Các nhà quản lý dự án kỹ thuật phải đối mặt với một thách thức liên tục: dịch dữ liệu phức tạp vào các quan sát có thể hoạt động cho các nhà đầu tư. Dự án Microsoft (SMS) cung cấp các dự án dự án thiết kế và khả năng quản lý tài nguyên mạnh mẽ, nhưng các dự án thô thường chiếm lĩnh các nhà quản lý, khách hàng và nhóm dẫn đầu những người cần một tầm nhìn rõ ràng, cao cấp. xây dựng một bảng điều khiển tận tâm trong dự án MS Project biến đổi dữ liệu thành một bản tóm tắt thị giác nhanh hơn và giữ cho mọi người liên kết với nhau. Bài này đi qua quá trình thiết kế, xây dựng và chia sẻ các dự án trong dự án dự án dự án của dự án MS, với các công nghệ thực tiễn, với các công cụ tự động, tự động và công cụ BI.

Vai trò của bảng xếp gạch trong việc quản lý dự án kỹ thuật

Một bảng điều khiển không chỉ là một biểu đồ trạng thái mà còn là một trung tâm thông tin liên lạc. Các dự án kỹ thuật bao gồm nhiều dòng, phụ thuộc chặt chẽ và phát triển mối quan hệ với nhau. Một bảng điều khiển được xây dựng tốt hợp nhất thành công suất, tài nguyên, tiến bộ và ngân sách vào một giao diện riêng lẻ. Thay vì sàng lọc các biểu đồ Gantt và danh sách công việc, những người giữ cọc có thể trả lời ngay: [FLT: 0] Chúng ta có đang ở đâu?

Đối với các nhà lãnh đạo kỹ thuật, bảng điều khiển giảm bớt thời gian dành cho các cuộc họp địa vị và thư điện tử, tạo ra một nguồn lẽ thật làm giảm sự hiểu lầm, đồng thời cũng được cập nhật thường xuyên như một hệ thống cảnh báo sớm, làm nổi bật những sự biến đổi mà nếu không thì sẽ không được chú ý đến cho đến khi không còn thời hạn chót quan trọng.

Các chuyên gia về bảng xếp gạch kỹ thuật khóa

Trước khi thiết kế bố trí hình ảnh, hãy xác định số đo quan trọng nhất đối với các nhà đầu tư.

  • Hiệu suất sách — phần trăm hoàn tất cho các giai đoạn chính và hoạt động đường dẫn chính. Hãy so sánh cơ bản để hiển thị trượt hoặc tăng tốc độ.
  • Quản lý Giá trị được quản lý (VVM) ) — chi phí cho chỉ mục hiệu suất làm việc (CPI) và chỉ mục hiệu suất (PI) cung cấp những chỉ thị sức khỏe khách quan, đặc biệt đối với các dự án lớn về vốn.
  • Nguồn tài nguyên tải ) — quá trình phân phối hoặc giảm nguồn lực, đặc biệt đối với các kỹ sư hoặc thiết bị đặc biệt.
  • xu hướng đá ngầm ) — lịch sử và dự đoán thời gian hoàn tất cho các chìa khóa có thể giải quyết (v. d., thiết kế đóng băng, chấp nhận nguyên mẫu, chấp nhận nơi Mạng).
  • Tình trạng đăng ký của Rask ) — số rủi ro mở, phân phối nghiêm trọng và kế hoạch giảm thiểu.

Đối với các nhà đầu tư, tập trung vào một vài dự án cấp cao, cung cấp khả năng khoan xuống dưới để biết chi tiết nhiệm vụ.

Xây dựng bảng thông tin trong dự án xơ rải rác

Dự án MS không bao gồm một nút “ngăn chặn bảng, nhưng cách nhìn và báo cáo của nó cho phép bạn tạo ra màn hình hiệu quả.

Bước 1 — Định nghĩa các lĩnh vực riêng và giá trị tính toán

Tạo các trường tự chọn (số, số hay kiểu Cờ) để thu dữ liệu không có trong các trường mặc định. Chẳng hạn, thêm một trường cờ “Hãy dùng một công thức kiểm tra nếu% trọn bộ không được mong đợi dựa trên đường cơ bản. Hãy dùng công thức tự chọn cho các bộ đo lường điện tử như CN= BWP / ACP, sử dụng các trường có sẵn để có giá trị (BCP) và chi phí thực tế (ACWP).

Bước 2 – Xây dựng ô xem bảng riêng

Hãy đến Xem > Bảng > Thêm vào Bảng [FLT: 1] và tạo một bảng mới bao gồm chỉ các cột thích hợp với bảng điều khiển: Tên tác vụ,% full, Action, Duction% full, CPI, và các trường tự chọn. Áp dụng bộ lọc chỉ hiển thị các tác vụ hay dấu hiệu cho ô xem cấp cao. Lưu điều này như là bảng mới, e.g. “Dash covere cheffe.

Bước 3 – Mã định dạng cho người hiển thị

Nhấn vào vùng biểu đồ Gant, chọn Kiểu dáng thanh ), và sửa đổi màu thanh và mẫu dựa trên trạng thái. Lấy thí dụ, làm cho tác vụ nằm sau thời biểu xuất hiện màu đỏ, hoàn thành tác vụ màu xanh lá cây, và chỉ trích tác vụ đường dẫn màu xanh. Hãy dùng tính năng tăng tốc (Format > Gridline > Di chuyển) để hiển thị ngày tháng theo chiều dọc, mà làm nổi bật các tác vụ quá hạn.

Bước 4 – Thêm chỉ thị bằng cờ

Dùng [FLT: 0]Flag [FLT: 1] để tạo chỉ chỉ dừng ánh sáng. Tạo một cột trên bảng với chỉ thị đồ họa cho thấy một vòng tròn màu xanh lá cây khi “Trên đường ray, màu vàng cho“ nguy cơ, đỏ cho “Bấp bênh, định nghĩa là mỗi lá cờ được đánh dấu bằng hình ảnh.

Bước 5 — Tạo một báo cáo bảng gạch

Thẻ Báo cáo Dự án MS bao gồm các mẫu được xây dựng giống như “Bản báo cáo về bảng gạch gạch lát, tùy chỉnh bằng cách chọn khung xem bảng bạn xây dựng, thêm biểu đồ cho % trọn vẹn theo giai đoạn, và thêm vào hộp văn bản để ghi chú. Bạn cũng có thể ghi ra biểu đồ bị đốt cháy hoặc biểu đồ tần xuất tài nguyên. Các báo cáo có thể được xuất khẩu đến PDF hoặc in cho các cuộc họp của người giữ quan trọng.

Kết hợp với điện BI để tăng cường thị lực

Trong khi dự án MS là có ích, Power DI cung cấp sự tương tác và tùy chọn chia sẻ cao hơn. Kết nối tập tin Dự án MS tới Power BI bằng cách sử dụng [FLT: 0] Dự ánMicrosoft [FLT: 1) kết nối (yêu cầu Dự án trực tuyến hoặc cơ sở dữ liệu cục bộ). Thay vì thế, hãy xuất khẩu dữ liệu của dự án của bạn vào một cuốn sách làm việc trên Youtube, rồi nạp vào Power BI.

Trong Power BI, tạo danh sách các hình ảnh từ xa: một tấm thẻ kiểu KPI cao nhất (v. d., tổng cộng % trọn bộ), một bản đồ phân tán của CPI vs. SPI, một danh sách tác vụ có định dạng theo định dạng, và một biểu đồ Gant dùng các hình ảnh tự chọn như “Gant by Microsoft lưỡng tính. Chia sẻ bảng điều khiển qua dịch vụ nguồn điện, cho người giữ cọc truy cập qua một liên kết mạng, và đặt mục cập vào mục cập mới hơn để lưu dữ liệu hiện thời. Để biết chi tiết, hãy đề cập đến [FL: 0] [FL: 0] để xem [FL: 0]

Tùy chỉnh bảng áp dụng cho các bộ giữ chỗ khác nhau

Một kích thước không phù hợp với tất cả. mỗi dự án kỹ thuật phục vụ một khán giả đa dạng, mỗi người với nhu cầu thông tin riêng biệt.

Bảng làm việc

Tập trung vào các đo lường tổng quát: tổng quát % trọn vẹn, SPI và CN, ba rủi ro hàng đầu, và ngày quan trọng tiếp theo. Hãy dùng một bố trí đơn trang với phông chữ lớn và chỉ thị dừng ánh sáng. Tránh chi tiết công việc.

Bảng điều khiển dự án

Cung cấp chi tiết dữ liệu EVM, phân tích cơ bản và biểu đồ tần xuất tài nguyên. Hiển thị giờ thực tế và giờ đã định cho mỗi gói làm việc. Gồm bảng các tác vụ cuối với phân tích tác động.

Name

Bộ lọc chỉ hiển thị những nhiệm vụ được giao cho các nguồn tài nguyên hoặc bộ phận cụ thể, bao gồm những người sở hữu nhiệm vụ, các phụ thuộc công việc và “ngày nay xem nhiệm vụ của tôi là mã màu để ưu tiên và theo ngày tháng.

Trình khách/External Stakest Dashboard

Giữ nó ở mức cao, nhấn mạnh các điểm mốc có thể giải quyết được và các điểm mốc hợp đồng. Tránh chi tiết tài nguyên nội bộ. Hãy dùng một quan điểm riêng biệt của Dự án MS mà ẩn trường sở hữu, hoặc xuất một phiên bản PDF đã được định dạng.

Đang tự động cập nhật bảng làm việc

Cập nhật thủ công dẫn tới bảng điều khiển cũ. Tự động tối đa:

  • Dùng công cụ cập nhật cơ bản của dự án MS để khóa trong các phiên bản kế hoạch.
  • Viết các vĩ lệnh VBA để cập nhật các tính toán và sao chép dữ liệu cá nhân vào một tờ ẩn, tạo ra biểu đồ. Kích hoạt vĩ mô về dự án mở mở [FLT: 1] để tính toán và sao chép dữ liệu vào một bảng ẩn.
  • Kế hoạch chia sẻ tin tức để nhiều người dùng có thể cập nhật tác vụ, và bảng điều khiển phản ánh những thay đổi trong gần thời gian thực. Cầu cho sự cập nhật điện năng (FLT:1) tự động để báo cáo trực tiếp.
  • Dùng dự án MS Project Online và hệ thống điều hành RET của nó để đẩy dữ liệu vào bảng điều khiển web tùy chỉnh nếu bạn cần linh hoạt hoàn toàn.

Những thực hành tốt nhất cho thiết kế bảng gạch

Một bảng điều khiển lộn xộn hoặc khó hiểu sẽ bị bỏ qua. Hãy theo những hướng dẫn này:

  • [FLT: 0] Hãy phân cách rõ ràng trên toàn cục. [FLT: 1] Giới hạn xem đến chưa tới mười mét trên một trang. Hãy dùng thẻ tab hoặc khoan để thêm chi tiết.
  • Dùng bộ mã màu nhất quán — đỏ cho thời gian biểu, xanh lá cây cho mục hoàn chỉnh, vàng để xem. Tránh thay đổi ý nghĩa trên các ô xem.
  • Mở cửa một con tem hẹn giờ vì vậy các nhà giữ kho biết khi nào dữ liệu được cập nhật cuối cùng.
  • Hãy thử bảng điều khiển với một người giữ mẫu [FLT: 1] trước khi lăn ra.
  • [FLT: 0] Khả năng truy cập ) — dùng độ tương phản cao, cung cấp các văn bản thay thế cho biểu tượng, và tránh chỉ dựa vào màu để truyền đạt trạng thái.

Để có thêm các nguyên tắc thiết kế, Viện Quản lý Dự án cung cấp sự hướng dẫn về [FLT: 0] đang phát triển các báo cáo bảng điều khiển [FLT: 1).

Tiến xa hơn các báo cáo tiêu chuẩn

Bộ quản lý dự án mùa thường kết hợp các nguồn dữ liệu bên ngoài. Chẳng hạn, liên kết Dự án MS tới một yêu cầu thay đổi kỹ thuật (ECR) trong phần mềm sharePoint. Dùng trường riêng để đếm chương trình ECRs tác động đó. Việc này biến bảng điều khiển từ bộ theo dõi lịch thành màn hình sức khỏe dự án. Xem thêm ma trận rủi ro (dùng trường tự chọn và bảng xem xét) để hình dung các mục độ cao.

Nếu tổ chức của bạn sử dụng SaP, Nhà tiên tri, hoặc hệ thống iP, khám phá kết nối dự án MS cho các nền tảng đó. nhiều công ty kỹ thuật đồng bộ hóa các tài nguyên thực tế từ hệ thống kế toán, sau đó đưa dữ liệu đó vào dự án MS cho EVM báo cáo. kết quả là một bảng điều khiển đơn kết hợp chi phí, lịch trình và hiệu quả kỹ thuật.

Kết luận

Dự án kỹ thuật xây dựng trong Dự án Microsoft là một cách thực tế, giá rẻ để cải thiện việc giao tiếp và độ trong suốt dự án. Bằng cách xác định các thước đo phím, đòn bẩy và chỉ số hình ảnh, và kết hợp với các công cụ như Power BI, bạn có thể cung cấp một bảng điều khiển hành hành động thay vì nhầm lẫn. Bắt đầu với một quan điểm đơn giản, rồi mở rộng dựa trên phản hồi. nỗ lực đầu tư vào thiết kế một bảng điều khiển rõ ràng, tự động hóa trả giá trị cao hơn trong suốt quá trình vòng đời — quyết định, ít ngạc nhiên hơn, và tin tưởng mạnh hơn với mỗi nhóm bảo vệ.