工程项目经理面临一个持续的挑战:将复杂的项目数据转化为利益攸关方的可操作的见解. Microsoft Project(MS Project)提供了强大的调度和资源管理能力,但原始的项目计划往往会压倒需要清晰,高层次视角的主管,客户,团队领导. 在MS Project内建造专用的仪表板,将数据转化为简明,直观的总结,推动更快的决策,让每个人都保持一致. 本文走过了MS Project中设计,构建和共享工程项目仪表板的过程,并带有定制,自动化的实用技术,以及与Power BI等工具的集成.

设计板在工程项目管理中的作用

仪表板不仅仅是一个状态图 — — 它是一个通信中心。 工程项目涉及多个工作流程、紧缺依赖和不断变化的风险。 精心构建的仪表板将进度表、资源利用、里程碑式进展和预算健康整合为一个单一的界面。 利益攸关方可以立即回答: 我们是否在计划之中?瓶颈在哪里? 今天需要注意什么?

对工程领导来说,仪表板减少了状态会议和电子邮件线索中花费的时间,它们创造了一个单一的真理源,最大限度地减少误解。当定期更新时,它们也是一种预警系统,突出显示差异,否则这些差异可能会不被注意,直到错过一个关键的期限。

工程项目关键计量板

在设计视觉布局之前,请确定对您的利益攸关方最为重要的衡量标准。工程项目通常需要跟踪:

  • 附表性能——主要阶段和关键路径活动完成百分比,使用基准比较来显示滑动或加速.
  • 价值管理——成本性能指数(CPI)和进度性能指数(SPI)提供客观的健康指标,特别是对于大型资本项目.
  • 资源装载——资源分配过多或利用不足,特别是专业工程师或设备.
  • Milestone趋势——关键可交付品的历史和预测完成日期(例如设计冻结,原型批准,场地验收测试).
  • Risk register station — 开放风险的数量,严重程度分布,以及缓解计划进度. MS Project不能本土跟踪风险,但可以添加自定义字段或链接到SharePoint列表中.

对于执行利益攸关方,侧重于几个高级别的KPI;对于项目小组的领导,提供钻入能力,以了解任务层面的细节。

在 MS 工程中构建 Dashboard

MS 工程不包含一个一击“ 磁盘” 按钮, 但是它的视图和报告引擎允许您创建有效的显示。 请遵循这些步骤 :

步骤 1 - 定义自定义字段和计算值

创建自定义字段( Text, number, 或 Flag 类型) 以获取默认字段中未显示的数据。 例如, 添加一个“ 时间” 的“ 标记字段 ” , 其公式将检查% 完成度是否低于基线完成的预期值。 使用自定义公式来计算 EVM 度量, 如 CPI = BCWP / ACWP, 使用内置字段来计算所得值( BCWP) 和实际成本( ACWP) 。

步骤2 - 构建自定义表格视图

转到 [[FLT: 0]] 查看 > 表 > 更多表 [[FLT: 1] 并创建一个只包括与仪表板相关的列的新表格: 任务名称、% 完成、基线完成、实际完成、持续时间、% 完成、CPI、SPI 以及您的自定义字段。 应用过滤器只显示高级视图的概要任务或里程碑。 请另存为新表格, 如“ 盘式摘要 ”。

步骤3 - 用于视觉 Cues 的甘特条格式

右键单击甘特图表区域,选择 bar Styles ,并根据状态修改条形颜色和模式。例如,让进度线任务显示为红色,完成的任务显示为绿色,关键路径任务显示为蓝色。使用进度线特性(Format > Gridlines > Progress Lines)显示一个竖线标记今天的日期,它突出显示逾期的任务。

步骤4 - 添加带有旗帜字段的视觉指标

使用 [[FLT: 0]] Flag 字段创建 stilllight 指示器。在表格中创建一列,并带有图形指示器,显示“轨迹”时的绿色圆形,“危险时”为黄色,“危险时”为红色。在列定义中,将每个旗帜状态映射到图标中。这可以将一个无聊的数字列转换成即时的视觉提示。

步骤5 - 创建挂板报告

MS 工程报告标签包括“执行数据盘”报告等内置模板。通过选择您构建的表格视图、按阶段添加 % 完成的图表以及插入文本框来进行注释,也可以包括一个已烧毁的图表或资源直方图。报告可以导出到PDF或打印给利益攸关方会议。

与动力BI结合,促进增强视觉

虽然MS Project报告有用, Power BI 提供了更好的交互和共享选项。 通过使用 Power BI 连接您的 MS Project 文件, 使用 $[FLT: 0] 微软 Project [[[FLT: 1] 连接器( 需要 Project Online 或本地数据库 ) 。 或者, 将您的项目数据导出到 Excel 工作簿, 然后装入 Power BI 。

在Power BI中,创建钻下视觉:一个顶级的KPI卡(例如,总体% 完成),一个分散的CPI对SPI的图,一个带有有条件格式的任务列表,以及一个甘特图,使用“微软的Gantt”等自定义视觉. 通过Power BI服务共享仪表盘,让利益攸关方通过网络链接访问,并设定预定更新以保持数据流畅. 关于整合细节,参见Microsoft的Power BI和Project Online文档.

定制不同利益攸关方的自动显示板

一种规模不能满足所有需要,工程项目为不同的受众服务,每个受众都有不同的信息需求。

执行板

注重摘要级的度量: 总体 % 完成, SPI 和 CPI 趋势, 前三个风险, 以及下一个里程碑日期。 使用一个带有大字体和 stoplight 指示器的单页布局。 避免任务级的细节 。

项目控制板

提供详细的 EVM 数据、 基线差异分析 和资源直方图。 显示每个工作包的实际时数与计划时数。 包含一个包含影响分析的晚期任务表 。

团队主板

过滤器只显示分配给特定资源或部门的任务。 包含任务所有者、 任务依赖性, 以及“ 我的任务今天” 视图。 使用颜色编码来表示优先级和到期日期 。

客户/外部利益攸关方

保持高水平,强调可交付性和合同里程碑。 避免内部资源细节。 使用单独的 MS Project 视图隐藏专有字段, 或导出一个已消毒的 PDF 版本 。

自动更新 Dashboard 更新

手动更新可导致 Stale 仪表板。 尽可能自动 :

  • 使用MS Project的基线更新工具[锁定计划版本。然后,仪表板将实际数据与最新基准进行比较。
  • 写入简单的 VBA 宏 以刷新自定义的字段计算,并将数据复制到隐藏的表格中,该表格将显示图表。在打开或通过预定任务时触发宏。
  • 基于Leverage SharePoint的项目计划 这样多个用户可以更新任务,您的仪表板可以反映近实时的变化. Pair with Power BI的自动刷新用于直播报告.
  • 使用MS Project Online及其REST API,将数据推向自定义的网络仪表板,如果需要完全的灵活性.

设计板的最佳做法

将忽略一个盘子,它会弄乱或混淆。

  • 将清晰度优先于全面性。 将视图限制在单个页面上, 少于10 个度量。 使用标签或钻入页来进行额外细节 。
  • 使用一致的颜色编码——红色表示后期,绿色表示完整,黄色表示表项,避免在视图之间改变含义.
  • 包含一个日期-时间戳,这样利益攸关方知道数据是何时最后一次更新的.
  • 在推出前用一个样本的利害相关者测试您的仪表板。 问:“您会根据这个屏幕采取什么行动? ” 如果他们不能回答, 简化。
  • 确保可访问性[]——使用高对比度,为图标提供文本替代,并避免完全依赖颜色来传递状态.

关于其他设计原则,项目管理研究所就制定有效的仪表板报告提供指导。

超越标准报告

季机项目管理员经常包含外部数据源。 例如, 将 MS Project 与 SharePoint 中的工程更改请求( ECR) 日志连接起来。 使用自定义字段来计算撞击时间表的打开的 ECR 。 这样可以将仪表板从调度跟踪器转换为项目健康监视器。 考虑添加一个风险矩阵( 使用自定义字段和查询表) , 以可视化高强度项目 。

如果您的组织使用SAP、Oracle或ERP系统,那么就探索这些平台的MS项目连接器。 许多工程公司同步会计系统的资源实际成本,然后将数据输入MS项目,用于EVM报告。结果是一个单一的仪表板,将成本、时间表和技术性能结合起来。

结论

微软项目构建的工程项目仪表板是改善利益攸关方沟通和项目透明度的实用、低成本方法。 通过定义关键指标、利用定制视图和视觉指标,以及整合Power BI等工具,您可以提供驱动行动而不是混淆的仪表板。从简单的执行视图开始,然后根据反馈扩大。在设计清晰、自动化仪表板方面投入的努力在整个项目生命周期都带来红利 — — 更快的决策、更少的惊喜和对每个利益攸关方群体更强大的信任。