Tại sao Asana là công cụ hữu hiệu để hoạch định

Thiết bị bảo trì kỹ thuật là một chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ sở nào phụ thuộc vào máy, hệ thống HVAC, hoặc đường sản xuất. Bảo trì có thể dẫn đến những hư hỏng tốn kém, rủi ro an toàn, và phạt điều chỉnh. Phương pháp truyền thống như bảng trắng, hoặc dây chuyền email thường thất bại vì thiếu tầm nhìn, trách nhiệm, và tự động hóa. Aana, một nền tảng quản lý dự án hàng đầu, giải quyết các vấn đề này bằng cách cung cấp một không gian trung tâm bảo trì kế hoạch, theo dõi và giao tiếp mà không có sự va chạm.

Aana cung cấp tính năng được thiết kế đặc biệt để xử lý các công việc tái diễn, phụ thuộc và phối hợp chéo nhau. Tính linh hoạt giúp bạn phản ánh dòng bảo trì độc đáo của mình, từ thanh tra đơn giản hàng năm đến các bước vượt qua. Bằng cách di chuyển chương trình lên chương trình Aana, bạn sẽ có được một nguồn riêng lẻ của sự thật giảm thiểu lỗi và cải thiện thời gian trả lời. Nền tảng cũng tích hợp với các công cụ như hệ thống quản lý, cảm biến và ứng giao tiếp, làm cho nó một trung tâm cho hoạt động bảo trì liên quan.

Đặt lịch bảo trì ở Asana

Để bắt đầu, hãy tạo một dự án mới ở Asana đặt tên “Thợ bảo trì bằng phép màu. Hãy chọn một dự án thích hợp nhất với nhóm bạn, ’ cần thiết. Phần lớn các đội bảo trì thích xem [FLT: 0] để quản lý công việc hàng ngày, nhưng bạn cũng có thể dùng [FLT] xem [FLT:] [FLT:] để bắt đầu xem công việc thị giác [FLT:] và bắt đầu từ từ từ từ từ từ từ từ từ xem [FT] sang trang web].

Tổ chức với các phần và các lĩnh vực riêng

Trong dự án của bạn, hãy tạo các phần để nhóm các công việc bảo trì theo loại thiết bị, địa điểm hoặc tần số.

  • Hệ thống HVAC
  • Trang bị điện
  • Cỗ máy sản xuất
  • Kiểm tra an toàn
  • Xây dựng ống & kính; ống nước

Kế tiếp, thêm lĩnh vực [FLT: 1] để thu thông tin chỉ trích cho mỗi nhiệm vụ. Khuyên bạn nên nhập trường tự chọn:

  • ID phân loại ( trường văn bản) – số thẻ tài sản từ hệ thống CMMS hoặc kho tính năng.
  • Kiểu Maintenance (bì xuống) – Phòng ngừa, dự đoán, Sửa chữa, Khẩn cấp.
  • Tần số (FLT:1) – Daily, Weekly, Montly, Quarterly, Zurly.
  • Các cơ hội (số) – ước tính giờ lao động.
  • Các phần cần ( trường văn bản) – danh sách các bộ phận dự phòng hoặc nguồn cung cấp.
  • Độ nghiêng (bập xuống) – Low, vừa, High, itter.

Các trường tự chọn cho phép bạn lọc, sắp xếp và báo cáo về công việc của bạn, làm cho nó dễ dàng để nhận diện các mục đã quá hạn hoặc công việc ưu tiên cao.

Tạo lại việc làm và tự động

Một trong những đặc điểm mạnh nhất của Asana để bảo trì là [FLT: 0] làm các công việc [FLT: 1]. Thay vì tự phức tạp hóa bộ lọc hàng tuần hoặc kiểm tra an toàn hàng tháng, hãy lập lại công việc theo một thời biểu định trước (ngày thứ hai, thứ nhất tháng, v.v.). Aana tự động tạo lần xuất hiện tiếp theo khi hoàn tất. Nếu một nhiệm vụ bị hoãn lại, thì chương trình điều chỉnh thông minh sẽ được lặp lại.

Để có thêm tự động hóa, hãy dùng các tính năng [FLT: 0] ) (có thể sử dụng trong kế hoạch kinh doanh và Enterprise). Bạn có thể tạo ra các quy tắc như:

  • Khi nhiệm vụ bảo trì hoàn tất, hãy chuyển đến khu “tách xe điện ngầm hoàn tất và thông báo cho cấp trên.
  • Khi công việc được giao quá hạn, hãy thay đổi ưu tiên cho việc “thỉnh thoảng lại được giao cho kỹ thuật viên dự phòng.
  • Khi một nhiệm vụ mới được tạo ra với “Điều ưu tiên của giới phê bình, hãy tự động thêm một nhiệm vụ phụ để tăng cường.

Những tự động hóa giảm chi phí trên tay và đảm bảo không có gì trượt qua các vết nứt.

Dùng đặc tính A - sa - na để cải thiện sự hợp nhất

Sự kết hợp giữa các kỹ thuật viên, nhà điều hành và quản lý thường là những đường dây yếu.

Xem thời gian cho phụ thuộc

Xem thời gian ) (Kiềm đồ thị) là vô giá khi nhiệm vụ bảo trì có quan hệ phụ thuộc. Chẳng hạn, bạn không thể thay thế một động cơ cho đến khi kiểm tra điện hoàn tất và phần thay thế đã đến. Bằng cách liên kết tác vụ với người tiền nhiệm, bất kỳ sự chậm trễ nào tự động đẩy tác tiếp theo, cho bạn một lịch trình thực tế. Các bộ quản lý có thể chấm nút bấm trước vài tuần.

Xem kế hoạch cho nhật ký

Chuyển sang xem [FLT: 0] để xem thời hạn bảo trì hàng tuần hay tháng [FLT: 0] [FLT: 1] xem [FLT:] để xem mọi việc sắp tới trên lịch bảo trì. Xem này giúp bạn cân bằng công việc tải lên nhiều kỹ thuật viên và tránh quá tải một người. Bạn có thể kéo và thả các tác vụ để sắp xếp lại lịch dễ dàng.

Thông báo và chú thích

Aana gửi thông báo qua email, bàn làm việc và di động cho nhiệm vụ, chú thích và thay đổi ngày tháng. Kỹ thuật viên có thể thêm ảnh của các vấn đề thiết bị, kèm theo sổ tay PDF, hoặc đánh dấu một bộ quản lý để được chấp thuận trực tiếp trong nhiệm vụ. Việc này tạo một đường dẫn kiểm tra đầy đủ mà không cần tìm kiếm qua email.

Sự kết hợp cho dòng chảy làm việc không đường

Kết nối nó với:

  • Slack – nhận được cảnh báo bảo trì trong kênh của bạn.
  • Không gian làm việc của Google hoặc Office 365 – liên kết đến bảng tính hay tài liệu có bản ghi bảo trì.
  • hoặc Make – kết nối đến hệ thống CMMS, kho lưu trữ, hoặc bộ cảm biến iot. Lấy thí dụ, khi một bộ cảm biến iot phát hiện rung động bất thường, Zapier có thể tự động tạo một công việc bảo trì ở Asana.
  • Power BI hay apeu – lấy dữ liệu của Asana cho bảng điều khiển về xu hướng tuân thủ và giảm thời gian.

Những sự tích hợp này biến đổi Asana từ một danh sách đơn giản thành trung tâm chỉ huy cho các hoạt động bảo trì.

Kỹ thuật cao cấp cho việc bảo trì kế hoạch ở Asana

Một khi bạn đã có những điều cơ bản, hãy xem xét những chiến lược tiên tiến để có được giá trị hơn.

Dùng mẫu để cài đặt đều đặn

Nếu bạn quản lý nhiều cơ sở, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách tạo một mẫu dự án có tên là “ Lịch trình phục vụ — Mẫu sinh sinh sản.

Thi hành một nghi thức xin sửa chữa Ad Hoc

Tạo một [FLT: 0] Asana Form mà các nhà điều hành hay nhân viên có thể sử dụng để báo cáo một máy vi tính bị hư hoặc yêu cầu sửa đổi. Hình thức này có thể lấy mã số, mô tả và hình. Khi gửi đi, Asha tạo một công việc trong phần “Điều chỉnh lại, chỉ định nó cho kỹ thuật viên điện thoại, và đặt ưu tiên. Điều này giảm sự hỗn loạn của yêu cầu qua lời nói hoặc thư điện tử.

Báo cáo chính xác và bảng thông báo

Asana Bảng ) [FLT: 1] (Phật hoặc Goalfolio) cho phép bạn theo dõi số lượng các công việc đã quá hạn, mức độ hoàn thành và việc phân phối. Bạn cũng có thể xuất dữ liệu ra bảng phân tích chi tiết hơn. Để áp dụng khả năng ghi chép này, cần thiết để kiểm tra và kiểm tra lại bằng chứng có tính toán.

Liên kết tới dữ liệu phát minh và Tài sản

Dù Asana không phải là một CMMS đầy đủ, bạn vẫn có thể quản lý các công việc cơ bản bằng cách liên kết các công việc với các tờ kho bên ngoài hoặc sử dụng các trường tự chọn để theo dõi phần số. Đối với một giải pháp mạnh mẽ hơn, kết nối Aana với hệ thống quản lý kho lưu trữ tận tụy thông qua ADI hay bên thứ ba hợp nhất. Việc này đảm bảo rằng một nhiệm vụ thay thế bộ lọc bao gồm số phần và có kho lưu trữ trong tay.

Để đọc thêm về Asana với các dòng công việc bảo trì, hãy kiểm tra hướng dẫn tự động ) và thực hiện tốt nhất từ ) Cây ).

Những thực hành tốt nhất để bảo trì kế hoạch ở Asana

Để tận dụng mọi thứ từ Asana để bảo trì, hãy làm theo những thực hành đã được chứng minh này:

  • Mỗi nhiệm vụ nên có một người có trách nhiệm riêng lẻ.
  • Đặt ngày tháng thực tế yếu tố trong thời gian đệm cho sự chậm trễ bất ngờ. Hãy dùng ngày tháng bắt đầu và ngày tháng để chỉ cửa sổ làm việc.
  • Dùng thẻ để lọc nhanh. ) thẻ như “Sự an toàn nghiêm trọng hoặc“ Các vật dụng ưu tiên cao cấp cho phép bạn tập trung vào các vật dụng ưu tiên.
  • Bắt đầu một cuộc kiểm tra hàng tuần. dành 15 phút mỗi tuần để xem lại các công việc quá hạn và sắp tới. Điều chỉnh thời gian biểu và việc bổ sung lại khi cần thiết.
  • Giữ tài liệu hướng dẫn được gắn vào. Lưu trữ sách hướng dẫn, tờ bảo mật và nhật ký lịch sử như là đính kèm tác vụ hoặc trong thư mục Google Drive.
  • Hãy huấn luyện đội của bạn. ) Hãy kiểm tra xem mọi kỹ thuật viên đều biết cách sử dụng Asana, đặc biệt là lặp lại các tác vụ và chỉ chú thích. Cung cấp một hướng dẫn tham khảo nhanh.
  • Hãy dùng các trường riêng [FLT: 1] mỗi quý, xem lại các trường tự chọn để gỡ bỏ những trường không dùng và thêm các phân loại mới khi thiết bị thay đổi.

Những lỗi thông thường và cách tránh những lỗi lầm

Dù có một công cụ tuyệt vời, cạm bẫy có thể làm suy yếu kế hoạch bảo trì của bạn.

  • Xem Asana như một bảng tính tĩnh. Don & 88217; chỉ liệt kê các nhiệm vụ và bỏ qua chúng. Hãy sử dụng các tác vụ tái diễn, ngày tháng và chỉ định các nhà phát hành để giữ cho hệ thống sống.
  • Đang nạp quá nhiều một kỹ thuật viên duy nhất. Hãy dùng Asa ̱ xem hàng loạt công việc (có thể xử lý kinh doanh) để xem mỗi người có bao nhiêu việc. Việc phân phối lại tác vụ trước khi một người bị chôn vùi.
  • Đang thu thập ứng dụng di động. Kỹ thuật viên công nghệ cần truy cập. Hãy đảm bảo họ có ứng dụng di động Asana và biết cách cập nhật các tác vụ trên đi.
  • Không sử dụng các quy tắc hay tự động. Tính năng ghi chép thủ công dẫn đến mệt mỏi và lỗi. Đặt ra các quy tắc chung cho việc làm như tăng tốc quá hạn hoặc hoàn thành thông báo.
  • Đang cố gắng làm sạch các công việc đã hoàn tất. Lưu trữ các tác vụ cũ sau một hoặc hai tháng để giữ cho dự án đáp ứng. Hãy dùng Asa ’ tính năng hấp dẫn thay vì xóa.

Kết luận

Aana không chỉ đơn giản là một danh sách cần làm. Khi được cấu hình đúng cho chương trình bảo trì thiết bị, nó trở thành một công cụ phối hợp mạnh mẽ để giảm thời gian xuống, cải thiện trách nhiệm và giữ cho đội của bạn liên kết lại. Bằng cách thiết lập các dự án với các lĩnh vực tùy chỉnh, sử dụng các nhiệm vụ và tự động, tích hợp với các hệ thống khác, và sau đó làm việc tốt nhất, bạn có thể chuyển đổi hoạt động bảo trì của bạn. Bắt đầu từ nhỏ, điều chỉnh lại thiết lập hơn thời gian, và xem thiết bị tăng cường độ chắc chắn của bạn.