Sự trùng hợp là những thành phần thiết yếu của kế hoạch giúp quản lý rủi ro và bấp bênh tính toán đúng đắn và quản lý các dự án bảo đảm rằng các dự án sẽ tiếp tục theo dõi bất chấp các sự kiện bất ngờ hướng dẫn này cung cấp một phương pháp rõ ràng từng bước một để xử lý dự án một hiệu quả.

Hiểu được những dự án

Các dự án dự phòng ngân sách hoặc bộ đệm thời gian được phân phát để giải quyết những rủi ro tiềm năng, và hoạt động như là lưới an toàn, cho phép các nhà quản lý dự án phản ứng trước những vấn đề bất ngờ mà không làm gián đoạn sự tiến bộ của dự án.

Tính toán tổng số

Tính toán bắt đầu với đánh giá rủi ro. Xác định những rủi ro có thể xảy ra và đánh giá khả năng và tác động của chúng. Tính toán chi phí tiềm năng hoặc sự chậm trễ liên quan đến mỗi rủi ro. Tính toán này cung cấp cơ sở cho kế hoạch dự phòng.

Phương pháp thông thường bao gồm:

  • Phương pháp tập trung:) áp dụng tỷ lệ cố định tổng chi phí dự án dựa trên mức độ rủi ro.
  • Mô phỏng Carlo:) Dùng mô hình thống kê để tiên đoán kết quả và bộ đệm cần thiết.
  • Phán quyết: ) Tra khảo thành viên có kinh nghiệm để ước lượng các chi tiết.

Quản lý các dự án trong suốt thời gian dự án

Việc quản lý hiệu quả bao gồm việc liên tục kiểm tra và điều chỉnh dự trữ dự phòng khi cần thiết. Xem xét thường xuyên rủi ro giúp xác định các mối đe dọa hoặc thay đổi trong các rủi ro hiện có, cho phép cập nhật đúng lúc.

Điều quan trọng là phải giữ ngân sách dự phòng tách biệt với ngân sách chính để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát.