为什么阿萨娜是一个强大的维护工具 时间安排

有效的设备维护日程安排是任何依赖于机械、HVAC系统或生产线的设施中的一个关键功能。 缺失维护可能导致成本高昂的故障、安全隐患和监管罚款。 电子表格、白板或电子邮件链等传统方法往往因为缺乏实时可见度、问责和自动化而失败。 领先的项目管理平台阿萨纳通过提供集中的工作空间解决这些问题,维护团队可以在那里进行规划、跟踪和交流,而不会发生摩擦。

Asana 提供了专门设计用于处理重复任务、依赖和跨团队协调的功能。它的灵活性允许您反映您独特的维护工作流程,从简单的年度检查到复杂的多步骤检修。通过将您的日程安排移到 Asana 中,您获得了一个单一的真理源,从而减少错误并改进响应时间。该平台还整合了库存管理系统、IOT传感器和通信应用程序等工具,使其成为所有维护相关活动的枢纽。

在 Asana 设置您的维护时间表

要启动, 请在 Asana 创建一个名为 “ 设备维护 ” 的新项目 。 选择最适合您的团队%\ 8217; 需要的项目视图。 大多数维护团队都倾向于日常任务管理 [[FLT: 0] 列表视图 [[FLT: 1], 但您也可以使用 [[FLT: 2]] 董事会视图 (Kanban) 来进行视觉工作流程或用于 Gantt 风格调度的 时间线视图 [。 您可以随时在视图之间切换, 从而开始简单并进化 。

与区域及自定义字段一起组织

在您的项目中, 创建按设备类别、 位置或频率分类的组维护任务节。 常见的节包括:

  • HVAC 系统
  • 电气设备
  • 生产机械
  • 安全检查
  • 建置( P) ; 管道

下一步,添加海关字段,以获取每项任务的关键信息。

  • 设备ID(文本字段) QQ8211;来自您的CMMS或库存系统的资产标记号.
  • 维护类型(滴落) ⁇ 8211; 预防,预测,矫正,应急.
  • 频率(降) ⁇ 8211;日报,周刊,月刊,季刊,年刊.
  • 要求的工时(数目) ======================================================================================================================================================================================================================================
  • 所需部件[(文本字段)
  • 优先(降) ⁇ 8211;低,中,高,临界.

自定义字段允许您过滤、排序和报告您的任务,从而便于识别逾期的项目或高度优先的工作。

创建重复任务和自动化

Asana 维护的最强功能之一是 [[FLT: 0]] 经常性任务 [[FLT: 1] 。 与其手工复制每周过滤器清洗或每月安全检查,不如设定任务重复到一个固定的日程(每7天,即每月第一个星期一) 。 Asana 在当前日程完成后自动创建下一个日程。 如果任务被推迟,经常性日程会明智地调整。

对于更先进的自动化,请使用Asana的规则[功能(见于商业和企业计划)。您可以创建如下规则:

  • 维修任务完成后,请移至“完成”科,并通知主管。
  • 当任务逾期时,将优先级改为“高级”,并分配给后备技术员。
  • 当创建了“关键”优先级的新任务时,自动添加一个升级的子任务。

这些自动化降低了人工管理费用,确保了任何漏洞都无法通过裂缝.

利用阿萨纳特性改进协调

维护技术人员、操作人员和管理人员之间的协调往往是薄弱环节。 阿萨纳用设计来提高透明度和沟通的工具来弥补这一缺口。

依赖性的时间线视图

时间线视图 [ (Gantt chart) 在维护任务有依赖性时是十分宝贵的。 例如, 在电检完成且替换部分到达之前, 您无法替换一个电动机。 通过将任务与前身连接, 任何延迟都会自动推后任务, 给您一个现实的时间表。 管理员可以提前几周发现瓶颈 。

每日日程安排的日历视图

切换到 [[FLT: 0]] Calendar 视图 [[FLT: 1] , 以查看所有即将到来的维护截止日期在一个周或月日历上。 此视图有助于平衡技术人员的工作量, 避免一个人超载。 您可以拖放任务, 以便轻松地重新安排任务 。

通知和评论

Asana 通过电子邮件、桌面和移动发送通知,用于任务任务、评论和到期日更改。技术员可以在任务中添加设备问题的照片、附加PDF手册或标记管理器,以便直接批准。这可以创建完整的审计线索,而无需通过电子邮件搜索。

无缝工作流程集成

浅田与数百种工具集成,连接到:

  • Slack QQ8211;在你的团队频道接收维护警报.
  • Google工作空间或Office 365 ⁇ 8211;链接电子表格或带有维护日志的文档.
  • Zapier或Make ⁇ 8211;连接到CMMS,库存系统,或IoT传感器平台. 例如,当IoT传感器检测到异常振动时,Zapier可以在Asana自动创建维护任务.
  • Power BI或Tableau[] ⁇ 8211; 调用关于遵守和停机时间趋势的仪表板的阿萨纳数据.

这些整合将阿萨纳从简单的待办列表转变为维护操作的指挥中心.

Asana 的维护进度安排高级技术

一旦你掌握了基本知识, 考虑这些先进的策略, 以获得更多的价值。

使用模板来设置一致

如果您管理多个设施,请创建名为“维护时间表 — — 设施模板”的项目模板来节省时间。 包括预定义的段落、定制字段和常见设备类型的重复任务。 当新设施上线时,请从模板中生成一个项目并调整设备列表。 Asana 提供了内置的维护模板,您可以进一步定制。

执行临时修理申请表

创建 [[FLT: 0]] Asana Form [[FLT: 1] , 操作员或员工可以用来报告一个损坏的机器或请求纠正维护。 该表格可以捕捉设备的ID、 位置、 描述和照片。 当提交时, Asana 自动在您的“ 校正维护” 部分创建任务, 指定给待调技术员, 并设定优先级。 这样可以减少口头或电子邮件请求的混乱 。

杠杆报告和挂板

阿萨纳的Dashboard(组合或目标)允许您跟踪一些关键指标,如逾期任务的数量、完成率和工作量分配。 您也可以将数据导出到电子表格进行更详细的分析。 对于守法重工业来说,这种报告能力对于审计和监管证明至关重要。

与库存和资产数据链接

虽然Asana不是完整的CMMS,但您仍可以通过将任务与外部库存表链接或使用自定义字段跟踪部分编号来管理基本库存。为了更强的解决方案,您可以通过API或第三方集成将Asana连接到专门的库存管理系统。这确保替换过滤器的任务包含正确的部分编号,并拥有库存。

关于将Asana与维护工作流程相结合的进一步阅读,请查看Asana自动化指南[和关于预防性维护规划的可靠工厂[的最佳做法。

Asana的维修时间安排最佳做法

为了让阿萨纳人获得最多供养,遵循这些经过证明的做法:

  • 签署明确的所有权。 每项任务应有一个单一的负责人。使用“签名”字段,必要时增加一个共同所有人。
  • 设置现实的到期日。 意外延误的缓冲时间因素。 使用起始日和到期日来表示工作窗口 。
  • 使用标记进行快速过滤。 标记如“安全临界”或“升级”可以使您专注于高度优先项目。
  • 每周进行一次审查。 每周15分钟审查逾期的任务和即将到来的最后期限。根据需要调整时间表和重新安排工作。
  • 保留文档附. 存储手册,安全表,以及历史日志作为任务附件或链接的Google Drive文件夹.
  • 训练你的团队. 确保所有技术人员知道如何使用Asana,特别是反复出现的任务和评论线索. 提供快速的参考指南.
  • 审计您的自定义字段. 每个季度,审查您的自定义字段,删除未使用字段,并随着设备的改变而添加新的类别.

常见的错误和如何避免这些错误

即使有了伟大的工具,陷阱也会破坏您的维护时间安排。这里是最常见的错误以及如何避免这些错误:

  • 将 Asana 用作静态电子表格。 Donçó8217; 不只是列出任务而忽略它们。 使用重复的任务、 到期日期和受让人来维持系统。
  • 过载一名技术员。 使用 Asana == 8217; 工作量视图( 商业上可查) 查看每个人有多少任务。 在被埋葬之前重新分配任务 。
  • 忽略移动应用程序. 外地技术员需要访问,请确保他们安装了Asana移动应用程序,并知道如何更新该运行中的任务.
  • 不使用规则或自动化. 手动重复会导致疲劳和错误. 为诸如逾期的升级或完成通知等常见工作流程制定规则.
  • 拼命清理已完成的任务. 在一个月后归档旧任务,以保持工程的响应性. 使用 Asana ⁇ =8217;s存档特性而不是删除.

结论

Asana 远不止是一个简单的待办事宜列表。 当正确配置设备维护调度时, 它会成为一个强大的协调工具, 减少故障时间、 改善问责度、 并保持团队的对齐。 通过设置自定义字段的项目、 利用重复的任务和自动化、 与其他系统整合、 遵循最佳做法, 您可以改变您的维护操作。 启动小的、 细化的设置, 并观察设备的可靠性 。