мер по сокращению продолжительности деятельности ниже ее нормальной стоимости путем стратегического выделения дополнительных ресурсов на критически важные виды деятельности.

Основная цель оптимизации затрат на аварийные работы заключается в том, чтобы найти наиболее экономичный способ сжатия сроков выполнения проекта при минимизации понесенных дополнительных расходов. В 1957 году был разработан метод критического пути (CPM) в качестве сетевой модели управления проектом. С тех пор он стал важным инструментом анализа компромиссов по временным затратам при планировании проекта.

Крах проекта означает сокращение времени завершения проекта за счет добавления дополнительных ресурсов. Проект может быть разрушен за счет сокращения нормального времени завершения критически важных мероприятий, которое называется сбой деятельности. Этот метод особенно ценен, когда проекты сталкиваются с жесткими сроками, потенциальными штрафами за позднюю доставку или возможностями для досрочного бонуса за завершение.

Понимание взаимосвязи между временем и затратами имеет решающее значение для эффективного управления проектом. Существует взаимосвязь между временем завершения проекта и его стоимостью. Для некоторых видов затрат соотношение прямо пропорциональна; для других типов существует прямой компромисс. Из-за этих двух типов затрат существует оптимальный темп проекта для минимальных затрат.

Понимание прямых и косвенных затрат при разрушении проекта

Прежде чем погрузиться в расчеты стоимости, важно понять две основные категории затрат, которые влияют на экономику проекта.

Прямые затраты

Прямые расходы — это расходы, непосредственно связанные с деятельностью по проекту, такие как оклады, поездки и прямые материалы и оборудование по проекту. Если темпы деятельности увеличиваются для того, чтобы сократить время завершения проекта, прямые расходы обычно увеличиваются, поскольку для ускорения темпа необходимо выделять больше ресурсов.

Примеры прямых затрат включают:

Косвенные издержки

Косвенные расходы — это те накладные расходы, которые непосредственно не связаны с конкретными видами деятельности по проекту, такими как офисные помещения, административный персонал и налоги.В отличие от прямых затрат, косвенные расходы обычно уменьшаются по мере сокращения продолжительности проекта, поскольку эти накладные расходы накапливаются с течением времени.

К общим косвенным затратам относятся:

Прямые затраты обычно увеличиваются по мере уменьшения времени деятельности, в то время как косвенные затраты уменьшаются по мере уменьшения общей продолжительности проекта. Оптимальная продолжительность проекта - это точка минимальных общих затрат, найденная путем балансирования увеличения прямых затрат от аварийной деятельности против снижения косвенных затрат от более короткого графика.

Ключевые терминологии и понятия

Чтобы эффективно решить проблемы оптимизации затрат на аварийную ситуацию, необходимо понимать несколько фундаментальных понятий и терминов.

Нормальное время и нормальная стоимость

Нормальная продолжительность - максимальная продолжительность деятельности. Нормальная стоимость - это стоимость, связанная с нормальной продолжительностью. Нормальная продолжительность равна минимальной ожидаемой продолжительности, когда деятельность выполняется с наименьшим возможным количеством ресурсов, что приводит к наименьшей общей стоимости деятельности (нормальной стоимости).

Время и стоимость аварий

Длительность крушения - это минимальная продолжительность действия. Стоимость крушения - это стоимость, связанная с продолжительностью крушения. Продолжительность крушения - самая короткая продолжительность действия, когда максимальное количество ресурсов было назначено на деятельность, что приводит к самой высокой стоимости деятельности (стоимости крушения).

Стоимость пробега (Crash Cost per Unit Time)

Формула Cost Slope определяется как отношение увеличения стоимости к уменьшению во времени. Эта метрика имеет решающее значение для определения того, какие виды деятельности должны быть сначала сбиты, чтобы достичь наиболее экономически эффективного сжатия графика.

Формула расчета уклона затрат:

Стоимость скольжения = (Стоимость аварии - Нормальная стоимость) / (Обычное время - Время аварии)

В первую очередь следует сократить мероприятия, имеющие наименьшую стоимость за единицу времени. Этот принцип лежит в основе методологии оптимизации затрат на аварийные ситуации.

Критический путь

Критический путь определяется путем добавления времени для действий в каждой последовательности и определения самого длинного пути в проекте. Критический путь определяет общее календарное время, необходимое для проекта. Крах работает только для действий критического пути, где возможно сокращение графиков.

Если деятельность вне критического пути ускоряется или замедляется (в пределах), общее время проекта не изменяется. Вот почему определение критического пути имеет важное значение перед попыткой любой аварийной деятельности.

Пошаговый процесс решения проблем оптимизации затрат при аварии

Теперь давайте рассмотрим комплексный, систематический подход к решению проблем оптимизации затрат на аварийные проекты.

Шаг 1: Соберите полные данные о деятельности

Начните с сбора всей необходимой информации для каждого проекта. Вам понадобятся следующие данные:

Организуйте эту информацию в формате таблицы для удобной ссылки на протяжении всего процесса оптимизации. Кроме того, идентифицируйте любые косвенные затраты, связанные с проектом, обычно выраженные в единице затрат времени (например, 500 долларов США в день).

Шаг 2: Постройте схему сети проекта

Создайте визуальное представление вашего проекта с помощью сетевой диаграммы. Эта диаграмма показывает последовательность и зависимости всех видов деятельности проекта. Вы можете использовать либо обозначения «Деятельность на узле» (AON), либо «Деятельность на стрелке» (AOA), хотя AON чаще используется в современном управлении проектами.

Сетевая диаграмма помогает визуализировать поток действий и облегчает определение потенциальных критических путей.

Шаг 3: Определите критический путь и рассчитайте нормальную продолжительность проекта

Найдите критический путь, нормальное время завершения проекта, используя нормальное время выполнения для каждого вида деятельности.

Для определения критического пути:

  1. Рассчитайте самое раннее время начала (ES) и самое раннее время окончания (EF) для каждого действия с помощью переднего прохода через сеть.
  2. Рассчитайте последние начальные (LS) и последние конечные (LF) моменты для каждого действия с помощью обратного прохода через сеть.
  3. Определить слабость (или плавучесть) для каждого вида деятельности: Slack = LS - ES или LF - EF
  4. Определите деятельность с нулевым слаком — это формирует критический путь.

Нормальная продолжительность проекта равна сумме продолжительности деятельности по критическому пути.Вычислите нормальную общую стоимость проекта, суммируя все обычные затраты на деятельность плюс любые косвенные затраты на нормальную продолжительность.

Шаг 4: Расчет затрат на все виды деятельности

Для каждого вида деятельности в вашем проекте рассчитайте наклон стоимости по формуле:

Стоимость скольжения = (Стоимость аварии - Нормальная стоимость) / (Обычное время - Время аварии)

Этот расчет показывает, сколько стоит снижение каждой активности на единицу времени. Найдите наклон стоимости крушения для каждой критической активности и выберите активность наименьшей наклонной стоимости крушения, чтобы сначала разбить ее.

Создать таблицу, в которой ранжируются все критические направления деятельности по их наклону стоимости, от самого низкого до самого высокого.

Шаг 5: Выберите действия для сбоя

Краш анализирует и классифицирует действия на основе наименьшей стоимости аварии за единицу времени. Краш работает только для критических действий пути, где можно сократить графики.

Следуйте этим рекомендациям при выборе действий для аварий:

Если два или более критических вида деятельности имеют наименьшие, но равные затраты, выберите вид деятельности: (i) В случае, когда другой путь в сети может стать критическим, уменьшив общее время.

Шаг 6: Сбой в выбранных действиях

Повреждение деятельности по одному временному блоку за раз (или с небольшими приращениями), пересчитывание критического пути после каждой итерации. Этот итеративный подход важен, поскольку:

После сбоя в критических действиях в соответствии с правилом II проверьте, существуют ли новые критические пути (пути) или нет. Если таковые имеются, определите все критические действия и разрушьте их в соответствии с правилом II.

Шаг 7: Расчет общей стоимости проекта за каждый период

После каждой аварийной итерации рассчитайте общую стоимость проекта:

Общая стоимость проекта = сумма всех затрат на деятельность + (продолжительность проекта × косвенная стоимость за единицу времени)

Помните, что когда вы совершаете аварийные действия:

Шаг 8: Определите оптимальную продолжительность проекта

После сбоя всех критических действий до их минимального возможного времени, остановить процедуру и определить общую стоимость проекта для всех периодов, таких как нормальная продолжительность и аварийные продолжительности.Выберите продолжительность проекта как оптимальную, для которой общая стоимость соблюдается минимальной.

Оптимальная продолжительность проекта - это точка, где общая стоимость проекта минимизируется. Это представляет собой наилучший баланс между прямыми аварийными расходами и косвенными накладными расходами.

Разрушение деятельности является экономичным только в том случае, если ее снижение стоимости крушения меньше, чем косвенные затраты за единицу времени.

Подробный пример: крушение строительного проекта

Давайте рассмотрим исчерпывающий пример, чтобы проиллюстрировать процесс оптимизации затрат на аварийную ситуацию в действии.

Обзор проекта

Для завершения строительного проекта была заключена договорная договоренность со строительной компанией. Проект имеет следующие характеристики:

Таблица данных о деятельности

Вот информация о деятельности нашего проекта:

ActivityPredecessorsNormal Time (weeks)Normal Cost ($)Crash Time (weeks)Crash Cost ($)Max Crash (weeks)
A-810,000614,0002
B-1218,000924,0003
CA1015,000819,0002
DA1421,0001127,0003
EB, C912,000716,0002
FD1116,500920,5002
GE, F710,500612,5001

Пошаговое решение

Шаг 1: Рассчитайте стоимость скачков

Для каждого вида деятельности мы рассчитываем наклон стоимости:

В этом примере все виды деятельности имеют один и тот же уклон затрат, что упрощает процесс принятия решений.

Шаг 2: Определите критический путь

После построения сетевой диаграммы и выполнения передних и задних проходов мы определяем критический путь:

Критический путь: A → D → F → G

Нормальная продолжительность проекта: 8 + 14 + 11 + 7 = 40 недель

Подождите, наше первоначальное предположение было 50 недель, но фактический критический путь дает нам 40 недель.

Нормальная общая стоимость: 10 000 + 18 000 + 15 000 + 21 000 + 12 000 + 16 500 + 10 500 = 103 000

Нормальная косвенная стоимость: 40 недель × 2000 долларов в неделю = 80 000 долларов

Общая стоимость проекта: $103 000 + $80,000 = $183 000

Шаг 3: Крушения системно

Итерация 1: Крушение активности А на 1 неделю (самый низкий на критическом пути)

Итерация 2: Крушение активности А на 1 неделю (сейчас на пределе крушения)

Итерация 3: Крушительная активность D на 1 неделю

Продолжайте этот процесс, проверяя новые критические пути после каждой итерации, пока не достигнете желаемой продолжительности или пока общая стоимость не начнет увеличиваться.

Анализ и интерпретация

В этом примере, поскольку наклон затрат ($2000 в неделю) равен косвенной экономии затрат ($2000 в неделю), общая стоимость проекта остается постоянной, поскольку мы совершаем аварийные действия. В реальных сценариях вы обычно видите, что общая стоимость сначала снижается, достигает оптимальной минимальной точки, а затем увеличивается по мере продолжения аварий.

Оптимальная продолжительность проекта — это точка, где общая стоимость минимизируется.Управляющие проектами должны также учитывать другие факторы, такие как бонусы за досрочное завершение, просроченные штрафы и доступность ресурсов при принятии окончательных решений.

Расширенные соображения в оптимизации стоимости крушения

Обработка нескольких критических путей

Как только существует более одного критического пути, ситуация становится более сложной.Когда существует несколько критических путей, вы должны одновременно сорвать деятельность на всех критических путях, чтобы уменьшить общую продолжительность проекта.

Когда это происходит:

Выбор критической деятельности с наименьшими дополнительными затратами гарантированно является оптимальным подходом (т.е. мы падаем наилучшим образом), при условии, что у нас есть только один критический путь. Однако, как только мы сталкиваемся с двумя или более критическими путями, мы не можем гарантировать, что мы все еще можем ломать проект оптимальным образом.

Использование линейного программирования для сложных проектов

Для крупных, сложных проектов с большим количеством видов деятельности пакет рассчитывает оптимальный (минимальная стоимость) способ сбоя проекта с использованием линейного программирования.Преимущество использования линейного программирования для сбоя проекта заключается в том, что мы можем автоматически гарантировать, что для любого конкретного времени завершения проекта мы достигли этого времени, сбившись с минимальной стоимостью.

В данной статье излагается такая стратегия, использующая модель линейного программирования, адаптируемую для использования на большинстве компьютеров с пакетом линейного программирования.При этом она описывает переменные стратегии и определяет её формулы для расчета сбоев как затрат, так и сетевых предпосылок.

Линейное программирование особенно полезно, когда:

Учитывая ограничения ресурсов

Расширение этого графика позволяет включать ресурсы, связанные с каждым видом деятельности, посредством процессов, называемых назначениями ресурсов на основе деятельности, и методов оптимизации ресурсов, таких как выравнивание ресурсов и сглаживание ресурсов. Расписание на уровне ресурсов может включать задержки из-за узких мест ресурсов (т.е. недоступность ресурса в требуемое время) и может привести к тому, что ранее более короткий путь станет самым длинным или наиболее «критичным» путем ресурсов.

Когда ресурсы ограничены, вы не сможете сорвать определенные виды деятельности, даже если это будет экономически выгодно. Всегда проверяйте, что:

Учет неопределенности с PERT

CPM — это детерминированный метод, который использует фиксированную оценку времени для каждого вида деятельности. Хотя CPM легко понять и использовать, он не учитывает временные вариации, которые могут оказать большое влияние на время завершения сложного проекта.

Для проектов со значительной неопределенностью рассмотрите возможность использования PERT (Program Evaluation and Review Technique) совместно с CPM. PERT предполагает бета-распределение вероятностей для оценок времени. Для бета-распределения ожидаемое время для каждого вида деятельности может быть аппроксимировано с использованием следующего средневзвешенного значения: Ожидаемое время = (Оптимистическое + 4 x Скорее всего + Пессимистическое ) / 6

Общие ошибки, которых следует избегать

При решении проблем оптимизации затрат на аварийные ситуации, имейте в виду эти распространенные подводные камни:

Разрушительная некритическая деятельность

Одна из наиболее частых ошибок — попытка сбоя деятельности, которая не находится на критическом пути. Не все задачи в проекте могут быть сбиты. Только те задачи, которые находятся на критическом пути и способны к ускорению, могут быть сбиты. Срыв некритических действий растрачивает ресурсы без сокращения продолжительности проекта.

Игнорирование критических изменений пути

Вы заметите, как сбой деятельности изменит критический путь проекта. После каждого сбоя подтвердите, какие действия остаются на критическом пути до дальнейшего сбоя проекта. Неспособность пересчитать критический путь после каждой итерации может привести к неоптимальным решениям и потраченным впустую ресурсам.

Превышение пределов аварий

У каждого вида деятельности есть максимальная сумма, которую он может разбиться. Продолжительность действия не может быть меньше продолжительности аварии. Попытка разбиться за эти пределы невозможна и указывает на ошибку расчета или нереалистичные ожидания.

Непрямая экономия затрат

Некоторые специалисты-практики сосредоточены исключительно на увеличении прямых затрат на аварийные работы без надлежащего учета снижения косвенных затрат за счет сокращения продолжительности проекта. Всегда рассчитывают общую стоимость проекта (прямую + косвенную) для принятия обоснованных решений.

Предполагая линейные отношения затрат

Длительность крушения обычно моделируется как линейная зависимость между стоимостью и продолжительностью деятельности, но во многих случаях более применима выпуклая функция или ступенчатая функция.В реальных проектах соотношение затрат и времени может не всегда быть идеально линейным, поэтому используйте суждение при применении этих формул.

Практическое применение и когда использовать крашинг

Крах проекта не подходит для каждой ситуации. Понимание того, когда применять эту технику, имеет решающее значение для успеха проекта.

Идеальные сценарии для крушения проекта

Подумайте о том, чтобы разрушить ваш проект, когда:

Завершить проект в заранее установленный срок. Возвратить ранние задержки. Избежать ликвидированных убытков. Свободные ключевые ресурсы досрочно для других проектов. Получить досрочное получение бонуса за завершение.

Когда не стоит разрушать проект

Избегайте сбоев, когда:

Не все проекты могут быть эффективно разрушены. Некоторые проекты имеют задачи с присущими временными ограничениями или зависимостями, которые невозможно ускорить. В таких случаях крушение может быть неосуществимым вариантом.

Преимущества и риски краха проекта

Ключевые преимущества

Крах проекта служит цели эффективного управления временем. Основные преимущества включают:

Существенные риски и ограничения

Как мощный инструмент, как "резня" может быть в управлении проектами, важно признать присущие риски и ограничения, которые приходят с ним. Независимо от контекста, принятие решения о крахе проекта требует тщательного анализа риска-выгоды. Например, крах может привести к значительному увеличению затрат на проект, поскольку ресурсы распределяются с повышенной скоростью для ускорения задач. Есть также шансы на то, что качество будет скомпрометировано, поскольку акцент на скорости может отвлечь внимание от важных деталей.

К основным рискам относятся:

Альтернативные методы сжатия графика

Хотя сбой - это мощная техника, это не единственный метод сжатия графиков проектов. Понимание альтернатив помогает выбрать наиболее подходящую стратегию для вашей ситуации.

Быстрое отслеживание

В этих ситуациях можно использовать два метода сжатия графика: быстрое отслеживание и сбой. Быстрое отслеживание: Проверяйте критический путь для выявления действий, которые могут выполняться одновременно. Запуск параллельных процессов сократит общее время выполнения. Крах: Этот процесс предполагает выделение большего количества ресурсов для ускорения действий.

Крах проекта часто смешивается с быстрым отслеживанием, но существуют важные различия. Где сбой заключается в добавлении ресурсов для поддержания графика, быстрое отслеживание - в использовании существующих ресурсов. Но вы разделили или перенесли критические задачи, чтобы они могли работать одновременно, а не последовательно.

Преимущества быстрого отслеживания:

Недостатки быстрого отслеживания:

Комбинирование аварий и быстрого отслеживания

Есть третий способ. Вы можете использовать обе техники вместе. Другими словами, вы можете привлечь дополнительные ресурсы, чтобы избежать распада существующей команды, и использовать сбой там. И вы также можете перепланировать критические задачи, чтобы работать параллельно и выделить некоторые действия на дополнительные ресурсы, которые вы добавили в проект.

Этот гибридный подход может максимизировать сжатие графика при балансировании затрат и рисков, хотя он требует тщательной координации и мониторинга.

Программные инструменты для анализа стоимости крушения

Современное программное обеспечение для управления проектами может значительно упростить расчеты оптимизации затрат на аварийные ситуации.В настоящее время в промышленности имеется несколько программных решений, использующих метод планирования CPM.

Популярные инструменты включают в себя:

Эти инструменты могут автоматически:

Лучшие практики для реализации проекта Crashing

Чтобы максимизировать эффективность оптимизации затрат при минимизации рисков, следуйте этим проверенным передовым методам:

1.Провести тщательное планирование

Разработка комплексного плана перед принятием решения о сбое проекта имеет решающее значение. Это включает в себя эффективное общение с вашей командой об изменениях, гарантируя отсутствие неясностей.

2.Сохранение стандартов качества

Хотя основное внимание уделяется ускорению, нельзя игнорировать качество. Внедрение мер контроля качества в течение всего разбившегося графика:

3.Общаться с заинтересованными сторонами

Держите всех заинтересованных сторон в курсе неисправных решений и их последствий:

4.Мониторинг и настройка непрерывно

Непрерывный мониторинг имеет важное значение. Отслеживайте ход выполнения аварийных задач и убедитесь, что они находятся в графике. Эффективное программное обеспечение для управления проектами может быть бесценным для отслеживания и отчетности в режиме реального времени. Будьте готовы внести коррективы по мере необходимости. Если задача не отвечает хорошо на дополнительные ресурсы, рассмотрите возможность перераспределения этих ресурсов на другие критически важные задачи.

5.См.: Благосостояние команды

Защитите свою команду от выгорания и поддерживайте боевой дух:

6.Уроки, извлеченные из документов

После завершения разбившегося проекта, уловите идеи для будущей ссылки:

Реальные отраслевые приложения

Методы аварийного проектирования применяются во многих отраслях с различными целями и ограничениями.

Строительная промышленность

Строительные проекты часто используют аварийные для:

Общие методы аварий включают добавление рабочих смен, увеличение размеров экипажа, использование сборных компонентов и развертывание дополнительного оборудования.

Разработка программного обеспечения

Технологические компании срывают проекты:

Стратегии крушения включают добавление разработчиков, реализацию параллельных треков разработки, использование автоматизированных инструментов тестирования и использование облачной инфраструктуры для более быстрого развертывания.

Производство

Производственные проекты рушатся:

Методы включают в себя сверхурочные смены, ускоренные закупки материалов, дополнительные производственные линии и аутсорсинг субподрядчикам.

Планирование событий

Проекты событий падают, когда:

К числу таких подходов относятся наем дополнительного персонала, использование поставщиков премиум-класса, ускорение выдачи разрешений и разрешений и увеличение маркетинговых расходов.

Заключение

Оптимизация затрат на аварийный проект - это сложная, но практичная техника, которая позволяет менеджерам проектов принимать обоснованные решения о сжатии графика. Систематично анализируя взаимосвязь между временем и стоимостью, выявляя критические пути, вычисляя наклоны затрат и стратегически выбирая действия для аварий, вы можете достичь оптимальных результатов проекта даже при жестких ограничениях по срокам.

Концепция Crashing in Project Management служит жизненно важным инструментом для руководителей проектов, направленным на ускорение графиков проектов и соблюдение критических сроков. Она дает возможность проектным командам оптимизировать ресурсы, контролировать затраты и смягчать риски. Однако к решению о сбое проекта следует подходить с тщательным учетом, поскольку оно имеет как преимущества, такие как экономия времени и повышенная удовлетворенность клиентов, так и недостатки, включая увеличение затрат и потенциальные компромиссы качества.

Для успешной оптимизации затрат на аварийные ситуации требуется:

Независимо от того, управляете ли вы строительными проектами, инициативами по разработке программного обеспечения, производственными операциями или любым другим типом проекта, освоение методов оптимизации затрат на аварийную работу повысит вашу способность достигать результатов вовремя и в рамках бюджета. Следуя пошаговому подходу, изложенному в этом руководстве, и применяя лучшие практики, вы будете хорошо оснащены для решения даже самых сложных сценариев сжатия графика.

Помните, что сбой - это всего лишь один из инструментов в наборе инструментов менеджера проекта. Используйте его разумно, всегда учитывая более широкий контекст проекта, организационные цели и долгосрочные последствия ваших решений. С практикой и опытом вы разработаете суждение, необходимое для определения того, когда сбой является подходящим и как его наиболее эффективно реализовать.

Дополнительные ресурсы

Чтобы углубить понимание оптимизации стоимости проекта и связанных с ней тем, рассмотрите возможность изучения этих ценных ресурсов:

Объединив теоретические знания с практическим применением, вы овладеете искусством и наукой оптимизации затрат на проект, что позволит вам создавать успешные проекты даже в самых сложных условиях. [+]