ارتباطات موثر ستون فقرات هر سازمان مهندسی با عملکرد بالا است. هماهنگ سازی کد ادغام شده برای هماهنگ کردن تصمیمات معماری، تیم ها به اطلاعات دقیق و به موقع برای جلوگیری از تاخیر های گران قیمت و کار مجدد متکی هستند، با این حال بسیاری از رهبران مهندسی ارتباطات را به عنوان یک روش داده شده به جای یک عمل حسابرسی آگاهانه درمان می کنند.

درک ارتباطات حسابرسی

حسابرسی ارتباطات یک ارزیابی سیستماتیک از داخلی یک سازمان است و در صورت لزوم، شیوه های ارتباطی خارجی، کانال ها، پیام ها، فرکانس و وضوح مبادلات بین اعضای تیم و ذینفعان را بررسی می کند.در زمینه های مهندسی، حسابرسی ها به کشف ناسازگاری بین اسناد فنی و دستورالعمل های کلامی، تاخیر ناشی از دست های نامشخص و شکاف های همکاری متقابل عملکردی کمک می کند.

بر خلاف نظرسنجی های یک جانبه، حسابرسی ارتباطات یک ابزار تشخیصی جامع است.این هر دو داده های کمی را جذب می کند (به عنوان مثال، زمان پاسخ، فرکانس جلسه) و بینش کیفی (به عنوان مثال، وضوح درک شده، رضایت با ابزار) برای سازمان های مهندسی، که پروژه ها شامل رشته های متعدد و سهام بالا، ممیزی منظم جلوگیری از سوء تفاهم است که می تواند منجر به اشکال و یا از دست دادن مهلت های حسابرسی سالانه شود، در حالی که ممکن است به طور منظم تغییر کند، کمک کند.

آماده سازی برای حسابرسی

تعریف اهداف شفاف

با ایجاد اهداف خاص و قابل اندازه گیری شروع کنید.اهداف مشترک برای تیم های مهندسی عبارتند از:

  • بهبود دقت مشخصات فنی بین تیم ها
  • کاهش تعداد جلساتی که فاقد نتایج واضح هستند
  • افزایش دید به روز رسانی وضعیت پروژه در سراسر تیم های از راه دور یا هیبریدی
  • شناسایی تنگناهای ارتباطی که باعث تاخیر در استقرار می شوند

اهداف روشن دامنه حسابرسی را هدایت می کنند و به شما کمک می کنند تا روش های جمع آوری داده مناسب را انتخاب کنید، به عنوان مثال، اگر اضافه بار جلسه یک هدف باشد، می خواهید به جای ترافیک ایمیل، روی کادر جلسه، مدت زمان و بازخورد شرکت کننده تمرکز کنید.

تعریف محدوده و Stracholder

تعیین کنید که کدام تیم ها، پروژه ها یا کانال های ارتباطی شامل می شوند. حسابرسی باریک ممکن است بر روی یک غرفه روزانه یک تیم مهندسی و بررسی های اسپریت تمرکز کند.A حسابرسی گسترده می تواند محصول، طراحی و مهندسی را در خطوط مختلف محصول قرار دهد. شناسایی ذینفعان کلیدی - رهبری تیم، مدیران پروژه، نویسندگان فنی و مشارکت کنندگان فردی - که می توانند دیدگاه های متنوعی را ارائه دهند.

روش های Data Collection

جمع آوری مجموعه داده های غنی برای حسابرسی معنی دار ضروری است. ترکیب روش های متعدد به یافته های سه گانه.

بررسی ها

بررسی های ناشناس برای جمع آوری درک در مورد اثربخشی ارتباطات شامل سوالات در مورد استفاده از کانال، وضوح اطلاعات، پاسخگویی و رضایت.استفاده از مقیاس های مانند برای داده های قابل اندازه گیری و زمینه های باز برای نظرات فعلاتیم.

مصاحبه ها و گروه های متمرکز

انجام مصاحبه های یک به یک با رهبری تیم و شرکای متقابل عملکردی.پرس در مورد نقاط خاص درد ارتباطات مانند تصمیم گیری های تاخیر به دلیل مالکیت نامشخص. گروه های متمرکز با 4-6 شرکت کنندگان می توانند سرخوردگی مشترک و ایده های جمعی را به صورت ساختار یافته با مجموعه ای از سوالات ثابت نگه دارند تا بتوانند ارتباطات متقابل را فعال کنند.

بررسی و بررسی Artifact

جلسات تیم سایه (مثبت، برنامه ریزی اسپری، عقب نشینی) برای مشاهده پویایی های واقعی زمان واقعی ارتباطات: توصیف درخواست، اسناد پروژه، موضوعات Slack، موضوعات ایمیل و یادداشت های جلسه. Check for Adaency، تکمیل و پایبندی به قالب ها یا پروتکل های توافق شده.

ابزار Analytics

داده های استخراج شده از ابزارهای همکاری شما، به عنوان مثال، حجم پیام Slack را در هر کانال، زمان واکنش یا درصد پیام هایی که بدون پاسخ هستند، تجزیه و تحلیل کنید، به این نکته توجه کنید که چگونه اغلب بلیط ها به دلیل الزامات نامشخص باز می شوند.

تحلیل جریان های ارتباطی

با داده های موجود در دست، مسیر های اطلاعاتی را در سراسر سازمان خود ترسیم کنید. نمودارهای بصری را ایجاد کنید که نشان می دهد چگونه ارتباطات از صاحبان محصول به مدیران مهندسی به توسعه دهندگان و تست کنندگان حرکت می کند. گره های نور بالا که پیام ها به تأخیر افتاده یا تحریف می شوند.

شناسایی تنگناها و ردوندی ها

تنگناهای مهندسی مشترک شامل:

  • نقاط شکستی که در آن یک نفر باید اطلاعات بین تیم ها را انتقال دهد
  • کانال های بارگذاری شده (به عنوان مثال، یک کانال Slack برای تمام به روز رسانی های پروژه)
  • شکاف های دستی بین طراحی و توسعه، منجر به مشخصات مبهم
  • تصمیم های تاخیری به دلیل اطلاعات انتقادی در موضوعات ایمیل طولانی دفن می شود

ردوندی ها زمانی اتفاق می افتد که اطلاعات یکسان در کانال های متعدد بدون هماهنگ سازی به اشتراک گذاشته شود و باعث سردرگمی در مورد این منبع معتبر است.

اندازه گیری اثربخشی ارتباطات

مقیاس پذیری معیارهای کلیدی در صورت امکان. KPI های مشترک برای ارتباطات مهندسی شامل:

  • متوسط زمان پاسخ به درخواست های فوری (به عنوان مثال، P0 اشکالات)
  • تعداد جلسات در هفته در هر توسعه دهنده
  • درصد مستندات پروژه که تا به امروز به روز می شود
  • فرکانس روشنگری های مورد نیاز بعد از شروع اسپریل
  • امتیازات رضایت کارکنان مربوط به دسترسی به اطلاعات

این موارد را در برابر معیارهای نظرسنجی ها یا استانداردهای صنعت خود مقایسه کنید.(FLT:0) تحقیقات اطلسیان نشان می دهد که کارمند متوسط ۳۱ ساعت در ماه در جلسات غیر ضروری هزینه می کند - تیم های مهندسی باید این را کاهش دهند.

شناسایی نقاط قوت و ضعف

یافته های خود را تجزیه و تحلیل کنید تا فهرستی از کارهایی که انجام می دهد و آنچه که انجام نمی دهد را جمع آوری کنید.

قدرت های مشترک در تیم های مهندسی

  • ساختار بندی شده با صندوق های زمانی روشن
  • استفاده موثر از نظرات درخواست برای بحث های بررسی کد
  • مستندات مرکزی در ویکی یا نفوذ
  • موضوعات منظمی که آشکارا به مسائل ارتباطی می پردازند

ضعف های معمولی

  • بیش از حد به کانال های غیر رسمی (به عنوان مثال، DMs) که ذینفعان لازم را حذف می کنند
  • عدم وجود تصمیم گیری – جلسات بدون نتایج ثبت شده پایان می یابد
  • مستند نوشته شده در بیش از حد فنی که غیر مهندسان را گیج می کند
  • راه های تشدید موثر برای مسدود کردن مسائل

اولویت بندی نقاط ضعف بر اساس تاثیر آنها بر سرعت، کیفیت و روحیه تیم، استفاده از یک ماتریس ساده از شدت در برابر فرکانس برای تصمیم گیری در مورد جایی که برای اولین بار عمل کنید.

پیاده سازی پیشرفت ها

بینش را به یک برنامه عملی تبدیل کنید، از تلاش برای اصلاح همه چیز در یک زمان خودداری کنید؛ بر تغییرات سطح 2 تا 3 تمرکز کنید.

اتخاذ ابزارهای بهتر و پروتکل ها

اگر ممیزی شما نشان می دهد که اطلاعات پراکنده است، اجرای یک منبع واحد از حقیقت برای وضعیت پروژه را در نظر بگیرید، مانند داشبورد مشترک یا یک ابزار به روز رسانی ناهمزمان.اگر جلسات غیر مولد هستند، یک الگو برای برنامه های جلسه و دقیقه برای تیم های دور افتاده معرفی کنید، پروتکل های واضح برای زمان پاسخ در سراسر مناطق زمانی].

آموزش هدفمند

کارگاه های آموزشی را در نوشتن فنی، ایستادن مختصر یا ارتباطات متقابل عملکردی ارائه دهید. مهندسان جوان با سالمندان برای مدل سازی عادات ارتباطی موثر باید به طور مداوم، نه یک بار.

روش های Handoff

فرآیند تحویل بین تیم ها (به عنوان مثال، از طراحی تا توسعه) را مستند کنید که چه مصنوعات باید تولید شوند (wireframes، معیارهای پذیرش و غیره) و چه کسی مسئول تأیید استفاده از چک لیست برای کاهش ابهام است.

ایجاد یک ریتم ارتباطی

یک کادر قابل پیش بینی ایجاد کنید: ایستاده های روزانه (بیش از 15 دقیقه)، همگام سازی های هفتگی تیم و به روز رسانی های ماهانه همه دست ها، تقویم ارتباطی را منتشر می کنند تا همه بدانند که چه زمانی انتظار به روز رسانی و چه زمانی برای کمک دارند.

[FLT 2:2] [FLT]: پس از یک حسابرسی آشکار کرد که موضوعات بیش از حد Slack باعث تاخیر در تصمیم گیری شده بودند، یک تیم مهندسی تلفن همراه "کانال تصمیم" را معرفی کرد که در آن تنها نتیجه نهایی و موارد عمل ارسال شد.

اندازه گیری موفقیت و هیجان

حسابرسی یک زمان نیست که حسابرسی های پیگیری (به عنوان مثال پس از 90 روز) برای اندازه گیری تاثیر تغییرات، همان بررسی ها و معیارهای را برای پیگیری پیشرفت تکرار کند.

  • سوالات تکراری کمتر در کانال های ایستاده یا پروژه
  • امتیازات رضایت بالاتر در وضوح اطلاعات
  • کاهش تعداد بلیط های بازگشایی شده به دلیل عدم ارتباط
  • کاهش ساعات جلسه در هفته

اگر پیشرفت های خاصی در نتیجه شکست بخورد، فرضیات خود را بازبینی کنید، گاهی اوقات علت ریشه انتخاب کانال نیست بلکه فرهنگ سازمانی است – به عنوان مثال، ترس از به اشتراک گذاشتن اخبار بد در اوایل آدرس چنین موانع فرهنگی از طریق مدل سازی رهبری و شیوه های ایمنی روان شناختی.

نتیجه گیری

انجام حسابرسی های ارتباطی در سازمان های مهندسی، ادراک مبهم از "ارتباط ضعیف" را به داده های بتنی تبدیل می کند که می تواند تغییر معنی دار را هدایت کند.با تعریف اهداف روشن، جمع آوری داده های متنوع، تجزیه و تحلیل جریان ها و اجرای بهبود های هدفمند، تیم ها می توانند اصطکاک را کاهش دهند، تحویل سریع و بهبود همکاری.بهترین سازمان های مهندسی حسابرسی ارتباطات را به عنوان یک عمل بهبود مستمر درمان می کنند - نه یک تمرین یک تمرین یک تمرین منظم، و منظم از پروژه های ریتم عملیاتی شما تشکر می کند.